Kiedy rozpoczynamy nową pracę, oprócz podpisania umowy musimy również wypełnić kwestionariusz osobowy pracownika. Sprawdź, jakich danych może wymagać od nas pracodawca i czy wszystko jest zgodne z RODO.
Kwestionariusz osobowy dla pracownika – co to jest?
Kwestionariusz osobowy to druk wypełniany przez pracownika, który zawiera jego dane osobowe. To zaraz obok umowy najważniejszy dokument dla pracodawcy, który zobowiązany jest do prowadzenia akt pracowniczych. Świadczy o tym art. 94 Kodeksu Pracy ustawy z dn. 26 czerwca 1974 roku, który brzmi:
„9a) Prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
9b) Przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”
W dodatku pracodawca ma obowiązek przetrzymywać taką dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat.
Kwestionariusz osobowy jest to oświadczenie, formularz pracownika bądź osoby ubiegającej się o pracę, w którym wypisuje informacje o sobie. Zdaniem Agnieszki Sieńko kwestionariusz osobowy nie ma ściśle określonego wzoru, istnieje wiele przykładowych dokumentów, natomiast mają one charakter tylko i wyłącznie pomocniczy – źródło Encyklopediazarzadzania.pl
Kwestionariusz osobowy kandydata do pracy – jakich danych może wymagać pracodawca?
Zgodnie z art. 22 [1] Kodeksu Pracy § 1 pracodawca może wymagać danych do kwestionariusza osobowego pracownika takich jak:
- Imię i nazwisko
- Data urodzenia
- Dane kontaktowe wskazane przez kandydata
- Wykształcenie
- Kwalifikacje zawodowe
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Podanie powyższych informacji jest niezbędne w przypadku, gdy pracownik ma wykonywać swoją pracę na określonym stanowisku lub określonym rodzaju pracy.
Zgodnie z art. 22 [1] KP § 3 pracodawca może również wymagać danych dotyczących:
- Adresu zamieszkania
- Numeru PESEL lub w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata
- Innych danych osobowych, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego rodziny w celu chęci skorzystania przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
- Wykształcenia i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
- Numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę swojego wynagrodzenia do rąk własnych
Pracodawca ma pełne prawo żądać również innych danych do kwestionariusza osobowego niż powyższe, jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia np. elektronicznego bądź papierowego. Ponadto może on wymagać od pracownika udokumentowania ich w celu potwierdzenia wiarygodności pracownika.
Pamiętaj! Pracodawca nie może żądać od kandydata informacji dotyczących jego orientacji seksualnych, wyznania, stanu cywilnego i planów z tym związanych, a także stanu zdrowia oraz chęci zajścia w ciążę. Jest to prawnie zabronione.
Kwestionariusz osobowy pracownika a RODO
Od dnia 25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE z dnia 27 kwietnia 2016 roku. Te rozporządzenie nazywamy w skrócie RODO, które wprowadziło liczne ograniczenia dotyczące pobierania danych osobowych. Jednakże nowe przepisy nie wskazują, iż pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika danych osobowych, związanych z jego zatrudnieniem. Jest on jednak zobowiązany do posiadania zgody przez pracownika do ich przetwarzania, a także poinformowania go, w jakim celu będą one wykorzystywane.
Sprawdź:
Klauzula CV 2020 – aktualna wersja z RODO
Kwestionariusz osobowy pracownika a obowiązek aktualizacji danych
Pracownik jest zobowiązany do aktualizacji swoich danych osobowych w trakcie zatrudnienia. Jeśli tego nie zrobi, może na przykład zostać nieuwzględniony w przyznaniu różnych świadczeń oraz uprawnień pracowniczych, jak i spotkać się z konsekwencjami względem organów ubezpieczeniowych i podatkowych. Jeśli pracownik wykazuje bierną postawę wobec aktualizacji swoich danych, pracodawca może nie przyznać mu świadczeń dotyczących ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych), a w najgorszym przypadku wręczyć wypowiedzenie umowy.
Sprawdź również:
Rozmowa kwalifikacyjna – o co nie może spytać cię rekruter?
Kodeks pracy, czyli prawa pracownika w jednym miejscu
