Telefon służbowy to narzędzie pracy, które pomaga zatrudnionemu w realizacji obowiązków pracowniczych. Zastanawiasz się, czy odbieranie telefonu służbowego po godzinach pracy jest dozwolone? Czy pracodawca może wysyłać e-maila po pracy i wymagać od ciebie reakcji? Telefon służbowy w czasie wolnym zalicza się do nadgodzin. Poznaj swoje prawa.
Zapisz się, aby otrzymywać treści przygotowane dla pracodawców.Newsletter dla pracodawców
Jeśli choć raz twój pracodawca próbował się z tobą skontaktować w czasie wolnym, koniecznie przeczytaj nasz artykuł. Wyjaśniamy, czy za nieodebranie telefonu służbowego po godzinach pracy grożą jakiekolwiek konsekwencje. Niektórzy pracodawcy są przekonani, że z uwagi na ważny projekt, ich podwładni muszą pozostać w gotowości i wypatrywać ich numerów w telefonie służbowym. Nawet po godzinach. Otóż nie jest to prawda, a telefon służbowy na urlopie, wysyłanie wiadomości e-mail czy SMS-ów do pracownika to nadgodziny, za które należy się rekompensata.
Telefon służbowy – zasady
Telefon służbowy to jeden ze sprzętów firmowych, jakie pracownicy często otrzymują w ramach wyposażenia stanowiska pracy. Pracodawca zwykle podpisuje umowę z operatorem, następnie przekazuje telefon z kartą SIM, kodami PIN i PUK oraz instrukcją obsługi pracownikowi. Zwykle wiąże się to także z pouczeniem pracownika i sporządzeniem protokołu odbioru.
Taki telefon jest przeznaczony do celów służbowych, a nie celów prywatnych. Szczególnie przydatny jest w pracy z klientem, ale nie tylko. Przydaje się nawet do rozmów między pracownikami i omówienia ważnych projektów firmy.
Pracodawca może zaliczyć koszt abonamentu telekomunikacyjnego na poczet kosztów uzyskania przychodów, tylko, jeśli telefon ten używany jest przez pracownika w godzinach pracy i w sprawach służbowych. Jednocześnie zgodnie z opinią Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej korzystanie z pracowniczego telefonu nie wiąże się z powstaniem po stronie pracownika przychodu.
Telefon służbowy po godzinach pracy
Zgodnie z artykułem 129 Kodeksu pracy ustalony w umowie czas pracy nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę i przeciętnie czterdziestu godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w danym okresie rozliczeniowym. W związku z tym pracownik po zakończeniu pracy i wykonywaniu obowiązków służbowych może udać się na spoczynek i nie myśleć o pracy aż do kolejnej zmiany.
Co zrobić, kiedy pracodawca nagminnie próbuje się z nami skontaktować? Telefon służbowy po godzinach pracy może być dopuszczalny tylko w niektórych przypadkach. Ponadto według przepisów prawa, taką czynność nazywa się pracą w godzinach nadliczbowych.
Czy muszę odebrać telefon od pracodawcy na L4?
Pracodawca może skontrolować pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Może w ten sposób sprawdzić, czy nie wykonuje innej pracy zarobkowej. Zwyczajnym powodem do wykonania służbowego telefonu jest także chęć zapytania o samopoczucie pracownika. Jednak pracodawca nie może dzwonić, by wezwać go do pracy, czy zlecić pracę zdalną z dowolnego miejsca.
Artykuł 151 Kodeksu pracy a telefony służbowe w czasie wolnym
Pracodawca, który dzwoni lub wysyła wiadomości służbowe po godzinach pracy, musi liczyć się z tym, że pracownik nie jest zobowiązany na nie reagować. Może więc śmiało zrobić to dopiero wtedy, gdy następnego dnia przyjdzie do pracy. Jeśli jednak zdecyduje się odebrać telefon służbowy po godzinach pracy, wtedy taką czynność nazywa się pracą w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z artykułem 151 Kodeksu pracy wykonywanie obowiązków służbowych po godzinach jest dopuszczalne w razie:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska, albo usunięcia awarii;
- szczególnych potrzeb pracodawcy.
