Archiwista – czym się zajmuje? Poznaj cechy dobrego archiwisty

Archiwista to według niektórych zawód odchodzący w zapomnienie. Tymczasem uczelnie wciąż wypuszczają na rynek pracy absolwentów gotowych do zawodu archiwisty. To dlatego, że wbrew powszechnej opinii zapotrzebowanie na pracowników archiwów wciąż istnieje. Dowiedz się, jak wygląda praca archiwisty i jak zostać jednym z nich.

Archiwista kojarzy się ze starszym panem lub panią studiującą w spokoju stosy dokumentów. Nic bardziej mylnego. Obecnie komputeryzacja nieco zmieniła oblicze pracy w archiwum, m.in. z tego względu coraz częściej archiwa zatrudniają także osoby młode. Oczywiście archiwista (oferty pracy) wciąż ma taką samą rolę jak kiedyś, jednak ta poszerzyła się o nowe obowiązki. Nie tylko papierowa dokumentacja jest przedmiotem pracy w archiwum. Wpływ na współczesny charakter pracy archiwisty ma digitalizacja i pojawienie się nowej formy nośników informacji.

Czym zajmuje się archiwista?

Archiwista stoi na straży informacji. Dba o umiejscowienie dokumentów i ich odpowiednią organizację. Opiekuje się zbiorami, segreguje je i dba o ich bezpieczeństwo. Ostatni punkt jest niezwykle istotny, ponieważ niektóre zasoby są bardzo cenne, a samo środowisko archiwów często jest narażone na podtopienia, pożary, czy wilgoć. Starsze egzemplarze niszczą się również ze starości, trzeba pilnować ich konserwacji. W niektórych przypadkach to także należy do zadań archiwisty.

Obowiązki archiwisty

• Archiwizacja dokumentów (gromadzenie i klasyfikacja),
• opracowywanie zasobów archiwum (ich opis),
• zabezpieczenie dokumentów (dba o odpowiednią temperaturę i wilgotność powietrza),
• digitalizacja zbiorów i tworzenie baz danych,
• tworzenie katalogów,
• inwentarz zbiorów,
• tworzenie kopii dokumentów,
• udostępnianie dokumentów interesantom,
• dbanie o środowisko archiwów, kontrola ich ułożenia, czystości (poziomu zakurzenia),
• udzielanie informacji klientom,
• czynności administracyjne jak wystawianie zaświadczeń,
• ocena zdatności dokumentów np. do udostępniania,
• niszczenie akt,
• porządkowanie,
• research dokumentów,
• sygnowanie i skontrum (akta),
• dbanie o to by dokumenty nie dostały się w ręce osób nieporządnych,
• przygotowywanie wystaw i prezentacji dokumentów.

Jeśli masz w sobie żyłkę organizatora i fascynuje Cię dbanie o zbiory książek, nie musisz ograniczać się wyłącznie do archiwów państwowych. Ciekawą alternatywą dla osób o takich predyspozycjach jest bibliotekoznawstwo, otwierające drzwi do pracy w różnorodnych centrach informacji.

Jak wygląda praca archiwisty?

Praca archiwisty zwykle przyjmuje postać pracy biurowej. Osoba na tym stanowisku pracuje przy biurku z pomocą komputera, skanera i kserokopiarki. Jednak obowiązki archiwisty angażują także fizycznie. Archiwa to zwykle obszerne pomieszczenia, w których znajduje się wiele kartonów, czy ciężkich teczek z dokumentacją. Archiwista wielokrotnie musi się między nimi przemieszczać w ciągu dnia i mieć dostatecznie dużo siły, by je przenosić.

Jak zostać archiwistą?

By zostać archiwistą, trzeba uzyskać przynajmniej wykształcenie średnie. Technik archiwista to kierunek, jaki można spotkać w szkołach policealnych. Niestety samo wykształcenie średnie ogranicza możliwości awansu. Dla osób, które mają daleko idące ambicje zawodowe, przygotowano kierunki studiów wpasowujące się w ten zawód. Studia, jakie warto podjąć, by zdobyć stanowisko to archiwistyka, czy historia (specjalność archiwistyka). Mile widziani w zawodzie są także absolwenci bibliotekoznawstwa, informatologii i kierunków pokrewnych. W niektórych krajach można spotkać specjalne szkoły dla archiwistów, np. Archivschule Marburg w Niemczech.

