Przyznawanie nagród za wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, to dla wielu pracodawców znaczny problem. Nie chodzi o kwestie związane tylko z finansami, ale także o fakt, że wielu przedsiębiorców po prostu… nie wie, jak dokładnie się za to zabrać. Przyjrzyjmy się dzisiaj sposobom na wyróżnienie pracownika oraz sytuacjom, w których można to zrobić.
Przyznawane nagrody to dla wielu pracowników główna motywacja do wykonywania zadań zakładu pracy i efektywnego działania w codziennych obowiązkach. Dzięki wyróżnieniom pracownicy czują się docenieni, rozwijają większą przynależność do firmy i odczuwają zwiększoną motywację do pracy. W danym zakładzie pracy możemy spotkać się z różnymi formami wyróżniania pracowników – od nagród pieniężnych, do awansów, przez pochwały słowne lub dodatkowe benefity pozapłacowe. Jakie kategorie wziąć pod uwagę w przyznaniu nagrody? Czy przyznawanie nagród powinno być zapisane w regulaminie wewnątrzzakładowym? Za co wyróżniać pracowników i jak to robić?
Spis treści
Wyróżnienie pracownika a Kodeks pracy
Na wstępie warto zaznaczyć, że wyróżnienie i nagradzanie pracowników zostało ujęte w Kodeksie pracy. Artykuł 105 Kodeksu pracy stanowi bowiem:
Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.
Niestety zapis ten nie posiada dodatkowych uregulowań, co oznacza, że ostatecznie pracodawca sam musi dojść do tego, za co może wyróżnić pracownika oraz w jaki sposób chce to zrobić. Zarówno przyznanie nagrody jak i określenie wysokości nagrody należy do swobodnego uznania pracodawcy (np. premia uznaniowa). Dokładniejsze zasady dotyczące zasad obowiązujących w przyznaniu nagrody mogą znaleźć się w wewnątrzzakładowym regulaminie wynagradzania oraz w treści umów podpisywanych z pracownikami. Dzięki temu możesz stworzyć klarowny system, który znacznie ułatwi pracę Tobie, a Twoim pracownikom pomoże odnaleźć się w codziennych obowiązkach. Należy jednak pamiętać o tym, aby opis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia złożyć do akt osobowych pracownika.
Istnieje jednak jeszcze premia regulaminowa, która różni się tym od premii uznaniowej, że podlega sztywnym regulacjom i ściśle wiąże się z wypełnianiem obowiązków służbowych np. wyrabianiem określonej normy produkcyjnej. W tym wypadku nie wystarczy samo przejawianie inicjatywy w pracy, ponieważ chodzi przede wszystkim o wyniki. W takiej sytuacji sposób wyróżnienia pracowników przyznawany jest według podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie wynagrodzenia i jest uznawany za stały składnik wynagrodzenia.
Premia a nagroda – co mówią przepisy?
Warto zaznaczyć, że często premie i nagrody uznawane są za pojęcia tożsame. Taka nomenklatura weszła także do języka powszechnego. W tym artykule również korzystamy naprzemiennie z tych dwóch pojęć. Należy jednak mieć z tyłu głowy, że przepisowo premia i nagroda (jubileuszowa ), mimo że traktowane są bardzo podobnie zarówno przez pracodawców, jak i pracowników, to w przepisach mają nieznaczne rozróżnienie. Mówi o tym wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 13 marca 2019 roku (sygn. akt III APa 6/18):
Różnica między nagrodą, a premią polega na tym, że nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania zakładu pracy; przy czym przed przyznaniem przez zakład pracy nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania. W odróżnieniu od nagrody prawo podmiotowe pracownika do premii powstaje w razie dopełnienia warunków premiowania przewidzianych w regulaminie (lub innym dokumencie źródłowym), a przyznanie pracownikowi premii nie jest uzależnione od uznania zakładu pracy, lecz od dopełnienia przez pracownika wspomnianych warunków.
Nazwanie premii „nagrodą” o charakterze „uznaniowym” nie przesądza o jej charakterze, o ile zostały sprecyzowane kryteria jej przyznania. Jeżeli warunki premiowania są określone w sposób na tyle konkretny, by mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii. Fakt zaś spełnienia tych warunków jest źródłem praw pracownika do premii. W takim przypadku decyzja w sprawie przyznania premii nie zależy od swobodnego uznania podmiotu zatrudniającego, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie, a dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości.
