Koszt nieudanej rekrutacji uzależniony jest od wielu czynników, m.in. etapów rekrutacji, jakie pracodawca zaplanował, czy od źródeł poszukiwania kandydatów. Koszty mogą być naprawdę wysokie, dlatego wybierając kandydata, należy dobrze przemyśleć swoją decyzję. Sprawdźmy, jaki jest koszt nieudanej rekrutacji.
Gdy firma się rozwija, pracodawcy tworzą nowe miejsca pracy, wówczas konieczne jest przeprowadzenie rekrutacji. Także, jeśli z firmy zwalnia się pracownik, obsadzenie wolnego stanowiska pracy staje się priorytetem, jeśli organizacja ma zachować ciągłość działania. Rekrutacja jest nieodzownym elementem prowadzenia działalności. Niestety proces rekrutacji potrafi sporo kosztować. Jeśli uda się znaleźć dobrego pracownika, wówczas jest to dobra inwestycja. Jednak bywa i tak, że nowo zatrudniony pracownik odchodzi z firmy tuż po rekrutacji, lub nie spełnia swoich obowiązków w zadowalający sposób. Wówczas koszty ponosimy podwójnie, ponieważ trzeba uruchomić rekrutację ponownie. Ile to kosztuje?
Spis treści
Kiedy mówimy o nieudanej rekrutacji?
W czasach niskiego bezrobocia pracownicy mają duży wybór na rynku pracy. Nie muszą wiązać się z jednym pracodawcą na lata. Dlatego też w wielu firmach rotacja pracowników jest dosyć wysoka, a rekrutacje są prowadzone praktycznie bez przerwy. Jednak o ile dwu, czy trzyletni pracownik jest w stanie przyczynić się do rozwoju firmy, tak pracodawcy często mierzą się również z odejściami nowych pracowników. Jak wynika z badań Wynhurst Group, firmy konsultingowej w ciągu pierwszych 45 dni z nowej pracy może zrezygnować nawet 22% pracowników. Zatem są to pracownicy, którzy jeszcze nie zdążyli przejść przez pełen proces wdrożenia. Pracodawca w nich zainwestował, lecz finalnie nie odniesie korzyści z ich pracy. Wówczas możemy mówić o nieudanej rekrutacji pracownika.
Skutki finansowe nieudanej rekrutacji
Nieobsadzone stanowisko pracy to strata dla firmy. Zadania muszą zostać rozdzielone między pracowników, którzy już mają dużo własnych obowiązków. To wpływa na ich wydajność i ogólną efektywność pracy. Często muszą tygodniami wykonywać nadmiar obowiązków, ponieważ znalezienie odpowiedniego pracownika nie trwa kilku dni. Jest to proces, który może trwać nawet kilka miesięcy. Samo przyjęcie nowej osoby do firmy nie stanowi momentu rozwiązania wszystkich problemów. Konieczne jest jeszcze wdrożenie pracownika. Zatem jeśli zatrudnimy pracownika, który zaraz sam odejdzie lub wspólnie zdecydujemy o rozwiązaniu współpracy, to tracimy bardzo dużo czasu. Jeśli rekrutacja pracownika jest wieloetapowa, może trwać miesiąc, czy nawet trzy miesiące.
Następnie zatrudniamy pracownika, którego tracimy tuż po okresie próbnym. Pojawia się zapotrzebowanie na otwarcie kolejnej rekrutacji i poniesienia kosztów po raz drugi. Tak naprawdę proces rekrutacyjny możemy uznać za zakończony dopiero w momencie, gdy obie strony zdecydują się na podjęcie dłuższej współpracy, czyli zwykle po podpisaniu umowy na rok, czy bezterminowej. Wbrew pozorom koszty nieudanej rekrutacji nie wiążą się wyłącznie z wypłacaniem pracownikowi wynagrodzenia. Obejmują także wydatki związane z samym prowadzeniem rekrutacji, czyli na przykład pracą działu HR, publikacją ogłoszenia, przygotowaniem stanowiska pracy, szkoleniami, czy kosztem czasu i pracy osób, które angażują się we wdrożenie nowego pracownika (jednocześnie zaniedbując własne obowiązki). Im dłużej szukamy odpowiedniej osoby, tym bardziej obciążamy innych pracowników.