Kurs archiwisty

Osoby po kursie również mają szansę zostać archiwistą. Jednak należy mieć na uwadze, że większość kursów jest skierowanych do osób już poruszających się w obszarze administracji. Na kursie zwykle można poznać aspekty prawne dotyczące pracy w archiwach. Koszt szkolenia waha się w granicach od 1000 zł do 1500 zł. Jeden z takich kursów (kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia) organizuje Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Ścieżka kariery archiwisty

Początkowo archiwista wykonuje swoje obowiązki w magazynie archiwum. To właśnie tam uczy się pracować w środowisku dokumentacji o różnej wrażliwości. Zdobywa umiejętności przeszukiwania zasobów archiwum, opisywania, katalogowania, zabezpieczania i poznaje charakterystykę zbiorów. Pierwsze kroki w zawodzie zwykle polegają na pracy w postaci pomocnika archiwisty. Dopiero później uzyskując wiedzę od doświadczonego współpracownika, można liczyć na awans na stanowisko młodszego archiwisty, by w końcu zostać w pełni samodzielnym archiwistą lub kustoszem.

Najwyższe szczeble kariery archiwisty, np. kierownik oddziału miejscowego czekają na osoby po studiach i wieloletnim stażu pracy. Swoją pozycję jako archiwista można budować również poprzez współpracę z organizacjami zrzeszającymi przedstawicieli zawodu. Do takich należą:

• Stowarzyszenie Archiwistów Polskich;
• Polskie Towarzystwo Archiwalne (Petea);
• Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości.

Praca archiwisty – wady

Praca archiwisty polega na przesiadywaniu wśród regałów i stosów akt często nieruszanych przez wiele lat. To niestety skutkuje nagromadzeniem się kurzu. Dlatego praca jako archiwista nie jest dobrym rozwiązaniem dla alergików i osób chorujących na astmę. Praca może być niekomfortowa także dla osób, które mają problemy ze wzrokiem. Środowiskiem pracy archiwisty często są podziemne magazyny, gdzie nie dociera światło dnia. Poza tym praca archiwisty może się wydawać żmudna i męcząca, gdy trzeba znaleźć dokument spośród wielu stosów innych.

Zalety pracy archiwisty

Zaletą zawodu jest zwykle stabilność zatrudnienia. Archiwista wykonuje z góry określone obowiązki, które nie zmieniają się dynamicznie, jak ma to miejsce w innych branżach. Dla wielu zaletą zawodu archiwisty jest nikły kontakt z ludźmi. Archiwista wykonuje swoje zadania w ciszy i spokoju. Pod warunkiem, że charakter danego stanowiska nie zakłada obsługi interesantów.

Cechy archiwisty

Każdy zawód ma inny charakter, dlatego inne są wymagania i zestaw cech określających idealnego pracownika. W przypadku archiwisty możemy te cechy podzielić na dwie grupy. Pierwsza dotyczy specjalistów pracujących z dala od klienta. Archiwista, który głównie pracuje tylko z dokumentacją, powinien być:

• Skrupulatny i dobrze zorganizowany, ponieważ praca ta często polega na detalach. Prowadzenie inwentarzy, katalogów i opracowanie dokumentów wymaga dokładności.
• Cierpliwy i opanowany – obowiązki archiwisty często polegają na wykonywaniu jednej, rutynowej czynności przez bardzo długi czas. Osoby niecierpliwe w pewnym momencie żmudnej pracy mogłyby stać się niedokładne.
• Bystry – dobra pamięć to cecha, którą archiwiści mieć muszą. Wiele akt jest do siebie podobnych. Archiwista, który zapamięta detale określonych dokumentów, nie będzie miał problemu z odnalezieniem się wśród stosu akt.
• Wytrwały – czasem znalezienie jakiegoś dokumentu lub opracowanie i zarchiwizowanie zaległych akt może prowadzić do wewnętrznej rezygnacji. Dobry archiwista potraktuje to jako wyzwanie i wytrwale będzie dążył do celu.
• Samodzielny – archiwum to zwykle duża przestrzeń, na której rozmieszczonych jest zaledwie kilku pracowników. To oznacza, że sporą część czasu pracy archiwista spędza samotnie. Dlatego tak ważna jest samodzielność w tym zawodzie.

