Wynagrodzenie za urlop – jak obliczyć? Przykłady i omówienie

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy? Od czego zależy jego wysokość? Poznaj przykłady.

Urlop wypoczynkowy to przywilej, jaki przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Pracownicy w ramach stosunku pracy, mogą wykorzystać w roku (w zależności od stażu pracy) 20 lub 26 dni wolnych od pracy, zachowując jednocześnie za te dni wynagrodzenie. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Jeśli podejmuje pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Zgodnie z Kodeksem pracy, prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Wysokość wynagrodzenia za urlop ustalana jest w oparciu o wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi, zarówno w zmiennej, jak i stałej wysokości.

Wynagrodzenie za urlop

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowie o pracę przysługuje wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, urlop szkoleniowy, czy urlop okolicznościowy. Wyróżniamy także urlop bezpłatny, za który, jak sama nazwa wskazuje – wynagrodzenie nie przysługuje. Zwykle nie musimy wyliczać tego wynagrodzenia, gdyż mimo urlopu pensja ma regularną wysokość.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku osób, które z różnych składników wynagrodzenia otrzymują pensje w różnej wysokości. Wówczas, jeśli występują przypuszczenia, że pensja za urlop wypoczynkowy się nie zgadza, warto przeliczyć jej wysokość za czas urlopu wypoczynkowego.

Wynagrodzenie za urlop – jak obliczyć? Zacznij od podstawy wynagrodzenia

Jeśli zastanawiasz się, jak obliczyć wynagrodzenie za urlop zacznij od ustalenia podstawy wynagrodzenia urlopowego, która będzie fundamentem następnych wyliczeń. Ustalając wynagrodzenie za czas urlopu, trzeba brać pod uwagę nie tylko pensję zasadniczą, ale też różne premie, które wliczają się do całości wynagrodzenia. Jakich składników pensji nie bierze się pod uwagę w wyznaczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego? Takich, jak:

• nagrody jubileuszowe;
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy;
• wynagrodzenia za czas niezawinionego przestoju;
• odprawy rentowe, emerytalne i inne;
• wynagrodzenia i odszkodowania wypłacone w wyniku rozwiązania stosunku pracy;
• nagrody z zakładowego funduszu nagród;
• wyrównanie pensji do wysokości minimalnego wynagrodzenia;
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego i czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• jednorazowe wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź osiągnięcie zawodowe;
• ekwiwalenty za urlop wypoczynkowy;
• kwota dodatkowego wynagrodzenia rocznego;
• należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek chorób lub odosobnienia ze względu na chorobę zakaźną;
• dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego.

Jak obliczyć urlop płatny? Składniki ujęte w ustalaniu wynagrodzenia

Podstawę wynagrodzenia urlopowego wyznacza się w oparciu o te składniki wynagrodzenia, które mają charakter roszczeniowy, a więc przysługują pracownikowi ze względu na przepisy prawa, a także składniki wynagrodzenia określone w wewnętrznym regulaminie firmy. Składniki te musi także cechować powtarzalność, wypłaty są wykonywane co określony czas, lecz wcale nie muszą być regularne.

Wątpliwości może jednak budzić premia uznaniowa. Jak czytamy w serwisie pit.pl, Sąd Najwyższy potwierdził, że premia uznaniowa ma charakter nagrody i nie jest obowiązkowym składnikiem wynagrodzenia, więc nie ma wpływu na wynagrodzenie urlopowe.

Jednak jeśli warunki uzyskania premii uznaniowej są określone w regulaminie, czy umowie o pracę, wówczas jest to świadczenie systematyczne, które może zostać uwzględnione w wynagrodzeniu urlopowym. Samo nazewnictwo nie ma tutaj więc większego znaczenia, a sam charakter premii.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Ustaliliśmy już, jakie składniki wynagrodzenia nie powinny mieć znaczenia. Aby dowiedzieć się, jak obliczyć wynagrodzenie za urlop, trzeba wziąć pod uwagę poniższe przychody:

• wynagrodzenie zasadnicze, czyli podstawowa kwota brutto opisana w umowie o pracę;
• dodatki za pracę w godzinach nocnych;
• wynagrodzenie za nadgodziny;
• dodatki do pensji takie jak premie regulaminowe, prowizje, premie motywacyjne;
• wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych na części etatu.

Jak się liczy wynagrodzenie za urlop? Podstawa prawna

Aby szczegółowo poznać podstawy prawne i dowiedzieć się jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe, trzeba zajrzeć do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Akt prawny z 8 stycznia 1997 roku o szczegółowych zasadach udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop rozwiewa wszelkie wątpliwości.

