W polskim prawie istnieje wiele dokumentów księgowych pomagających śledzić transakcje finansowe. Co to jest faktura proforma i czy można wykorzystywać ją jako jeden z nich?
Prowadzenie praktycznie każdego biznesu wiąże się z wieloma formalnościami. Zatem zanim rozpoczniemy działalność, trzeba w szczególności zapoznać się ze wszystkimi dokumentami, które będą nam potrzebne przy prowadzeniu firmy. Jednym z nich jest faktura proforma. Do czego służy i jakie informacje zawiera?
Faktura proforma – co to?
Faktura proforma jest dokumentem wysyłanym jako część oferty, prezentującym faktyczny wygląd i składniki przyszłych faktur wystawianych kontrahentowi. Co oznacza, że formularz przedstawia się w celach stricte informacyjnych i nie stanowi dokumentu księgowego zobowiązującego podmioty do zapłaty.
Fakturę proforma wykorzystuje się jako wezwanie do zapłaty, przedstawienie kosztów transakcji, a także wizualizację przyszłych faktur. Jednak sama w sobie nie może zostać zaksięgowana w firmowej ewidencji oraz nie generuje obowiązku podatkowego.
Faktura proforma – co powinien zawierać wzór?
Tak jak inne faktury powinna zawierać dane ułatwiające archiwizację i opłacanie należności. Podstawowymi składnikami, które muszą wystąpić na formularzu, są:
- data wystawienia oraz numer faktury
- ilość towaru bądź usługi
- cena towaru lub usługi
- dane wystawiającego i odbiorcy
- kwota brutto do zapłaty
- kwota podatku
- termin zapłaty
- nagłówek z dopiskiem „proforma”
Faktura proforma a faktura VAT
Faktury proforma korzystają z szablonu faktury VAT z jednym wyjątkiem. Formularza VAT nie trzeba tytułować, ponieważ do rozpatrzenia konkretnej płatności zazwyczaj wystarcza numer faktury i elementy wymienione wcześniej. Fakturę proforma oznacza się konkretnym nagłówkiem, ponieważ nie jest pełnoprawnym dokumentem księgowym. Odbiorca proformy musi wiedzieć, że formularz nie zobowiązuje go do zapłaty i nie powinien stosować go jako żadnej formy archiwizacji księgowej.
Mimo podobnego wyglądu proforma pełni całkowicie inną funkcję, dlatego nie wolno mylić obu dokumentów. Pokazowa faktura musi zostać wystawiona przed wpłatą zaliczki lub całości kwoty. Natomiast na fakturę VAT przychodzi pora, kiedy płatności zostały uregulowane, a transakcje można wprowadzić do firmowej ewidencji.
Sprawdź: Podatek VAT. Co to jest i jak działa?
Jakie zadania spełnia?
Faktura proforma to wbrew pozorom bardzo ważny element poprawiający jakość relacji biznesowych między kontrahentami. Dzięki wystawieniu wizualizacji przyszłych faktur odbiorca może zapoznać się z ich wyglądem, sprawdzić wyliczane kwoty oraz ocenić, czy termin spłaty ustalono zgodnie z zapewnieniami. Wcześniejsze wysłanie pokazowej faktury oznacza, że partnerowi biznesowemu zależy na przejrzystych warunkach i daje nadzieje na sprawną współpracę w przyszłości.
Zobacz też: Faktura i zasady związane z jej wystawianiem