Dlaczego wyrażenie pracownika jest ważne?
Czy nagroda za wzorowe wypełnianie swoich obowiązków jest potrzebna? Oczywiście! Jeśli chcesz mieć zmotywowany i silny zespół musisz opracować odpowiedni plan wyróżnień i nagród, które nie tylko działają motywująco, ale także wzmacniają lojalność pracowników. Często nagrody pieniężne, a nawet zwykłe poczucie bycia docenianym związane jest z lojalnością i większym przywiązaniem do zatrudnienia w danym zakładzie pracy. Nawet jeśli pracownik otrzyma korzystniejszą ofertę, może okazać się, że będzie bardziej skłonny najpierw porozmawiać z pracodawcą i spróbować wspólnie dojść do porozumienia np. w kwestii podwyżki, niż bez słowa złoży wypowiedzenie. Co więcej, pojawia się wtedy pytanie – „co jeśli w nowej pracy atmosfera nie będzie tak dobra jak tutaj?”. Oczywiście nie sprawdzi się to we wszystkich sytuacjach i nie uchroni Cię przed rotacją, jednak jeśli istnieje szansa, ze to zadziała, to warto spróbować.
Współcześnie wielu pracowników ceni sobie komfort psychiczny, poczucie bezpieczeństwa i przyjemną atmosferę pracy zawodowej. Brak dodatkowych stresów i zmartwień związanych z nieprzyjemnym szefem lub z brakiem jakiejkolwiek formy uznania to znaczna wartość, która przekłada się na wydajność i zaangażowanie pracowników. To właśnie dlatego tak ważne jest chwalenie i przyznawanie nagród i wyróżnień. Jednak jak kwestie przyznania nagrody przekładają się na codzienną pracę?
Wyróżnienie pracownika a motywacja
Motywacja w pracy to jeden z istotniejszych czynników, który wpływa na jej jakość i przejawianie inicjatywy w codziennych obowiązkach. Wyróżnienie pracownika to ważny aspekt budowania motywacji. Dlaczego? Ponieważ nie ma nic lepszego niż wizja nagrody za dobrze wykonaną pracę. Świetnie sprawdza się tutaj uregulowany tryb przyznawania nagród i wyróżnień, najlepiej zawarty w regulaminie wynagradzania. Dzięki temu pracownik może samodzielnie rozplanować sobie pracę i kroki w swojej zawodowej karierze i dopasować działania, w taki sposób, aby mógł uzyskać dodatkowe benefity.
Przyznawanie pracownikom nagród i wyróżnień za wzorowe wykonywanie swoich obowiązków służbowych oraz efektywne wywiązywanie się ze stosunku pracy to najstarszy i najbardziej sprawdzony sposób na stałe podnoszenie motywacji pracowników. W końcu ustalona z góry nagroda pieniężna lub nagroda rzeczowa to paliwo napędowe dla większości zatrudniony. Co jednak jeśli nie możesz pozwolić sobie jeszcze na dodatkowe koszty związane z pieniężnymi nagrodami? w takim wypadku musisz mieć świadomość, że słowna pochwała lub benefity pozapłacowe również mają znaczenie. Podziękuje pracownikowi za oddanie, zaproponuj rozszerzenie dostępów w firmie, a może zdecyduj się na bardziej szalone rozwiązanie i raz na miesiąc, przyznaj najlepszemu pracownikowi wolny piątek bez utraty dni urlopowych? Sposobów na wyróżnienie pracowników jest naprawdę dużo, warto tylko podejść do sprawy poważnie i określić zasady premiowania i przyznawania pracownikom nagród i wyróżnień.
Za co można wyróżnić pracownika?
Teraz pora na zasadnicze pytanie – za co można wyróżnić pracownika? Do wskazań do przyznania nagrody zaliczyć możemy:
- przejawianie inicjatywy,
- znajdowanie nowych rozwiązań wpływających na pracę zespołu i jej wydajność,
- szczególne osiągnięcia np. zdobycie dużego klienta lub dokonanie opłacalnej transakcji,
- wzorowe wypełnianie swoich obowiązków pracowniczych,
- wysoka frekwencja,
- zaproponowanie wprowadzenia nowych rozwiązań sprzedażowych. które się sprawdziły,
- wprowadzenie usprawnień technologicznych,
- wspieranie kierownictwa w codziennych zadaniach,
- tworzenie inicjatyw integracyjnych,
- pozytywny wpływ na atmosferę w pracy np. poprzez organizowanie wsparcia dla chorego członka zespołu,
- pozyskanie dofinansowania dla przedsiębiorstwa np. na kursy i szkolenia dla pracowników,
- szczególne zaangażowanie w pracę,
- dostępność w kryzysowych sytuacjach.
