Zakres obowiązków pracownika to podstawowa informacja, którą powinien dostać kandydat na dane stanowisko, jeszcze przed podpisaniem umowy. Jednak co to jest zakres obowiązków? I czy możliwa jest jego zmiana podczas trwania stosunku pracy?
Z zakresu obowiązków pracownik dowiaduje się o konkretnych zadaniach, które pracodawca stawia przed pracownikiem na konkretnym stanowisku. Najlepiej jeśli firma jasno określi ten zakres już w ogłoszeniu o pracę. Pozwoli to uniknąć rozczarowań zarówno z jednej, jak i z drugiej strony. Zaoszczędzi również czas, który rekruterzy poświęcą na ewentualne rozmowy rekrutacyjne z kandydatami, którzy nie posiadają odpowiednich kompetencji lub wiedzy na temat działań na danym stanowisku. Jednak co dokładnie wpisuje się w ideę zakresu czynności obowiązkowych wykonywanych przez pracownika? I czy pracodawca może zmienić treść tego zakresu w ciągu trwania stosunku pracy?
Spis treści
Zakres obowiązków pracownika – co to?
Ciężko jednoznacznie określić, na czym konkretnie polega zakres czynności pracownika, ponieważ każde stanowisko ma przypisany rodzaj wykonywanej pracy oraz zadania, które pracownik musi wykonywać. Zgodnie z definicją zawartą w Encyklopedii Zarządzania zakres obowiązków to:
„sformalizowany dokument określający jakie prace powinien wykonywać w przedsiębiorstwie pracownik w ramach umowy o pracę.”
Z definicji tej wynika, że są to po prostu obowiązki ściśle związane z danym stanowiskiem oraz wykonywane w ramach rodzaju pracy ustalonego w umowie o pracę.
Treść i forma zakresu obowiązków
Na podstawie art. 94 ustąp 1. Kodeksu pracy pracodawca musi:
„zaznajomić pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami”.
W związku z tym treść zakresu obowiązków powinna zawierać informacje z zakresu czynności, które są zgodne ze stanowiskiem ujętym w treści umowy o pracę. Jest to coś więcej niż zwyczajowy opis stanowiska. Istotne znaczenie ma bowiem szczegółowość związana z wyszczególnieniem stopnia złożoności poszczególnych zadań naszkicowanych w opisie stanowiska.
Natomiast, jak wynika z Kodeksu pracy, pracodawca może zaznajomić pracownika z zakresem czynności w dowolnej formie – może być ustna lub pisemna. W praktyce przyjmuje się, że dużo bezpieczniejsze rozwiązanie, zarówno dla jednaj jak i dla drugiej strony, to sporządzenie dokumentu w formie pisemnej z zakresem obowiązków pracownika. Zawierając umowę o pracę, warto więc zawrzeć zapisy o zakresie obowiązków pracownika w odrębnym dokumencie. Dzięki temu, w razie jakichkolwiek zmian można uniknąć przekształcenia treści całej umowy o pracę, czyli wręczenia wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia zmieniającego.
To, w jakiej formie zostanie sporządzony przez pracodawcę dokument, pozostaje tylko w jego gestii.
Zakres obowiązków – co powinien zawierać?
Zakres obowiązków pracownika powinien zawierać szczegółowy zakres czynności pracownika na danym stanowisku. Rozumiemy przez to, że dokument ten określa jasno rodzaj pracy zawarty w umowie o pracę oraz musi być z nią całkowicie tożsamy. Nie może dojść do sytuacji, gdy zakres czynności na rzecz pracodawcy nie łączy się ze stanowiskiem wymienionym w umowie o pracę. Nadrzędnym obowiązkiem pracownika jest wypełnianie poleceń przełożonych, które są zgodne z zajmowanym stanowiskiem, wykształceniem oraz kwalifikacjami tego pracownika. Mimo że przepisy prawa ani Kodeks pracy nie regulują w żaden sposób tego co powinien zawierać ten dokument, to jednak na korzyść pracodawcy przemawia jego rzetelne przygotowanie.
Warto pamiętać o tym, że jeśli pracodawca zdecyduje się na formę pisemną (co jest wskazane) to powinien przygotować ją w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla pracownika, jeden dla bezpośredniego przełożonego, a jeden powinien zostać wpięty do części B w aktach osobowych pracownika.
