Jak założyć biuro rachunkowe – pełen przewodnik po wymaganiach

Wiele osób zainteresowanych otworzeniem własnej działalności zastanawia się, jak założyć biuro rachunkowe. Oprócz zaawansowanej wiedzy z tematyki finansów trzeba zadbać o wszystkie najważniejsze formalności. Kto może założyć biuro rachunkowe? Jakie uprawnienia? 

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wymaga dbałości o rozliczanie finansów i dopełnianie obowiązków podatkowych. To właśnie wtedy najczęściej korzystamy z usług biur rachunkowych, które zajmą się wszystkimi formalnościami. Popyt na takie usługi nie słabnie, dlatego wciąż wielu absolwentów kierunków finansowych zastanawia się, jak założyć biuro rachunkowe. Kolejnym impulsem napędzającym powstawanie biur rachunkowych była ustawa o deregulacji z 2014 roku. Od tamtej pory firma jednoosobowa zajmująca się doradztwem rachunkowym, może funkcjonować bez żadnych certyfikatów. Czy założenie biura rachunkowego jest trudne? Jakie wymagania do prowadzenia biura rachunkowego należy spełnić?

Szukasz pracy? Sprawdź oferty pracy w Radomiu na GoWork.pl!

Jak założyć biuro rachunkowe? Wymagania podstawowe

Jak już wspomnieliśmy, osoby zastanawiające się, jak otworzyć biuro rachunkowe mają jeden problem z głowy. W 2014 roku zawód księgowego został zwolniony z konieczności posiadania jakichkolwiek certyfikatów. Zatem, czy każdy może otworzyć biuro rachunkowe? Prawie każdy. W tej chwili nie wymaga się żadnych kompetencji, wiedzy, ani wykształcenia kierunkowego. Istnieje jednak kilka warunków, które ukazują, kto może założyć biuro rachunkowe zgodnie z prawem:

• otwarcie biura rachunkowego jest możliwe tylko wtedy, gdy osoby tym zainteresowane posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (chyba że pomagają tylko w zakresie podatkowej księgi przychodów i rozchodów);
• aby założenie biura rachunkowego było możliwe, osoby zainteresowane muszą mieć pełną zdolność do czynności prawnych;
• własne biuro rachunkowe można założyć, jeśli osoba zainteresowana nie była skazana za przestępstwa prawomocnym wyrokiem sądu (np. przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przewinienia skarbowe, niezgodne z prawem prowadzenie ksiąg).

Założenie biura rachunkowego – czym będziesz się zajmować?

Jeżeli zastanawiasz się, jak założyć własne biuro rachunkowe, warto zdawać sobie sprawę z potencjalnego zakresu obowiązków. Należy pamiętać też o tym, że zakres działań biur rachunkowych jest wyjątkowo szeroki. Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, przemyśl, czy nie lepiej wybrać konkretną specjalizację. Czym najczęściej zajmują się biura?

1. Kompetentne przygotowywanie wszelkiej dokumentacji np. dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, urzędów skarbowych, Głównego Urzędu Statystycznego i banków.
2. Prowadzenia i układania sprawozdań finansowych.
3. Prowadzenia rozliczeń w ramach kadr i płac.
4. Księgowanie ewidencji środków trwałych i wyposażenia.
5. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i pomocniczych.
6. Doradztwo w zakresie otwierania działalności i wypełniania obowiązków podatkowych.
7. Dysponowanie i archiwizowanie ksiąg i innej dokumentacji zawartej w ustawie o rachunkowości.

Czy każdy może otworzyć biuro rachunkowe? 

Wszystkim, którzy zastanawiali się, jak otworzyć biuro rachunkowe bez uprawnień, ułatwiono sprawę w 2014 roku. Od tamtej pory wszelkie zaświadczenia zawodowe i certyfikaty księgowe nie są wymagane. To nie znaczy jednak, że jeśli posiadasz już taki certyfikat, to stał się on bezużyteczny. Zniesienie ustawowych wymagań (oprócz kilku wymienionych na początku artykułu) udostępniło prowadzenie własnego biura większej grupie osób. To bezpośrednio wpłynęło na obniżenie cen usług biur księgowych, jednak w dużej mierze obniżyło też ogólny poziom ich świadczenia.

Obecnie, aby otworzyć własne biuro księgowe nie trzeba mieć żadnych kwalifikacji. W praktyce jednak warto znać się na rzeczy. Przede wszystkim zdobyte wcześniej certyfikaty i zaświadczenia wciąż mają znaczenie. Można się nimi legitymować, traktując je jako gwarancję jakości usług.

Każdy zawodowy księgowy, czy też osoba prowadząca biuro rachunkowe, powinna wciąż podnosić swoje kwalifikacje i znać się na prawie podatkowym, bieżącym ustawodawstwie i wszelkich aspektach doradztwa finansowego. 

Jak otworzyć biuro rachunkowe? Wybierz formę prowadzenia działalności

Jeżeli wciąż zastanawiasz się, jak otworzyć biuro rachunkowe, musisz zaplanować dalsze kroki. Pierwszym z nich będzie wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej najodpowiedniejszej w Twoim przypadku. Właściwie masz nieograniczony wybór, ponieważ jedyną formą zakazaną jest spółka partnerska. Nad którymi formami warto się zastanowić?

