Rekrutacja bez strat – jak zatrudniać mądrze i skutecznie?

Rekrutacja to szalenie ważny temat, który na stałe związany jest z prowadzeniem firmy oraz rynkiem pracy. Prawidłowo i skutecznie przeprowadzone etapy procesu rekrutacyjnego mogą znacząco wpłynąć na rozwój firmy i wzrost jej znaczenia w branży. Jak odnaleźć się w „wojnie o talenty”?

Największe firmy na świecie o zasięgu globalnym zdają sobie sprawę z tego, jak ważny jest pozytywny Employer Branding związany z rekrutacją. W ten sposób nie muszą one już martwić się wakatami lub brakami kadrowymi, ponieważ specjaliści, praktykanci i wybitne talenty same walczą o możliwość pracy w szeregach firmy. Dzięki temu korporacje takie jak Apple, Google czy Microsoft bądź Facebook mają stały dostęp do nowych pomysłów, świeżej energii, motywacji oraz wiedzy i doświadczenia swoich pracowników. Jest to siła, która samoistnie napędza rozwój firmy, co jak widać – może przynieść spektakularne efekty. Czym dokładnie jest proces rekrutacji? I dlaczego jest aż tak ważny w funkcjonowaniu firmy?

Proces rekrutacji – co to?

Proces rekrutacji to proces, w którym firmy poszukują nowych pracowników na konkretne stanowiska. W trakcie procesu rekrutacyjnego zbiera się jak największą grupę kandydatów do pracy, aby następnie przeanalizować ich dokumenty aplikacyjne i wybrane osoby zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną. W ten sposób przebieg rekrutacji składa się zazwyczaj z dwóch etapów:

• konkurs CV i listów motywacyjnych,
• rozmowa kwalifikacyjna.

Należy pamiętać, że cały proces rekrutacji wiąże się z ofertami pracy, których celem jest zainteresowanie osób, które mają odpowiednie kompetencje do zatrudnienia na danym stanowisku. Dlatego też, w celu ograniczenia kandydatów, który nie są w żaden sposób związani z działalnością firmy, konieczny jest dokładny opis stanowiska wraz z informacjami dotyczącymi zakresu obowiązków.

Rekrutacja pracowników przeprowadzana jest zazwyczaj przez samych pracodawców lub rekruterów, osoby z działu HR bądź kierowników działów, które mają braki kadrowe. Często to, przez kogo zostanie przeprowadzona rekrutacja, zależy od wielkości i budżetu firmy, a także od konkretnych potrzeb pracodawcy.

Rodzaje procesu rekrutacji

W procesie rekrutacji możemy wyróżnić dwa zjawiska, które znacząco wpływają na charakter całego przedsięwzięcia. Na rynku pracy możemy spotkać się z:

• Rekrutacją wewnętrzną

Ten rodzaj procesu rekrutacji polega na wyłonieniu odpowiedniego kandydata z szeregów pracowniczych. Podczas rekrutacji wewnętrznej stali pracownicy mogą składać swoje kandydatury, z których zostanie wybrana ta najbardziej odpowiadająca wymaganiom stanowiskowym. W wielu przypadkach odbywają się także rozmowy kwalifikacyjne z bezpośrednim przełożonym. Kiedy sprawdza się rekrutacja wewnętrzna? Zazwyczaj stosuje się ją w firmach, w których konieczna jest znajomość wewnątrzzakładowych zasad funkcjonowania, dlatego doświadczenie w szeregach tego przedsiębiorstwa jest niezwykle istotne. Plusem takiego rozwiązania jest z pewnością awansowanie pracownika, który zna się na swojej pracy oraz poznał procesy działania firmy, począwszy od najniższych stanowisk. Minusem natomiast może okazać się wybór nieodpowiedniego kandydata, który w oczach zespołu nie zasłużył na nową, często lepszą posadę. Może to być punktem budzącym niesnaski, obniżającym motywację, a nawet generującym zwiększona rotację pracowników, którzy będą zmagać się z poczuciem niesprawiedliwości.