Pracownik musi mieć przynajmniej 11 godzin odpoczynku na dobę
Pracodawca może zlecić pracownikowi pozostanie pod telefonem, lub e-mailem po godzinach, natomiast nie ma prawa naruszać obowiązku zachowania minimum 11-godzinnego odpoczynku na dobę i 35-godzinnego w tygodniu.
W związku z tym jeśli pracodawca nie poprosił pracownika o pozostanie w gotowości, nie musi on odbierać od niego telefonu służbowego po godzinach pracy ani reagować na wiadomości e-mail. W innym wypadku oznaczać to będzie wykonywanie dodatkowej pracy na rzecz pracodawcy, za co należy się dodatkowe wynagrodzenie lub możliwość odebrania dni wolnych.
Służbowy telefon po godzinach pracy: rekompensata za godziny nadliczbowe
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, pracownikowi należy się rekompensata za godziny nadliczbowe w pracy. Przysługuje mu wtedy pełne wynagrodzenie wraz z dodatkiem 50 lub 100-procentowym. Szczególnie gdy dodatkową pracę wykonywał w nocy czy niedzielę lub święta. Telefon służbowy po godzinach pracy również się do tego zalicza.
Tym bardziej jeśli kontakt pozostaje przez dłuższy czas, a nie tylko przez przypuśćmy kilka minut. To samo dotyczy w przypadku używania telefonu prywatnego do celów służbowych. Co ważne, pracodawca może zwolnić się z obowiązku wypłacenia wynagrodzenia i dodatku, a jedynie udzielić czasu wolnego od pracy w ramach rekompensaty.
Telefon służbowy po godzinach pracy a komunikat prasowy Parlamentu Europejskiego
W styczniu 2021 roku Parlament Europejski opublikował komunikat prasowy, w którym odniósł się do telefonu służbowego w czasie wolnym. 472 Europosłów jest za zakazem dzwonienia do pracowników po godzinach i uważają, że prawo do rozłączenia się powinno znaleźć się w przepisach prawa pracy wszystkich państw członkowskich. Według Parlamentu Europejskiego nieustanna dyspozycyjność jest szkodliwa dla zdrowia, może nawet prowadzić do depresji czy innych chorób.
Ludziom potrzebny jest odpoczynek od pracy. Na stronie Bezprawnik.pl czytamy, że zgodnie z wypowiedzią Europosłów, dzwonienie do pracowników po godzinach powinno zostać zakazane oraz opierać się na ustawowym wyłączeniu z możliwości stosowania odpowiedzialności za nieodebranie telefonu służbowego po godzinach pracy.
Szukasz pracy w Warszawie? Aplikuj na nasze oferty praca Warszawa
Prawo pracownika do bycia offline
W dobie powszechnej pracy zdalnej i łatwego dostępu do systemów firmowych, granica między czasem wolnym a obowiązkami zawodowymi zaczęła się zacierać. W odpowiedzi na te wyzwania Komisja Europejska pracuje nad wprowadzeniem wspólnych regulacji dotyczących prawa do bycia offline, które miałoby zapewnić pracownikom realną możliwość odłączenia się od pracy po zakończeniu godzin służbowych.
Jednym z kluczowych aspektów tej regulacji jest ograniczenie sytuacji, w których pracownicy czują się zobowiązani do przyjęcia telefonu służbowego poza ustalonymi godzinami pracy. W wielu krajach, takich jak Francja czy Portugalia, firmy mają już obowiązek zapewnienia, aby ich pracownicy nie byli zmuszani do odbierania telefonu pracowniczego w czasie wolnym. Polska wciąż nie posiada jednoznacznych przepisów w tym zakresie, jednak eksperci przewidują, że unijne regulacje wymuszą zmiany w krajowym prawie pracy.
