Większość przedsiębiorców posiada majątek, który będzie trzeba wpisać do ewidencji środków trwałych. Wpis do księgowej ewidencji uprawnia do amortyzacji majątku i obniżenia podatku do zapłaty. Co powinna zawierać ewidencja środków trwałych? Jak brzmi jej definicja?
Ewidencja środków trwałych to specjalny spis wszystkich składników majątku, które mogą zostać zaliczone do tzw. środków trwałych. Zakup sprzętu, środków transportu i lokali użytkowych, które mają służyć rozwojowi przedsiębiorstwa – powinien zostać udokumentowany. Dzięki temu przedsiębiorca może dokonywać amortyzacji i regulować wydatki w podatkowych kosztach uzyskania przychodu. Taka optymalizacja podatkowa pozwoli mu zrekompensować sobie wysokie wydatki i czasową utratę wartości środków trwałych. Jak należy prowadzić ewidencję środków trwałych?
Szukasz pracy? Praca w Łodzi jest na wyciągnięcie ręki!
Co to jest ewidencja środków trwałych?
Zgodnie z treścią obowiązujących przepisów ewidencja środków trwałych to firmowa dokumentacja pozyskanych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, która służy do prowadzenia amortyzacji i wrzucania wydatków w koszty uzyskania przychodu. Wartość środków trwałych materialnych powinna przekraczać 10 000 złotych, a ich okres użytkowania musi być dłuższy niż 12 miesięcy. Warto dodać, że jeśli przedsiębiorca odprowadza podatek VAT, to wartość początkowa środka trwałego powinna wynosić 10 000 złotych netto, a w przypadku osób zwolnionych z VAT – 10 000 złotych brutto.
Co więcej, składniki majątku będące środkami trwałymi, powinny spełniać następujące warunki:
- są kompletne i zdatne do użytku w dniu wprowadzenia do ewidencji;
- są własnością lub przynajmniej współwłasnością podatnika;
- ich przeznaczenie jest ściśle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej;
- tak jak wspomnieliśmy, ich wartość powinna być wyższa niż 10 000 złotych, a czas użytkowania musi być dłuższy niż rok.
Dobrym przykładem będzie amortyzacja samochodu osobowego. Przedsiębiorca zakupił samochód, którego przeznaczeniem jest przewóz zatrudnianych pracowników. Ustalona wartość początkowa auta przekracza 10 000 złotych, a planowany czas użytkowania jest dłuższy niż 12 miesięcy. Przedsiębiorca powinien wpisać samochód do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Dlaczego? Wartość eksploatowanego auta spada z roku na rok, dlatego przedsiębiorca może ująć taki spadek w odpisach amortyzacyjnych. W tym przypadku stawka amortyzacyjna to maksymalnie 20% wartości początkowej rocznie. Dzięki ewidencji środków trwałych auto zostanie w pełni zamortyzowane po 5 latach, a kwotę amortyzacji będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu podczas rozliczania podatku.
Ewidencja środków trwałych w firmie – kto musi ją prowadzić?
Definicja ewidencji środków trwałych to nie wszystko. W tym przypadku musimy zwrócić uwagę na ustawowy obowiązek. Przepisy o ewidencji środków trwałych określają, że dokumentację takich składników majątku muszą prowadzić podmioty gospodarcze, zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, a także przedsiębiorstwa rozliczające się metodą ryczałtu. O jakich podmiotach gospodarczych mowa? Ewidencję środków trwałych powinny prowadzić:
- osoby fizyczne
- spółki cywilne osób fizycznych
- przedsiębiorstwa w spadku
- spółki partnerskie
- spółki jawne osób fizycznych
Przepisy o ewidencji środków trwałych – co powinna zawierać?
