Nota korygująca do faktury – co to jest? Wzór do pobrania i definicja

Nota korygująca to niezbędny dokument w firmie, która wystawia lub przyjmuje faktury dokumentujące zakupy. Każdy, kto miał do czynienia z fakturami, potwierdzi, że błędy w danych na fakturze zdarzają się stosunkowo często. Co zrobić w tym przypadku? Wystawić notę korygującą do faktury! Jak to zrobić? Kto powinien ją zaakceptować?

Nota korygująca - kalkulator, notes i banknoty na stole

Każdy, kto wystawia fakturę dokumentującą transakcję, może się pomylić. Wertowanie setek dokumentów i uzupełnianie ich danymi rodzi niebezpieczeństwo popadnięcia w rutynę i popełnienia niepotrzebnych błędów. Nie jest to oczywiście komfortowa sytuacja, jednak pomyłkę na szczęście łatwo można naprawić. W takim wypadku z odsieczą przybywa nota korygująca, czyli dokument, którym można naprawić wcześniejszą wtopę. Warto wiedzieć, że nota korygująca do faktury jest wystawiana tylko w określonych przypadkach. Jakich? Czy faktura proforma może pomóc w uniknięciu błędów? Kto powinien zaakceptować notę korygującą? Sprawdź!  

Nota korygująca – co to jest?

Wyobraź sobie, że kontrahent wystawił Ci fakturę zaliczkową, która zawiera błędy w Twoim adresie lub numerze NIP. Co zrobić w takiej sytuacji? Odpowiedzią na to pytanie jest nota korygująca. Rola tego dokumentu to przede wszystkim korekta wcześniej wystawionej faktury. Jeśli sprzedawca usługi przesłał błędnie opisaną fakturę, to Ty jako nabywca towaru musisz sporządzić notę korygującą. 

Warto wiedzieć, że nota korygująca fakturę jest wystawiana tylko w kilku określonych przypadkach. Często myli się ją z fakturą korygującą, która jest dokumentem o zupełnie innym przeznaczeniu. Porównaniem obu pism zajmiemy się w dalszej części artykułu. 

Kiedy nota korygująca powinna być wystawiona?

Nota korygująca do faktury – kiedy ją wystawić?

Przypuśćmy, że Twój kontrahent nie wie, co powinna zawierać faktura VAT lub pomylił adres Twojej firmy. Czy w każdym przypadku nota korygująca będzie najlepszym rozwiązaniem? Absolutnie nie! Nota korygująca do faktury to taki dokument, który stosuje się w związku z błędami formalnymi i konstrukcyjnymi pierwotnego dokumentu. 

  1. W razie pomyłki w adresie nabywcy lub sprzedającego.
  2. Gdy zaistnieją błędy w dacie sprzedaży, terminie płatności lub dacie odbioru.
  3. Gdy towar bądź usługa zostały źle oznaczone.
  4. Kiedy w dokumencie o zakupie paliwa pomylono numer rejestracyjny pojazdu.
  5. Gdy pomylono NIP jednej ze stron i popełniono błąd w innych elementach opisowych dokumentu.

Warto wiedzieć, że nabywcy nie obowiązuje żadne ograniczenie czasowe. To znaczy, że ma dowolnie dużo czasu na wystawienie noty korygującej do faktury i wysłanie jej wystawcy pierwotnego dokumentu. Co zatem z fakturą korygującą? Kiedy nota nie wystarczy?

Nota korygująca a faktura korygująca

Gdy opisujemy dokumenty naprawcze, nie sposób pominąć porównania dwóch, często mylonych pism. Nota korygująca a faktura korygująca to temat, sprawiający wiele problemów mniej doświadczonym przedsiębiorcom. Opisaliśmy już, w jakich przypadkach stosuje się popularną notę korygującą. Co z fakturą korygującą? Kiedy należy zrezygnować z wystawiania noty? 

O tym, czego nie można naprawić notą korygującą, mówi nam art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT. Są to m.in.:

  • dane ceny jednostkowej towaru lub usługi netto,
  • suma wartości sprzedaży netto,
  • kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • suma wartości dostarczonych towarów – sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwoty należności ogółem.

