Jak założyć biuro podróży? Poznaj koszty

Otwarcie biura podróży to Twoje marzenie? Jeśli kochasz podróże, to z pewnością tak. Własne biuro podróży to sposób na połączenie pracy i pasji. Możesz dawać ludziom piękne wspomnienia i jednocześnie na tym zarabiać! Dowiedz się, jak założyć biuro podróży i z jakimi formalnościami wiąże się jego prowadzenie.

Prowadzenie własnego biznesu to cel, do którego dąży wiele przedsiębiorczych osób. Nie każdemu udaje się sięgnąć realizacji marzeń. Otwarcie firmy wymaga nie tylko pozyskania na ten cel funduszy, ale i wielu formalności. Wiele także zależy od biznesu, jaki chcemy prowadzić. Jeśli kochasz podróże, z pewnością zastanawiałeś się nad otwarciem własnego biura podróży. Sprawdźmy, czy trudno jest zrealizować ten cel.

Własne biuro podróży – jak otworzyć? Od czego zacząć?

Otwarcie biura podróży warto rozpocząć od poszerzenia własnej wiedzy na temat branży turystycznej. Nawet jeśli wydaje Ci się, że wiesz już na ten temat całkiem dużo, lepiej poszukać informacji z pierwszej ręki. Spróbuj dotrzeć do osób, które same znają branżę od strony zawodowej i mogą podzielić się z Tobą swoim doświadczeniem. W sieci znajdziesz bezpłatne źródła wiedzy, ale i profesjonalne kursy doszkalające. Musisz m.in. wiedzieć, jak zarządzać biurem podróży, czy w jakich sposób dokonuje się rezerwacji. Pamiętaj, że biuro podróży polega na pracy z klientem. Musisz także poznać wszelkie tajniki profesjonalnej obsługi klienta. 

Kolejny punkt stanowi analiza rynku. Jeśli w miejscowości, w której chciałbyś otworzyć swoje biuro podróży, już teraz na każdym rogu znajduje się taka działalności, powinieneś wybrać inną lokalizację, lub zaoferować swoim klientom coś wyjątkowego, czym wyróżnisz się na tle konkurencji. Spróbuj zdefiniować preferencje klientów i określ swoją grupę docelową. 

W otwarciu biznesu pomoże Ci profesjonalny biznesplan. Powinieneś w nim zdefiniować własne cele, strategie marketingowe i plan finansowy. Przeanalizuj także rynek pod względem regulacji prawnych. Poznaj wykorzystywane w branży technologie, poszukaj kontrahentów. Pamiętaj także, że branża turystyczna ewoluuje. Musisz być zawsze gotowy na zmiany, gdyż obecnie aktualne trendy, mogą ulec zmianie.

Własne biuro podróży. To musisz wiedzieć, zanim je otworzysz

Jeśli myślisz o otwarciu biura podróży, powinieneś wiedzieć, że jest to nazwa potoczna. W rzeczywistości Twoja działalność może koncentrować się na:

• organizacji imprez turystycznych, planowaniu wycieczek w kraju i za granicą;
• pośrednictwie turystycznym, np. w zakresie rezerwacji przelotów, czy wynajmowania hoteli;
• pośrednictwie w zawieraniu umów na rzecz organizatorów turystyki (agencja turystyczna). 

Jak założyć biuro podróży? Wybór formy prawnej

Kto może założyć biuro podróży? Może to zrobić jedynie osoba pełnoletnia. Jak w przypadku każdej innej działalności gospodarczej w Polsce, przedsiębiorca musi tylko wybrać formę prawną w oparciu, o którą jego biznes będzie funkcjonować. Otwarcie biura podróży uniemożliwia jedynie spółka partnerska. Wybór nie może paść na nią ze względu na brak spełnienia warunku tzw. wolnego zawodu. Jakie możliwości przedsiębiorca ma do wyboru?

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Przedsiębiorca zakładający działalność jako osoba fizyczna musi dokonać wpisu do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej. Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z nadaniem firmie nazwy składającej się z imienia i nazwiska wraz z dodatkowym wyrazem wskazującym na zakres działalności. W tej opcji przedsiębiorca w pełni odpowiada za zobowiązania własnym majątkiem i jest płatnikiem podatku dochodowego. Wysokość podatku wynosi 12% lub 32% w zależności od uzyskanych przychodów, lub stałą stawkę 19% w przypadku podatku liniowego.

