Wydawać by się mogło, że zaczynanie maila od “witam” bądź “moi drodzy” nie jest niczym złym. Przecież w korespondencji wypada się przywitać, prawda? A jednak okazuje się, że prawidłowe przygotowanie wiadomości jest bardziej skomplikowane, niż moglibyśmy przypuszczać.
W życiu codziennym umiejętność tworzenia wiadomości e-mail zgodnie z internetową etykietą jest ważniejsza, niż mogłoby się wydawać. Na każdym kroku spotykamy się z potrzebą wysłania maila. Rozpoczęcie wiadomości od “Witam” albo zbyt poufały ton wypowiedzi mogą zostać źle odebrane i zagrozić dobremu PR-owi pracownika. Uczeni są o tym już studencie przez profesorów, gdy po wystosowaniu takiej wiadomości, zamiast odpowiedzi uzyskują pouczenie w trakcie zajęć. Jeśli chcemy komunikować się w profesjonalny i adekwatny do sytuacji sposób, musimy poznać zasady netykiety.
Spis treści
Czy warto zadbać o konstrukcję wiadomości w pracy?
Wiadomości wysyłane prywatnie to całkowita dowolność i swoboda wypowiedzi. Przecież skrzynki mailowe zastąpiły tradycyjną pocztę nie bez powodu. Oszczędzamy mnóstwo czasu, wysyłając internetowe listy do rodziny lub znajomych. Bliskie osoby, nie będą miały nic przeciwko treści nieodpowiadającej netykiecie. W związku z szybkim tempem życia liczy się tylko to, żeby informacje dotarły do nich w ciągu kilku sekund.
W sferze biznesowej sprawa się komplikuje. Warto pamiętać, że każda wysłana wiadomość jest naszą wizytówką, dlatego zadbajmy o jej poprawne konstruowanie. Nie ma znaczenia, czy e-mail służbowy kieruje się do bliskiego współpracownika, klienta, czy przełożonego. W każdym z tych przypadków trzeba zachowywać odpowiednią formę wypowiedzi. W dobie cyfrowej komunikacji, e-maile stały się nieodłącznym elementem naszego życia zawodowego. Często są pierwszym krokiem do nawiązania kontaktu, a ich forma i sposób sformułowania mogą wiele powiedzieć o naszym profesjonalizmie. Dlatego warto poznać zasady mailowego savoir vivre, które pomogą nam w odpowiedni sposób zaczynać i kończyć e-maile w pracy.
Jakie są podstawowe zasady formułowania e-maili biznesowych? Kilka podpowiedzi zamieściliśmy poniżej.
Odpowiednio skonstruowany tytuł
Tytuł wiadomości powinien dokładnie określić, czego dotyczy jej treść. Dzięki temu oszczędzamy czas współpracowników, którzy mogą ułożyć sobie priorytety udzielania odpowiedzi. W niektórych branżach liczba otrzymywanych maili jest tak duża, że wybór tych najbardziej pilnych decyduje o wykonaniu firmowych zadań na czas.
Załóżmy, że masz problem ze sprzętem komputerowym, który utrudnia Ci pracę. W takich sytuacjach zazwyczaj wysyła się maila do firmowej złotej rączki z help desku. Niestety tytuł “cześć pomocy” raczej nie będzie najlepszym wyborem.
Czy nie lepiej opisać, czego oczekujesz już na wstępie?
“Problem z laptopem, brak sieci, pilne” – nie wymagało dużo więcej czasu, a biurowy specjalista już wie, że jeśli się tym nie zajmie, jeden z jego firmowych kolegów nie będzie mógł pracować.