Koszty moralne nieudanego procesu rekrutacji
Warto pamiętać, że nieudana rekrutacja nie nosi za sobą jedynie kosztów finansowych. Zaprowadza także zmiany moralne w samej organizacji. Częste zwolnienia i rotacja pracowników sprawiają, że zespół jest bardziej obciążony zadaniami nieobsadzonego stanowiska pracy. Atmosfera może być negatywna, ponieważ nowy pracownik, który nie spełnia oczekiwań, może powodować u innych uczucie frustracji. Zespół bez stałych pracowników może wykazywać się mniejszą produktywnością, ponieważ pracownicy są bardziej przeciążeni zadaniami. Gdy pojawia się nowy pracownik, muszą poświęcić swój czas na jego wdrożenie. Czas, który może się okazać zmarnowany. Duża rotacja źle wpływa także na wizerunek firmy i obniża morale w zespole.
Koszty nieudanego procesu rekrutacyjnego
Koszty nieudanej rekrutacji w każdej firmie mogą wyglądać nieco inaczej. Wszystko zależy od elementów procesu rekrutacji, czy wynagrodzenia oferowanego pracownikowi. Według estymacji Harvard Business Review zaprezentowanych przez Michael Page w przypadku zatrudnienia i wdrożenia pracownika zarabiającego niespełna 6000 zł brutto po 3-miesięcznym okresie próbnym koszty utraty takiego pracownika mogą wynieść ponad 90 000 zł. Z kolei według badań Sedlak&Sedlak oraz PwC cena nieudanej rekrutacji to koszt na poziomie rocznej pensji pracownika.
Sama rekrutacja nie należy do najtańszych procesów. Zaczynając od samych podstaw, możemy wymienić już utrzymanie pracowników, którzy przeprowadzą analizę tworzonego stanowiska pracy, zdefiniują potrzeby rekrutacyjne, profil idealnego kandydata, a następnie postarają się do niego trafić. Pracodawcy mają do wyboru różne metody rekrutacji. Mogą skorzystać z usług agencji, czy też udostępnić oferty pracy na portalach do tego przeznaczonych. Serwisy pracy odznaczają się dużym zasięgiem, dzięki czemu pracodawcy mają większy wybór kandydatów.
Co składa się na koszt rekrutacji?
Na procesy rekrutacyjne składają się różnego rodzaju koszty. Nie w każdej firmie te same. Jeden pracodawca może skorzystać z usług agencji, a inny ogłaszać zatrudnienie pracownika bez kosztów, w social mediach. Chcąc zrekrutować odpowiedniego kandydata, trzeba liczyć się z poniższymi kosztami pracodawcy.
- Wynagrodzenie – koszty rekrutacji będą oczywiście wyższe, jeśli pracownikowi zaoferujemy wyższą pensję. Warto pamiętać, że kwota brutto nie stanowi pełnego kosztu zatrudnienia pracownika. W przypadku pensji brutto w wysokości 4000 zł łączny koszt pracodawcy może przekroczyć nawet 4800 zł. W przypadku okresu próbnego o długości 3 miesięcy pracodawca ponosi trzykrotność tej kwoty.
- Formalności – zatrudniając pracownika, ponosimy także koszty związane z zakupem sprzętu, odzieży ochronnej, czy wszelkich licencji niezbędnych do pracy. Na wstępie pracodawca obarczony jest także kosztem przeprowadzania badań lekarskich.
- Szkolenia – oprócz wymaganego szkolenia BHP pracodawca zwykle finansuje także szkolenia onboardingowe. Wiąże się to z koniecznością zapłacenia za szkolenia prowadzącemu lub utworzenie i utrzymywanie wewnętrznego działu, który będzie przeprowadzał takie szkolenia dla nowych pracowników.
- Utracone okazje – długa rekrutacja oraz szybkie odejście nowo zatrudnionego pracownika może spowodować, że firma nie skorzysta z okazji biznesowych, do których potrzebuje kompetentnego pracownika. Bez pracownika musi zrezygnować z niektórych projektów, co oznacza dla niej stratę.
Koszty mogą także wzrosnąć ze względu na zachowanie pracownika. W trakcie okresu próbnego może popełnić jakiś błąd i narazić firmę na dodatkowe koszty.
Jak zmniejszyć ryzyko nieudanej rekrutacji?