W powyższych przypadkach należy zrezygnować z noty korygującej na rzecz faktury korygującej, którą należy wysłać wystawcy pierwotnego dokumentu.

Kto wystawia notę korygującą? 

Warto wiedzieć, że nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę towaru bądź usługi. Należy ją przekazać sprzedawcy, który wystawił dokument.  To firma, która coś kupiła, wystawia notę i odsyła ją sprzedającemu z prośbą o wprowadzenie odpowiednich zmian. Czy sprzedawca może wystawić notę korygującą? Niestety nie ma takiej możliwości. 

Nota korygująca – zmiana nabywcy

Co, jeśli doszło do pomyłki i sprzedający przypadkowo wpisał swoje dane w pole nabywcy usługi? Czy w tym przypadku wystarczy nota korygująca? Zmiana nabywcy będzie wymagała wypełnienia faktury korygującej, a nie noty. Dlaczego? Pomyłka w ustaleniu nabywcy to nie jest zwykły błąd w konstrukcji dokumentu. Taka faktura potwierdza zaistnienie transakcji, do której faktycznie nigdy nie doszło. 

Zbiorcza nota korygująca – kiedy ma zastosowanie?

Zbiorcza nota korygująca to dokument, który sporządzamy w przypadku powielającego się błędu. Czasem w ramach współpracy z jednym kontrahentem zawieramy wiele faktur. W wyniku nieporozumienia, czy przeoczenia może dojść do sytuacji, w której wszystkie z wydanych faktur są błędne. Wówczas stosuje się zbiorczą notę korygującą.

Jak wystawić notę korygującą?

Jak powinna wyglądać nota korygująca? Druk musi zawierać kilka podstawowych elementów. W tym przypadku warto zacząć pozycji, które według ustawy o podatku od towarów i usług powinny znaleźć się na nocie korygującej do faktury. 

  • Po pierwsze jest to oznaczenie i wyraźny napis “NOTA KORYGUJĄCA”.
  • Numer dokumentu oraz data wystawienia.
  • Imiona i nazwiska lub nazwy firm wystawcy noty korygującej i wystawcy pierwotnej faktury. Nie można zapomnieć o numerach NIP i prawidłowych adresach.
  • Dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiany dokument).
  • Wskazanie treści korygowanej informacji pierwotnego pisma, która wymagała korekty, a także przedstawienie poprawionej wersji.

Nota korygująca – wzór

Poniżej zamieszczamy wzór noty korygującej do pobrania w formacie PDF. Jak wypełnić notę korygującą? Należy wpisać sugerowane dane i zwrócić szczególną uwagę na treść korygowaną oraz prawidłową.

Pobierz wzór noty korygującej do wydrukowania i wypełnienia w formacie PDF

Nota korygująca do faktury (wzór)

Nota korygująca - wzór

 

Nota korygująca – dla kogo oryginał?

Jeśli nota korygująca ma formę fizyczną, a nie online, wówczas konieczne jest sporządzenie jej w dwóch egzemplarzach. Dokumenty są równe sobie, nie ma konieczności określania jednego z nich jako „oryginał”. Jednak jeśli jeden egzemplarz zostanie opatrzony takim podpisem, wówczas oryginał dokumentu pozostaje u nabywcy. Wystawca noty zachowuje jej kopię.

Nota kredytowa a nota korygująca

W handlu możemy się spotkać również z określeniem „nota kredytowa”. Dokument ten ma takie samo zastosowanie jak nota korygująca, jednak mówimy o nim w przypadku handlu wewnątrzwspólnotowego. Credit note wystawiamy w celu skorygowania danych w kontaktach z kontrahentami krajów UE.

Akceptacja noty korygującej

Wystawca faktury musi otrzymać egzemplarz w celu jego zaakceptowania. Jeśli dokument ma postać fizyczną, wówczas należy wysłać pocztą oba egzemplarze. Sprzedawca podpisuje dokumenty i odsyła jeden z nich autorowi. Dokument prawnie musi zostać zaakceptowany przez odbiorcę. Także w przypadku, gdy nota korygująca ma postać dokumentu online.

Oceń artykuł
5/5 (7)