Jak wygląda praca przy inwentaryzacji? Ile trwa?

Inwentaryzacja jest jednym z najlepszych sposób na dodatkowy zarobek. Szczególnie w dużych sklepach, które oferują atrakcyjne wynagrodzenie dla swoich pracowników. Sprawdź, na czym polega praca ekipy inwentaryzacyjnej! 

Bezpośrednio w sklepie spotykamy zwykle tylko kasjerów, ewentualnie personel sprzątający. Nie dostrzegamy jednak tego, co dzieje się za zamkniętymi drzwiami dyskontu nocą w czasie jego zamknięcia. Inwentaryzacja to jedna z czynności, jakie muszą wykonywać sklepy by zbadać faktyczny asortyment i móc w przyszłości wyciągnąć wnioski z zarządzania handlem i zaplanować przeciwdziałanie nieprawidłowościom wykrytym w trakcie. Szczególnie duże dyskonty zatrudniają na tę okazję jednorazowo wiele osób. Inwentaryzacja świetnie sprawdza się więc jako dodatkowa praca.

Inwentaryzacja – co to jest?

Inwentaryzacja polega na spisie wszystkich produktów znajdujących się w organizacji. W sklepie miejsce ma inwentaryzacja zasobów na półkach i inwentaryzacja magazynu. Jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów – pieniężnych składników majątkowych i rzeczowych przedsiębiorstwa w porównaniu do ewidencji księgowej. Pomaga w sprawdzeniu wiarygodności sprawozdań finansowych. Dotyczy także rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek. Podstawowa inwentaryzacja jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który powinien ją przeprowadzić pod koniec miesiąca.

Rodzaje inwentaryzacji

Możemy wyróżnić kilka rodzajów inwentaryzacji. Każda z nich dotyczy innego obszaru przedsiębiorstwa.

• Spis z natury (składników majątkowych i rzeczowych)  – ten sposób przeprowadzania inwentaryzacji polega na porównaniu każdej rzeczy znajdującej się na stanie z księgami ewidencyjnymi. Pod lupę brane są często nie tylko środki przeznaczone do sprzedaży, lecz także do przechowania, używania czy przetwarzania. Spis może zostać poddany kontroli przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
• Weryfikacja stanu ewidencyjnego – polega na uzgodnieniu sald obejmujących stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych. Dotyczy wartości ciężkiej do ustalenia, np. w postaci  zobowiązań publicznoprawnych.
• Uzgadnianie sald z kontrahentem – polega na porównaniu stanów księgowych ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym (danymi, które znajdują się w rejestrach czy kartotekach). Oznacza badanie pieniędzy zgromadzonych na rachunkach bankowych, a także pożyczki i kredyty, czy inne zobowiązania, także należności.

Na czym polega inwentaryzacja?

Inwentaryzacja obejmuje zakres towarów handlowych, materiałów służących do produkcji towaru, gotowych wyrobów i półwyrobów oraz odpadów, które straciły na wartości z punktu widzenia ich początkowego przeznaczenia. Przeprowadzenie inwentaryzacji ma pomóc pracodawcom w przeciwdziałaniu odkrytym w czasie spisu faktycznego nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki, spowodowanym na przykład zbyt dużą ilością towarów na sklepie. Dzięki niej mają wgląd w różnice stanu rzeczywistego z ewidencji księgowej, a ilością towarów na sklepowych półkach i w magazynie.

Inwentaryzację należy przeprowadzić przynajmniej jeden raz w roku obrotowym. Ma miejsce zwykle pod koniec roku kalendarzowego. To na kierowniku jednostki spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Dobrze by procedura inwentaryzacji była przeprowadzona w taki sposób, aby organizacja mogła nieprzerwanie działać i realizować swoje cele.

Inwentaryzacja jako praca dodatkowa

Inwentaryzacja jest jednym z najlepszych sposobów na pracę dodatkową i bonusowy zarobek. Wiele sklepów korzysta z usług agencji pracy, które aktywnie działają na rynku i szukają kandydatów chętnych do podjęcia się takiego zadania. Wystarczy, że podeślesz im swoje CV, a pracownik z ich działu HR na pewno się do ciebie odezwie. Sprawdź, jak napisać dobre CV?

Jak wygląda praca w inwentaryzacji?

Pracownik ekipy inwentaryzacyjnej tworzy spis wszystkich towarów znajdujących się zarówno w sklepie, jak i na magazynie z wykorzystaniem odpowiednio przygotowanych do tego urządzeń, takich jak drukarka etykiet, kolektor danych czy czytniki. Zdarza się, iż niektóre firmy rezygnują z wymienionych powyżej sprzętów elektronicznych w celu przeprowadzania inwentaryzacji “na własną rękę”. Jednak bez względu na wspomagające przyrządy, pracownik musi wykazywać się rzetelnością, dokładnością oraz umiejętnością szybkiego liczenia i dobrej analizy.
Praca w inwentaryzacji trwa zazwyczaj od 10 do 12 godzin i odbywa się w godzinach nocnych.

