Odmowa udzielenia urlopu wypoczynkowego. Czy pracodawca może odmówić urlopu?

Odmowa udzielenia urlopu wypoczynkowego wydaje się łamaniem ustawowego prawa do wykorzystania dni wolnych od pracy. Czy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego, czy na żądanie? Co zrobić, jeśli nie zgadzasz się z decyzją szefa? Sprawdź!

Odmowa urlopu wypoczynkowego to kontrowersyjny temat, często poruszany na forach pracowniczych. Art. 152. Kodeksu pracy jasno stwierdza, że osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę mają prawo do nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Zaplanowanie dni wolnych od pracy nie kończy się na wypełnieniu pracowniczych planów urlopowych. Najbardziej atrakcyjne oferty wycieczek wymagają od nas rezerwowania przelotów i noclegów na wiele miesięcy przed datą wyjazdu. Odmowa urlopu okolicznościowego i wypoczynkowego może wiązać się ze stratą wpłaconych zaliczek i pieniędzy za np. bilety lotnicze. Czy pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego? Czy w takiej sytuacji możesz coś zrobić? Co, jeśli nie zgadzasz się z decyzją szefa? Czy przysługuje Ci zwrot kosztów?

Czy pracodawca może odmówić urlopu?

Prawo do wypoczynku jest jednym z podstawowych praw każdego pracownika w Polsce. Urlopu pracodawca udziela na wniosek pracownika. Respektowanie zapisów Kodeksu pracy o 20 lub 26 dniach (wymiar zależy od stażu pracy) urlopu wypoczynkowego do wykorzystania jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Niestety, czasami, mimo poprawnie wypełnionych planów urlopowych, odpowiedzią przełożonego jest odmowa urlopu wypoczynkowego. Czy ma do tego prawo?

Według art. 164 Kodeksu pracy:

Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy

Jak widzisz, pracodawca mógłby odmówić udzielenia Ci urlopu wypoczynkowego, jednak musi stosować się do kryterium “poważnych zakłóceń toku pracy”. To znaczy, że każda taka decyzja szefa musi zostać poparta konkretnymi przykładami świadczącymi o tym, że Twoja nieobecność w tym czasie to dla firmy poważny problem.

Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu?

Zatem pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego w sytuacji krytycznej dla przedsiębiorstwa. Jednak biorąc pod uwagę fakt, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, częstotliwość występowania takich sytuacji jest raczej niska. Z racji tego, że plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy sytuacje, w których pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego, zdarzają się w takich firmach rzadko, choć oczywiście mogą mieć miejsce.

Odmowa udzielenia urlopu wypoczynkowego – przyczyny

Odmowa urlopu wypoczynkowego może wystąpić tylko z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, gdy nieobecność pracownika może rodzić problemy w funkcjonowaniu całej firmy (poważne zakłócenia toku pracy). Sezon urlopowy to szczególnie trudny czas dla pracodawców, którzy muszą radzić sobie z brakiem wielu pracowników. Jeśli niedostatek osób na danym stanowisku może oznaczać problemy z ciągłością finansową lub ciągłością pracy przedsiębiorstwa – pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego. 

Warto pamiętać, że pracodawca powinien wykazać faktyczny stan zagrożenia dla pracy firmy. Jeśli odmowa urlopu/ przesunięcie terminu urlopu było wyrazem jego niezadowolenia lub gorszego dnia – masz prawo odwoływać się od decyzji, a nawet żądać zwrotu pieniędzy przeznaczonych na zakup biletów lub rezerwacji.

Warto wspomnieć, że urlop wypoczynkowy to niejedyny urlop, którego pracodawca może odmówić. Pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia również urlopu bezpłatnego, który tak naprawdę jest wyłączne dobrą wolą pracodawcy.

Brak zgody na urlop na żądanie

Zwykle pracownicy realizują swoje dni wolne zgodnie z opracowany na początku roku planem urlopowym. Jednak istnieje taki rodzaj urlopu, którego nie da się przewidzieć.

Ustaliliśmy już, że w niektórych przypadkach odmowa udzielenia planowanego urlopu wypoczynkowego może mieć miejsce. Jest jednak jeden rodzaj urlopu kojarzony z koniecznością zaakceptowania. Urlop na żądanie to 4 dni w ciągu roku, które możemy wykorzystać w związku z nieprzewidzianą sytuacją życiową. Czy wolne związane z sytuacjami awaryjnymi może się spotkać z odmową? Przecież pracownik nie ma wpływu na niektóre zdarzenia losowe! Niestety i w tym przypadku istnieją dwie możliwości odmowy.