Do zestawu cech archiwistów pracujących również z klientami można dodać takie jak komunikatywność, otwartość, wysoka kultura osobista i znajomość języka angielskiego.

Archiwista: praca. Gdzie szukać?

Wbrew pozorom archiwista nie jest zawodem wymarłym. Zapotrzebowanie na kandydatów do zawodu stale jest widoczne na rynku pracy. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę, np. praca: Szczecin archiwista, by zobaczyć, jak wiele jest miejsc pracy. Skąd się to bierze? Archiwum znajduje się niemalże w każdej organizacji. A jeśli jest archiwum, to powinien w nim być również archiwista. Prostym przykładem są akta pracownicze, które również wymagają odpowiedniego przechowywania przez pracodawcę. Jednak myśląc o pracy dla archiwisty, zwykle można przytoczyć:

• instytucje państwowe i kościelne,
• urzędy,
• biblioteki,
• szpitale,
• muzea,
• banki,
• sądy.

Jak znaleźć oferty pracy? Ze względu na administracyjny charakter pracy archiwisty oprócz portali z ogłoszeniami pracy warto śledzić Biuletyny Służby Cywilnej.

Archiwista: zarobki

Archiwista nie jest zawodem dla osób oczekujących wysokich zarobków. Jednak pensja archiwisty z powodzeniem pozwala zaspokoić potrzeby życiowe. Według danych z portalu Wynagrodzenia.pl ¼ archiwistów uzyskuje zarobki poniżej 4888 zł brutto. Mediana wynagrodzenia to natomiast 5780 zł brutto. Większość archiwistów nie przekracza zarobków na poziomie 6950 zł brutto. Jednak 25% z nich może zarobić znacznie powyżej tej stawki.

Oczywiście ostateczna wysokość zarobków archiwisty jest uzależniona od miasta i miejsca pracy. W archiwum zakładowym dużej korporacji w Warszawie można oczywiście zarobić znacznie więcej niż w archiwum muzeum, czy biblioteki w małym mieście.

Nowoczesne technologie w pracy archiwisty

Współczesna archiwistyka coraz częściej korzysta z nowoczesnych technologii, które usprawniają zarządzanie dokumentacją. Digitalizacja zasobów, wykorzystanie sztucznej inteligencji do indeksowania dokumentów oraz systemy OCR (Optical Character Recognition) znacznie przyspieszają proces katalogowania i wyszukiwania akt. Coraz większą rolę odgrywają również systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi (DMS), które pomagają w organizacji i przechowywaniu plików cyfrowych. Archiwista powinien więc nie tylko znać tradycyjne metody przechowywania dokumentów, ale także umieć obsługiwać specjalistyczne oprogramowanie. Dzięki temu praca w archiwum staje się bardziej efektywna i mniej czasochłonna.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko archiwisty?

Aby zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie, warto odpowiednio przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej. Pracodawcy często oczekują znajomości zasad archiwizacji dokumentów oraz umiejętności obsługi programów do zarządzania zasobami. Kandydat powinien być gotowy na pytania dotyczące organizacji archiwum, procedur związanych z niszczeniem dokumentów oraz zasad ochrony danych osobowych. Dobrym pomysłem jest także zapoznanie się z działalnością instytucji, do której aplikuje, aby móc wykazać się wiedzą na temat jej archiwalnych potrzeb. Warto również przygotować przykłady sytuacji, w których wykazaliśmy się dokładnością, samodzielnością i zdolnościami organizacyjnymi, ponieważ te cechy są szczególnie cenione w pracy archiwisty.