Spółka cywilna

W spółce cywilnej przedsiębiorcami są jej wspólnicy. Każdy z nich musi posiadać wpis do CEiDG oraz status wspólnika spółki cywilnej. Wspólnikiem spółki cywilnej zostaje się przez zawarcie umowy. Spółka nie wymaga kapitału zakładowego. Spółka sama w sobie jest płatnikiem podatków.

Spółka jawna

Otwarcie biura podróży jako spółka jawna ze względu na charakter osobowy wiąże się z koniecznością rejestracji w systemie Krajowego Rejestru Sądowego. W nazwie spółki musi się znajdować nazwisko przynajmniej jednego wspólnika. Podatnikami podatku dochodowego spółki są wspólnicy i odpowiadają oni za zobowiązania własnym majątkiem. Prawo podatkowe jest jak w spółce cywilnej.

Spółka komandytowa

Tylko jeden wspólnik w spółce komandytowej ponosi odpowiedzialność za zobowiązania tzw.  komplementariusz. Reszta wspólników odpowiada w takiej wysokości jak zadeklarowane przez nich kwoty. Do założenia spółki wymagane jest zawarcie aktu notarialnego. Obowiązkiem spółki jest jej rejestracja w KRS, posiadanie NIP i REGON.

Spółka komandytowo-akcyjna

Jako osobowa spółka prawa handlowego spółka stanowi przedsiębiorcę. Zobowiązania spółki są w pełni pokrywane przez jednego wspólnika. Jak założyć biuro podróży w tej formie? Wymagany jest akt notarialny, kapitał zakładowy min. 50 000. Wymagana jest rejestracja spółki w KRS. Płatnikiem podatku dochodowego jest spółka. Wadą spółki komandytowo-akcyjnej jest konieczność sporządzania skomplikowanych formalności.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga 5 tys. zł kapitału zakładowego. Otwarcie biura podróży jako sp. z o.o. cechuje własna osobowość prawna i uniezależnienie od majątku wspólników. Zobowiązania nie będą więc pobierane z ich majątku. Zysk spółki jest wypłacony wspólnikom jako dywidenda. Spółka jest płatnikiem CIT i VAT.  Konieczna  jest rejestracja w KRS, nadanie NIP i REGON.

Spółka akcyjna

W spółce akcyjnej majątek wspólników również nie jest zagrożony, ponieważ ze względu na własną osobowość prawną, spółka sama odpowiada za zobowiązania. Do jej założenia wymagany jest wysoki kapitał zakładowy 100 000 zł. Tak jak w przypadku poprzedniej formy prawnej, spółka odprowadza CIT, a zyski są wypłacane jako dywidendy.

Jak założyć biuro turystyczne – forma opodatkowania

Jak najlepiej opodatkować biuro podróży? Najpowszechniejszym sposobem są zasady ogólne.

• W tym przypadku podatnik odprowadza 12% podatku po zmniejszeniu kwoty lub 32% od nadwyżki powyżej 120 000 zł dochodu. Kwotę podatku można obniżyć o ustawowo przewidziane ulgi.
• Podatek liniowy wiąże się ze stałą stawką w wysokości 19%. Na tej formie skorzysta własne biuro podróży, które odnotowuje naprawdę duże dochody, nie mniejsze niż 100 000 zł.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W tym przypadku podatek odprowadza się od przychodu. Wysokość ryczałtu dla biur podróży to 17%. Nie ma jednak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem, czy korzystania z ulgi na dzieci.

Biuro podróży: jaki PKD?

Przy założeniu działalności konieczne jest wskazanie kodu PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), który ogólnie określa jej rodzaj. Otwarcie biura podróży oznacza wybór spośród trzech kodów PKD.

• 79.11.A dla działalności agentów turystycznych jako agencja turystyczna.

Działalność agencji turystycznej polega na pośredniczeniu w zawieraniu umów z organizatorami turystyki, którzy mają odpowiednie zezwolenia. Nie wymaga wpisu do rejestru organizatorów turystyki, gwarancji bankowych i ubezpieczeń.

• 79.11.B dla działalności pośredników turystycznych jako pośrednictwo.

