Koordynator – kim jest i co należy do jego obowiązków?

Koordynator znajduje się niemal w każdej firmie. Czasem jednak stanowisko występuje pod innymi nazwami. Bez koordynatora zespół nie byłby w stanie pracować w sposób zorganizowany. Dowiedz się, kim jest koordynator i na czym polega jego praca.

Każda firma posiada własną strukturę organizacyjną, która ma zapewnić dojście do celów i dynamiczny rozwój firmy. Klarowny przepływ informacji, hierarchia pracowników, komórki dedykowane konkretnym obszarom działań – to wszystko jest potrzebne w dobrze prosperującym przedsiębiorstwie. W firmach mamy pracowników wyższego szczebla, jak CEO, COO, czy kierowników oraz pracowników szeregowych, dzięki którym firma w ogóle prosperuje. Koordynator to taka osoba w firmie, która znajduje się gdzieś pomiędzy pracownikami wyższego i niższego szczebla.

Koordynator – kto to?

Koordynator jest osobą odpowiedzialną za zorganizowanie pracy zespołu. Do jego głównych zadań należy planowanie i realizacja projektów. Dokładny zakres jego działań jest uzależniony od branży i usług świadczonych w jej ramach. Przeglądając portale z propozycjami zatrudnienia, można dojść do wniosku, że tak naprawdę możemy wyróżnić wielu koordynatorów, których obowiązki mogą się znacząco od siebie różnić.

Obszary pracy koordynatora

Główne obowiązki koordynatora wyglądają nieco inaczej w zależności od branży. Wertując oferty pracy, możemy natrafić na takie stanowiska, jak:

• Koordynator ds. ochrony – do jego zadań należy zarządzanie systemami bezpieczeństwa, administrowanie baz danych, czy szkolenie pracowników.
• To osoba odpowiedzialna za planowanie leczenia, usprawnianie opieki nad pacjentem i utrzymanie komunikacji między nim i lekarzem. Stara się zrozumieć potrzeby pacjenta i pomóc mu przejść przez trudny proces leczenia. Tłumaczy procedury, koordynuje obieg dokumentacji, ustala terminy realizacji leczenia. Od października 2021 roku każdy pacjent POZ ma prawo do opieki koordynowanej. Na Śląskim Uniwersytecie Medycznym działa kierunek dla koordynatorów medycznych (koordynator onkologiczny i koordynator kardiologiczny).
• Koordynator ds. cudzoziemców – praca koordynatora ds. cudzoziemców w firmie sprzątającej polega na rozdysponowaniu prac pomiędzy pracowników, a także na organizacji narzędzi pracy.
• Koordynator ds. dostępności – zajmuje się realizacją zadań wynikających z ustawy z dnia 19 lipca 1019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami np. w sądzie lub innych instytucjach państwowych.
• Koordynator projektu/projektów – koordynator projektów to osoba zajmująca się nadzorowaniem i zarządzaniem firmowych projektów. Możemy spotkać takie stanowiska jak koordynator projektów IT, czy koordynator projektów medycznych.
• Badań klinicznych – prowadzi nadzór nad przeprowadzeniem badań klinicznych, organizuje proces badawczy, dba o zachowanie procedur i sporządzanie dokumentacji. 
• Koordynator ruchu naziemnego – może pracować na lotnisku, gdzie zajmuje się zapewnieniem bezpiecznego ruchu. Sygnalizuje komendy, komunikuje się wizualnie z pilotem.
• Koordynator biura – stanowisko do wsparcia działów w firmie w zakresie przepływu informacji i dostarczania niezbędnych przyborów biurowych.
• Koordynator pracowników tymczasowych – dba nad przeprowadzeniem procesu rekrutacji pracowników tymczasowych, szkolenie ich na miejscu, wprowadzaniem w pracę. Pracownicy zgłaszają się do niego z różnymi problemami, które on stara się rozwiązać, pośrednicząc między pracownikami i pracodawcą.

Choć na przytoczonych stanowiskach obowiązki się różnią, to tak naprawdę u podstaw funkcji koordynatorów leży organizacja i planowanie.