Ile można zarobić na inwentaryzacji? Czy to się opłaca?

Stawki w pracy na inwentaryzacji są bardzo zróżnicowane. Zależą głównie od doświadczenia poszczególnych pracowników, sklepu, liczby godzin trwania inwentaryzacji oraz rodzaju umowy, którą podpisze z daną agencją pracy. Najwięcej można zarobić w sklepie odzieżowym zaś najmniej w sklepie z produktami spożywczymi. Zarobki dochodzą nawet do 35 zł brutto za godzinę pracy.

Praca w inwentaryzacji wymaga od pracownika dużej koncentracji i szybkości działania. Zwykle taka czynność jest przeprowadzana w godzinach nocnych, tylko wtedy klienci nie przychodzą do sklepu i cały proces można przeprowadzić dokładnie.

Uśredniając stawkę do 25 zł za godzinę pracy, zakładając, że pracownik będzie wykonywał jednorazowo pracę przez 12 godzin, w ciągu jednej nocy może zarobić 300 zł. Taka stawka wydaje się korzystna, jednak trzeba pamiętać, że praca ta odbywa się w godzinach nocnych. To prowadzi do zmęczenia, a nawet spadku odporności – jeśli ktoś nie jest przyzwyczajony do pracy zmianowej, w nocy, często na początku nowego roku, czyli w styczniu, gdy temperatury są naprawdę niskie. Dlatego taka forma pracy jak najbardziej jest opłacalna, pod warunkiem, że odpowiednio się do niej przygotujemy. Najlepiej udać się do pracy wyspanym, wypoczętym, po ciepłym posiłku. Dobrze także jednocześnie wziąć ze sobą kanapki i ciepłą herbatę. W trakcie ustalania warunków współpracy warto także zapytać pracodawcę o udogodnienia, jakie oferuje zatrudnionym.

Metody inwentaryzacji

Możemy wyróżnić kilka metod przeprowadzania inwentaryzacji. Dzieląc je ze względu na okres, możemy wyróżnić:

• Inwentaryzację początkową, czyli taką, która wykonywana jest na początku okresu rozliczeniowego, jeszcze zanim zapasy zostaną uzupełnione i będą przekazane do sprzedaży.
• Inwentaryzację końcową, która ma miejsce, zanim nastąpi zamknięcie roku podatkowego. W jej trakcie podlicza się zyski i straty oraz analizuje wielkość zapasów i transakcje.

Podział inwentaryzacji ze względu na częstotliwość

Natomiast dzieląc inwentaryzację na częstotliwość mamy do czynienia z:

• Inwentaryzacją roczną, która ma miejsce tylko raz w roku. W jej trakcie poddaje się analizie stan faktyczny z ewidencjonowanym.
• Inwentaryzację okresową, dokonywaną nawet kilka razy w roku. Zapasy są zatem kilkakrotnie oceniane w z góry ustalonych odstępach czasu.
• Inwentaryzacją częściową, czyli przeprowadzoną regularnie. Koncentruje się ona na konkretnych grupach zapasów np. ze względu na krótszą datę ważności.
• Inwentaryzację ciągłą, która polega na rejestracji wszystkich dostaw towarów, a także ich wydania. Dzięki temu dane ewidencji są stale aktualne. Do przeprowadzenia inwentaryzacji konieczne jest dysponowanie odpowiednim oprogramowaniem.

Etapy inwentaryzacji

Możemy wyróżnić kilka głównych etapów inwentaryzacji.

• Etap przygotowawczy

Polega na czynnościach formalnych, dopełnieniu wszelkich procedur związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Po utworzeniu zespołów spisowych osób zaangażowanych w inwentaryzację zarządza się odpowiednimi dokumentami i dokonuje się oznaczenia wszystkich produktów poddanych ewidencji.

• Przeprowadzenie spisu z natury

W trakcie spisu wszystkie produkty należy dokładnie przeanalizować pod kątem zaewidencjonowania. Dopiero zebrane na tym etapie dane można porównać ze stanem księgowym. Pracownicy zajmują się inwentaryzacją, dokonując szczegółowego spisu ręcznie, na papierze bądź z wykorzystaniem oprogramowania. Kluczowe jest wykorzystanie czytników do kodów kreskowych znajdujących się na produktach.

• Porównanie spisu ze stanem księgowym

Na tym etapie porównuje się dane za pomocą spisu faktycznego stanu, z tymi który widnieje w księgowości. To umożliwia zobrazowanie różnic i wykrycie ewentualnych błędów. Ustala się niedobory i nadwyżki towaru, co pomaga w opracowaniu strategii postępowania z nimi.