Zasady dotyczące rozpoczęcia e-maila
Pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie. To, jak rozpoczynamy wiadomość, wpływa na to, jak zostaniemy odebrani przez odbiorcę. Warto pamiętać, że grzeczność i uprzedzenie do drugiego człowieka powinny być na pierwszym miejscu. Rozpoczynając e-mail, użyjmy zwrotów, które będą odpowiednie do kontekstu i relacji z odbiorcą. Dobrze jest zacząć od powitania, które dostosowujemy do formalności naszej korespondencji. Dla przykładu, w kontaktach z osobami, z którymi nie jesteśmy bliżej związani, dobrze sprawdzi się formalne „Szanowny Panie/Szanowna Pani”. Z kolei w relacjach z kolegami z pracy możemy używać mniej formalnych zwrotów, takich jak „Cześć” lub „Dzień dobry”.
Nie zapominajmy o dodaniu imienia odbiorcy w powitaniu. Użycie imienia tworzy przyjazną atmosferę i pozwala na budowanie bliższej relacji. Warto również dodać krótki wstęp do wiadomości, w którym wyrazimy nasze intencje. Możemy na przykład napisać: „Mam nadzieję, że u Pana/Pani wszystko w porządku” lub „Chciałbym się skontaktować w sprawie…”. Tego rodzaju zdania nie tylko łagodzą ton wiadomości, ale także pokazują, że interesujemy się odbiorcą.
“Witam”, czyli nie najlepszy sposób na rozpoczęcie wiadomości
Powitanie to jedna z pierwszych rzeczy, jakie widzi odbiorca maila. Jednocześnie jest jednym z najbardziej problematycznych elementów, który rodzi wiele wątpliwości. Ludzie bardzo często kojarzą budowanie oficjalnej wiadomości z rozpoczęciem typu, “Witam”, a jest to zwrot uważany za błąd.
Rozpoczynając od słowa, “Witam” stawiamy się w roli gospodarza domu, który przyjmuje gości w swoich skromnych progach. Dlatego jak można się domyślić, nie jest to najbardziej eleganckie postępowanie w stosunku do klienta, przełożonego lub kolegi z zespołu.
Warto dobierać słowa odpowiednie do sytuacji. W przypadku odbiorcy wymagającego najbardziej oficjalnej formy wypada rozpocząć słowami “Szanowny Panie/ Szanowna Pani”.
W innym przypadku najzwyklejsze Cześć albo Dzień dobry w zupełności wystarczy.
Zawartość e-maila
Po powitaniu warto przejść do sedna sprawy. Kluczowe jest, aby nasza wiadomość była zwięzła i klarowna. Starajmy się unikać długich, rozwlekłych akapitów. Zamiast tego, warto używać krótkich zdań, które jasno przekazują nasze myśli. Pamiętajmy, że wiele osób odbiera e-maile na urządzeniach mobilnych, dlatego warto, aby treść była łatwa do przyswojenia.
Podczas pisania e-maila należy również pamiętać o kontekście. Jeśli nawiązujemy do wcześniejszej rozmowy lub korespondencji, warto to podkreślić. Przykładowo, możemy zacząć od zdania: „W nawiązaniu do naszej rozmowy z zeszłego tygodnia chciałbym…”. Tego rodzaju nawiązania pomagają w budowaniu ciągłości komunikacji i pokazują, że jesteśmy dobrze zorganizowani.
Jeśli nasza wiadomość zawiera kilka punktów do omówienia, dobrym pomysłem jest ich wypunktowanie. Dzięki temu odbiorca łatwiej odnajdzie najważniejsze informacje. Dodatkowo, używając wyraźnych nagłówków, możemy wskazać główne tematy, co uczyni naszą wiadomość bardziej przejrzystą.
Złe zakończenie to błąd równie duży, jak „witam”
Zarówno wstęp wiadomości, jak i jej zakończenie powinny stanowić spójną całość. Dlatego bardzo oficjalny mail rozpoczynany słowami “Szanowny Panie/Szanowna Pani” raczej nie powinien zakończyć się cieplutkimi uściskami. Wyrazy szacunku zdecydowanie bardziej pasują do takiej formy e-maila.
Sytuacja wygląda podobnie w przypadku maili o nieformalnej treści. Jeżeli jesteśmy z kimś na cześć, wystarczy zwykły podpis.