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza – najczęściej wybierana ze względu na prostotę zakładania i prowadzenia firmy. Umożliwia założenie biura rachunkowego online, z wykorzystaniem formularza CEIDG-1. Taką formę wybierają właściciele małych biur rachunkowych.
2. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – to kolejna często wybierana forma prowadzenia biura rachunkowego. Jest jedną ze spółek kapitałowych, dlatego do jej założenia wymaga się kapitału początkowego w wysokości przynajmniej 5000 złotych. Taka spółka ma osobowość prawną, jednak jej właściciele nie odpowiadają własnym majątkiem. Wymaga dokonania wpisu do KRS.
3. Spółka cywilna – kolejna forma wymagająca wpisu do CEIDG. Polega na zawarciu umowy kilku wspólników, którzy odpowiadają za spółkę całym swoim majątkiem. 

Otwarcie biura rachunkowego – jaki kod PKD wybrać?

Założenie biura rachunkowego nie obędzie się bez wyboru odpowiedniego kodu PKD, określającego główny obszar działań przedsiębiorstwa. W przypadku biura rachunkowego jest to 69.20.Z, czyli działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe.

Jak założyć własne biuro rachunkowe? Wybierz formę opodatkowania

Bardzo ważną kwestią podczas zakładania biura rachunkowego, jest wybór odpowiedniej formy opodatkowania. Każdy przedsiębiorca planujący własny biznes, powinien wybrać taką formę, która w jego przypadku będzie najkorzystniejsza. Warto dodać, że w przypadku biura rachunkowego nie można wykorzystywać ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i karty podatkowej. Co pozostaje?

• Rozliczenie za pomocą skali podatkowej 17% i 32%;
• podatek liniowy 19%.

Jak otworzyć biuro rachunkowe po deregulacji? Zmiany w VAT

Omawiana już wcześniej ustawa z 2014 roku ułatwiła zadanie tym, którzy zastanawiali się, jak otworzyć biuro rachunkowe bez certyfikatu. Niestety utrudniła też kilka innych spraw, które wpłynęły na zarobki prowadzonych biznesów. Jedną z nich jest kwestia zwolnienia z podatku VAT. Po wprowadzeniu zmian, firmy zajmujące się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, zostały ujęte w ramy doradztwa podatkowego. Ten zabieg pozbawił je możliwości zwolnienia i zobowiązał do rejestracji jako podatnik VAT.

Jest sposób, aby wciąż korzystać z pełnego zwolnienia podatkowego. Jednak taki zabieg ograniczy znacznie wachlarz usług Twojego biura. Jeżeli firma zajmuje się wyłącznie sporządzaniem deklaracji podatkowych lub prowadzeniem ksiąg – nie są zaliczane do grona działalności świadczących usługi doradcze. To znaczy, że nie muszą odprowadzać podatku na formularzu VAT-R.

Jak założyć biuro rachunkowe? Czas na składki ZUS

Warto pamiętać, że otwarcie biura rachunkowego wiąże się z obowiązkiem zapisania do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. W tym celu należy wypełnić odpowiedni formularz i wysłać go w ciągu 7 dni od rozpoczęcia prowadzenia działalności. Który druk trzeba wypełnić?

• W większości przypadków będzie to druk ZUA, który należy wypełnić, aby zapisać się do ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych.
• Jeżeli przedsiębiorca podlega już części ubezpieczeń w pracy lub w innej działalności gospodarczej, powinien wypełnić druk ZUS ZZA.

Przepisy dotyczące otwierania biura rachunkowego w Polsce

Założenie biura rachunkowego w Polsce wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów formalnych i prawnych. Osoba planująca prowadzenie tego typu działalności musi przede wszystkim posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, które potwierdzają jej kompetencje do świadczenia usług księgowych. W tym kontekście niezbędne jest posiadanie ukończonych studiów z zakresu rachunkowości, finansów lub pokrewnych dziedzin, a także zdobycie doświadczenia zawodowego. W wielu przypadkach konieczne jest również uzyskanie certyfikatu księgowego, co dodatkowo zwiększa wiarygodność przyszłego biura w oczach klientów.

Ponadto, otwierając biuro rachunkowe, przedsiębiorca musi zadbać o zgłoszenie swojej działalności w odpowiednich rejestrach. W Polsce każda firma, w tym także biuro rachunkowe, musi być zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Dodatkowo, należy zgłosić się do odpowiednich urzędów, takich jak urząd skarbowy, oraz zapewnić zgodność prowadzonej działalności z aktualnymi przepisami dotyczącymi rachunkowości, ochrony danych osobowych oraz praw konsumentów. Bez tych formalności, legalne prowadzenie biura rachunkowego nie jest możliwe.

Koszty związane z założeniem własnego biura rachunkowego

Założenie biura rachunkowego, choć może być lukratywnym przedsięwzięciem, wymaga początkowych inwestycji. Do najważniejszych kosztów należy wynajem odpowiedniego lokalu biurowego, który zapewni komfort pracy zarówno księgowym, jak i ich klientom. Dodatkowo, konieczny jest zakup specjalistycznego oprogramowania księgowego, które pozwoli na efektywne i zgodne z prawem prowadzenie ksiąg rachunkowych, a także obsługę kadrowo-płacową klientów. Ceny takich programów mogą się różnić w zależności od oferowanych funkcji oraz liczby obsługiwanych podmiotów.

Warto także uwzględnić koszty uzyskania certyfikatów oraz licencji, które mogą być wymagane w niektórych sytuacjach. Ponadto, prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z koniecznością stałego doskonalenia zawodowego, co oznacza regularne uczestnictwo w szkoleniach oraz kursach z zakresu nowelizacji przepisów podatkowych i księgowych. Warto również pomyśleć o działaniach promocyjnych, takich jak stworzenie strony internetowej, reklamy w mediach społecznościowych czy kampanie marketingowe. Choć te koszty mogą być znaczące, odpowiednia promocja jest kluczem do pozyskania nowych klientów i rozwinięcia biznesu.