• Aktualizacja informacji z zapisów księgowych

Gdy w czasie inwentaryzacji jej efekty zostaną już spisane, należy zaktualizować informacje systemowe. W dokumentacji inwentaryzacyjnej należy oznaczyć stan faktyczny produktów. Na tym etapie podejmuje się także decyzje w sprawie nadwyżek i niedoborów oraz określa ich rozliczenie.

• Zakończenie inwentaryzacji

Cały proces inwentaryzacji kończy się opracowaniem sprawozdania finansowego, które w przyszłości może posłużyć do wyciągania lepszych wniosków i ustalania nowych postępowań w obrocie produktów. Sprawozdanie należy archiwizować.

Ile trwa inwentaryzacja?

Inwentaryzacja zwykle trwa kilka godzin, zatem jest to dobra forma na jednorazowe dorobienie sobie niewielkiej sumy pieniędzy. Praca w nocy źle wpływa na zdrowie, dlatego inwentaryzacja to nie jest dobra opcja dla wszystkich. To korzystne rozwiązanie dla uczniów i studentów, którzy mając na uczelni dni wolne, mogą później odespać nocną pracę.

Kto musi przeprowadzić inwentaryzację?

Konieczność przeprowadzania inwentaryzacji reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 2003 roku o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Inwentaryzację przeprowadza każda firma, która posiada w swojej jednostce składniki aktywów, jakimi są towary handlowe, czy materiały podstawowe i pomocnicze. To oznacza, że wszystkie przedsiębiorstwa, które zajmują się handlem i produkcją, muszą taką inwentaryzację przeprowadzać. Kodeks Karny Skarbowy za zaniechanie obowiązku inwentaryzacji narzuca na przedsiębiorcę karę grzywny w wysokości nawet 240 stawek dziennych.

Obciążenie pracownika po inwentaryzacji. Czy jest możliwe? 

Weryfikowanie stanu ewidencyjnego czasem kończy się wykryciem różnic. Jak czytamy na stronie Rzeczpospolitej, wyróżniamy: 

• niedobory i nadwyżki niezawinione, w których to nie występuje odpowiedzialność osoby, której powierzono składniki majątku; 
• ubytki naturalne mieszczące się w granicach norm i limitów, czyli na przykład parowanie, czy wykruszenie; 
• niedobory i nadwyżki pozorne, podlegające kompensacie – powstają w wyniku pomyłek, błędów w dokumentach i ewidencji; 
• niedobory zawinione – powstałe w wyniku zaniedbań, nadużyć, niedostatecznego zabezpieczenia czy ochrony. 

Czasem można się spotkać z praktyką, w której pracodawcy w przypadku stałego zatrudnienia oczekują, że pracownicy inwentaryzacji uregulują z własnej kieszeni niedobory ujawnione w trakcie procesu. Rzeczywiście jest to możliwe, pod warunkiem, że pracownik inwentaryzacji zgodzi się na takie rozliczenie. Pracownik musi wyrazić zgodę na potrącenia w związku z inwentaryzacją na piśmie. Pracownik może jednak uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli udowodni, że różnice nie powstały z jego winy.

Jak wygląda inwentaryzacja? Czy jest trudna? 

Praca przy inwentaryzacji odbywa się w różnorodnych systemach czasu pracy. Sama w sobie nie jest wyjątkowo skomplikowana. Chociaż oczywiście zależy to od konkretnego miejsca pracy. Zwykle jednak wystarczy krótkie przeszkolenie, aby pracownik mógł zacząć wykonywać swoje obowiązki efektywnie. Jednak jest to praca wymagająca fizycznie.

Ze względu na jednorazowy charakter pracy, wymaga ona koncentracji przez wiele godzin w ciągu nocy. Ponadto trzeba dużo chodzić, stać, schylać się. Jest to męczące dla nóg i pleców. Praca pracownika inwentaryzacji wiąże się także z przenoszeniem i niekiedy ciężkich przedmiotów, co także jest wymagające fizycznie. 

Metody działania pracownika inwentaryzacji łączą w sobie także elementy wydajności umysłowej, ponieważ trzeba zachować skupienie, aby nie pomylić się w liczeniu i rejestracji danych. Wymaga więc precyzji. Warto także pamiętać, że jest to zadanie o charakterze zespołowym. Członkowie zespołu w trakcie zmiany komunikują się ze sobą, dzielą się informacjami na temat stanu produktów. To sprawia, że występuje ryzyko drobnych konfliktów, jeśli pracodawca nie zadba o sprawną komunikację. 

Kandydaci mogą się obawiać wykorzystania skanerów i systemów informatycznych, lecz zwykle narzędzia te są na tyle intuicyjne, że ich zastosowanie nie sprawia problemów. Trudy wykonywania inwentaryzacji różnią się w zależności od konkretnego zakładu pracy. Warto na rozmowie kwalifikacyjnej zapytać, jakie są konkretne oczekiwania względem kandydata.