Metoda Ivy Lee – na czym polega? Sprawdź, jakie daje korzyści

Metoda Ivy Lee to sposób na poprawienie efektywności pracy. Polecana jest osobom, które nie radzą sobie z organizacją zadań, przez co ich produktywność utrzymuje się na niskim poziomie. Sprawdź, na czym polega metoda Ivy Lee.

Metoda Ivy Lee - odhaczanie zadań z listy różowym markerem

Dobre zarządzanie czasem i wynikająca z tego produktywność daje nam poczucie prawidłowo wykorzystanego dnia. Ciężko jest jednakowo utrzymać efektywność pracy stale na wysokim poziomie przez 8 godzin. Wokół istnieje wiele rozpraszaczy, takich jak telefon (FOMO), strony internetowe, rozmowy z pracownikami, czy choćby zwyczajna wyobraźnia. Przez to pod koniec dnia pracy możemy mieć poczucie zmarnowanego czasu. Szczególnie jeśli wykonaliśmy tylko część zadań planowanych tego dnia. Taki stan rzeczy może być spowodowany wypaleniem zawodowym, prokrastynacją, czy zmęczeniem. Na szczęście istnieją sposoby na to, by poprawić swoją wydajność. Jednym z nich jest metoda Ivy Lee.

Jak powstała metoda Ivy Lee?

Nazwa metody wywodzi się od personaliów jej twórcy. Ivy Lee żył w latach 1877 – 1934. Był specjalistą do spraw rozwijającej się wówczas reklamy. Jest on autorem nie tylko metody omawianej w artykule, lecz również uważany jest za założyciela nowoczesnego public relations. Jego umiejętności były na tyle cenione, że współpracował nawet z rodziną Rockefellerów. Doradzał korporacjom i zagranicznym rządom. Uważany był za pioniera sposobów utrzymania wysokich morale pracowników. 

Kierując się budowaniem własnego wizerunku publicznego, niektóre inicjatywy wykonywał nieodpłatnie. W 1918 roku udzielił pomocy zarządcy firmy Bethlehem Steel Charlesowi Schwab. Przedsiębiorca poszukiwał rozwiązania na zwiększenie produktywności swoich pracowników. Ivy Lee potrzebował jedynie 15 minut rozmowy z każdym pracownikiem, by zaprowadzić w firmie nowy, produktywny system pracy. Właśnie w takich okolicznościach narodziła się metoda Ivy Lee.

Ivy Lee – na czym polega ta metoda?

Jednak to nie sama rozmowa jest metodą, lecz to, co zostało w jej trakcie przekazane pracownikom. Jak wygląda metoda Ivy Lee krok po kroku? 

  1. Gdy kończysz dzień pracy, zarezerwuj sobie chwilę czasu na to, by zaplanować następny dzień pod kątem zadań. Wypunktuj to, co trzeba zrobić kolejnego dnia. W czasach powstania metody oczywiście robiono to na kartkach. Współcześnie można unowocześnić metodę, wykorzystując do tego celu aplikacje, czy programy komputerowe do organizacji zadań. 
  2. Kolejny punkt dotyczy priorytetyzacji zadań. Ze wszystkich tych, które planowane są do zrobienia na jutro, należy wybrać 6 najważniejszych. Takie działanie pozwala lepiej spożytkować czas i skoncentrować się na najistotniejszych aspektach pracy. 
  3. Kolejny krok to grupowanie zadań. Należy to uczynić od najważniejszego do najmniej ważnego. I z takim planem kończymy dzień pracy. 
  4. Rozpoczynając kolejny dzień pracy, posługujemy się listą stworzoną dnia poprzedniego. Zadanie najważniejsze spośród pogrupowanych powinno być pierwszym, którego pracownik podejmie się tego dnia. 
  5. Zadanie wykonujemy tak długo, aż doprowadzimy je do końca. Nie dezorganizujemy zadań z listy. Każdego kolejnego zadania możemy się podjąć dopiero po wykonaniu, tego, które znajduje się na liście przed nim. 
  6. Nie doprowadzamy do chaosu, w którym zostawiamy zadania niedokończone. Jeśli któreś zadanie nie zostanie wykonane dnia, w jakim miało dojść do końca, wówczas należy je przenieść na dzień następny. Dopiero wtedy możemy przystąpić do kolejnej listy. Metoda może być dowolnie modyfikowana pod charakter pracy. Zadania inaczej są grupowane w przypadku prac monotonnych, o tym samym charakterze, a inaczej gdy w obowiązkach zachodzi różnorodność.