• Rekrutacja zewnętrzną

w tym wypadku poszukiwania odpowiednich pracowników odbywają się poza zakładem pracy. Pracodawca poszukuje więc kogoś z zewnątrz, kto dopiero będzie wdrażał się w działanie i procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie rekrutacji poszukują więc kandydatów na portalach z ogłoszeniami o prace, a rekrutacja pracowników odbywa się na podstawie CV oraz rozmowy kwalifikacyjnej. Niektóre firmy praktykują nawet kilkuetapowe poziomy w procesie rekrutacji, aby zapewnić siebie większe szanse na wyłonienie odpowiedniego kandydata. Ma to miejsce szczególnie w przypadku odpowiedzialnych i kierowniczych stanowisk. Zalety takiej rekrutacji to przede wszystkim brak ryzyka zazdrości w zespole, nowe podejście do obowiązków i zapał, który na pokład wnosi nowy pracownik. Jedną z kluczowych wad jest niestety duże ryzyko rezygnacji takiej osoby, ponieważ na początku swojej drogi nie jest ona związana w żaden sposób z firmą, przez co łatwiej jej zrezygnować. Nawet w przypadku małych niepowodzeń lub nieporozumień.

Jak przebiega proces rekrutacji w małych i dużych firmach?

Warto wiedzieć, że proces rekrutacji w małych, średnich i dużych firmach znacznie się różni. Spowodowane jest to kilkoma czynnikami:

• różnica w wynagrodzeniu,
• różnica w ilości zainteresowanych kandydatów,
• większa liczba wakatów do obsadzenia,
• bardziej rozbudowany system rekrutacyjny,
• osobny dział lub firma zewnętrzna zajmująca się prowadzeniem rekrutacji.

Zazwyczaj w małych i średnich firmach procesy rekrutacyjne nie są zbyt rozbudowane. Szczególnie jeśli chodzi o stanowiska szeregowe. w średniej wielości przedsiębiorstwie podczas poszukiwań osoby na stanowisko kierownicze możliwy jest wieloetapowy proces rekrutacyjny, jednak raczej nie spotkasz takiej praktyki w osiedlowym sklepie spożywczym.

Duże firmy mają natomiast często osobne działy zajmujące się zagadnieniami rekrutacyjnymi lub korzystają z zewnętrznych firm. Cała procedura opiera się na przynajmniej kilkutygodniowych przygotowaniach, tak aby, jak najbardziej doprecyzować dokładne wymagania stawiane przed kandydatami. Tutaj należy wziąć także pod uwagę, że duże znaczenie ma liczba zainteresowanych danym stanowiskiem osób oraz konkretne kwalifikacje i warunki płacowe.

W przypadku rodzinnej firmy, zajmującej się wymianą okien lub usługami księgowymi, pracodawca będzie poszukiwał pracowników rzetelnych, być może nawet bez doświadczenia. Wynagrodzenie będzie raczej na początku oscylowało wokół najniższej krajowej, dlatego też kandydatów będzie maksymalnie kilku. Natomiast w dużej korporacji nawet na stanowisko stażysty możemy spotkać się z dużą konkurencją. W końcu doświadczenie w prestiżowej firmie z dobrymi zarobkami to doskonały początek kariery. Nie wspominając już o stanowiskach kierowniczych, na których pensje wynoszą nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Zazwyczaj konkurencja między kandydatami jest duża, dlatego też sposób przeprowadzenia rekrutacji znacznie się różni.

Proces rekrutacyjny – jak wyłonić najlepszych kandydatów?

Wybór najlepszego kandydata podczas rekrutacji nie jest wcale prosty. Nigdy nie wiadomo, w jaki sposób dana osoba podchodzi obowiązków pracowniczych, jaki ma rytm pracy, jak reaguje na krytykę i czy informacje zawarte w CV są zgodne z prawdą.