Ważne jest, aby dokument ten zawierał także podpis pracodawcy i podpis pracownika. Dzięki temu żadna ze stron, w razie sytuacji spornej, nie będzie mogła podnieść argumentu, o niewiedzy.
Zmiana zakresu obowiązków w trakcie zatrudnienia
Pracodawca ma prawo zmienić zakres obowiązków pracownika bez żadnych zmian w treści umowy o pracę jeśli wykonywanie nowych czynności mieści się w rodzaju pracy.
Natomiast jeśli nowe warunki zmieniają treść umowy o pracę i inny jest rodzaj pracy, sprawa wygląda już poważniej. Bowiem jeśli nowy zakres czynności pracownika nie ma związku z pierwotnym zamysłem stanowiska, z wykształceniem lub z kwalifikacjami pracownika pracującego na konkretnym stanowisku w zakładzie pracy, wtedy pracodawca musi sporządzić porozumienie zmieniające. Pracownik, który nie godzi się na zmiany, w takim przypadku, dostanie najprawdopodobniej wypowiedzenie zmieniające, które może przyjąć lub nie.
Nieprzyjęcie wypowiedzenia oraz dostarczenie oświadczenia w okresie do połowy czasy wypowiedzenia, wiąże się z zakończeniem stosunku pracy po upływie czasu określonego w tymże wypowiedzeniu. Wówczas pracownik, najprościej mówiąc, traci pracę. Ta sytuacja nie jest także korzystna dla pracodawcy, ponieważ musi on mierzyć się z konsekwencjami powstania wakatu w przedsiębiorstwie.
Najlepiej jeśli zmiana taka dokona się na drodze porozumienia.
Zakres obowiązków pracownika – wzór w formacie PDF
ZAKRES CZYNNOŚCI PRACOWNIKA
Warszawa , 03.03.2022
pracownik: Jan Kowalski
PESEL: 95080502468
Stanowisko: pracownik administracyjno-biurowy
Andrzej Nowak
Kierownik ds. Administracyjnych
STOPex
ul. Kwiatowa 5
02-900 Warszawa
Niniejszym informuję, że w związku z podjęciem zatrudnienia przez Jana Kowalskiego na stanowisku pracownika administracyjno-biurowego w firmie STOPex zobowiązuje się on do wypełniania obowiązków, do których będą należały następujące czynności:
- kompletowanie niezbędnej dokumentacji od dostawców,
- organizowanie oraz umawianie spotkań z klientami,
- kontakt z klientami zagranicznymi w celu dopełnienia zapisów wzajemnych kontraktów,
- zarządzanie bieżącą korespondencją biurową,
- przygotowywanie miesięcznych oraz rocznych raportów bazujących na danych dostarczonych przez poszczególne działy,
- obsługa urządzeń biurowych tj. komputera, drukarki, kserokopiarki, skanera, telefonu,
- dbanie o porządek w miejscu wykonywania pracy.
Oraz wykonywanie wszystkich czynności w obrębie stanowiska pracy według konkretnego wskazania i na polecenie pracodawcy.
Powyższy zakres obowiązków w takiej formie obowiązuje od 1.04.2022 roku.
………………………….
podpis pracodawcy
Oświadczam, że zapoznałem/am się z zakresem czynności obowiązujących na stanowisku pracownika administracyjno-biurowego i zobowiązuje się je wypełniać należycie z pełną starannością i sumiennością.
……………………………
podpis pracownika
zakres czynności pracownika wzór PDF do pobrania
Zamieszczenie zapisu o wykonywaniu innych poleceń przełożonych, tak naprawdę nie zmienia nic w dokumencie, ponieważ kwestia ta regulowana jest przepisami prawa, które mówią o tym, że pracownik musi wykonywać polecenia przełożonego jeśli mieszczą się one w zakresie stanowiska.
Zakres obowiązków pracownika w świetle postanowienia SN
Jak czytamy na stronie prawo.pl w świetle postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 17 stycznia 2024 roku, zakres obowiązków pracownika może być przekazywany za pośrednictwem intranetu, co ma istotne znaczenie w kontekście nowoczesnych form komunikacji w miejscu pracy. Sąd wskazał, że pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracownika z zakresem jego obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na danym stanowisku. Obowiązek ten może być zrealizowany nie tylko w formie tradycyjnej, ustnej, ale także z wykorzystaniem dostępnych narzędzi cyfrowych, takich jak intranet, co jest szczególnie uzasadnione w dobie technologii.
