Utrata zaufania jako przyczyna wypowiedzenia to działanie zgodne z prawem. Pracodawca jednak nie zawsze może użyć jej jako argumentu do zwolnienia pracownika. Dowiedz się, kiedy utrata zaufania może być powodem utraty pracy i pobierz wzór wypowiedzenia umowy.
Zgodnie z art. 30 §4 Kodeksu pracy pracodawca, składając oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony albo o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, ma obowiązek wskazać konkretną i prawdziwą przyczynę tej czynności. Jednym z powodów wypowiedzenia może być utrata zaufania, ale tylko gdy znajduje oparcie w obiektywnych i racjonalnych przesłankach, a nie w subiektywnych ocenach pracodawcy. Art. 52 Kodeksu pracy nie przewiduje „utraty zaufania” jako samodzielnej podstawy rozwiązania bez wypowiedzenia. Tryb dyscyplinarny jest dopuszczalny wyłącznie w przypadkach wskazanych w tym przepisie (ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków, określone przestępstwo, zawiniona utrata uprawnień). Zatem „utrata zaufania” może uzasadniać wypowiedzenie, jeśli jest należycie skonkretyzowana faktami; do rozwiązania bez wypowiedzenia konieczne jest spełnienie ustawowych przesłanek z art. 52 kp.
Czytaj także: wypowiedzenie umowy – wzór uniwersalny
Spis treści
Utrata zaufania jako przyczyna wypowiedzenia umowy. Kiedy jest powodem zwolnienia?
Pracodawca ma prawo zwolnić zatrudnionego, jeśli ma powód. Utrata zaufania do pracownika jako przyczyna wypowiedzenia sama w sobie nie może być takim powodem. W tej sprawie istotny jest wymóg konkretności. To znaczy, że utrata zaufania do pracownika musi mieć podstawę w obiektywnych faktach. Przesłanki do zwolnienia powinny być racjonalne, a nie wynikać np. z uprzedzeń pracodawcy. Ponadto to właśnie pracodawca musi wykazać, jak doszło do utraty zaufania.
Art. 52 Kodeksu pracy określa bowiem jasno, że jedyne sytuacje, w których możliwe jest wypowiedzenie umowy o pracę w trybie natychmiastowym:
§ 1. Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie:
1) ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
2) popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
3) zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.
Utrata zaufania do pracownika: przykłady
Utrata zaufania do pracownika jako przyczyna wypowiedzenia może mieć miejsce wówczas, gdy pracownik dopuści się czynności, które obiektywnie miały prawo pozbawić pracodawcę zaufania do zatrudnionego. Przykładowe zachowanie pracownika może dotyczyć:
- naruszenia lojalności poprzez działania wymierzone przeciwko pracodawcy,
- niedbałego wykonywania obowiązków pracowniczych,
- braku porozumienia ze względu na odmienną wizję prowadzenia zakładu pracy,
- sprzecznego z prawdą rozliczania mienia pracodawcy przez pracownika,
- naruszenia regulacji finansowych przez pracownika zajmującego się księgowością.
Utrata zaufania do pracownika – orzecznictwo
Przykład próby wypowiedzenia umowy ze względu na utratę zaufania może stanowić wyrok z Sądu Najwyższego z dnia 25 listopada 1997 r. (I PKN 385/97, Lex, OSNP 1998/18/538) brzmiący:
Utrata zaufania do pracownika może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę, jeżeli znajduje oparcie w przesłankach natury obiektywnej oraz racjonalnej i nie jest wynikiem arbitralnych ocen lub subiektywnych uprzedzeń. (…) Także w przypadku, gdy uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia byłaby utrata zaufania spowodowana naruszeniem „zwykłych” obowiązków pracowniczych, konieczne jest wskazanie konkretnej i rzeczywistej przyczyny oraz obiektywnych i racjonalnych przesłanek utraty zaufania, które wykluczają subiektywne i arbitralne oceny pracodawcy
Z powyższego wynika więc, że utrata zaufania do pracownika uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy wyrokowane jest obiektywnie i stanowi znaczącą przeszkodę w kontynuowaniu dalszej współpracy przełożonego z pracownikiem. Nie może wynikać z subiektywnych uprzedzeń pracodawcy.
Z kolei wyrok ws. o sygn. akt I PK 187/15 udowadnia poniekąd, że sama utrata zaufania pracodawcy nie powinna także wynikać ze złej organizacji pracy w firmie, która utrudnia pracownikom należyte wykonywanie swoich obowiązków. Warto także pamiętać, że zwolnienie nawet uniewinnionego od zarzutu działania na szkodę pracodawcy zatrudnionego może zostać uznane przez sąd za zasadne:
(…) nie tyle istotna jest sama utrata zaufania pracodawcy do pracownika, co przyczyny, które ją spowodowały. W orzecznictwie zawsze analizuje się w ten sposób zasadność powołania się pracodawcy na utratę zaufania jako przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę i wskazuje się okoliczności, które leżały u jej podstaw. (…) niewłaściwa organizacja pracy, uniemożliwiająca pracownikowi punktualne wykonywanie obowiązków, nie może uzasadniać utraty zaufania do pracownika i wypowiedzenia z tego względu umowy o pracę. Również odmowa złożenia oświadczenia, że pracownik będzie informował przełożonego o wykonywaniu czynności zgodnie z ustalonym przez przełożonego harmonogramem, nie może uzasadniać wypowiedzenia.