Dlatego tez rekruterzy często decydują się na kilkuetapowe rekrutacje, które składają się także z testów osobowościowych, językowych lub wymagają praktycznego rozwiązania danego problemu. W dłuższej perspektywie takie działania mogą przynieść pozytywne skutki, takie jak nakreślenie idealnego profilu kandydata w każdej firmie na dane stanowisko.

Warto też korzystać z konkretnych o dopasowanych do stanowiska pytań na rozmowie rekrutacyjnej. „Dlaczego chce Pan pracować w naszej firmie?” już dawno wyszło z mody. Obecnie ze strony rekrutera powinny paść pytania o konkretne sytuacje w poprzedniej pracy, które były stresujące dla kandydata, a mimo to znalazł on rozwiązanie problemu. Możesz wtedy przypuszczać, że w Twojej firmie również ta osoba wykaże się podobnym podejściem. Jeśli jako pracodawca lub rekruter masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące prawdomówności przyszłego pracownika, możesz zdecydować się na rozwiązanie prostych problemów, z jakimi na co dzień mierzą się Twoi pracownicy. Może to być stworzenie prostego sloganu reklamowego dla wyimaginowanej firmy, zaprojektowanie logo lub wychwycenie błędów w sprawozdaniu finansowym. Wszystko zależy od charakteru działalności firmy.

Jak optymalizować proces rekrutacyjny?

Wakat w firmie to niekorzystna sytuacja dla przedsiębiorstwa. Generuje również dodatkowe koszty i blokuje rozwój. Sama wysokość kosztów związanych z prowadzeniem rekrutacji również może okazać się zatrważająca. Jak zatem optymalizować procesy rekrutacji, tak aby szybko i skutecznie znaleźć rozwiązanie braków kadrowych i nie hamować działań rozwojowych firmy? Weź pod uwagę:

• Czas rekrutacji

Optymalnie najlepiej, jeśli całościowy czas procesu rekrutacyjnego zostanie skrócony do maksymalnie dwóch tygodni. Wiąże się to jednak z wprowadzeniem dodatkowych usprawnień takich jak dokładna analiza wymagań na danym stanowisku oraz firmowych celów i planów związanych z nowym pracownikiem. Warto także skupić się na wyliczeniu kosztu zatrudnienia i decyzji dotyczącej ile firma jest w stanie zapłacić za kandydata. Specjalista będzie droższym nabytkiem, jednak może przynieść znaczne korzyści dla firmy np. zdobyć nowych klientów. Osoba bez doświadczenia będzie wymagała mniej wkładu finansowego, choć jednocześnie więcej czasu będzie musiała poświęcić na przyuczenie się, co ostatecznie może wygenerować większy koszt zatrudnienia. Warto też zaznaczyć, że jeśli są sytuacje, w których już od kilku miesięcy wiadome jest, że będzie konieczność zatrudnienia nowego pracownika, ponieważ np. zbliża się duży projekt, warto przygotować się do procesu rekrutacji od razu.

• Selekcja CV

Kluczowym elementem optymalizacji tego etapu jest precyzyjne ustalenie, czego szukasz. Sprawa jest prosta – potrzebujesz programisty z 2-letnim doświadczeniem w tworzeniu projektów front endowych? Na początku odłóż na bok wszystkie CV, które nie spełniają tych wymagań. Nawet jeśli z 50 nadesłanych aplikacji pozostaną 3, to najpierw skup się na tych 3 kandydatach. Dopiero, jeśli coś nie wypali, możesz przeszukać resztę według nieco obniżonych wymagań. W ten sposób mozliwe skracasz czas na dokłądne czytanie CV i zastanawianie się, czy mimo braku podstawowych wymagań, dany kandydat może nadrobić to innymi umiejętnościami. Istnieje duża szansa, że już na początku procesu jedna z tych trzech osób zasili szeregi Twojej firmy.