Wprowadzenie prawa do bycia offline to nie tylko ochrona pracowników przed nadmiernym obciążeniem obowiązkami zawodowymi, ale także sposób na poprawę efektywności i dobrostanu zatrudnionych. Pracodawcy, którzy wspierają kulturę szanowania czasu wolnego swoich pracowników, zyskują bardziej zmotywowany i wypoczęty zespół, co przekłada się na lepsze wyniki pracy. Dlatego kwestia ta jest coraz częściej postrzegana nie tylko jako obowiązek regulacyjny, ale także jako element nowoczesnego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi.
Kiedy za nieodebranie telefonu służbowego poza godzinami pracy grozi kara?
Pracownik musi pozostawać pod telefonem w obowiązującym go czasem pracy. Zgodnie z art. 128 czas pracy to:
“czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.”
Jeśli pracodawca w umowie o pracę wyszczególni zapis o konieczności pozostawania “pod telefonem” przez pracownika po godzinach pracy, takie zapisy są nieważne, ponieważ są mniej korzystne niż prawo pracy. Dlatego też pracodawca, nie może w takiej sytuacji ukarać pracownika. Chyba że pracownik doskonale zdaje sobie sprawę ze zlecenia dla firmy. Wie o nim od dłuższego czasu, a mimo to nie odbiera służbowej komórki, aby uniknąć odpowiedzialności.
Natomiast w chwili rozpoczynania urlopu i jego trakcie urlopu, pracodawca może zadzwonić, by odwołać go z urlopu i przydzielić nieprzewidziane obowiązki.
Telefon służbowy po godzinach pracy a kontrola pracodawcy
Współczesne technologie umożliwiają pracodawcom coraz bardziej zaawansowane monitorowanie działań pracowników, w tym korzystania z telefonu służbowego po godzinach pracy. Pracodawca ma prawo do kontrolowania służbowych narzędzi pracy, jednak jego działania muszą być zgodne z przepisami prawa, w tym Kodeksem pracy i RODO, aby nie naruszać dóbr osobistych pracownika. Zasady korzystania z telefonu służbowego powinny być jasno określone w regulaminie pracy, a wszelkie formy nadzoru wymagają wcześniejszego poinformowania pracownika.
W praktyce oznacza to, że pracodawca może monitorować historię połączeń czy wiadomości służbowych, ale bez prawa do uzyskiwania dostępu do prywatnych rozmów lub treści niezwiązanych z obowiązkami zawodowymi. Działania kontrolne po stronie pracodawcy powinny być realizowane z poszanowaniem prawa do prywatności i bezpieczeństwa danych pracownika, a także ograniczone do celów niezbędnych dla organizacji pracy i ochrony zasobów firmy.
Prawo do bycia offline – regulacje dotyczące kontaktu poza etatem
Kwestia dostępności pracownika po godzinach pracy coraz częściej trafia do dyskusji publicznej i znajduje odzwierciedlenie w przepisach. Polskie prawo pracy nie zawiera jeszcze wyraźnego „prawa do bycia offline”, jednak ogólne regulacje dotyczące czasu pracy i odpoczynku wyznaczają granice obowiązku odbierania telefonów służbowych. Pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika dyspozycyjności poza harmonogramem, chyba że wcześniej ustalono dyżur, za który należy się wynagrodzenie. Taki stan prawny chroni pracownika przed nadmiernym przeciążeniem i pozwala zachować równowagę między obowiązkami a życiem prywatnym.
