Zasady netykiety poczty elektronicznej. Jak poprawnie pisać wiadomości e-mail?

E-mail to dla większości podstawowa forma komunikacji w pracy. W związku z tym każdy jego użytkownik powinien stosować się do zasad netykiety poczty elektronicznej, aby móc zostać dobrze odebranym i okazać swoją kulturę osobistą. Sprawdź, jak poprawnie pisać wiadomości e-mail oraz poznaj główne zasady netykiety.

Zasad kultury i poszanowania drugiego człowieka należy przestrzegać wszędzie. Inne techniki okazywania tych cech obowiązują na co dzień w relacjach bezpośrednich, a inne w przypadku komunikowania się w Internecie. Jak okazać drugiej osobie szacunek i zachować się kulturalnie pisząc e-mail służbowy?

Netykieta poczty elektronicznej. Co to jest?

Netykieta to zbiór zasad dobrego zachowania w sieci. Nadużycie nieprzyzwoitych słów oraz ogólne łamanie zasad netykiety może skończyć się zgłoszeniem takiego użytkownika do działu “abuse” i usunięciem go z określonej usługi internetowej przez administratorów strony.

Netykieta posiada swój zbiór reguł, zwrotów grzecznościowych dostosowanych do danej sytuacji oraz wskazówek, które mają na celu pomóc w prawidłowym posługiwaniu się komunikatorami internetowymi. Dotyczą zarówno poprawności językowej, jak i technicznych oraz prawnych aspektów.

Na stronie Gov.pl możemy znaleźć następującą definicję tego terminu:

Netykieta (ang. netiquette, zbitka wyrazowa: net – z ang. sieć i etykieta) – to zbiór zasad dotyczących dobrego, bezpiecznego zachowania w internecie. Netykieta to rodzaj niepisanych, ale przyjętych i przestrzeganych przez internautów zasad komunikowania się, m.in. na portalach społecznościowych. Netykieta zakłada, że wszyscy użytkownicy internetu traktują się z szacunkiem, jak członków jednej społeczności.

Jednocześnie warto pamiętać, że w kontakt w sieci powinien działać na takich samych zasadach jak ten w realnym świecie:

Zachowujmy się w sieci tak samo, jak w osobistym kontakcie. Warto pamiętać o przedstawianiu się i o formach grzecznościowych. Uważajmy też na żarty – nie każdy ma podobne do naszego poczucie humoru. Jeśli ktoś słabiej radzi sobie w sieci, nie krytykujmy i nie wyśmiewajmy go. Wręcz przeciwnie – bądźmy pomocni.

Zasady netykiety. Skąd się wzięły?

Zasady netykiety są wynikiem ogólnych norm przyzwoitości wypracowanych samodzielnie przez internautów. Ich przestrzeganie świadczy o kulturze osobistej, jak i szacunku do innych użytkowników. Łamanie zasad netykiety nie wiąże się jednak z systematycznym karaniem nieprzestrzegających jej osób. Dopiero w sytuacji, kiedy pewien uparty użytkownik nadmiernie nadużywa niestosownych słów, zwrotów czy zachowań, mogą spotkać go nieprzyjemne konsekwencje.

Dużą rolę w kontrolowaniu przestrzegania regulaminu np. na forach internetowych czy różnych portalach społecznościowych odgrywają moderatorzy strony. Do ich obowiązków należy moderowanie komentarzy oraz blokowanie niekulturalnych użytkowników.

Zasady netykiety obejmują między innymi.:

• Zakaz trollowania – czyli wyśmiewania, obrażania i prowokowania do kłótni
• Zakaz floodingu – czyli nadmierne wysyłanie tych samych wiadomości w krótkim odstępie czasu
• Zakaz spamowania – czyli wysyłanie niepotrzebnych wiadomości do użytkownika, na przykład reklam

Zasady netykiety poczty elektronicznej

• Pisz zgodnie z interpunkcją i zasadami ortografii

Czyli w formacie tekstowym, a nie HTML. Zastosuj się do zasad języka polskiego i dokładnie przemyśl to, co chcesz napisać w e-mailu, szczególnie wtedy, gdy jesteś częścią jakiegoś sporu. Używaj poprawnej interpunkcji, gramatyki i ortografii. Powstrzymaj się przed stosowaniem wulgaryzmów i innych, niekulturalnych określeń. Świadczy to nie tylko o Twoim szacunku wobec drugiej osoby, lecz przede wszystkim pomaga w poprawnym przeczytaniu tekstu. Brak przecinka potrafi całkowicie zmienić sens zdania!

• Nie przesyłaj “łańcuszków szczęścia”, unikaj spamu i floodingu

Zbyt wiele treści na ten sam temat może wywołać złość u odbiorcy wiadomość. Nikt nie lubi, gdy jego skrzynka zalewana jest wielokrotnie podobnymi wiadomościami. Nie mają one wartości merytorycznej i skutecznie wpływają na pogorszenie relacji. Ponadto w przypadku, gdy Twoja kolejna wiadomość będzie zawierała ważną informację, odbiorca może jej nie odczytać, myśląc, że to kolejny spam. Może się to skończyć niemiłymi konsekwencjami np. zablokowaniem Twojego konta przez filtry antyfloodowe. Obowiązuje więc niepisany zakaz wysyłania tego rodzaju wiadomości.

• Sprawdzaj pocztę elektroniczną na bieżąco, najlepiej codziennie

Konta pocztowe powinny być przejrzyste. Nie zaśmiecaj swojej poczty elektronicznej niepotrzebnymi wiadomościami. Usuwaj spam, w tym uporczywe reklamy, a także staraj się w miarę możliwości odpisywać regularnie.