Czy warto wprowadzić metodę Ivy Lee w pracy?

Zaproponowany przez Ivy Lee system pracy ma wiele zalet. Przede wszystkim pozwala dobrze zorganizować czas pracy, w którym nie ma miejsca na nieprzewidziane czynności. Najważniejsze jest to, by pracownik rozpoczął dzień z „czystą kartą”. Jeśli poprzedniego dnia wykonał ważne zadania, wraca do domu w lepszym samopoczuciu i wie, że kolejny dzień jest dobrze zaplanowany. 

Bez tej metody lub innej pokrewnej rozpoczynając dzień pracy, pracownicy dużo czasu poświęcają na samą jej organizacje. Dokonują rozpoznania zadań, szacują które zadanie ile czasu może im zająć, komunikują się w sprawie zadań, by dopracować szczegóły. Finalnie więc z ośmiogodzinnego dnia pracy zatrudnieni nie wykonują pracy właściwej przez pierwszą godzinę do dwóch godzin wymiaru czasu pracy z rana. Taki model umożliwia wypełnianie wszystkich zadań na czas i obniża również jakość tej pracy, ponieważ pod koniec dnia wydajność Przyspiesza z nadzieją na terminowe wykonanie obowiązków. 

Zaletą metody Ivy Lee jest również wyznaczanie priorytetów. Pracownicy, którzy nie określają wagi poszczególnych zadań, działają chaotycznie, zaniedbując to, co naprawdę ważne. Zadania mniej istotne powinny być wykonywane w czasie, gdy akurat mamy wolną chwilę po wykonaniu zadań ciężkich i czasochłonnych. 

Choć metoda Ivy Lee powstała blisko 100 lat temu, to stanowi odpowiedź na dzisiejsze problemy pracowników. Obecnie popularny jest tzw. multitasking. Od pracowników wymaga się wielozadaniowości, co przekłada się nie tylko na gorszą jakość zadań, lecz opóźnienie ich wykonania. Metoda zakłada skupienie się wyłącznie na jednym zadaniu i płynne przejście z jednego do drugiego po finalizacji poprzedniego.

Skuteczność metody Ivy Lee

Już użycie metody po raz pierwszy przez Ivy Lee zasądziło o jej skuteczności. Za pomoc przedsiębiorcy z Bethlehem Steel nie wymagał wynagrodzenia. Schwab miał zapłacić Ivy Lee dobrowolną kwotę, adekwatną do efektywności zastosowanej metody. Już 3 miesiące po wprowadzeniu metody Ivy Lee otrzymał czek na kwotę 25000 dolarów, czyli około 400000 dolarów w czasach obecnych. Także rozwój firmy świadczy o jej dobrym prosperowaniu od wewnątrz. Za czasów zarządzania firmy przez Schwaba firma Bethlehem Steel stanowiła drugą pod względem wielkości firmę w Stanach Zjednoczonych oraz jedną z popularniejszych na świecie w branży produkcji stali.

Metoda Ivy Lee jest skuteczna, ponieważ zmniejsza zmęczenie pracowników, którzy nieustannie dokonują decyzji. Pracownicy nie muszą co chwilę zastanawiać się nad tym, które zadania wykonać. Ponadto metoda ta walczy z wielozadaniowością pracowników, która znacząco zmniejsza efektywność. 

Choć jak wspomnieliśmy, metodę można unowocześnić na przykład poprzez zastosowanie aplikacji do planowania zadań, to lepiej jednak wykorzystać w tym celu papier. Aplikacje dają możliwość wykreślania zadań lub ich modyfikowania, przez co pracownik nie odczuwa, że nie zrealizował swojego planu. 

Jeśli masz problem z efektywnością, warto zastanowić się nad wykorzystaniem metody Ivy Lee. Być może okaże się skuteczna. Jeśli nie, warto zapoznać się również z innymi metodami na organizację czasu pracy.

Oceń artykuł
0/5 (0)