List motywacyjny: klauzula na przetwarzanie danych osobowych RODO

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, jak ważna jest w procesie rekrutacji klauzula na przetwarzanie danych osobowych. Możesz mieć wyróżniające się CV i doskonały list motywacyjny, ale jeśli w żadnym dokumencie aplikacyjnym nie zawrzesz kilku niezbędnych zdań to nie weźmiesz udziału w rekrutacji.

klauzula w liście motywacyjnym

Aby wziąć udział w procesie rekrutacji należy wysłać do pracodawcy CV i niekiedy również list motywacyjny. Posiadanie odpowiednich kwalifikacji oraz doświadczenia wymaganego w ofercie pracy nie jest jednak jedynym warunkiem, jeśli zależy Ci, aby rekruter się z Tobą skontaktował. Może to się wydawać błahą formalnością, ale odpowiednia zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest niezbędna, aby zgodnie z prawem ktokolwiek mógł wykorzystać Twoje dane. Jak powinna brzmieć treść klauzuli? Czy zawsze trzeba ją umieszczać w liście motywacyjnym? Zapraszamy do lektury i do zapoznania się z treścią klauzuli w różnych językach.

Czy w liście motywacyjnym musi być klauzula?

Jak już wiadomo, zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi obowiązkowo znaleźć się w dokumentach aplikacyjnych. Zazwyczaj umieszcza się ją na dole curriculum vitae i widnieje ze zmniejszoną czcionką. Czy jednak obowiązkiem jest dołączać ją również do listu motywacyjnego? Nie każdy kandydat wysyła w zgłoszeniu dodatkowo list motywacyjny, a ci którzy to robią stoją często przed dylematem – „dołączyć klauzulę czy nie dołączyć?”.

Najbezpieczniej jest dołączyć klauzulę do każdego dokumentu aplikacyjnego, dzięki czemu nie będziesz się obawiać, że rekruter mógłby coś przeoczyć. Nie jest to jednak obowiązkiem, dlatego umieszczenie klauzuli w CV w zupełności wystarczy, aby pracodawca mógł się z Tobą skontaktować.

Powyższe zasady stosowania klauzuli RODO zostały dokładnie wyjaśnione przez Martę Krawczyk, eksperta ds. ochrony danych osobowych z z Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

W przypadku konieczności przesłania w trakcie rekrutacji zarówno CV, jak i innych dokumentów rekrutacyjnych, np. listu motywacyjnego, wystarczy zamieszczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych tylko w jednym z przesłanych dokumentów. Nie jest konieczne zawieranie zgody w każdym z przesłanych dokumentów. Jeśli wszystkie przesłane dokumenty będą przetwarzane przez jednego administratora (podmiot rekrutujący) w jednym celu (przeprowadzenie bieżącej rekrutacji albo bieżącej i przyszłych rekrutacji), to wystarczy zamieszczenie klauzuli tylko w CV.

Dlaczego w CV lub liście motywacyjnym musi być klauzula?

Zarówno w CV jak i w listach motywacyjnych podawane są różnego rodzaju dane osobowe, jak na przykład imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail czy chociażby poprzednie miejsce zatrudnienia. Zgodnie z wejściem z życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE o ochronie danych osobowych (RODO), zmienione zostało prawo i formuła dotychczasowej klauzuli. Od dnia 10 maja 2018 roku w Polsce obowiązuje Ustawa o ochronie danych osobowych i nowa klauzula. Zgodnie z powyższym, jeśli osoba nie wyrazi zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych na przykład podczas rekrutacji, to wszelkie sposoby na wykorzystanie tych informacji (w tym również do kontaktu telefonicznego) będą uznawane jako niezgodne z prawem.

Z tego też powodu rekruterzy podczas sprawdzania zgłoszeń w pierwszej kolejności odrzucają wszystkich tych kandydatów, którzy zapomnieli zamieścić klauzulę lub umieścili przestarzałą i niezgodną z nowym prawem.

List motywacyjny — klauzula ze zgodą na przetwarzanie danych

Poniżej znajduje się podstawowa klauzula na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych. Jest ona zgodna z obecnymi przepisami RODO, powstałymi po 2018 roku.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ……………………………………………. (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.

W przypadku tego rodzaju klauzul pamiętaj, aby bardzo dokładnie przepisać nazwę firmy. Kiedy popełnisz nawet najdrobniejszy błąd, zostanie to nie tylko negatywnie odebrane przez pracodawcę, ale też nie będzie mógł się on z Tobą skontaktować, gdyż zgodnie z prawem, nie udzielisz mu zezwolenia na kontakt.

Klauzula w wersji rozbudowanej

Możesz też skorzystać z rozbudowanej klauzuli, która zawiera również podstawę prawną. Nie jest ona jednak wymagana przez rekruterów.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Tego rodzaju klauzule sprawdzą się tylko podczas bieżącej rekrutacji, dlatego jeśli zależy Ci na tym, aby wziąć udział w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych firmy bez konieczności przysyłania nowych dokumentów aplikacyjnych, powinieneś tę informację obowiązkowo zapisać w klauzuli.

