Lista płac jest dokumentem pozwalającym uporządkować kwestię wypłat w przedsiębiorstwie. Dzięki prowadzeniu takiego zestawienia wysokość składek i wypłata, jaką otrzymał pracownik, jest udokumentowana i łatwa do potwierdzenia. Co jeszcze rozumiemy pod pojęciem listy płac?
Każdy pracownik na mocy Kodeksu pracy otrzymuje wynagrodzenie. Mówi nam o tym istota stosunku pracy (art. 22 § 1 Kp): Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca — do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Jednak pensja, jaką pracownik finalnie otrzymuje na swoje konto, nie jest całkowitą kwotą. Poszczególne składniki wynagrodzenia można wymienić za pomocą tzw. listy płac.
Spis treści
Lista płac jest wymagana?
Sporządzenie listy płac nie jest wymagane prawnie do prowadzenia przedsiębiorstwa. Jednak większość pracodawców decyduje się na jej tworzenie ze względu na szereg ułatwień, jakie za sobą niesie.
Stanowi potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Dodatkowo czarno na białym pokazuje, w jaki sposób wyliczono kwotę netto wypłacaną pracownikowi, potwierdzając, wysokość wszystkich odprowadzanych składek. Lista jest niezwykle pomocna podczas wypełniania rocznych deklaracji oraz stanowi potwierdzenie naliczanego i wypłacanego wynagrodzenia.
Jeszcze nie tak dawno temu takie listy płac tworzono za pomocą tabel w Excelu, ale obecnie wiele firm prowadzi listę płac za pomocą programów księgowych.
Co powinna zawierać lista płac?
Nie zostało określone prawnie jakie elementy listy płac są wymagane. Jednak istnieje pewien sprawdzony schemat, dzięki któremu dokument wydaje się kompletny. Oczywiście wszystko zależy od specyfiki zatrudnienia w konkretnym przedsiębiorstwie. Co to oznacza? Na przykład firma niezatrudniająca pracowników na nocne zmiany, nie musi wyszczególniać opłat za pracę w nocy.
Podstawowymi elementami widocznymi na liście powinny być:
- okres, którego dotyczy lista
- nazwa pracodawcy
- imię i nazwisko pracownika
- datę sporządzenia listy oraz wypłaty wynagrodzeń
- wynagrodzenie zasadnicze
- wszystkie inne składniki wynagrodzenia
- kwota odliczeń składających się na wynagrodzenie netto (podatek dochodowy do urzędu skarbowego, ubezpieczenia społeczne)
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę płac
Można także dodać nazwę listy płac.
Karta przychodów na liście płac
W przypadku karty można posiłkować się ustawą z dnia 20 listopada 1998 roku “o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne”. Według treści ustawy na karcie przychodów trzeba zawierać następujące informacje:
- imię i nazwisko pracownika
- NIP pracownika
- numer PESEL pracownika
- kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i naturze
- koszty uzyskania przychodów
- podstawa wymiaru składek
- potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika — ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych
- dochód osiągnięty w danym miesiącu na podstawie umowy o pracę
- dochód narastająco od początku roku
- zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych
- kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne określonej w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym
- kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy
- datę przekazania zaliczki na podatek dochodowy
Wymienione elementy nie oznaczają, że do karty nie można dodać niczego nowego. Wszystko zależy od rodzaju działalności, jaką prowadzi przedsiębiorca.
Na kogo lista płac po śmierci pracownika?
Lista płac sporządzana po śmierci pracownika nie przepada. Prawa majątkowe po śmierci pracownika przechodzą na małżonka i inne osoby, które spełniają prawa do renty rodzinnej. A zatem to zwykle małżonek otrzymuje listę płac po zmarłym pracowniku. Kwoty dzielone są w równych częściach pomiędzy osoby uprawnione. Od wpłat w razie śmierci pracownika nie nalicza się jednak obowiązkowych składek, ponieważ ustaje jego tytuł do ubezpieczeń. Zakład pracy przygotowuje listę płac, w której wyznacza osoby uprawnione do wypłaty należności.
Księgowanie listy płac
Jeśli wynagrodzenie w firmie jest wypłacane między pierwszym a 10 dniem kolejnego miesiąca, wówczas lista płac może zostać ujęta w kosztach tego miesiąca, jaki obejmuje. W przypadku wynagrodzeń wypłacanych w późniejszym terminie listę płac należy zaksięgować według daty dokonania wypłaty.
Lista płac: wzór
Poniżej znajduje się przykładowa lista płac do pobrania w formacie PDF.
Pobierz: lista płac (wzór)
Lista płac z PPK
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) pomniejszają pensję pracownika o 2% wynagrodzenia. Pracodawca natomiast dokłada się do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia. Do tego można również doliczyć składki dobrowolne. Nie wszyscy pracownicy jednak korzystają PPK. W przypadku tych zatrudnionych, którzy oszczędzają w ten sposób, do listy płac należy dodać odpowiednie komórki. Dodatkowe pola powinny dotyczyć:
- wyliczenia kwoty wpłaty podstawowej pracownika,
- wpłaty dodatkowej pracownika,
- sumy wpłat PPK przez pracownika,
- kwoty wpłaty podstawowej opłaconej przez pracodawcę,
- kwotę wpłaty dodatkowej opłaconej przez pracodawcę,
- wpłat na PPK dokonanych przez pracodawcę łącznie.
Lista płac – jak liczyć?
Znając stawki, można w prosty sposób obliczyć poszczególne składniki wynagrodzenia pracownika z umowy o pracę. Od wynagrodzenia brutto należy zatem odjąć ubezpieczenia społeczne, czy zaliczki na podatek:
- ubezpieczenie emerytalne (9,76% pracodawca + pracownik),
- ubezpieczenie rentowe (6,5% + 1,5%),
- ubezpieczenie chorobowe (2,45%),
- ubezpieczenie zdrowotne (9% podstawy wymiaru składki),
- koszty uzyskania przychodu (250 zł),
- podstawę opodatkowania (17%/32%).
Korekta listy płac
Listę płac można poddać korekcie. Zdarza się, że jest ona konieczna w przypadku na przykład dostarczenia przez pracownika zwolnienia lekarskiego już po wypłacie wynagrodzenia. Jeśli niezdolność do pracy jest krótkotrwała, wówczas nie powstaje konieczność korygowania listy płac. Jest to konieczne natomiast w przypadku nadpłacenia wynagrodzenia. Odliczenia można dokonać w czasie kolejnej wypłaty. Dokumenty rozliczeniowe, w tym listę płac należy skorygować również wtedy, gdy przekroczona zostanie roczna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych.