Usługodawca na zlecenie klienta zawiera umowy ze świadczeniodawcami usług turystycznych. Wówczas działalność polega na podpisywaniu umów w imieniu klienta na wynajem noclegu, czy rezerwację przelotów. Własne biuro podróży wymaga ubezpieczenia oraz gwarancji bankowej. Następnie musi postarać się o wpis do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych u marszałka województwa.

• 79.12.Z jako działalność organizatorów turystyki (organizacja).

Polega na przygotowywaniu i planowaniu wycieczek, czy imprez turystycznych.

Koszty założenia biura podróży

Koszty założenia biura turystycznego to przede wszystkim wynajęcie lokalu, które są ściśle uzależnione od jego lokalizacji. Wysokość wynajmu potrafi wynieść minimum 2 tysiące złotych. Trzeba brać pod uwagę również wyposażenie lokalu. Niezbędny jest sprzęt komputerowy i instalacja odpowiednich systemów oraz programów wspomagających pracę i magazynowanie danych przedsiębiorstwa. W zależności od egzemplarzy są to koszty kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Trzeba mieć oczywiście fundusze na pokrycie wynagrodzeń pracowników. Najniższe wynagrodzenie pracownika stanowi dla pracodawcy kwotę w wysokości 4242 zł brutto od stycznia 2024 r., z czego pracownik otrzymuje ok. 3200 zł. Własne biuro podróży musi mieć również fundusze na zaliczki dla hoteli, jeśli przyjmuje taktykę, w której klienci ich nie pokrywają na początku.

Jak założyć internetowe biuro podróży?

Internetowe biuro podróży zwalnia z części kosztów, jednak jest pełnoprawną firmą, która musi być zarejestrowana. Należy dokonać wpisu do CEiDG w Urzędzie Gminy lub Miasta. Internetowe biuro podróży generuje jednak inne koszty niż np. wynajem lokalu. Zamiast tego przedsiębiorca musi finansować marketing internetowy, ze szczególnym naciskiem na pozycjonowanie strony internetowej w przeglądarce. Im strona będzie wyżej, tym więcej klientów przyciągnie.

Jak otworzyć biuro podróży? Franczyza jednym ze sposobów

Jeśli przedsiębiorca nie jest gotów na stopniowe wspinanie się po szczeblach kariery i pokonywanie konkurencji w pocie czoła, może się zdecydować na franczyzę.

Franczyza polega w tym wypadku na pozyskaniu tzw. pakietu/licencji franczyzowej od znanej marki – biura podróży. W ten sposób przedsiębiorca na starcie zyskuje całą koncepcję prowadzenia biura podróży od popularnej agencji pod marką, której działa.

Biuro podróży, jakie oferuje franczyza, otrzymuje na start znak towarowy, zbiór zasad wspomagających prowadzenie biura turystycznego, szkolenia i materiały mówiące, jak otworzyć lokal. Czasem od kandydatów franczyzy oczekuje się odpowiednich predyspozycji, czy już posiadania praw do siedziby w dobrej lokalizacji, a nawet doświadczenia.

Biuro podróży w Polsce a VAT

W przypadku gdy własne biuro podróży wygeneruje obroty roczne mieszczące się w 200 000 zł, wówczas przedsiębiorca nie musi odprowadzać podatku VAT. Powyżej tych dochodów  stawka VAT wynosi 23%. Podatek VAT w przypadku biura podróży można odliczać również od marży. Dla działalności związanej z turystyką obowiązują szczególne procedury, które umożliwiają określenie podstawy opodatkowania jako marży pomniejszonej o kwotę należnego podatku. 

Art. 119 ust. 1 ustawy o VAT:

Podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku, z zastrzeżeniem ust. 5.

Marża to różnica między kwotą, jaką płaci nabywca usługi, a kosztami poniesionymi przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty (m.in. zakwaterowanie, ubezpieczenie, wyżywienie). 

Art. 119:

Usługi turystyki podlegają opodatkowaniu stawką podatku w wysokości 0 %, jeżeli usługi nabywane od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty są świadczone poza terytorium Unii Europejskiej.