Według paragrafu 9. rozporządzenia:

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę dni, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za 1 dzień pracy, przez liczbę dni pracy, jakie by pracownik przepracował w czasie urlopu wypoczynkowego w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Brzmi strasznie prawda? Na szczęście możemy to przedstawić za pomocą bardziej przystępnej formy graficznej i dowiedzieć się, jak obliczyć wynagrodzenie za urlop na przykładzie minimalnej krajowej.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop przy stałym wynagrodzeniu? Przykład na podstawie 3600 zł brutto

Przyjmijmy, że pensja pana Kowalskiego to 3600 złotych brutto, czyli najniższa krajowa od lipca 2023 r. Oprócz płacy zasadniczej nie otrzymuje on żadnych premii regulaminowych ani dodatku za pracę w godzinach nocnych. W związku z długim stażem pracy otrzymał premię jubileuszową, jednak ten rodzaj premii nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Pan Kowalski wyjechał na 10-dniowe wczasy i chciałby się dowiedzieć, jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe za ten okres:

1. ilość dni roboczych przypadających w lipcu 2023 roku – 21 dni roboczych x 8 godzin dziennie = 168 godzin w miesiącu
2. wynagrodzenie za godzinę pracy – 3600 brutto : 168 godzin pracy = 21,42 zł brutto
3. ilość godzin przeznaczonych na urlop – 10 dni x 8 godzin dziennie = 80 godzin
4. ostatecznie wyliczamy wynagrodzenie za urlop – 80 godzin x 21,42 zł brutto = 1713,6 zł brutto

Jeśli oprócz umowy o pracę, pracownik ma podpisaną ze swoim pracodawcą umowę zlecenie lub umowę o dzieło, to przy wyznaczeniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy wynagrodzenie z tytułu tych umów nie jest brane pod uwagę.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop z najniższej krajowej 2024?

Natomiast wyliczenia dla pensji minimalnej w lutym 2024 w wysokości 4242 zł brutto prezentują się następująco:

• 21 x 8 = 168
• 4242/168 = 25,25
• 10 x 8 = 80
• 80 x 25,25 = 2020 zł brutto

Zatem osoba, która zarabia najniższą krajową i uda się w 2024 r. w lutym na 10 dni urlopu wypoczynkowego, za ten czas otrzyma 2020 zł brutto wynagrodzenia.

Wynagrodzenie za urlop a zmienne składniki wynagrodzenia

Nie każdy otrzymuje stałe wynagrodzenie. Jeśli pensja pracownika składa się ze składników zmiennych wypłacanych za okresy nie dłuższe niż miesiąc, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego wyznacza się, biorąc pod uwagę składniki w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w ciągu ostatnich trzech miesięcy kalendarzowych przed rozpoczęciem urlopu.

Jeśli składniki znacznie się od siebie różnią, można wziąć pod uwagę sumy składników maksymalnie z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Następnie należy określić liczbę godzin, jakie pracownik przepracował w przyjętym okresie. Kolejny krok to ustalenie stawki godzinowej urlopu poprzez podzielenie podstawy wymiaru urlopu przez liczbę godzin przepracowanych w okresie. Ostatecznie mnożymy stawkę godzinową przez liczbę godzin urlopu.

Wynagrodzenie za urlop przy stawce godzinowej i nadgodzinach

Rozporządzenie nie określa godzin nadliczbowych jako składników nieuwzględnionych podczas wyliczania wynagrodzenia za urlop. W teorii zatem do wyznaczenia podstawy wynagrodzenia urlopowego powinno się zaliczyć wynagrodzenie za godziny nadliczbowe z ostatnich 3 miesięcy.

Jednak zgodnie z § 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, w ustalaniu wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się wyłącznie składniki wynagrodzenia przysługujące za okres 1 miesiąca. Zatem finalna decyzja o uwzględnieniu nadgodzin jest uzależniona od długości okresu rozliczeniowego przyjętego w zakładzie pracy.

Jaki czas wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego?

Składniki wynagrodzenia określonego w stałej stawce miesięcznej wypłacane są w takiej wysokości, w jakiej przysługują w miesiącu, w którym pracownik idzie na urlop. Jeśli w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, nastąpią pewne zmiany w składnikach wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc lub nastąpiły zmiany ich wysokości, które miały miejsce już przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego rozpoczęcia, wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia ustala się na nowo z uwzględnieniem zmian.

§ 10. W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia, o których mowa w § 8, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

A więc od dnia utraty prawa do jakiegoś składnika wynagrodzenia, pracownik nie otrzyma wynagrodzenia za urlop uwzględniającego ten składnik.

Wynagrodzenie za niewykorzystany urlop

Urlopu wypoczynkowego nie można się zrzec. Jeśli pracownik nie wykorzysta swoich dni urlopowych, należy mu wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Tak się dzieje, gdy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę. Wynagrodzenie to nie jest wypłacane w razie niewykorzystania urlopu, gdy stosunek pracy dalej trwa. 

Do wyznaczenia wynagrodzenia za niewykorzystany urlop służy współczynnik ekwiwalentu. Jest to miesięczna, przeciętna liczba dni pracujących w danym roku. Współczynnik ustalany jest na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Zarobki pracownika dzieli się przez współczynnik ekwiwalentu i kolejno przez godziny wymiaru czasu pracy.

Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego – podsumowanie

Podsumowując, aby wyznaczyć wynagrodzenie za czas urlopu, trzeba:

• ustalić podstawę wynagrodzenia;
• określić liczbę przepracowanych godzin w okresie, jaki ma znaczenie do wyznaczenia podstawy wynagrodzenia;
• wyliczyć wynagrodzenie określone stawką godzinową za czas urlopu.

Warto także pamiętać, że wynagrodzenie za czas urlopu nie może być niższe, niż to, które pracownik otrzymałby w momencie wykonywania w tym czasie pracy. Sam fakt pójścia na urlop nie może oznaczać dla pracownika straty. Jest to jego przywilej.