Co robi koordynator? Zakres obowiązków

Osoba zatrudniona na tym stanowisku ma pod sobą zespół pracowników, którym musi przydzielić odpowiednie zadania, tak, by razem zrealizowały zakładany cel. Jednak specjalista nie skupia się wyłącznie na pracownikach. Stara się połączyć wszystkie elementy zadania w jedną całość. Dlatego prowadzi rozmowy również z klientami, kontrahentami, jak i uzgadnia szczegóły z pracownikami najwyższego szczebla firmy. Do zadań koordynatora należą m.in.:

• organizacja ważnych spotkań,
• negocjacje,
• delegacje,
• zarządzanie zespołem (zasobami ludzkimi),
• koordynacja wdrożenia planu działania,
• nadzór nad wykonywaniem prac,
• motywowanie zespołu,
• udzielanie feedbacku pracownikom;
• koordynacja wdrożenia nowych pracowników,
• nawiązywanie współpracy z różnymi komórkami firmy,
• dbanie o prawidłową komunikację wewnętrzną w firmie,
• przydzielanie zadań,
• przygotowanie dokumentacji,
• raportowanie,
• wsparcie osób w zespole,
• prowadzenie kalendarza realizacji konkretnych zadań,
• rozliczanie efektywności działań,
• rozliczanie czasu pracy,
• rozwiązywanie problemów,
• monitorowanie stanu magazynowego,
• dbanie o zachowanie najwyższych standardów działań przez pracowników,
• kontrola w zakresie zapewniania dostępności osobom w biurze do wyposażenia i materiałów do pracy,
• rozmowy z pracownikami i opracowywanie kierunku działań.

Najważniejsze cechy koordynatora

Koordynator to osoba decyzyjna w wielu kwestiach, zatem musi posiadać odpowiedni zestaw cech do pełnienia tak odpowiedzialnego zawodu. W przypadku niedopełnienia zadań i występujących problemów, czy opóźnień to on ponosi odpowiedzialność za pracę zespołu. Jakie kompetencje zawodowe powinni mieć koordynatorzy?

• Asertywność – każdy z koordynatorów jako osoba decyzyjna powinien wyrazić swoje zdanie bez obaw o reakcje drugiej strony. To on jest odpowiedzialny za projekt, dlatego musi przejąć inicjatywę w momencie dopracowywania szczegółów. Jeśli kontrahent ma plan działań, który według koordynatora nie ma możliwości się udać, należy mieć odwagę powiedzieć „NIE” i wyjść z własną propozycją.
• Komunikatywność – to bardzo ważna cecha, którą powinny mieć wszystkie osoby pracujące z ludźmi. Koordynatorzy są liderami, zatem muszą potrafić rozmawiać z drugim człowiekiem niezależnie od tego, czy jest to klient, szef, pracownik czy kontrahent. Obawiając się konfrontacji z innymi osobami, nie sposób zapoznać się z ich szczególnymi potrzebami i oczekiwaniami, a w konsekwencji ciężko jest dopiąć wszystkie zdania „na ostatni guzik”.
• Umiejętność planowania – osoby na stanowisku koordynatora codziennie mierzą się z szeregiem różnorodnych zadań. Dlatego muszą umieć je wartościować, potrafić określić czas ich wykonania i wiedzieć, co jest priorytetem.
• Analityczny umysł – koordynatorzy muszą przewidywać różne sytuacje, tak jak w grze w szachy – każda decyzja ma wpływ na inną. Wszystkie podjęte działania i ich rezultaty należy analizować i raportować, by wiedzieć, czy plan zmierza w zakładanym kierunku.
• Odpowiedzialność – jak już wcześniej wspomniano, koordynator pracy podejmuje wiele decyzji. Zdarza się, że nie wszystkie są dobre. Nawet jeśli tak się dzieje, należy wziąć na siebie skutki tej decyzji i spróbować rozwiązać problem.
• Odporność na stres – przy dużej ilości zadań nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. To element pracy koordynatora, dlatego należy być odpornym na sytuacje stresowe, bo występują często.
• Umiejętność pracy pod presją czasu – dobra organizacja pracy wymaga nałożenia terminów na określone zadania. Nie zawsze wszyscy pracownicy, czy wykonawcy zdążą na czas ze swoimi obowiązkami. Zadaniem koordynatora jest w takiej sytuacji motywowanie do szybszego działania i rozwiązanie problemów w razie jego niewykonania.
• Dokładność – lider zespołu nie może podejmować decyzji bez racjonalnych podstaw. Dobry koordynator analizuje każdy aspekt zadania, staranie zbiera wiedzę i rezultaty działań udoskonalając strategię.

Jak zostać koordynatorem?