Rozwój technologii sprawił, że telefon służbowy stał się narzędziem pracy nie tylko w biurze, ale także w domu czy w podróży. W praktyce rodzi to presję na ciągłą dostępność, która nie zawsze jest zgodna z prawem. Świadomość istniejących regulacji pozwala pracownikom powoływać się na swoje prawa, a pracodawcom — unikać niepotrzebnych naruszeń. Wprowadzenie jasnych zasad wewnętrznych, obejmujących np. godziny kontaktu, zmniejsza ryzyko konfliktów i wzmacnia kulturę organizacyjną opartą na poszanowaniu granic.
Obowiązki pracownika a granice dyspozycyjności
Choć telefon służbowy pozostaje własnością firmy, jego używanie po godzinach nie jest automatycznym obowiązkiem pracownika. Prawo stanowi, że pracownik wykonuje swoje obowiązki w czasie pracy określonym w umowie i regulaminie. Wyjątkiem są sytuacje, gdy strony przewidziały dyżury lub dodatkowe zadania, za które przysługuje wynagrodzenie albo czas wolny. Pracodawca nie może więc powoływać się na fakt posiadania telefonu jako uzasadnienie dla nieograniczonej dyspozycyjności zatrudnionego.
Granice te mają charakter ochronny i służą nie tylko komfortowi pracownika, lecz także efektywności całej organizacji. Osoba stale dostępna, pozbawiona odpoczynku, pracuje mniej wydajnie i jest bardziej narażona na wypalenie. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na tworzenie polityk ograniczających kontakt po godzinach, co przekłada się na lepsze relacje w zespole i długofalową stabilność zatrudnienia.
Telefon po godzinach: dyżur, nadgodziny i ochrona danych
Nie ma ogólnego obowiązku, by pracownik odbierał telefon służbowy w czasie prywatnym po pracy tylko dlatego, że go posiada. Kluczowe jest, czy pracodawca wyznaczył dyżur (pozostawanie w gotowości do pracy poza normalnymi godzinami) albo czy pracownik faktycznie wykonuje pracę po godzinach. Dyżur wynika z art. 151(5) KP i może polegać także na pozostawaniu pod telefonem, ale nie może naruszać minimalnych odpoczynków, w tym 11 godzin odpoczynku dobowego. Jeśli w czasie dyżuru pracownik rzeczywiście wykonuje zadania (np. odpisuje merytorycznie, podejmuje decyzje, przygotowuje materiały), wtedy ten czas może stać się czasem pracy (z konsekwencjami rozliczeniowymi jak dla pracy po godzinach).
Warto też używać poprawnych sformułowań: pracownik nie odmawia przyjęcia telefonu służbowego, tylko co do zasady nie ma obowiązku odebrać połączenia poza czasem pracy, o ile nie został objęty dyżurem lub nie ma polecenia służbowego realizowanego w ramach czasu pracy. Jeżeli dyżur został prawidłowo wyznaczony, to odmowa jego pełnienia może być traktowana jak niewykonanie polecenia służbowego (z zastrzeżeniem, że polecenie musi być zgodne z prawem i nie może naruszać odpoczynku). Dodatkowo zasady korzystania z telefonu (w tym ewentualny monitoring billingów, logów czy służbowej poczty) powinny być opisane w przepisach wewnątrzzakładowych i komunikowane pracownikom w sposób przejrzysty, bo obejmują przetwarzanie danych i muszą uwzględniać wymogi RODO oraz reguły legalnego monitoringu.
A czy Tobie zdarzało się otrzymać e-mail lub telefon służbowy po godzinach pracy? W jakich sytuacjach miało to miejsce? Czy odpowiedziałeś? 😉 Podziel się z nami swoim doświadczeniem na Forum: rozmowy służbowe po godzinach pracy 🙂
Owszem. Zadzwoniła szefowa, że koleżance zmarł teść i trzeba przyjść do pracy. Dzwoniła w moim wolnym dniu.
