Zaplanowanie rozwoju biznesu nie należy do prostych rzeczy. Aby poznać pomocne narzędzia, wystarczy cofnąć się do czasów gimnazjum. To wtedy większość osób spotkała się z analizą SWOT po raz pierwszy. Jak jej używać?
Analiza SWOT jest czymś, z czym można się spotkać już w gimnazjum. Od lat stosuje się ją jako pomoc w ocenie szans na zaistnienie nowego biznesu albo podjęciu ważnych decyzji finansowych. Przede wszystkim pomaga w oszacowaniu ryzyka i przejrzystym ukazaniu wszelkich “za” i “przeciw”. Dzięki prostemu diagramowi można przedstawić je w przystępnej formie graficznej, która stanowi doskonałe dopełnienie każdego biznesplanu.
Spis treści
Analiza SWOT – co to? Definicja
O analizie SWOT uczy się młodzież zwykle na zajęciach z przedsiębiorczości. I nie ma w tym nic dziwnego. Choć jest przed nimi jeszcze długa droga do otworzenia własnej działalności, to taka analiza jest przydatna również w innych przedsięwzięciach życiowych. Analiza SWOT ma pomóc w opracowaniu strategii biznesowych, czy marketingowych. Jest skonstruowana w taki sposób, by stanowić pomoc w każdym przypadku, niezależnie od jego wielkości i trudności. Dlatego warto ją zastosować, zarówno otwierając małą działalność rejestrowaną, jak i duży międzynarodowy koncern. Choć nawet otwarcie jednoosobowej działalności gospodarczej nie należy do najłatwiejszych czynności, to z analizą SWOT poradzi sobie każdy bez wybitnych umiejętności analitycznych. Wystarczy zaangażowanie i znajomość sytuacji firmy.
Klasyczne ujęcie – analiza SWOT
W Internecie można znaleźć różne perspektywy analizy. Przyjrzyjmy się zatem klasycznemu ujęciu narzędzia. Analiza strategiczna SWOT wzięła swoją nazwę od czterech podstawowych czynników, pomocnych w projektowaniu planu biznesowego. Są to mocne strony (strengths), słabe strony (weaknesses), szanse (opportunities), a także zagrożenia (threats). Mocne i słabe strony przedsiębiorstwa wyznaczają czynniki wewnętrzne, które mają miejsce w organizacji. Pozostałe dwa elementy nawiązują do tego, co dzieje się w otoczeniu przedsiębiorstwa, na zewnątrz firmy i ma na nią wpływ. Te cztery kategorie czynników strategicznych oznaczają w skrócie:
- S (Strengths) – czynniki, które stanowią atut firmy i pozwalają zbudować korzystną pozycję na rynku.
- W (Weaknesses) – słabe strony firmy, które sprawiają, że nie może ona osiągnąć sukcesu.
- O (Opportunities) – szanse otoczenia, nowe obszary do wykorzystania w celu rozwoju organizacji.
- T (Threats) – niebezpieczeństwa, na jakie narażona jest firma.
Lewa strona analizy to czynniki pozytywne, dające nadzieje na osiągnięcie sukcesu. Prawą stronę okupują elementy negatywne, czyli zagrożenia, które trzeba przezwyciężyć, aby rozwój przedsięwzięcia nie zakończył się niepowodzeniem.
Mocne strony
To jeden z czynników wewnętrznych, opisujący atuty danego przedsięwzięcia. Uzupełniając mocne strony, trzeba się zastanowić, czy oferowane usługi są wystarczająco dobrej jakości oraz, czy mają szansę z ofertami konkurencji. Sekcja atutów to przede wszystkim analiza rynku i budowanie przewagi nad innymi. Jeżeli produkty są porównywalnej jakości, może warto zawalczyć lepszą ceną? Atutem firmy może być np. innowacyjny produkt, poduszka finansowa, czy dobre kanały komunikacji.
Słabe strony
Analiza SWOT ujmuje je jako drugi czynnik wewnętrzny. Tutaj liczy się obiektywne spojrzenie na swoje usługi i ocena ich wad. Warto zadać pytanie, jaką przewagę mają firmy konkurencyjne i ocenić, czy mocne strony oferty będą w stanie zrekompensować ewentualne słabości. Słabsza, mniej rozpoznawalna marka może walczyć cenami i jakością, a braki w doświadczeniu świetnie przykryje zaangażowanie i dbałość o klienta. Słabą stroną firmy może być także jej sytuacja. Przykładowo, jeśli organizacja nie ma rezerwy finansowej, to w czasie niespodziewanego kryzysu może jej grozić upadłość firmy. Ze słabymi stronami warto walczyć w oparciu o ich wagę. W pierwszej kolejności należy wyeliminować te, których skutki mogą być najdotkliwsze.