Koordynatorem często zostają wieloletni pracownicy firmy w drodze awansu. Dlaczego? Są to zwykle osoby, które znają już charakter pracy danego przedsiębiorstwa, ponadto mają doświadczenie w branży i mają kontakty w firmie i na rynku, wiedzą z kim i w jakim celu należy się porozumieć w pewnych sprawach. Oczywiście wymagania wobec koordynatora są ściśle uzależnione od charakteru konkretnego stanowiska.

Koordynator – wykształcenie

Wysokie szanse na zatrudnienie w charakterze koordynatora mają osoby po studiach wyższych, szczególnie po kierunkach dotyczącym ekonomii, handlu, czy marketingu. Jednak wykształcenie nie jest warunkiem koniecznym w pracy koordynatora. Jeśli kandydat zaprezentuje przed pracodawcą cechy kluczowe w zawodzie koordynatora, to ma spore szanse na otrzymanie stanowiska. Oczywiście, aby w ogóle zainteresować rekrutera swoją osobą, należy sporządzić dobre CV. Ponadto dobrze by kandydat wykazał również kompetencje twarde, takie jak:

• znajomość języków obcych,
• umiejętność obsługi pakietu MS Office,
• prawo jazdy kat. B.

Ile zarabia koordynator?

Zarobki koordynatorów są uzależnione od ich doświadczenia, wykształcenia, stażu pracy, branży, wielości firmy, miejsca zatrudnienia i województwa, w którym działa. Informacje pochodzące z Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń zamieszczone na portalu Wynagrodzenia.pl dowodzą, że zarobki koordynatorów są całkiem dobre. Ile zarabia koordynator projektu?

• Mediana zarobków na stanowisku młodszego specjalisty wynosi 6200 zł brutto, czyli ponad 4550 zł ” na rękę”.
• Mediana zarobków na stanowisku specjalisty wynosi 7500 zł brutto, czyli 5440 zł ” na rękę”.
• Mediana zarobków na stanowisku starszego specjalisty wynosi ponad 10000 zł brutto, czyli 7160 zł netto.

Z powyższych informacji płynie wniosek, że nawet początkujący koordynator pracy może liczyć na dobrą pensję.

Zarobki koordynatorów i inne korzyści

Warto zaznaczyć, że koordynatorzy oprócz pensji podstawowej często uzyskają premie uzależnione od wyników działań. Mogą również liczyć na benefity pracownicze w postaci karty sportowej, czy opieki medycznej. Ponadto otrzymują narzędzia do pracy takie jak telefon, czy komputer. W dostępie koordynatorów jest również samochód służbowy.

Praca koordynatora – na czym polega?

Głównym środowiskiem pracy koordynatora jest biuro, jednak w zależności od zakresu obowiązków stanowisko może wymagać podróży służbowych – bliskich i dalekich. Praca koordynatora polega głównie na kontakcie z ludźmi, dlatego rzadko można spotkać go przy stanowisku. Musi przemieszczać się między działami firmy i kontrolować prace zatrudnionych z bliska.

To od branży zależy, czy praca wykonywana jest w dni robocze, czy również w wybrane weekendy. W przypadku koordynatora ds. biura praca zwykle odbywa się od poniedziałku do piątku, jednak w razie prac budowlanych może mieć miejsce również w niektóre soboty. Czasem koordynator pracuje również na zmiany w zakładach produkcyjnych (koordynator produkcji). Może zostać zatrudniony zarówno w przemyśle, budownictwie, jak i w administracji, call center, czy firmach handlowych. Zdarza się, że jest to także praca hybrydowa. Zazwyczaj możemy się z tym spotkać w sektorach IT lub związanych z e-commerce.

Czy koordynator to stanowisko kierownicze?

Wiele osób zastanawia się, czy koordynator to stanowisko kierownicze. W końcu kierownik brzmi nieco bardziej formalnie. Rzeczywiście obie te funkcje mają ze sobą wiele wspólnego. Oba stanowiska polegają na zarządzaniu, lecz faktycznie podobieństwa między tymi zawodami różnią się między sobą w zależności od konkretnego miejsca pracy. Ogólnie można uznać, że kierownik skupia się na zarządzaniu zespołem lub nawet całym działem, podczas gdy koordynator zajmuje się koordynacją działań w zespole lub też koordynacją projektu. Podczas gdy skupia się na działaniach operacyjnych, kierownik ma bardziej rozbudowane zakres odpowiedzialności i większą władzę.