Pisanie listu nie jest takie proste, szczególnie gdy zwracasz się do osoby, wobec której odczuwasz pewien dystans. Sprawdź, jak poprawnie używać zwrotów grzecznościowych w e-mailach i listach podczas korespondencji z przełożonym. Jak napisać maila do szefa?
W korespondencji oficjalnej istnieje kilka podstawowych zasad, których musimy przestrzegać, jeśli chcemy, aby inni postrzegali nas jako profesjonalnych i równych partnerów w rozmowie. Między współpracownikami maile wyglądają zupełnie inaczej niż korespondencja między pracownikami a przełożonym. Warto zaznaczyć, że nie tylko zwroty grzecznościowe w mailu są istotne, ale również w innych formach komunikacji, a także w relacjach hierarchicznych w różnych środowiskach np. na uczelni bądź w szkole. Z tego artykułu dowiesz się, kiedy i gdzie stosować zwroty grzecznościowe oraz który z nich najlepiej wybrać na zakończenie wiadomości.
Spis treści
Jak poprawnie używać zwrotów grzecznościowych?
Zwroty grzecznościowe wyrażają szacunek do osoby, z którą korespondujesz. Gdy jest to Twój Szef, Przełożony lub Rekruter, powinieneś zwrócić na to jeszcze większą uwagę. Pamiętaj więc o odpowiednich zwrotach i unikaj wyrażeń potocznych, takich jak “Witam, Witam serdecznie”, które w tym wypadku są nie na miejscu.
Jak więc zacząć maila? Zamiast powyższych, użyj:
- Szanowni Państwo,
- Szanowny Panie dyrektorze,
- Szanowny Panie Prezesie,
- Szanowna Pani,
- Szanowny Panie,
- Dzień dobry.
O ile zwrot „Dzień dobry” nie jest najlepszą formą rozpoczęcia listu, to prezentuje się w mailu oficjalnym lepiej niż słowo „Witam”, które sugeruje nadrzędność adresata wobec swojego odbiorcy. Zwróć uwagę na przecinek postawiony zaraz po zwrocie grzecznościowym (zawsze powinny być zakończone przecinkiem). Znajomość poprawnej interpunkcji jest w takich mailach koniecznością.
Zwroty grzecznościowe w mailu obowiązują również na studiach, gdzie każdą korespondencję musisz rozpocząć od słów: „Szanowny Panie Profesorze”. Na niektórych uczelniach humanistycznych niepoprawny początek maila może poskutkować brakiem odpowiedzi.
W samej wiadomości (formalny mail) odpowiedni zwrot grzecznościowy to obowiązkowa etykieta językowa, która wymaga nieco innych zachowań i zwrotów niż tekst i forma korespondencji nieoficjalnej. Warto zauważyć, że wiele zasad obowiązkowych w mailu oficjalnym możemy rozpoznać także w pismach urzędowych.
Witam i pozdrawiam, czyli mailowy savoir vivre
Wybór zwrotów grzecznościowych – treść maila
Pamiętaj, aby grzecznościowa i oficjalną narrację utrzymywać również w treści właściwej maila. Pisząc tego rodzaju wiadomość, skup się na konkretach i szybko przejdź do sedna sprawy. Nie pisz długich, rozbudowanych maili, ponieważ taka treść nie zostanie potraktowana poważnie i może nawet nie zostać przeczytania.
Kontynuacja zwrotów grzecznościowych w mailu świadczy o profesjonalizmie oraz znajomości zasad komunikacji oficjalnej. Pamiętaj także, aby unikać błędów ortograficznych, składniowych i interpunkcyjnych. Staraj się wypowiadać konkretnie, używając branżowych sformułowań, jednak nie sil się na zbyt wyszukany styl.
Jak zakończyć maila zwrotem grzecznościowym?
W oficjalnych pismach i mailach źle widziane są wszelkie formy wymuszające na odbiorcy szybka odpowiedź. Są to najczęstsze błędy popełniane w tego rodzaju komunikacji. Mail oficjalny nie powinien więc posiadać w swojej treści zdań takich jak:”Liczę na szybką odpowiedź”.
Jak natomiast zakończyć list w wersji internetowej?
W mailach oficjalnych do pracodawcy nie kończmy także zwrotem „Pozdrawiam/Pozdrawiam serdecznie”. W tym wypadku „Z poważaniem/z wyrazami szacunku” brzmi bardziej profesjonalnie. Tuż pod zwrotem grzecznościowym, podpisz się swoim imieniem i nazwiskiem. Pamiętaj, aby nie używać po nich przecinka. Oto przykłady jak zakończyć maila:
- Z poważaniem
(imię i nazwisko) - Z wyrazami szacunku
(imię i nazwisko)
Zobacz filmik, który rozwiąże wszystkie Twoje wątpliwości pojawiające się w trakcie pisania ważnego e-maila.