Jeżeli usługi nabywane od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty są świadczone zarówno na terytorium Unii Europejskiej, jak i poza nim, to usługi turystyki podlegają opodatkowaniu stawką podatku w wysokości 0 % tylko w części, która dotyczy usług świadczonych poza terytorium Unii Europejskiej.

Jeśli otwarte biuro podróży świadczy usługi na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, przedsiębiorca zobowiązany jest do zakupu kasy fiskalnej, na którą może uzyskać ulgę. Obowiązek zakupu pojawia się w momencie przekroczenia obrotu w wysokości 20 000 zł. Przedsiębiorca ma na zakup kasy fiskalnej 2 miesiące od ostatniego dnia miesiąca, w którym przekroczył limit obrotów.

Założenie biura podróży a ZUS

Właściciel biura podróży musi się zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od założenia biura turystycznego. Zgłoszenia dokonuje na druku ZUS ZUA, jeśli działalność jest jego jedynym źródłem dochodu. Jeśli pracuje również gdzieś indziej, zgłasza się na druku ZUS ZZA.

Własne biuro podróży i ulga na start

Przez 6 miesięcy prowadzenia biura turystycznego można nie płacić składek na ubezpieczenie społeczne, jeżeli przedsiębiorca skorzysta z tzw. ulgi na start. Aby móc z niej skorzystać, właściciel biura podróży musi być osobą fizyczną, a własne biuro podróży musi być jego pierwszą działalnością gospodarczą lub taką, którą zakłada po 60-miesięcznej przerwie. Przedsiębiorca nie może także podlegać ubezpieczeniu w KRUS.

Z ulgi mogą skorzystać osoby fizyczne, prowadzące firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub będące wspólnikami spółek cywilnych i które nie wykonują działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności. Ulga na start to świetny sposób na obniżenie swoich kosztów na początku prowadzenia działalności. W tym czasie przedsiębiorcy nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak ulga nie obejmuje ubezpieczenia zdrowotnego. Przedsiębiorca musi więc się zarejestrować do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać co miesiąc składkę zdrowotną. Aby skorzystać z ulgi, w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności, należy zgłosić się w ZUS do ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu zaczynającym się od cyfr 05 40.

Możliwe jest również skorzystanie z tzw. preferencyjnych składek ZUS, których wysokość jest uzależniona od przeciętnego wynagrodzenia w Polsce (wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku). Z preferencyjnych składek można korzystać przez 2 lata.

Marketing biura podróży

Jeśli chcesz przyciągnąć klientów i zwiększyć swoje zyski, musisz zadbać o widoczność swojej firmy. Przede wszystkim, Twoje biuro podróży powinno mieć atrakcyjną stronę internetową. Często, zanim klienci przyjdą do stacjonarnej placówki, najpierw zapoznają się z ofertą na stronie firmy. Jeśli będą mieli trudności z odnalezieniem interesujących ich informacji, mogą wybrać inne biuro. Na Twojej stronie powinny znaleźć się informacje o ofertach dane kontaktowe, a także opinie klientów. 

Powinieneś także zadbać o obecność w mediach społecznościowych. Stwórz stronę firmową na Facebooku, Instagramie i LinkedInie. Udostępniaj regularnie ciekawe publikacje i atrakcyjne zdjęcia. Utrzymuj stały kontakt z odbiorcami, reaguj na ich komentarze i prywatne wiadomości. Aby zwiększyć znaczenie swojej firmy jako eksperta, możesz założyć firmowego bloga w tematyce podróży. Opisuj ciekawe miejsca, udekoruj je zachęcającymi zdjęciami. Być może w ten sposób sprawisz, że ktoś zechce skorzystać z usług turystycznych Twojej firmy. Pamiętaj, by treści optymalizować pod kątem SEO. Dzięki temu zyskasz wysokie miejsce w wyszukiwarce i trafi do Ciebie więcej potencjalnych klientów. Zastanów się także nad ofertą rabatową i współpracą z influencerami. 

Praca w Łodzi czeka na Twoje CV! Aplikuj, nie czekaj!

Jak widać, oferowane przez Polskie prawo rozwiązania pomagają skutecznie otworzyć własne biuro podróży. Szczególnie skorzystanie z ulgi na start umożliwia swobodne rozpoczęcie prowadzenia działalności na nieco korzystniejszych zasadach.