Aby zminimalizować ryzyko tego, że rekrutacja się nie uda, trzeba się do niej dokładnie przygotować. Fundamentem jest tutaj dopasowanie kandydata. Trzeba dokładnie wyznaczyć obowiązki na danym stanowisku, zestaw kompetencji i kwalifikacji oraz doświadczenie, jakie potrzebne jest do ich realizacji. Warto szczegółowo opisać ofertę pracy. Nie zwracajmy uwagi tylko na kwalifikacje. Liczy się także osobowość kandydata. Aby dobrać sobie ludzi do zespołu, trzeba zwrócić uwagę na kompetencje miękkie, czy typ osobowości. Warto rozważyć prowadzenie testów rekrutacyjnych, które pozwolą przesiać tych kandydatów, którzy nie mają odpowiedniej wiedzy lub umiejętności do pełnienia stanowiska.
Pomóc w zatrzymaniu pracownika może także odpowiednie wdrożenie. W trakcie onboardingu trzeba mu poświęcić wystarczająco dużo czasu i sprawić, by po prostu dobrze poczuł się w firmie i rozumiał swoją rolę. Dzięki temu zechce zostać z firmą na dłużej, a rekrutacja nie okaże się nieudana. Jeśli finanse firmy na to pozwalają, warto tworzyć rekrutacje wieloetapowe. Dzięki temu mamy więcej szans na lepsze poznanie kandydata i porównanie go z innymi. W procesach rekrutacyjnych warto zaangażować kilka osób, konsultować się ze specjalistami, aby mieć kilka punktów widzenia, co może pomóc w podjęciu prawidłowej decyzji.
Koszt alternatywny zatrudnienia nieodpowiedniego kandydata
Zatrudnienie osoby, która nie spełnia wymagań stanowiska lub nie pasuje do kultury organizacyjnej, to nie tylko koszt rekrutacji i onboardingu – to także strata wynikająca z zablokowania miejsca dla właściwego pracownika. Przez ten czas zespół funkcjonuje w warunkach niedopasowania kompetencyjnego lub komunikacyjnego, co wpływa na tempo realizacji zadań, jakość usług i morale. Koszt alternatywny obejmuje także energię, jaką menedżerowie i współpracownicy poświęcają na naprawianie skutków błędnego zatrudnienia – zamiast rozwijać zespół, zajmują się minimalizowaniem strat.
W firmach projektowych lub handlowych skutki te bywają szczególnie dotkliwe – jeden nieefektywny account potrafi spalić relację z klientem, którą budowano przez lata. Jeden źle dobrany programista może spowolnić cały sprint i opóźnić wdrożenie. Koszty nie są widoczne w bilansie miesięcznym – ale ujawniają się w opóźnieniach, utraconych szansach i przemęczeniu ludzi, którzy muszą „wyrównać” wydajność zespołu. Dlatego analiza kosztu alternatywnego powinna być integralną częścią oceny efektywności rekrutacji – nie jako wskaźnik księgowy, lecz jako realna strata możliwości.
Jakie wskaźniki pomagają mierzyć jakość procesu rekrutacyjnego
Efektywność rekrutacji nie kończy się na zatrudnieniu kandydata – zaczyna się w momencie, gdy sprawdzamy, czy ta decyzja przyniosła wartość organizacji. Kluczowymi wskaźnikami są m.in. czas zatrudnienia (time to hire), czas do osiągnięcia produktywności (time to productivity), retencja w ciągu pierwszych 6 miesięcy oraz poziom satysfakcji menedżera zatrudniającego. Dane te pozwalają ocenić, czy proces był nie tylko sprawny, ale i trafny – czyli czy kandydat faktycznie odpowiadał na potrzeby stanowiska, a nie tylko spełniał formalne kryteria.
Dobrze zaprojektowany system śledzenia wskaźników rekrutacyjnych pozwala na wczesne wykrywanie błędów w lejku naboru – od nieskutecznych ogłoszeń po rozmowy, które nie diagnozują kluczowych kompetencji. Uzupełnieniem twardych metryk powinny być jakościowe dane zwrotne: np. analiza powodów odejścia nowych pracowników lub przegląd komentarzy z exit interview. Bez tych informacji dział HR porusza się po omacku – realizuje proces, który być może spełnia standardy formalne, ale nie przynosi rzeczywistej wartości zespołom. A to właśnie ich potrzeby powinny być punktem odniesienia dla każdej decyzji kadrowej.