W przypadku premii uznaniowej to pracodawca sam dokonuje wyboru kryteriów przyznania nagrody i określa, czy dana zasługa wpłynęła na jakość pracy oraz wymiar jej wydajności.
Sposoby na wyróżnienie pracownika
Szczególne osiągnięcia, które wypływają na jakość pracy oraz zwiększenie jej wydajności należy nagradzać. Kryteria przyznania nagrody zależą także od „wagi” dokonań pracownika i tak powinny być kategoryzowane. Jeśli pracodawca tak samo nagradza pracownika, który wprowadził usprawnienia technologiczne, które dzięki podniesieniu komunikacyjnej jakości przyczyniają się do usprawnień pracy zdalnej oraz tego, który np. wykonał półgodzinne zlecenie w dzień wolny od pracy, to nie jest to dobry sposób na nagrodzenie najlepszych pracowników. Oczywiście te dwie zasługi są ważne, jednak widać znaczącą różnicę w poświęconym czasie oraz zaangażowaniu. Nieodpowiednie przyznawania nagród może więc poskutkować podcięciem skrzydeł najlepszym pracownikom, a tego byśmy nie chcieli.
Zatem jakie istnieją sposoby na odpowiednie wyróżnienie pracownika?
Nagrody pieniężne
Przede wszystkim nagrody i wyróżnienia pieniężne za szczególne osiągnięcia mają największy potencjał motywacyjny. Pracownicy chodzą do pracy, aby zarabiać pieniądze, dlatego też to właśnie one są w dużej mierze motorem napędowym ich oddania i zaangażowania. Dobrze byłoby, abyś ustalił pewne progi dotyczące nagród pieniężnych. Może raz na kwartał? Istnieje wiele ciekawych opcji, które warto wziąć pod uwagę. Najłatwiej przyznać dodatkowe pieniądze, które pracownik dostanie za wykonanie pewnych norm lub określone wyniki. Jednak mimo z góry przyjętych zasad przyznawania nagród i wyróżnień weź pod uwagę także nagrody związane z wyjątkowymi zasługami pracownika np. zdobycie nowego, dużego kontrahenta lub wywalczenie kontraktu na wyłączność.
Nagrody rzeczowe
Nagrody rzeczowe to także popularny sposób nagradzania i wyróżniania pracowników. Nie mówimy tu jednak o firmowych kubkach czy długopisach, choć one zawsze są miłym dodatkiem. W przypadku dużych sukcesów pracownika dobrze byłoby pomyśleć o nieco droższym lub bardziej przydatnym przedmiocie. Może sprawdzi się przyznanie samochodu służbowego przeznaczonego również do użytku prywatnego? Jeśli jednak budżet Twojej firmy jest ograniczony, pomyśl o innych nagrodach, które mają związek np. z pasją pracownika. Nowa wędka? A może limitowany zestaw do gry w szachy? Jeśli nie masz wiedzy dotyczącej zainteresowań prywatnych podwładnego postaw na coś uniwersalnego lub przygotuj katalog nagród, z którego pracownik sam będzie mógł wybrać sobie nagrodę.
Nagrody i wyróżnienia niematerialne
W pracy zawodowej nie chodzi tylko o to, aby pracować od rana do nocy, ale aby zachować także work-life balance. Jeśli więc pracownik przez ostatni czas ciężko pracował na swoje szczególne osiągnięcia, być może zostawał po godzinach i poświęcał swój prywatny czas, aby poprawić jakość i wydajność zespołu, a Twoja firma niestety na ten moment nie ma możliwości, aby nagrodzić go pieniężnie, warto pomyśleć o innym rozwiązaniu. Być może spodoba mu się pomysł wolnego dnia w tygodniu bez wykorzystania urlopu? A może voucher do najlepszej restauracji w okolicy? Chodzi o to, aby pracownik mógł choć przez chwilę odpocząć i zregenerować siły np. przy dobrej kolacji z żoną. Mimo to w przyszłości dobrze byłoby pamiętać o nagradzaniu najciężej pracujących pracowników także finansowo, nawet jeśli miałby być to drobna kwota.