Pierwszą z nich jest niedotrzymanie terminu zawartego w prawie pracy. Informację o wzięciu popularnej “użetki” musimy przekazać swojemu przełożonemu najpóźniej tego samego dnia i jeszcze przed rozpoczęciem pracy w dniu rozpoczęcia urlopu. Jeśli się spóźnisz – pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie i niestety ma do tego pełne prawo. 

Drugą możliwością odmowy jest stwierdzenie, że powód do wzięcia urlopu nie jest nieprzewidziany. Jeśli pracownik bierze UŻ w związku z weselem, o którym wiedział od wielu miesięcy – może spotkać się z odmową. Urlop na żądanie należy wykorzystywać w sytuacji awaryjnej.

Co zrobić gdy pracodawca nie chce dać urlopu?

Odmowa urlopu wypoczynkowego to sytuacja, którą należy traktować jako obowiązek służbowy pracownika. Jeśli faktycznie pracodawca miał podstawy do przesunięcia terminu urlopu osoby zatrudnionej, ma obowiązek zwrócić jej pieniądze przeznaczone na zakup biletów lub rezerwację wyjazdu.

Potwierdza to art. 167 Kodeksu pracy:

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Co, jeśli nie zgadzasz się z decyzją pracodawcy? W tym przypadku osoba zatrudniona ma prawo złożyć odwołanie i dochodzić swoich praw przed sądem pracy. Wtedy to przełożony będzie musiał udowodnić, że odwołanie urlopu wypoczynkowego pracownika było zgodne z przepisami Kodeksu pracy, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Z racji tego, że Kodeks pracy nie wskazuje konkretnych sytuacji, w jakich pracodawca może odmówić urlopu, mogą one wynikać z wielu przyczyn.

Jak zminimalizować ryzyko odmowy urlopu wypoczynkowego?

W tym wypadku wiele zależy od specyfiki zakładu pracy, ale pracownik może podjąć pewne kroki, które zminimalizują możliwość odmowy. Jakie to kroki?

1. Swój urlop wypoczynkowy planuj z minimum dwumiesięcznym wyprzedzeniem, a najlepiej już na początku każdego roku kalendarzowego.
2. Zapoznaj się z planem urlopów w swoim dziale.
3. Skontaktuj się ze współpracownikami i weź pod uwagę wnioski pracowników z tego samego działu.
4. Wyznacz termin urlopu najlepiej zaraz przed lub zaraz po sezonie urlopowym (jeśli istnieje taka możliwość).
5. Gdy już ustalisz ostateczne daty urlopu, od razu podejmij działania dotyczące poinformowania pracodawcy i zaznaczenia terminu w planie urlopów.
6. Zaproponuj współpracownikom kulturę informowania innych o planowanych dniach urlopowych i dogadywania się na terminy według planu urlopów w zakładzie pracy.

Kiedy pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego?

Istnieją sytuacje, w których odmowa pracodawcy (udzielenia urlopu) nie ma mocy. Urlop wypoczynkowy musi zostać zaakceptowany przez przełożonego niezależnie od specyfiki zakładu pracy i terminu urlopu.

Dotyczy to kilku kategorii pracowników, których urlopy muszą zostać bezwzględnie zaakceptowane przez pracodawcę. Kto zalicza się do tej grupy szczęśliwców? Jest to między innymi:

• Pracownica, która chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim
• Pracownik (ojciec), który korzysta z urlopu macierzyńskiego
• Pracowników, którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po dodatkowym urlopie macierzyńskim

Wykupione wczasy a brak zgody na urlop

Czasem bywa tak, że pracownik zdążył wykupić drogie wakacje, zanim dowie się o odwołanym urlopie. Jeśli pracodawca najpierw godzi się na taki urlop, a następnie go odwołuje, to musi ponieść tego konsekwencje. Dla pracownika wiąże się to nie tylko z zawodem w związku z utraconymi wakacjami, lecz również wysokimi kosztami. Pracodawca powinien więc wziąć te koszty na siebie i zwrócić pracownikowi pieniądze za zakupione wakacje, czy bilety lotnicze. Jednak mowa o kosztach, które pracownik rzeczywiście poniósł. Ważne jest więc ich udokumentowanie.