Mieszkasz w Poznaniu? Znajdź interesujące zatrudnienie w zakładce praca: Poznań
Utrata zaufania do pracownika a odprawa
Odprawa należy się wyłącznie tym pracownikom, którzy zostali zwolnieni z powodów niezależnych od nich np. ekonomicznych, takich jak bankructwo zakładu pracy. Taką przyczyną nie jest utrata zaufania do pracownika. Podstawa prawna (ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników) zwalnia zatem pracodawcę z obowiązku wypłaty odprawy w razie wypowiedzenia z powodu będącego przyczyną utraty zaufania. Jeśli więc dochodzi do naruszenia obowiązków pracowniczych, które stanowią często – przyczyny utraty zaufania, nie możemy mówić o odprawie.
Utrata zaufania do pracownika na stanowisku kierowniczym
Zgodnie z orzecznictwem sądu (wyroku z dnia 10 sierpnia 2000 roku sygn. I PK 1/00 Sąd Najwyższy) utrata zaufania do pracownika na stanowisku kierowniczym ma inne znaczenie. Może ona stanowić powód do wypowiedzenia umowy nawet wtedy, gdy ciężko jest przypisać zatrudnionemu winę. Ważne by jego zachowanie i spowodowana nim utrata zaufania wynikła z obiektywnych powodów o cechach naruszania obowiązków pracowniczych. Mowa o sytuacjach, w których osoba pełniąca stanowisko kierownicze niedbale podchodzi do obowiązków na rzecz dobra i mienia pracodawcy, co oznacza, że zaistniałą obiektywna naganność zachowania pracownika zajmującego stanowisko kierownicze.
Wypowiedzenie umowy – utrata zaufania: wzór
Wypowiedzenie umowy ze względu na utratę zaufania do pracownika powinno być poparte odpowiednią przyczyną. Dlatego samą utratę zaufania należy uzasadnić na piśmie i napisać jak do tego doszło. Przykład stanowi poniższy wzór.
Pobierz: utrata zaufania do pracownika – wzór wypowiedzenia
………………………………
(miejscowość, data)
……………………………..…
……………………………….
………………………….…….
(nazwa i adres pracodawcy)
…………………………………………
………..……………………………….
(imię i nazwisko, adres pracownika)
Wypowiedzenie umowy o pracę
Wypowiadam Panu/Pani umowę o pracę zawartą w dniu …………… pomiędzy pracownikiem ……………………………………………….…… a pracodawcą: ……………………………………………………
z zastosowaniem ………………….……….. okresu wypowiedzenia, który upłynie dnia ……..…
Powodem wypowiedzenia umowy o pracę jest utrata zaufania spowodowana ……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Jednocześnie informuję, że w terminie 21 dni od dnia otrzymania pisma przysługuje
Panu/Pani prawo odwołania do Sądu Pracy …………………………………………………………….
(wskazanie sądu pracy)
………………………………………
(potwierdzenie otrzymania pisma)
Utrata zaufania nie powinna być wykorzystywania przez pracodawcę zbyt pochopnie lub ze względu na próbę uniknięcia konieczności wypłacenia odprawy. W razie podejrzeń w tym kierunku pracownik może dochodzić swoich praw w sądzie pracy.
Zwolnienie z powodu utraty zaufania do pracownika z punktu widzenia pracodawcy
Warto zauważyć, że w kontekście wszelkich okoliczności faktycznych pracodawca musi uzasadnić wypowiedzenie umowy o pracę, jednak przedstawienie powodu związanego z ogólnikowym pojęciem utraty zaufania to za mało i może wiązać się z nadużyciem tego sformułowania. Do sytuacji takich nadużyć dochodzi dość często, ponieważ pracodawcy nie do końca wiedzą, jak poprawnie przeprowadzić zwolnienie, którego powodem jest obiektywna utrata zaufania do pracownika.
Wiadomo, że zanim dojdzie do podjęcia ostatecznej decyzji o zwolnieniu, to pracodawca może podjąć szereg działań, w których informuje pracownika o możliwych konsekwencjach jego zachowania oraz wskazuje mu sektory, które należałoby poprawić. Możliwe jest zastosowanie kary upomnienia lub nagany, a w lżejszych sytuacjach wystarczy szczera rozmowa lub notatka służbowa. Chodzi przede wszystkim o to, aby mieć jakiekolwiek dowody w przypadku, gdy dojdzie do eskalacji sytuacji, co będzie wiązało się z podjęciem ostatecznych kroków, takich jak wypowiedzenie.