Klauzula ze zgodą na udział w następnych rekrutacjach

Poniżej przygotowaliśmy przykładową klauzulę, której umieszczenie w którymkolwiek z dokumentów aplikacyjnych sprawi, że bez konieczności ponownego ich wysyłania, zostaną one potraktowane również na poczet przyszłych rekrutacji w zakładzie pracy. Jest to niezwykle ważne w sytuacji, kiedy wysyłasz list motywacyjny bez ogłoszenia i nie wiesz, podczas której rekrutacji pracodawca zdecyduje się z Tobą skontaktować. Co więcej, taka treść klauzuli w CV i liście motywacyjnym pokaże, że sporządziłeś dokumenty z myślą o otrzymaniu posady w konkretnym zakładzie pracy.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ………………………………(nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko. Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji przez wyżej wskazaną firmę.

Wszystkie powyższe klauzule są uniwersalne i znajdą swoje zastosowanie w różnych procesach rekrutacyjnych. Pamiętaj jednak, aby zawsze doczytać do końca ogłoszenie o pracę. Bardzo często bywa tak, że firma posiada własny wzór klauzuli. Jeśli zamiast indywidualnego wzoru zakładu pracy umieścisz w dokumentach typową klauzulę, możesz nie zostać wzięty pod uwagę podczas rozpatrywania zgłoszeń kandydatów. Nie warto zmarnować swojej szansy na wymarzoną pracę tylko z powodu źle dobranej klauzuli w CV. Zawsze zwracaj na to uwagę podczas czytania ogłoszeń.

Gdzie umieścić klauzulę w liście motywacyjnym?

Jeśli na wszelki wypadek zdecydowałeś się zamieścić klauzulę w niniejszym dokumencie, to powinna ona mieć zbliżoną formę jak w CV. Oznacza to tyle, że powinna znajdować się na samym dole listu motywacyjnego (na ostatniej jego stronie), mieć ten sam font i kolor, ale znacznie mniejszą czcionkę. Dzięki temu będzie widoczna i rekruter będzie miał pełne prawo, aby się z Tobą skontaktować, w celu umówienia terminu rozmowy kwalifikacyjnej, ale jednocześnie nie będzie się ona niepotrzebnie rzucać w oczy.

Kiedy podczas tworzenia CV lub listu motywacyjnego będziesz chciał skorzystać z pomocy specjalnego kreatora, to po wklejeniu preferowanej treści klauzuli program sam umieści ją na odpowiednim miejscu. Jeśli jednak będziesz wolał sporządzić dokumenty własnoręcznie, możesz posłużyć się poniższym przykładem.

Poniżej przedstawiamy przykładowy list motywacyjny z umieszczoną na samym dole rozbudowaną klauzulą z podstawą prawną na przetwarzanie danych osobowych RODO.

klauzula w liście motywacyjnym

List motywacyjny — klauzula po angielsku zgodna z RODO

Jeśli rekrutujesz do pracy za granicą lub planujesz zatrudnić się u zagranicznego pracodawcy, to jak już zapewne wiesz, zawsze należy napisać list motywacyjny w języku odpowiednim dla danego kraju lub pracodawcy. Zazwyczaj dokumenty aplikacyjne są w języku angielskim lub w języku niemieckim. Co ważne, RODO obowiązuje tylko w Europie (zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego), z kolei obowiązek umieszczania klauzuli znany jest tylko w niektórych krajach Unii Europejskiej.

W takiej sytuacji oczywiste jest również, że należy zamieścić klauzulę ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych w takim samym języku jak treść ogłoszenia lub oficjalny język firmowy. W przeciwnym wypadku rekruter może nie zrozumieć treści załączonego wątku i nie skontaktować się z Tobą, z powodu obawy, że nie umieściłeś zgody w dokumencie. Poniżej znajdziesz aktualną klauzulę, którą możesz zamieścić w CV po angielsku lub w liście motywacyjnym po angielsku:

I hereby consent to my personal data being processed by ……………………………….. (nazwa firmy) for the purpose of considering my application for the vacancy advertised under reference number 123XX6 (numer referencyjny ogłoszenia).

List motywacyjny — klauzula po niemiecku zgodna z RODO

Jeśli zależy Ci na zaproszeniu na rozmowę kwalifikacyjną u niemieckiego pracodawcy, to należy w CV po niemiecku lub liście motywacyjnym po niemiecku umieścić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w tym konkretnym języku. Poniżej przygotowaliśmy zgodę w języku niemieckim:

Ich bin einverstanden, dass meine in diesem Arbeitsangebot enthaltenen personalen Daten durch ………………………………………….. (nazwa firmy) für die Rekrutierungszwecke verwendet werden.

Oceń artykuł
0/5 (0)