Pracuję w pogotowiu energetycznym w systemie dwuzmianowym, mój kierownik często wymaga odbierania telefonów gdy jestem po pracy zwłaszcza w nocy między godziną 22.00-06.00 gdy występują awarie w liniach przesyłowych strasząc konsekwencjami, dodam że chodzi o odbiór telefonów prywatnych nie służbowych te posiadamy w pracy po skończonej zmianie tam zostają. Czy mam obowiązek po skończonej pracy odbierać swój prywatny telefon, firma nie chce płacić za pełnienie gotowości.
Mańku,
nie masz obowiązku odbierać po godzinach pracy nie tylko swojego prywatnego telefonu, ale nawet służbowego. Jeżeli pracodawca oczekuje, że taki telefon będziesz odbierać, to powinien to uregulować jako dyżur lub godziny nadliczbowe i przyznać rekompensatę. Skoro nie ma tego w planach, to nie powinien również oczekiwać Twojej gotowości do pracy w czasie odpoczynku od pracy.
Pozdrawiam
Ekspert GoWork
Dzwoni do mnie kierownik żebym przyszła do pracy, w innym przypadku w sprawie grafiku czy może mi zmienić w jakieś dni, jeszcze w innym dzwoni żeby mnie zapytać o jakieś sprawy służbowe.
W zakładach pracy chronionej to norma że dzwonią, nawet po nocce w pracy, zawsze jest za mało ludzi i dzwonią w wolny od pracy dzień żeby przyjść za kogoś do pracy. Już dawno powinni się wziąć za takie zakłady. Człowiek w wolny dzień się boi telefonu odebrać bo możliwe ze wolny dzień się skończy pracą
dlatego najlepiej miec dwa numery ja numer który mam podany pracodawcy wylaczam w dni wolne
Posiadanie dwóch numerów prywatnych wiąże sie jednak z tym że za obydwa trzeba płacić z własnej kieszeni abonament lub je doładowywać – inaczej z czasem przestaną być aktywne. Czemu niby pracownik ma utrzymywać specjalnie jednen numer dla takich sytuacji? Przepsiy ustawy RODO regulują kontakt z numerem prywatnym, przepisy Kodeksu Pracy – kontakt z numerem słuzbowym po godzinach. Wystarczy po prostu umieć postawić na swoim i egzekwowac stosowanie tych przepisów
A czy przepisy te obowiązują również kierownika wydziału w zakładzie pracy?
Zwykłego kierownik, nie wydzielonej komórki organizacyjnej jak piszą w kp.
ZZ,
to, czy przepisy te dotyczą również kierownika wydziału, zależy od przepisów ustrojowych danego zakładu pracy (czy wydział ten ujęto jako odrębną komórkę organizacyjną).
Ponadto, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 17 listopada 1981 r. (I PR 92/81), kierownikiem wyodrębnionej komórki organizacyjnej jest pracownik kierujący komórką organizacyjną, wyodrębnioną w strukturze organizacyjnej zakładu pracy, jeżeli kierując nią, nie wykonuje jednocześnie pracy na równi z członkami kierowanego zespołu. Takim kierownikiem nie będzie więc np. brygadzista, bo równocześnie z kierowaniem wykonuje on pracę na równi z członkami zespołu.
Jeżeli w świetle powyższego kierownik wydziału jest kierownikiem wydzielonej komórki organizacyjnej, to zgodnie z art. 151[4] Kodeksu pracy, co do zasady wykonuje on pracę w godzinach nadliczbowych bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku. Dotyczą go jednak przepisy regulujące kwestię dyżuru (art. 151[5]).
Pozdrawiam
Ekspert GoWork
Ostatnio miałam taką sytuację, że nie odebrałam telefonu w dniu wolnym od pracy i kierownik wypisał mi w związku z tym unż, skoro nawet nie zostałam poinformowana, że mam przyjść za kogoś do pracy czy taka sytuacja jest zgodna z prawem?
Nie Magdo. Proponuję zwrócić się do Inspekcji Pracy
artykuł ciekawy ale brak w nim wskazania orzeczeń sądowych potwierdzających dane stanowisko.