• Wprowadzenie narzędzi rekrutacyjnych

Narzędzia ułatwiające pracę rekruterów i usprawniające procesy rekrutacyjne podbiły rynek. Nic dziwnego, w końcu we wszystkich sferach życia dążymy do optymalizacji. Z czego warto korzystać? Przede wszystkim ciekawe rozwiązania proponują systemy ATS, które umozliwiają skanowanie CV w poszukiwaniu interesujących Cię fraz. Oprócz tego, systemy te ospowiedzialne są za monitorowanie etapów rekrutacji, a także sprawną komunikację z kandydami, co znacznie ułatwia employer branding. Do najpopularniejszych narzedzi tego rodzaju zaliczyć możemy eRecruitera, AppManager oraz Workate.

• Zadbaj o candidate experience

Candidate experience, czyli doświadczenie kandydata z Twoją firmą ma kluczowe znaczenie. Jednak rezultatów tych działań raczej nie dostrzeszesz od razu. Budowanie pozytywnego wizerunku firmy, równiez wśród osób, które nie miały szansy zostać Twoimi pracownikami, to działania, które przyniosą korzyści. Jak to możliwe? Wracając do odrzuconych kandydatów z informacją zwrotną nie zamykasz sobie tych drzwi. Być może za jakiś czas, ta osoba będzie idealnie pasować do działań podejmowanych przez przedsiębiorstwo. Istnieje szansa, że jeśli Twoj firma będzie się jej dobrze kojarzyła może rozważyć ponowną aplikację. Dodatkowo warto docenić wagę marketingu szeptanego, który działa nie tylko w internecie, ale także w realnym życiu. Dzięki krążącej w środowisku pozytywnej opinii o podejści do kandyatów i pracowników, masz szansę, że dobry PR będzie kręcił się sam.

Jakie błędy w rekrutacji generują największe koszty dla firmy?

Nietrafiona rekrutacja potrafi słono kosztować – i nie chodzi tylko o czas działu HR czy budżet ogłoszeniowy. Koszty złej decyzji personalnej sięgają znacznie głębiej: wpływają na morale zespołu, ciągłość projektów i relacje z klientami. Jednym z największych błędów jest działanie w pośpiechu – zatrudnianie „kogoś na już”, bez realnej oceny dopasowania do stanowiska i kultury organizacyjnej.

Problemem bywa też źle poprowadzony onboarding – nawet dobry kandydat może szybko się wypalić, jeśli zostanie wrzucony na głęboką wodę bez wsparcia. Do tego dochodzą źle sformułowane ogłoszenia, nieadekwatne wymagania i brak feedbacku – wszystko to sprawia, że firma traci nie tylko potencjalnych pracowników, ale i reputację na rynku.

Jak usprawnić proces rekrutacyjny i zwiększyć jego efektywność?

Skuteczna rekrutacja zaczyna się długo przed publikacją ogłoszenia – od dokładnego zdefiniowania potrzeb firmy. Zamiast kopiować stary opis stanowiska, warto zastanowić się, jakie kompetencje są naprawdę potrzebne, a jakie można wykształcić w trakcie pracy. Kolejnym krokiem jest uporządkowany proces selekcji: wieloetapowe rozmowy, testy kompetencyjne i ocena dopasowania osobowościowego.

Dobrą praktyką jest zaangażowanie przyszłego przełożonego już na etapie rekrutacji – pozwala to lepiej ocenić kandydata „w akcji” i uniknąć późniejszych rozczarowań. Coraz więcej firm korzysta też z ATS-ów (systemów do zarządzania rekrutacją), które automatyzują powtarzalne zadania i pozwalają skupić się na jakości, nie ilości. Efektywna rekrutacja to nie tańsza rekrutacja – to taka, która kończy się zatrudnieniem właściwej osoby.