Pochwała słowna
Często zdarzają się sytuacje, że pracownik świetnie wykonał swoje zadanie, jednak nie jest to jeszcze ten poziom, aby nagradzać go pieniężnie lub rzeczowo. W takim wypadku nie należy jednak zapominać o mocy, jaką ma poczucie docenienia i uznanie w oczach pracodawcy lub zespołu. Słowna pochwała, uściśnięcie ręki i szczere słowa uznania to naprawdę ważny element. Każdy z nas zna to także z życia prywatnego, dlatego tym bardziej pracodawca powinien praktykować docenianie swoich pracowników na gruncie zawodowym. Czy jednak należy to robić przy całym zespole i wyszczególniać jednego pracownika? Tutaj możemy spotkać się z dwiema przeciwstawnymi zasadami. Jedni uważają, że publiczna pochwała jest dla pracownika większą nagrodą niż ta w cztery oczy, oraz że motywuje ona resztę zespołu. Druga strona zaznacza, że takie publiczne wychwalanie i pomijanie reszty pracowników może budzić poczucie frustracji w zespole oraz działać demotywująco. Podwładny może zostać także uznany za „pupilka szefa” co nie działa dobrze ani na niego, ani na innych zatrudnionych.
Aby rozegrać to dobrze, należy przede wszystkim znać swój zespół wiedzieć, kto ma jaki charakter i jaki sposób uznania sprawi mu przyjemność. Większość osób zaleca jednak, aby tego rodzaju pochwały kierować w rozmowie w cztery oczy, a na forum wspomnieć o tym, że „ten projekt to zasługa Leszka, który wywalczył dla nas kontrakt”. W ten sposób pracownik zostanie wyróżniony publicznie, ale bez zawstydzających przemów pochwalnych oraz uzyska dodatkowe uznanie w prywatnej rozmowie z przełożonym.
Pamiętaj jednak, aby unikać stwierdzeń typu ” Marek to nasz najlepszy pracownik, bez niego nie dalibyśmy rady”. Po pierwsze opieranie sukcesu firmy na jednym pracowniku to ogromny błąd zarządzania, a po drugie skoro Marek jest taki świetny, to po co reszta pracowników ma się starać? Dodatkowo możesz nie znać wszystkich szczegółów dotyczących relacji Marka z pozostałymi pracownikami. Być może nie jest skłonny do współpracy i blokuje rozwój innym pracownikom? Takie jednoznaczne stwierdzenia mogą być więc bardzo krzywdzące dla reszty zespołu i pozbawić ich motywacji.
Konsekwencje nieodpowiedniego podejścia do wyróżniania pracowników
Należy także pamiętać, że istnieją negatywne konsekwencje nieodpowiedniego wyróżniania pracownika, które mogą działać demotywująco na samego zainteresowanego oraz na zespół. Przede wszystkim pamięta o tym, że nie powinieneś wychwalać i nagradzać tylko jednego pracownika cały czas. Nawet jeśli rzeczywiście jest on najlepszy, to jednak postaraj się poszukać plusów i sukcesów również wśród reszty załogi. Inaczej możesz doprowadzić do toksycznej atmosfery i podzielenia pracowników na dwa obozy. Taki podział znacznie wpływa na obniżenie wydajności, ponieważ reszcie pracowników po prostu nie opłaca się ciężej pracować, skoro i tak ktoś inny dostanie wyróżnienie. Dodatkowo opieranie wydajności firmy tylko na jednym pracowniku to ogromny błąd – znacznie lepiej inwestować i motywować także innych podwładnych, aby zbudować mocny i równy zespół.
Ważne jest także to, aby odpowiednio dopasować nagrody i wyróżnienia do rangi sukcesu. Jeśli ktoś właśnie zdobył świetnego klienta i kontrakt na 2 lata, to jednak odpowiednim wyróżnieniem będzie nagroda pieniężna lub rzeczowa o znacznej wartości. Jeśli taki pracownik otrzyma tylko firmową koszulkę i zniżkę na firmowe produkty, to jest to dla niego jasny sygnał, że nie warto się starać i lepiej pozostać przy swoim podstawowym zakresie obowiązków.