Na stronie kancelaria-mklegal.pl znajdziemy informację, dotyczącą ważności takiego systematycznego informowania pracownika o sytuacji:
(…) jeśli pracownik uprzednio był informowany o zarzutach kierowanych do niego i do jego pracy, to wskazanie pracownikowi w piśmie wypowiadającym umowę o pracę tylko „utraty zaufania” wydaje się, iż wystarczająco konkretyzuje tę przyczynę wobec faktu, iż pracownik już wie jaka jest przyczyna takiego wypowiedzenia. Zatem niedopuszczalne są sytuacje, w których pracodawca ogólnikowi formułuje zarzut „utraty zaufania” dopiero w wypowiedzeniu umowy o pracę bez podania wszystkich szczegółów i konkretnych obiektywnych i realnych zarzutów wobec danego pracownika.
Jak prawidłowo udokumentować utratę zaufania, aby nie przegrać sporu w sądzie pracy?
Pracodawca powinien krok po kroku gromadzić dowody, które pokazują konkretne fakty, a nie ogólne odczucia – od notatek służbowych, przez e-maile i protokoły, po opis szkody lub ryzyka dla mienia pracodawcy, jeśli takie wystąpiło. Kluczowe jest, aby w oświadczeniu pracodawcy o rozwiązaniu umowy jasno opisać zdarzenia, daty, świadków i skutki, wskazując cechy naruszenia obowiązków pracowniczych (np. brak staranności, nieprzestrzeganie procedur, naruszenie poufności). W razie sporu sąd ocenia, czy przyczyny są realne i obiektywne, więc dokumentacja musi pokazywać ciąg zdarzeń i reakcje pracodawcy, w tym wcześniejsze rozmowy korygujące i upomnienia.
Warto wykazać, że pracodawca działał proporcjonalnie: próbował naprawić sytuację przed decyzją o wypowiedzeniu oraz rozważał zachowania okresu wypowiedzenia, a dopiero brak poprawy uzasadnił ostrzejszy krok. Jeżeli dotychczasowy przebieg współpracy był dobry, można krótko wskazać, że pracodawca nadal darzył pracownika zaufaniem do pewnego momentu, ale konkretne zdarzenie/ciąg zdarzeń to zaufanie obiektywnie przełamało, co jest ważne dla oceny racjonalności decyzji.
Jak sformułować przyczynę w piśmie, by była „konkretna i rzeczywista”, a nie ogólnikowa?
W treści wypowiedzenia nie wystarczy wpisać „utrata zaufania” – należy powiązać ją z opisem zachowania pracownika, datami i skutkami, podkreślając cechy naruszenia obowiązków pracowniczych (np. nieterminowość wpływająca na kontrakt, błędy w rozliczeniach, naruszenie polityki dostępu do danych). Dobrą praktyką jest wskazanie, jakie normy lub procedury zostały naruszone, jakie ryzyko dla mienia pracodawcy powstało oraz jakie działania korygujące wcześniej zastosowano, co nadaje wagę oświadczeniu pracodawcy i ogranicza spór co do faktów.
Jeżeli pracodawca decyduje się na rozwiązania umowy za wypowiedzeniem, powinien od razu określić długość i zasady zachowania okresu wypowiedzenia oraz obowiązki w tym czasie (np. przekazanie zadań, rozliczenie sprzętu). W sytuacjach granicznych warto wyjaśnić, dlaczego – pomimo wcześniejszej dobrej współpracy – pracodawca nie mógł nadal darzyć pracownika zaufaniem po określonych incydentach, akcentując ich obiektywną wagę i powtarzalność. Zadbane, szczegółowe uzasadnienie ułatwia obronę decyzji w razie odwołania pracownika i zmniejsza ryzyko, że sąd uzna przyczynę rozwiązania umowy za zbyt ogólną lub pozorną.
Utrata zaufania jako podstawa zwolnienia – do zapamiętania
Utrata zaufania do pracownika budzi wiele pytań wśród pracodawców i zatrudnionych w kontekście prawa pracy. Poniższe punkty omawiają kluczowe kwestie na podstawie Kodeksu pracy i orzecznictwa.
Czy utrata zaufania uzasadnia wypowiedzenie?
Utrata zaufania może być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie umowy o pracę, o ile opiera się na obiektywnych i racjonalnych faktach, a nie subiektywnych odczuciach.
Kiedy wykluczone jest rozwiązanie bez wypowiedzenia?
Art. 52 Kodeksu pracy nie przewiduje utraty zaufania jako samodzielnej podstawy do natychmiastowego zwolnienia; dopuszczalne jest ono tylko przy ciężkim naruszeniu obowiązków lub innych ściśle określonych przesłankach.
Jakie zachowania prowadzą do utraty zaufania?
Przykłady obejmują naruszenie lojalności, nienależyte wykonywanie powierzonych obowiązków czy fałszywe rozliczanie mienia pracodawcy, zawsze poparte konkretnymi faktami.
Czy konieczna jest wina pracownika?
Nawet bez możliwości przypisania winy pracownikowi utrata zaufania uzasadnia wypowiedzenie, jeśli zachowanie obiektywnie narusza obowiązki, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych.
Czy przysługuje odprawa?
Przy zwolnieniu z powodu utraty zaufania odprawa nie przysługuje, ponieważ nie jest to przyczyna niezależna od pracownika, jak np. likwidacja stanowiska.