Szanse
To pozytywna strona czynników zewnętrznych. Szansą może być brak podobnego produktu na rynku albo konkurencja popełniająca wiele błędów. W tym przypadku najbardziej istotne jest odnalezienie swojej niszy i dobre wyczucie potrzeb konsumentów. Raczkująca moda na spędzanie czasu w lesie może być idealną szansą na otwarcie sklepu internetowego ze sprzętem biwakowym. Szanse stanowią wszystkie okoliczności zewnętrzne, których wykorzystanie może poprawić pozycję firmy. Szanse należy postrzegać w kategorii teraźniejszych, jak i przyszłych możliwości. Jeśli na rynku pojawia się nowy trend, ale jeszcze nie został zbadany, to warto mieć go na oku.
Zagrożenia
Czynnik zewnętrzne stanowią przeciwieństwo szans. Zawsze trzeba brać pod uwagę ryzyko zmiany realiów i wkroczenia do gry silniejszego gracza. Dodatkowo wypada ocenić odporność usługi na postępujący rozwój technologiczny. Zagrożenia to wszystko to, co może zaszkodzić firmie bądź przedsięwzięciu. Np. w założeniu firmy transportowej podwyżka cen paliw. Jeśli działalność firmy jest uzależniona od pogody, jak np. wydarzenie sportowe, zagrożenie stanowi burza. Znając zagrożenia, można je wyeliminować, a jeśli się nie da, to warto przygotować scenariusz postępowania na wypadek ich aktywacji.
Analiza SWOT – tworzenie strategii
Przy opracowywaniu strategii SWOT ważna jest umiejętność obiektywnego spojrzenia na wszystkie kwestie. By w pełni wykorzystać możliwości analizy SWOT, trzeba sugerować się jedynie faktami. Aspekty, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę to konkurencja, segmentacja rynku, prawo, grupa docelowa, finanse. Etapy przeprowadzenia analizy możemy opisać następująco:
- Najpierw należy określić cel, dla którego tworzy się analizę. To mogą być np. zmiany w organizacji.
- Kolejny etap obejmuje konsultacje ze wszystkimi osobami, których działalność jest uwzględniona w analizie. To szansa na zdobycie od nich cennych informacji.
- Próba wytypowania wszystkich elementów analizy: stron mocnych i słabych oraz szans i zagrożeń we współpracy z innymi współpracownikami.
- Ocena typów i ich selekcja jest kolejnym istotnym etapem. Z listy należy wykreślić te czynniki, które na tle pozostałych wydają się najmniej istotne.
- Na końcu analizy pora wcielić ją w życie. W tym celu trzeba opracować na jej podstawie plan działania. To oznacza, np. podział zadań między pracowników, czy kampanię reklamową skierowaną do nowej grupy docelowej.
Wykonanie analizy SWOT i wdrożenie
Analiza SWOT firmy w każdym przedsiębiorstwie może przynieść różne efekty. Nie wystarczy samo jej przeprowadzenie. Po opracowaniu analizy należy także spróbować wcielić ją w życie. Można wyróżnić kilka strategii jej wdrożenia:
- Strategia defensywna – gdy w analizie wyjdzie więcej słabych stron i zagrożeń. Należy dążyć do ich minimalizacji. Zwykle firma znajduje się w złym położeniu, dlatego działania mają pomóc jej przetrwać. Można rozważyć np. połączenie z inną firmą.
- Strategia konkurencyjna – gdy przedsiębiorstwo ma szanse rozwoju mimo wielu słabości. W tym przypadku należy dążyć do redukcji słabości i prób wykorzystania zewnętrznych szans. Np. można spróbować zminimalizować koszty produkcji, wykorzystując tańsze materiały, ale zwiększyć przy tym podaż.
- Strategia konserwatywna – jeśli silne strony firmy przeważają, ale coś jej zagraża. W przypadku firmy z mocną pozycją na rynku redukcja zagrożeń jest łatwiejsza. Jeśli zagrożenie stanowi np. konkurencja, to można zainwestować w kampanię marketingową, albo spróbować przejąć konkurenta.
- Strategia agresywna (ofensywna) – najkorzystniejsza, mówimy o niej, gdy firma jest silna, ma mocne strony i wiele szans do wykorzystania. Taka firma ma duże możliwości ekspansji. Ważne w firmie jest odpowiednie kierownictwo, które będzie w stanie wykorzystać nadchodzące szanse i potencjał firmy.
Wiemy już, że analiza SWOT składa się z czterech obszarów. Każdy porusza inne aspekty. Skąd jednak wziąć informacje na temat zmiennych? Jeśli jest taka możliwość, warto przeanalizować wszystkie strony, szanse i zagrożenia z innymi inwestorami, zarządem, czy współpracownikami. Każdy ma z pewnością inne spojrzenie i jest w stanie dostrzec aspekty, które ktoś inny mógł przeoczyć. Informacji na temat otoczenia zewnętrznego firmy można szukać w źródłach internetowych, prasie, czy telewizji.
