Kiedy pracodawca powinien wydać akta osobowe pracownika? Czy można wcześniej poprosić o kopię dokumentów? Co powinny zawierać akta pracownicze i ile wynosi okres ich przechowywania? Wszystkiego dowiesz się z tekstu poniżej!
Akta osobowe pracownika to dokumenty, w których znajduje się między innymi cały przebieg zatrudnienia pracownika. Dlatego każdy pracodawca zobowiązany jest do ich prowadzenia oraz przechowywania w miejscu bezpiecznym i niedostępnym dla osób nieuprawnionych. Kopia akt pracowniczych może zostać wydana na wniosek pracownika w całości lub w części wskazanej w piśmie.
Jaki jest czas oczekiwania na akta pracownicze? Co powinny zawierać?
Akta osobowe pracownika: Kodeks pracy
Zgodnie z art. 94 [12] Kodeksu pracy, pracodawca na wniosek pracownika, byłego pracownika lub osoby uprawnionej w przypadku śmierci pracownika, ma obowiązek wydać kopię akt pracowniczych w całości lub w części. Wniosek może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
Według przepisów z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, osobno dla każdego pracownika. Akta osobowe pracownika są szczególnie ważne ze względu na ich znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczeniu ze stosunku pracy, a także do rozliczenia przysługujących uprawnień pracowniczych.
Co powinny zawierać akta osobowe pracownika? Rozporządzenie
Szczegółowe zasady sporządzania akt osobowych pracownika znajdują się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Według przepisów zawartych w rozporządzeniu i nowelizacji z 2019 roku, akta osobowe pracownika składają się z części A, B, C i D. W każdej z nich musi znajdować się następująca dokumentacja:
- Część A – dokumenty w sprawie ubiegania się o zatrudnienie
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
- Część C – dokumenty o ustaniu zatrudnienia danego pracownika
- Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach
Akta pracownicze powinny być szczególnie chronione i umieszczone w miejscach, do których nieuprawnione osoby nie mają dostępu. Ponadto dokumenty w wersji papierowej muszą mieć zapewnione odpowiednie warunki, które zabezpieczą je przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub całkowitą utratą. Sprawdź -> Ochrona danych osobowych pracowników
Akta osobowe pracownika: okres przechowywania
Od 2019 roku okres przechowywania akt osobowych pracownika zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych przed tą datą, okres ten nie uległ skróceniu i tak, jak to było w latach poprzednich, w ich przypadku dokumenty pracownicze przechowywane są przez 50 lat.
Zobacz także: Prawa i obowiązki pracodawcy
Ważne! Ustawodawca dopuszcza jednak skrócenie przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, jeśli tylko pracownik zatrudniony był pomiędzy 1999 a 2018 rokiem oraz pod warunkiem przesłania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW, a także raportu informacyjnego ZUS RIA.
Akta osobowe pracownika: oryginały czy kopie?
W celu wcześniejszego odebrania akt osobowych pracownika można wnioskować do pracodawcy o wydanie kopii dokumentów w całości lub w części wskazanej w swoim wniosku. Pracodawca może wydać je w postaci papierowej lub elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe zgodnie z wymogami określonymi w załączniku do rozporządzenia MPiPS.
Akta osobowe pracownika: kiedy pracodawca powinien je wydać?
Pracodawca powinien wydać kopię całości lub część akt pracowniczych wskazanych we wniosku pracownika najpóźniej w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Co ważne, kopia dokumentu powinna zostać sporządzona bez żadnej opłaty ze strony pracownika.
Szukasz pracy w Gdańsku? Koniecznie aplikuj na nasze oferty -> Praca Gdańsk