Zwrot “Cześć” w połączeniu z “Łączę wyrazy szacunku” stanowią zbyt kontrastujące zestawienie.
Zwroty grzecznościowe w e-mailu – jak ich poprawnie używać?
Zwięzła treść usprawnia komunikację
W przypadku korespondencji służbowej warto zawierać jak najwięcej informacji w jak najkrótszej formie. Zbędna treść utrudnia wyszukiwanie najbardziej istotnych danych i sprawia, że cały proces przekazywania informacji trwa dużo dłużej. Pamiętajmy, że zwięzła treść wiadomości to najlepszy sposób na oszczędzanie czasu i usprawnienie komunikacji w firmie.
Unikanie błędów ortograficznych
Każdy pracownik powinien dbać o swój PR. Wysyłanie wiadomości z ogromną ilością błędów ortograficznych i interpunkcyjnych niesie za sobą ryzyko ukazania nas jako osoby nieprofesjonalnej. Dbałość o sprawdzenie treści pod kątem ortograficznym to oznaka szacunku do rozmówcy i przykładania wagi do wykonywanych zadań.
Informowanie o załącznikach
Wiadomości e-mail dają możliwość przesyłania plików tekstowych, zdjęć, tabel z danymi i wielu innych rzeczy. Jeśli w korespondencji zawieramy jakieś załączniki, warto poinformować o tym adresata. W ten sposób ograniczymy ryzyko ich pominięcia. Niektóre programy do poczty na wpisanie hasła „załącznik” przypominają o jego dodaniu przed wysłaniem wiadomości.
Dodatkowe wskazówki
Warto również pamiętać o dostosowaniu tonu wiadomości do odbiorcy. Każdy z nas ma swój własny styl komunikacji, dlatego warto być elastycznym i dostosowywać nasz język do osoby, z którą się komunikujemy. Jeśli odbiorca jest bardziej formalny, unikajmy slangu i nieformalnych zwrotów. Z drugiej strony, w mniej formalnych relacjach możemy pozwolić sobie na więcej luzu i osobistych akcentów.
Kolejną istotną kwestią jest interpunkcja i gramatyka. Używanie poprawnej polszczyzny ma ogromne znaczenie. Unikajmy błędów ortograficznych i stylistycznych, które mogą zaszkodzić naszemu wizerunkowi. Przed wysłaniem wiadomości warto przejrzeć ją jeszcze raz, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku.
Nie zapominajmy także o emotikonach. W niektórych sytuacjach ich użycie może być zasadne, zwłaszcza w mniej formalnych relacjach. Jednak należy z nimi ostrożnie, aby nie przekroczyć granicy profesjonalizmu. Emotikony mogą dodać odrobinę lekkości, ale ich nadużycie może być postrzegane jako brak powagi.
Częste błędy w e-mailach
Pomimo zasad, które omawialiśmy, wiele osób popełnia błędy w e-mailach. Jednym z najczęstszych jest ignorowanie tematu wiadomości. Temat powinien być krótki, ale jednocześnie jasno określający, o czym jest e-mail. Warto poświęcić chwilę na przemyślenie tego, co wpisujemy w temat, ponieważ często to on decyduje o tym, czy nasza wiadomość zostanie otwarta.
Innym powszechnym błędem jest brak personalizacji. Wysyłanie wiadomości masowych, które nie zawierają imienia odbiorcy, może być odebrane jako brak zaangażowania. Pamiętajmy, że każda osoba jest inna, a personalizacja wiadomości może znacząco wpłynąć na jej odbiór.
Warto również unikać nadmiernej emocjonalności w komunikacji. Czasami łatwo wpaść w pułapkę pisania zbyt emocjonalnego e-maila, zwłaszcza gdy poruszamy trudne tematy. W takich sytuacjach warto zastanowić się nad formą komunikacji i, jeśli to możliwe, rozważyć rozmowę telefoniczną lub spotkanie.