Analiza SWOT w praktyce
W oparciu o analizę SWOT można opracować scenariusz działania w razie zagrożeń. Jeśli już występują jakieś słabe strony organizacji, to można je zredukować. Jeśli w analizie zostaną wykryte jakieś szansa, to firma ma okazję z nich skorzystać. Natomiast mocne strony można podtrzymać. Jak to wygląda w praktyce?
- Wzmocnienie mocnych stron – jeśli firma ma swoje mocne strony, to nie znaczy, że obszar ten zawsze będzie dobrze funkcjonować. Mocne strony firmy należy pielęgnować. Analiza SWOT przedsiębiorstwa pozwala je wykryć i wzmocnić odpowiednimi działaniami.
- Eliminacja słabych stron – zdefiniowanie słabych stron organizacji to pierwszy krok do ich eliminacji. Nie wszystkie da się zredukować od razu, jednak w wielu przypadkach można zacząć działać. Na przykład, jeśli firma ma kilka filii w różnych miastach, z czego dwie są nierentowne, warto zastanowić się nad ich zamknięciem. Warto skupić się na takim eliminowaniu wewnętrznych słabości jeszcze zanim zaczną poważnie wpływać na działanie firmy.
- Wykorzystanie szans – szanse może stanowić np. nowy rynek odbiorców. Jeśli widzimy, że konkurencja działa w jakimś obszarze i czerpie z tego korzyści to warto pójść w jej ślady. Szanse pojawiające się na rynku należy stale monitorować, ponieważ zwykle rodzą się nagle. Działając z opóźnieniem, można je stracić.
- Redukcja zagrożeń
Znając już dobrze zagrożenia, firma ma szansę się przed nimi uchronić. Jeśli dotyczą finansów, należy znaleźć nowe źródło. W przypadku zwolnień pracowników warto rozpocząć nowe rekrutacje.
Analiza SWOT pracownika
Zastosowanie analizy SWOT jest naprawdę szerokie. Korzyści z niej mogą czerpać także pracodawcy. To dobry sposób na odkrycie prawdziwego potencjału pracownika. Analizując jego mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia przełożony może lepiej dostosować stanowisko do jego kompetencji, polecić zadania, w których sprawdzi się najlepiej. Mocne strony to może być np. znajomość języków obcych, słabe – częste błędy, a szanse to szybka nauka, przykładowe zagrożenie to komunikowanie chęci rozwiązania współpracy.
Analiza SWOT – przykład (tabela)
Poniżej prezentujemy przykładową analizę SWOT dla działalności gastronomicznej.
| MOCNE STRONY | SŁABE STRONY |
|---|---|
| - dobra lokalizacja | - brak środków na reklamę |
| - doświadczony personel | - stosunkowo wysokie ceny |
| - produkty wysokiej jakości | - mały rozmiar lokalu |
| - imprezy integracyjne | - wysoki czynsz za wynajem |
| SZANSE | ZAGROŻENIA |
| - moda na oferowane dania | - możliwe podniesienie czynszu |
| - organizacja eventów firmowych | - utrata doświadczonego personelu |
| - dostarczanie obiadów do biur | - rozwój firm kateringowych |
Analiza SWOT: szablon
Chcesz stworzyć własną analizę SWOT? Poniżej umieszczamy szablon, który Ci w tym pomoże.
Pobierz: analiza SWOT (szablon)
Analiza SWOT – wady
Wielokrotnie w artykule przytaczaliśmy zalety analizy SWOT. Jednak mimo wszystkich superlatyw, czasem może okazać się nieprzydatna. Kiedy? Gdy osoby przeprowadzające analizę nie są obiektywne. Subiektywne podejścia sprawia, że wyniki analizy są niemiarodajne i mogą przyczynić się do mylnych interpretacji. Osoba uprzedzona zdefiniuje je na własny sposób. Wcześniej pisaliśmy, że każdy może przeprowadzić analizę SWOT, jednak jeśli dotyczy ona dużej organizacji, potrzeba fachowej wiedzy.
Warto powierzyć to zadanie profesjonalistom, np. osobie, która zawodowo przeprowadzi audyt. Pomóc może np. doradca inwestycyjny. Ponadto krytyka analizy SWOT, często dotyczy tego, że jej wnioski są łatwe do osiągnięcia bez jej przeprowadzania. Ciężko także mówić o gwarancji jej skuteczności, ponieważ powodzenie metody w dużym stopniu uzależnione jest od inicjatywy osób decyzyjnych. Warto zaznaczyć, że sama analiza SWOT nie zakłada systemu wag. Dlatego w określaniu istotności analityk musi sam wywnioskować, jaki czynnik jest ważniejszy od innych.
Analiza SWOT to doskonały sposób na wyprowadzenie firmy z kryzysu lub jego uniknięcie, a także po prostu wzmocnienie swojej pozycji na rynku. Choć znana jest już od lat, wciąż jest aktualna. Jej niewątpliwą zaletą jest uniwersalność i fakt, że znajdzie zastosowanie również w innych obszarach niż biznes.