Sprawa dotyczyła pracownika, który został zwolniony dyscyplinarnie z powodu niedopełnienia swoich obowiązków, w tym braku nadzoru nad podległymi pracownikami. Pracownik podnosił, że nie został wyraźnie zaznajomiony z zakresem swoich obowiązków, mimo iż dokument zawierający ten zakres był dostępny w intranecie. Sąd Najwyższy uznał, że fakt zamieszczenia dokumentu w intranecie nie stanowi naruszenia obowiązków pracodawcy, a brak podpisu pracownika nie jest decydujący, o ile zachowania pracownika i zgromadzony materiał dowodowy wskazują na świadomość swoich obowiązków.
Kluczowym elementem jest więc całościowa ocena sytuacji, a nie tylko formalny brak podpisu czy zapis w aktach pracowniczych. Postanowienie to potwierdza, że współczesne narzędzia, takie jak intranet, mogą być skutecznym środkiem do informowania pracowników o ich obowiązkach, pod warunkiem, że sposób przekazania informacji jest adekwatny do charakteru pracy i doświadczenia pracownika.
Jak dostosować zakres obowiązków do zmieniających się potrzeb firmy?
W dynamicznym środowisku pracy zakres obowiązków pracownika biurowego może wymagać modyfikacji, by sprostać nowym wyzwaniom organizacyjnym. Pracodawca powinien regularnie analizować zakres wykonywania pracy określonego rodzaju, tak aby był on adekwatny do bieżącej sytuacji w firmie. Wprowadzenie zmian powinno uwzględniać zarówno wykształcenia pracownika, jak i jego zawodowego doświadczenia. Dobrą praktyką jest cykliczne omawianie obowiązków podczas rozmów rozwojowych lub ocen okresowych. Umożliwia to nie tylko skuteczniejsze dopasowanie zadań do kompetencji, ale także budowanie zaangażowania i motywacji zespołu.
Rekrutacja a realistyczne przedstawienie obowiązków – jak uniknąć rotacji?
Już na etapie zatrudniania pracownika warto zadbać o pełne i zgodne z rzeczywistością opisanie jego przyszłych zadań. Niejasno zdefiniowany zakres obowiązków pracownika biurowego może prowadzić do szybkiego rozczarowania i zwiększonej rotacji. Pracodawca powinien zadbać, by wymagania były zgodne z rzeczywistym charakterem wykonywania pracy określonego rodzaju. Uwzględnienie wykształcenia pracownika oraz jego zawodowego doświadczenia podczas rekrutacji pomaga dobrać odpowiedniego kandydata. Taka przejrzystość to nie tylko oszczędność czasu w procesie naboru, ale też wyższa szansa na długofalową współpracę.
Zakres obowiązków pracownika w Kodeksie pracy
Zakres obowiązków to kluczowy element umowy o pracę, regulowany przez Kodeks pracy. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące sporządzania i zmian tego dokumentu.
Co to jest zakres obowiązków?
Zakres obowiązków to sformalizowany dokument określający prace, które pracownik wykonuje w ramach umowy o pracę, zgodny z art. 94 § 1 Kodeksu pracy.
Jak sporządzić zakres obowiązków?
Sporządzenie zakresu obowiązków powinno odbyć się w formie pisemnej, z podpisami obu stron i w trzech egzemplarzach dla celów dowodowych.
Co zawiera lista zadań w zakresie?
Lista zadań musi szczegółowo opisywać czynności zgodne z rodzajem pracy ze stanowiskiem, bez przekraczania kwalifikacji pracownika.
Czy jest integralną częścią umowy?
Zakres obowiązków stanowi integralną częścią umowy o pracę, precyzując rodzaj pracy bez możliwości wykraczania poza jej ramy.
Jak zmienić zakres obowiązków?
Zmiana zakresu jest możliwa bez aneksu, jeśli mieści się w rodzaju pracy. W przeciwnym razie wymaga porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego.