• Jeśli umieszczasz w swoim e-mailu sygnaturkę, zadbaj o jej poprawną formę

Prawidłowa sygnaturka powinna mieć nie więcej niż cztery linie (podstawowe informacje to np. imię i nazwisko, firma, adres, numer telefonu) po osiemdziesiąt znaków każda.

• W tekście nie używaj CAPS LOCKA

Czyli nie pisz tekstu samymi DUŻYMI LITERAMI. Traktowane jest to jako krzyk i może zostać nieprzyjemnie odebrane. Pamiętaj, że komunikatory internetowe nie są w stanie w stu procentach odwzorować naszych emocji. Może w tym wypadku lepiej zadzwoń lub, jeśli jest to możliwe, spotkaj się z kimś na żywo.

• Powstrzymaj się przed używaniem nadmiernej ilości emotikonek

Jeśli chcesz użyć w swojej wiadomości uśmiech 🙂 lub innej, nadającej lepszy ton wypowiedzi emotikonki to pamiętaj, aby nie dodawać ich zbyt dużo. Lepiej być bardziej subtelnym i nie przytłaczać swojego odbiorcy.

• Dużą ilość załączników umieść w “chmurze”

Chmura to rodzaj usługi, w której możemy przechowywać wszystkie dane z serwera usługodawcy. Należą do nich rodzaje serwisów oferujących przestrzeń do tego rodzaju wyszukiwania, takich jak: Dropbox, WeTransfer, iCloud, Dysk Google czy inne. Jest to wiele szybka i wygodniejsza metoda do zachowania większego porządku w plikach.

• W temacie wiadomości wpisz tekst

W temacie nie zostawiaj pustego pola. Dzięki temu Twój odbiorca będzie wiedział, w jakiej sprawie się do niego zwracasz. Pamiętaj, aby nadawać wiadomości taki temat, który będzie opisywał jej zawartość. To bardzo ważne. Choć wielu osobom zdarza się ignorowanie tego zalecenia, to temat wiadomości doceniamy, dopiero gdy musimy szybko znaleźć wiadomość sprzed kilku miesięcy. Temat znacząco pomaga w tych poszukiwaniach. Formuj go konkretnie i zwięźle opisuj w nim sprawę, w której się zwracasz – dzięki temu wyszukanie wiadomości będzie dużo łatwiejsze.

• Unikaj nadmiernego formatowania tekstu

Kolorowy, pogrubiony czy nawet falujący tekst jest ciekawy odbiorze, ale też nieco przytłaczający i nie zawsze dobrze się go czyta. Przesadzanie z formatowaniem sprawia, że wiadomość nie wygląda poważnie, a dziecinnie. Można oczywiście stosować pogrubienia, kursywę, czy podkreślenie, kiedy rzeczywiście jest to wskazane. Warto pogrubić np. ważne informacje jak godzina spotkania. Możesz także wyłączyć kodowanie HTML.

• Nie udostępniaj danych innych, gdy sobie tego nie życzą

Jeśli wysyłasz wiadomość do wielu osób jednocześnie, zastosuj ukrytą kopię. Dzięki temu inni odbiorcy nie zobaczą adresów pozostałych. Zerknij na funkcjonalność UDW i BCC.

• Nie zaczynaj wiadomości od “Witam”

W początkowych latach funkcjonowania internetu początek “Witam” niechlubnie utrwalił się w nawykach internautów. Lepiej unikać tego wyrazu, szczególnie w pracy i na uczelni. Witam to określenie, którego możemy użyć, przyjmując gości w domu, lecz nie w internetowej wymianie wiadomości. W zależności od tego, z kim korespondujemy, lepiej rozpocząć od “Szanowna/Szanowny…” Cześć…”.

• Nie ignoruj wiadomości

Na wiadomości najlepiej jest odpisywać tak szybko, jak to możliwe. Oczywiście rozmówca nie powinien się obrazić, jeśli będzie musiał oczekiwać na odpowiedź pół godziny. Jednak jeśli zostanie całkowicie zignorowany, wówczas powiąże to z brakiem szacunku. W momencie, gdy na sformułowanie pełnej odpowiedzi potrzebujesz nieco więcej czasu, daj o tym znać nadawcy. Poinformuj go, że wiadomość dotarła i że zajmiesz się tym niedługo (np. w ciągu jednego dnia roboczego). Pozostawianie czyjejś wiadomości bez odpowiedzi jest w złym guście.

• Zadbaj o adekwatną nazwę e-maila

Czasy, w których eksperymentowanie z nazwą e-maila jest na porządku dziennym, powoli odchodzą w zapomnienie. Zdecydowanie korzystniej jest, gdy adres mailowy składa się z inicjałów imienia i nazwiska, pełnych personaliów, lub kombinacji imienia/nazwiska z nazwą stanowiska. Profesjonaliści powinni unikać infantylnych określeń w nazwie e-maila, np. “buziaczek”. Zapomnij więc o wszystkich możliwych kombinacjach Twojego imienia – tradycyjne inicjały lub pełne imię i nazwisko wyglądają profesjonalnie.

• Idziesz na urlop? Zostaw wiadomość zwrotną

Jeśli idziesz na urlop lub przebywasz na zwolnieniu, pamiętaj poinformować o tym swoich korespondentów. Nie daj im czekać na odpowiedź. Program pocztowy umożliwia odpowiedź automatyczną. Skonstruuj ją ze wskazaniem konkretnych dni, w których z pewnością nie udzielisz odpowiedzi. Podaj także dane osoby, z którą należy się kontaktować w pilnych sprawach.