Zatrudnienie pracownika to proces kosztowny i czasochłonny. Zaczynając od rekrutacji, przez formalności, kończąc na przygotowaniu miejsca pracy pracownika. Wszystkie te zasady nie stanowią jednak celowego utrudnienia, a budują bezpieczeństwo pracowników już od pierwszych chwil interakcji z pracodawcą. Dowiedz się, jakie są obowiązki pracodawcy w związku z zatrudnieniem pracownika.
Spis treści
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę
Zacznijmy od tego, że o zatrudnieniu pracownika mówimy wyłącznie w kontekście umowy o pracę. Zawarcie umowy zlecenia nie jest zatrudnieniem pracownika. Chyba że współpraca nosi znamiona umowy o pracę. Prawa pracownika w przypadku umowy o pracę regulują przepisy Kodeksu pracy. Określają one szereg obowiązków pracodawcy w związku z zatrudnieniem pracownika.
W umowie o pracę pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Ten element odróżnia zatrudnienie od współpracy cywilnoprawnej. W umowie zlecenia nie ma podporządkowania organizacyjnego. Umowa o pracę daje pracownikowi więcej spokoju. W umowie o pracę pracodawca musi jawnie poinformować o warunkach, a w razie sporu pracownik ma większą ochronę.
Obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracownika – Kp
Kodeks pracy narzuca na pracodawcę obowiązki, które nie polegają wyłącznie na organizacji miejsca pracy, czy wypłacie wynagrodzenia. Te oczywiście nasuwają się na myśl jako pierwsze. Jednak pracodawca musi objąć pracownika znacznie szerszą opieką. To jak wywiązuje się z tych obowiązków wpływa na kwestie materialne, komfort psychiczny pracownika, a nawet potrzeby bytowe rodzin pracowników. Pracodawca musi zadbać o cały ekosystem pracy: bezpieczne stanowisko, jasne zasady, odpowiednie warunki. Kodeks pracy reguluje te obowiązki w kilku kluczowych obszarach:
- zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (BHP);
- organizacja i przygotowanie miejsca pracy do wykonywania pracy określonego rodzaju;
- terminowa wypłata wynagrodzenia zgodnie ze stanowiskiem i umową;
- dopuszczenie pracownika do pracy;
- informowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, obowiązkach i uprawnieniach;
- przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji;
- dbanie o równowagę między pracą i życiem prywatnym (godzinami, nadgodzinami, urlopami);
- zapewnienie ochrony socjalnej i ubezpieczeniowej (składki, ZUS).
Omówmy kilka najważniejszych kwestii.
Obowiązek informacyjny – formalności
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca musi przedstawić pracownikowi wszystkie kluczowe warunki zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W tym celu informuje go o miejscach wykonywania pracy, o tygodniowej normie czasu pracy oraz o wymiarze czasu pracy obowiązującym w firmie. Konieczne jest także określenie długości okresów wypowiedzenia, aby pracownik znał zasady zakończenia umowy. Dodatkowo pracodawca wyjaśnia pracownikowi zasady dotyczące pracy. Zwraca uwagę na obowiązujące regulaminy wewnętrzne firmy. Wszystko to musi być przekazane jasno i zrozumiale, tak by pracownik od pierwszego dnia miał pełną wiedzę o swojej pracy. Przed rozpoczęciem pracy pracownik może oczekiwać, że pracodawca wyjaśni mu:
- czas pracy: dobową i tygodniową normę, wymiar czasu pracy, informacje o przysługujących pracownikowi przerwach i okresy odpoczynku;
- godziny nadliczbowe: zasady pracy w nadgodzinach i rekompensaty za nie;
- pracę zmianową: reguły przechodzenia między zmianami i sposób potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy;
- lokalizację: miejsca wykonywania pracy i zasady przemieszczania się między nimi;
- wynagrodzenie: podstawowe i dodatkowe składniki, świadczenia pieniężne lub rzeczowe, termin i sposób wypłaty;
- urlop: wymiar płatnego urlopu wypoczynkowego oraz zasady jego ustalania;
- zakończenie umowy: warunki rozwiązania stosunku pracy, okresy wypowiedzenia, prawo do odwołania się do sądu pracy;
- szkolenia: zasady polityki szkoleniowej i prawo pracownika do szkoleń;
- akty prawne: informacje o układzie zbiorowym pracy lub innych porozumieniach zbiorowych;
- nieobecności: sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.
