Każda wiadomość e-mail posiada swoją netykietę. Jeśli zwracamy się do naszego współpracownika, szefa bądź klienta, powinniśmy wiedzieć, jak poprawnie napisać służby e-mail. Sprawdź zatem jak to zrobić i wywrzeć pozytywne wrażenie na swoim odbiorcy.
Firmowy savoir-vivre rządzi się nieco innymi zasadami, niż te, które wdrażamy do naszego życia w innych okolicznościach niż praca. Warto zaznaczyć, że nie w każdej firmie zasady komunikacji są takie same. W jednej może panować bardzo formalny styl, a w innej relacje mogą być bardziej rodzinne. Te wszystkie aspekty należy mieć na uwadze podczas pisania służbowych e-maili.
Zasady netykiety i służbowy e-mail
Obecnie każdy w swojej pracy korzysta z różnych komunikatorów, które pomagają nam porozumieć się ze swoimi współpracownikami. Najpopularniejszą drogą kontaktu jest jednak służbowy e-mail, dzięki któremu możemy skontaktować się z kimś w bardziej oficjalny i profesjonalny sposób, zwłaszcza jeśli piszemy do naszego szefa bądź klienta.
W wiadomości e-mail ważne są dwie kwestie: co chcemy przekazać naszemu odbiorcy i w jaki sposób to zrobimy. Jeśli nasz treść będzie niezgodna z zasadami netykiety, możemy zostać nieodpowiednio odebrani. Warto więc skupić na tym swoją uwagę. Pomyśl, jak ty czujesz się w sytuacji, gdy otrzymujesz niechlujnego maila z tekstem, do którego bardzo ciężko jest ci się odnieść. Dlatego, kiedy tworzysz wiadomość, skup się na zrozumiałej treści, estetyce i zasadach netykiety.
Sprawdź: Zasady netykiety poczty elektronicznej. Jak poprawnie pisać wiadomości e-mail?
Jak napisać służbowy e-mail?
Poniżej przygotowaliśmy dla ciebie kilka niezbędnych wskazówek, które pomogą ci napisać służbowego e-maila w profesjonalny i prawidłowy sposób.
- Na samym początku zwróć uwagę na swój adres e-mail. Powinien składać się z twojego imienia i nazwiska lub nazwy firmy. Zrezygnuj z nieprofesjonalnych określeń takich jak zdrobnienia czy przezwiska. Jest to również szczególnie ważne w sytuacji, kiedy rozsyłasz swoje dokumenty aplikacyjne. Rekruter, który otrzyma wiadomość z adresu e-mail takiego jak “saruś[email protected]” może od razu ją odrzucić. Jeśli więc nie chcesz na tak błahej, a jednocześnie ważnej sprawie przekreślić swoją szansę na zatrudnienie, lepiej zmień swój adres e-mail na bardziej profesjonalny.
- Bądź świadomy tego, do kogo się zwracasz. Inaczej możesz pisać wiadomość e-mail do swojego współpracownika, inaczej do szefa, a jeszcze inaczej do swojego klienta. Pamiętaj, żeby zawsze zwracać na to uwagę i uważać, aby nie popełnić żadnego błędu.
- Zwróć uwagę na rozpoczęcie i zakończenie swojej wiadomości. Wiadomość rozpocznij od:
“Szanowni Państwo,”
Lub
“Szanowna Pani/Panie,”
Pamiętaj, aby po każdym powyższym zwrocie wstawić przecinek, a nie na przykład wykrzyknik “!”. Następnie w akapicie pod spodem wpisz dalszą treść twojej wiadomości już od małej litery.
Przy zakończeniu e-maila, odpowiednim zwrotem będzie na przykład:
“Z wyrazami szacunku”
Z twoim podpisem (imię i nazwisko) pod spodem. W tym przypadku pamiętaj, aby nie wstawiać przecinka.
Podsumowując, powinno wyglądać to w następujący sposób:
“Szanowni Państwo,
w załączniku przesyłam materiały na potrzeby szkolenia, które odbędzie się w dniu …
Z wyrazami szacunku
Jarosław Kwiatkowski”
- W rubryce „temat” służbowego e-maila zastosuj formę równoważników zdań. Postaraj się w jednym, krótkim zdaniu podsumować całą treść twojej wiadomości, tak aby odbiorca wiedział, w jakiej sprawie się do niego zwracasz.
- Nie używaj emotikonek, chyba że piszesz do kogoś, wobec którego możesz sobie na to pozwolić. Pamiętaj jednak, aby używać tego w jak najmniejszej ilości. Jeden uśmiech „:)” wystarczy.
- W treści e-mail zawrzyj same konkrety. Nie rozpisuj się, jeśli nie ma na to większej potrzeby. Przed wysłaniem wiadomości, przeczytaj ją jeszcze raz i sprawdź, czy wszystko się zgadza.
Sprawdź również:
Zwroty grzecznościowe w e-mailu – jak ich poprawnie używać?
Zwrot grzecznościowy w mailu po angielsku. Przykłady i wskazówki
Powodzenia!
