Jak napisać e-mail służbowy? Sprawdź kilka zasad poprawnej pisowni

Każda wiadomość e-mail posiada swoją netykietę. Jeśli zwracamy się do naszego współpracownika, szefa bądź klienta, powinniśmy wiedzieć, jak poprawnie napisać służby e-mail. Sprawdź zatem jak to zrobić i wywrzeć pozytywne wrażenie na swoim odbiorcy.

służbowy e-mail

Zasady netykiety i służbowy e-mail

Obecnie każdy w swojej pracy korzysta z różnych komunikatorów, które pomagają nam porozumieć się ze swoimi współpracownikami. Najpopularniejszą drogą kontaktu jest jednak służbowy e-mail, dzięki któremu możemy skontaktować się z kimś w bardziej oficjalny i profesjonalny sposób, zwłaszcza jeśli piszemy do naszego szefa bądź klienta.

W wiadomości e-mail ważne są dwie kwestie: co chcemy przekazać naszemu odbiorcy i w jaki sposób to zrobimy. Jeśli nasz treść będzie niezgodna z zasadami netykiety, możemy zostać nieodpowiednio odebrani. Warto więc skupić na tym swoją uwagę. Pomyśl, jak ty czujesz się w sytuacji, gdy otrzymujesz niechlujnego maila z tekstem, do którego bardzo ciężko jest ci się odnieść. Dlatego, kiedy tworzysz wiadomość, skup się na zrozumiałej treści, estetyce i zasadach netykiety.

Sprawdź: Zasady netykiety poczty elektronicznej. Jak poprawnie pisać wiadomości e-mail?

Jak napisać służbowy e-mail?

Poniżej przygotowaliśmy dla ciebie kilka niezbędnych wskazówek, które pomogą ci napisać służbowego e-maila w profesjonalny i prawidłowy sposób.

  • Na samym początku zwróć uwagę na swój adres e-mail. Powinien składać się z twojego imienia i nazwiska lub nazwy firmy. Zrezygnuj z nieprofesjonalnych określeń takich jak zdrobnienia czy przezwiska. Jest to również szczególnie ważne w sytuacji, kiedy rozsyłasz swoje dokumenty aplikacyjne. Rekruter, który otrzyma wiadomość z adresu e-mail takiego jak “saruśka@buziaczek.pl” może od razu ją odrzucić. Jeśli więc nie chcesz na tak błahej, a jednocześnie ważnej sprawie przekreślić swoją szansę na zatrudnienie, lepiej zmień swój adres e-mail na bardziej profesjonalny.
  • Bądź świadomy tego, do kogo się zwracasz. Inaczej możesz pisać wiadomość e-mail do swojego współpracownika, inaczej do szefa, a jeszcze inaczej do swojego klienta. Pamiętaj, żeby zawsze zwracać na to uwagę i uważać, aby nie popełnić żadnego błędu.
  • Zwróć uwagę na rozpoczęcie i zakończenie swojej wiadomości. Wiadomość rozpocznij od:

Szanowni Państwo,

Lub

Szanowna Pani/Panie,

Pamiętaj, aby po każdym powyższym zwrocie wstawić przecinek, a nie na przykład wykrzyknik “!”. Następnie w akapicie pod spodem wpisz dalszą treść twojej wiadomości już od małej litery.

Przy zakończeniu e-maila, odpowiednim zwrotem będzie na przykład:

Z wyrazami szacunku

Z twoim podpisem (imię i nazwisko) pod spodem. W tym przypadku pamiętaj, aby nie wstawiać przecinka.

Podsumowując, powinno wyglądać to w następujący sposób:

Szanowni Państwo,

w załączniku przesyłam materiały na potrzeby szkolenia, które odbędzie się w dniu …

Z wyrazami szacunku
Jarosław Kwiatkowski

  • W rubryce „temat” służbowego e-maila zastosuj formę równoważników zdań. Postaraj się w jednym, krótkim zdaniu podsumować całą treść twojej wiadomości, tak aby odbiorca wiedział, w jakiej sprawie się do niego zwracasz.
  • Nie używaj emotikonek, chyba że piszesz do kogoś, wobec którego możesz sobie na to pozwolić. Pamiętaj jednak, aby używać tego w jak najmniejszej ilości. Jeden uśmiech „:)” wystarczy.
  • W treści e-mail zawrzyj same konkrety. Nie rozpisuj się, jeśli nie ma na to większej potrzeby. Przed wysłaniem wiadomości, przeczytaj ją jeszcze raz i sprawdź, czy wszystko się zgadza.

Sprawdź również: 

Zwroty grzecznościowe w e-mailu – jak ich poprawnie używać?

Zwrot grzecznościowy w mailu po angielsku. Przykłady i wskazówki

Powodzenia!

Kalkulator wynagrodzeń

Kalkulator wynagrodzeń

Neto, brutto, na rękę - można zwariować.
Skorzystaj z naszego prostego i użytecznego kalkulatora wynagrodzeń

Przejdź do kalkulatora

Chcę zarabiać...

 

Przejdź do kalkulatora