Informację o warunkach zatrudnienia w formie pisemnej lub elektronicznej trzeba przekazać zatrudnionemu zanim minie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca nie kończy swojej odpowiedzialności w momencie podpisania umowy. Wtedy zaczyna się drugi, mniej widoczny, ale bardzo ważny obowiązek. To porządkowanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. W aktach musi znaleźć się wszystko, co potwierdza przebieg zatrudnienia. Pracodawca przechowuje nie tylko podstawowe dokumenty związane z zatrudnieniem, ale też te, które pokazują, czy pracownik mógł w ogóle wykonywać swoją pracę, np. na przykład dokument potwierdzający posiadanie aktualnego orzeczenia lekarskiego.
To także kwestia samej formy zatrudnienia. Jeśli pracownik podpisuje umowę o pracę na czas określony, jej treść, aneksy, zmiany warunków czy dokumenty towarzyszące muszą być zachowane tak, by w razie sporu albo kontroli dało się łatwo sprawdzić, na jakich zasadach dana współpraca była prowadzona.
Dokumentacja pracownicza nie może być traktowana jak luźny zbiór papierów. Powinna być kompletna, czytelna i przechowywana w sposób, który chroni zarówno pracownika, jak i pracodawcę. Bo kiedy pojawia się spór o warunki pracy, wynagrodzenie albo sam przebieg zatrudnienia, to akta stają się pierwszym miejscem, do którego wszyscy zaglądają.
Organizacja pracy
Zgodnie z art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy, podstawowe obowiązki pracodawcy obejmują właściwą organizację pracy w zakładzie. Pracodawca powinien tak planować procesy pracy, aby pracownicy mogli w pełni wykorzystywać swoje kwalifikacje zawodowe, umiejętności i czas pracy. Ale to nie znaczy tylko dobrego rozłożenia zadań. Organizacja pracy to także bezpieczeństwo, jasne zasady i porządek. Pracodawca musi:
- zapoznawać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
- organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 207 § 2 KP);
- ustalać wewnętrzną organizację i porządek w procesie pracy przez regulamin pracy (art. 104 § 1 KP).
Pracodawca musi więc jasno określić:
- jakie obowiązki pracownik wykonuje i jak dobrze je wykonywać na określonym stanowisku;
- gdzie pracownik pracuje, zwłaszcza w przypadku wielu lokalizacji – zakres miejsc wykonywania pracy;
- kiedy pracownik zaczyna i kończy, także w przypadku pracy zmianowej (godziny pracy);
Terminowa wypłata wynagrodzenia
Dla większości pracowników dzień wypłaty jest jednym z najbardziej wyczekiwanych momentów w miesiącu. Dlatego pracodawca nie może dowolnie decydować o terminie przekazania pensji i powinien wypłacać ją regularnie, według wcześniej ustalonego harmonogramu. Musi to być wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, wraz ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Jeśli ustalony termin wypada w dzień wolny od pracy, wynagrodzenie powinno trafić do pracownika wcześniej. To jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy i element budowania zaufania w miejscu pracy.
Przeciwdziałanie dyskryminacji
Pracodawca powinien dbać o to, aby każdy pracownik był traktowany w taki sam sposób, niezależnie od wieku, płci, pochodzenia, wyznania czy formy zatrudnienia. Równe traktowanie nie dotyczy wyłącznie codziennej pracy, ale zaczyna się już na etapie rekrutacji. Oznacza to, że decyzje dotyczące zatrudnienia, awansów czy wynagrodzenia nie mogą opierać się na cechach osobistych pracownika. Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest także reagowanie na wszelkie przejawy dyskryminacji w miejscu pracy. Dzięki temu firma tworzy środowisko, w którym każdy ma równe szanse rozwoju zawodowego.
Co, gdy pracodawca nie spełnia swoich obowiązków? Kary
Większość pracowników nie zastanawia się nad przepisami, dopóki wszystko działa tak, jak powinno. Problemy zaczynają się wtedy, gdy pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia na czas, nie przestrzega zasad bezpieczeństwa i higieny pracy albo narusza inne obowiązki wynikające ze stosunku pracy. W takich sytuacjach pracownik nie jest jednak bezbronny, ponieważ przepisy przewidują konkretne konsekwencje dla nieuczciwych pracodawców.
Za naruszenie praw pracowniczych firma może otrzymać grzywnę w wysokości od 1 tys. do nawet 30 tys. zł. Dodatkowo Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo przeprowadzić kontrolę i nakazać usunięcie wykrytych nieprawidłowości. Dotyczy to zarówno kwestii związanych z wynagrodzeniem, jak i warunkami pracy czy przestrzeganiem przepisów BHP. Dlatego obowiązki pracodawcy nie są jedynie formalnością, ale zasadami, których nieprzestrzeganie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi.