Skrupulatnie i uczciwie prowadzona ewidencja środków trwałych, to niemożliwy do przecenienia sojusznik w dokonywaniu legalnej optymalizacji podatkowej. Powinien się na niej skupić każdy, kto planuje dokonywać amortyzacji składników majątkowych firmy. Dlaczego? Brak ewidencji środków trwałych sprawi, że amortyzacji własności przedsiębiorcy nie da się wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zatem bez ewidencji nie ma mowy o ulgach podatkowych z tytułu utraty wartości składników majątkowych firmy. Jak wypełniać ewidencję środków trwałych? Istotne są przede wszystkim:
- daty nabycia i rozpoczęcia użytkowania środków trwałych;
- wykazy dokumentów potwierdzających nabycie środków trwałych;
- symbole Klasyfikacji Środków Trwałych;
- dane określające rodzaj środka trwałego lub wartości niematerialnych;
- wartość początkowa i opcjonalnie zaktualizowana wartość początkowa;
- stawka amortyzacyjna, roczne kwoty odpisów amortyzacyjnych i ewentualnie zaktualizowane roczne kwoty odpisów amortyzacyjnych;
- opcjonalnie wartość początkowa środka trwałego po dokonanym ulepszeniu;
- w przypadku wykreślenia środka trwałego – datę i przyczynę likwidacji.
Środki trwałe powinno się ujmować w ewidencji w tym samym miesiącu, w którym rozpoczęto ich użytkowanie. Co, jeśli osoba prowadząca dokumentację popełniła błąd? W przypadku niewielkiej pomyłki wystarczy dokonać korekty, skreślając dane niewłaściwe. Przyjmuje się, że takie skreślenie nie powinno uniemożliwić odczytania danych korygowanych. Nie można zapomnieć o podpisie i dopisaniu daty dokonania korekty.
Czy istnieje jeden wzór ewidencji środków trwałych?
Wiele osób poszukuje jednego, formalnie przyjętego wzoru ewidencji środków trwałych do wypełnienia. Oczywiście istnieją odpowiednie programy do obsługi dokumentacji, a także wzory do pobrania, które można stopniowo wypełniać. Jednak warto nadmienić, że nie istnieje coś takiego jak ogólnie przyjęty prawnie wzór. Ewidencję środków trwałych można prowadzić nawet ręcznie, za pomocą długopisu. W tym przypadku najważniejsze jest zastosowanie się do wcześniej wymienionych warunków i znajomość przepisów ustawy o PIT. Ewidencjonowanie środków trwałych może przebiegać inaczej w zależności od potrzeb przedsiębiorcy. Gdy wypełnianie takiej dokumentacji zabiera mu zbyt dużo czasu – wystarczy oddać się w ręce firm, dla których księgowa ewidencja środków trwałych nie stanowi żadnego problemu.
Ewidencja księgowa środków trwałych a wartość początkowa
Wiele razy wspominaliśmy o wartości środka trwałego, która powinna przekraczać 10 000 złotych. Oczywiście istnieją niskocenne środki trwałe, które i tak można umieścić w dokumentacji. Jak właściwie ustala się wartość początkową, o której mówimy? To szalenie istotna kwestia, ponieważ na podstawie wartości początkowej majątku ustala się stawkę amortyzacji i ewentualny wpis w kosztach uzyskania przychodu.
Wartość początkowa wpisywana do ewidencji to nic innego jak cena produktu, w której ujmuje się koszty transportu, instalacji, odsetek itd. Właściwie ustala się ją na trzy podstawowe sposoby. Gdy przedsiębiorca kupił środek trwały, ustala jego wartość na podstawie np. faktury lub innego dokumentu potwierdzającego cenę produktu. W przypadku, gdy składnik ewidencji środków trwałych został wytworzony samodzielnie – firma może wziąć pod uwagę wszystkie koszty, które poniosła, aby taki produkt wyprodukować. Jeśli przedsiębiorca otrzymał środek trwały w formie darowizny lub spadku – może ustalić jego wartość porównując rynkową cenę takiego samego składnika majątku.
Warto dodać, że wartość początkowa ujęta w ewidencji środków trwałych może wzrosnąć. Dochodzi wtedy do modernizacji lub ulepszenia składnika majątku, który będzie trzeba amortyzować na podstawie nowej wartości.
