Wniosek o urlop okolicznościowy – wzór do pobrania w PDF i omówienie

Wniosek o urlop okolicznościowy to przepustka do otrzymania dodatkowych dni wolnych z okazji wyjątkowej sytuacji. Prawo zobowiązuje pracodawcę do zgodzenia się na taki urlop, jednak to pracownik musi wyjść z inicjatywą jego przyznania. Jak wypełnić wniosek o urlop okolicznościowy? Kiedy złożyć wniosek? Pobierz wzór wniosku i sprawdź!

Odpowiedź na pytanie, kiedy przysługuje urlop okolicznościowy, można sformułować w dwojaki sposób. Z jednej strony taki urlop przysługuje wtedy, gdy spełniasz warunki opisane w rozporządzeniu ministra pracy. Z drugiej strony wolne należy Ci się tylko wtedy, gdy złożysz wniosek o urlop okolicznościowy. Takie podanie o urlop okolicznościowy trzeba zanieść szefowi z odpowiednim wyprzedzeniem, jednak i tutaj przepisy idą na pewne ustępstwa. Wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego należy odpowiednio sformułować, dlatego w tym artykule przedstawimy wzór do pobrania w formacie PDF z odpowiednim opisem. Dowiedz się więcej!

Wniosek o urlop okolicznościowy – czy musisz go złożyć?

Jak już wspomnieliśmy, wniosek o urlop okolicznościowy to konieczność. Jeżeli spełniasz wymagania ustawowe, pracodawca ma obowiązek udzielić Ci urlopu z tytułu wyjątkowej okoliczności. Jeśli jednak nie złożysz odpowiedniego podania i nie przyjdziesz do pracy, można to potraktować jako nieusprawiedliwioną nieobecność w firmie.

Takie postępowanie może być uznawane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Pracodawca może nawet uznać, że porzucasz swoje stanowisko. Kodeks pracy wskazuje, że takie zachowanie jest podstawą do udzielenia Ci upomnienia, nagany, a nawet wysłania na zwolnienie dyscyplinarne. Dlatego, jeśli nadarzy się okoliczność uprawniająca do wolnego, jak np. pogrzeb bliskiej osoby, pamiętaj, by złożyć wniosek o urlop okolicznościowy. Wynagrodzenie za Twoją pracę zostanie wówczas wypłacone tak, jak za urlop wypoczynkowy.

Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy? Ile dni?

Zanim zajmiemy się opisywaniem wypełniania wniosku o urlop okolicznościowy, określmy, kiedy właściwie Ci przysługuje. Nawet poprawnie skonstruowane pismo będzie bezzasadne, jeśli zaistniała okoliczność nie zakwalifikuje Cię do wzięcia jednego, lub dwóch dni wolnego. Zestawienie takich okazji zawiera:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Jakie wydarzenia uprawniają pracownika do złożenia wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego?

Wniosek o urlop okolicznościowy na ślub, śmierć, narodziny dziecka – kiedy 2 dni?

Dwa dni zwolnienia z pracy przysługują z powodu:

• ślubu pracownika;
• pogrzebu dziecka;
• zgonu/pogrzebu ojca lub matki;
• pogrzebu ojczyma lub macochy;
• narodzin dziecka.

Kiedy złożyć podanie o 1 dzień urlopu okolicznościowego?

Wykorzystanie urlopu okolicznościowego w wymiarze 1 dnia wolnego jest możliwe z powodu:

• pogrzebu siostry lub brata;
• pogrzebu dziadka lub babci;
• ślubu dziecka pracownika;
• pogrzebu teścia lub teściowej;
• pogrzebu innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Jak wypełnić wniosek o urlop okolicznościowy?

Wniosek pracownika o urlop okolicznościowy powinien zostać wypełniony zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Twój pracodawca powinien poznać nie tylko datę sporządzenia podania, ale też mieć wgląd w przyczynę wzięcia takiego urlopu. Jeżeli składasz odpowiedni wniosek o urlop okolicznościowy na ślub, z powodu śmierci ojca, lub z innej przyczyny – napisz o tym przełożonemu. Bez tej informacji nie będzie mógł ocenić, czy wnioskujesz o swój urlop zgodnie z prawem. O czym jeszcze warto pamiętać?

1. W takim wniosku warto dodać swoje dane osobowe i dane pracodawcy (imię i nazwisko, posada).
2. Na górze dokumentu dodaj datę i miejscowość sporządzenia dokumentu.
3. W treści wniosku podaj dokładny termin urlopu.
4. W formie załącznika dodaj wymagane od Ciebie dokumenty.
5. Podpisz się wraz z datą i zostaw miejsce na podpis pracodawcy.

Wniosek o urlop okolicznościowy – jakie dokumenty przygotować?

Zanim złożysz wniosek udzielenie urlopu okolicznościowego, musisz przygotować zestaw dokumentów potwierdzających daną okoliczność. Przełożony może poprosić Cię o np. odpis aktu zgonu członka rodziny (jeżeli bierzesz np. urlop okolicznościowy na śmierć ojca). Takim dokumentem będzie też odpis aktu urodzenia dziecka lub numer odpisu aktu małżeństwa.

Bez potwierdzenia przełożony może odrzucić Twój wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego, nawet jeśli faktycznie chcesz go wziąć zgodnie z prawem. Czasami oczywiście wystarczy słowne potwierdzenie, jednak trzeba się liczyć z koniecznością okazania pewnych dokumentów.

Wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego a RODO

W kontekście wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego posługujemy się zazwyczaj danymi pozyskanymi z głównego aktu prawnego. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nie przewiduje jednak zmian w RODO, które ograniczają znacznie możliwości pracodawcy, jeżeli chodzi o przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych.

W ustawie o ochronie danych osobowych znajdziemy zapis o minimalizacji przechowywania takich danych przez pracodawcę. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego związane z przetwarzaniem danych osobowych stwierdza, że:

[…] dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane ‘minimalizacja danych’.

Pracodawca nie powinien przechowywać w aktach osobowych i gromadzić danych osób trzecich w zakładzie pracy. Mówimy tu oczywiście o ewentualnym odpisie aktu zgonu, aktu małżeństwa lub aktu urodzenia dziecka. Jak zatem udowodnić mu, że urlop Ci się należy?

Przechowywanie takich danych nie jest dozwolone, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby pokazać mu taki dokument podczas składania wniosku o urlop okolicznościowy. Pracodawca po prostu nie może go przechowywać i przetwarzać.

Urlop okolicznościowy – wniosek. Czy możesz złożyć podanie na umowie cywilnoprawnej?

Wolne na ślub dziecka pracownika lub z powodu pogrzebu małżonka pracownika przysługuje z zasady osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, z tytułu mianowania, nadania, powołania i spółdzielczej umowy o pracę. Oficjalnego urlopu, regulowanego wspomnianym wcześniej rozporządzeniem ministra pracy, nie może dostać osoba świadcząca usługi na umowie cywilnoprawnej.

Warto jednak przypomnieć, że umowa zlecenie i umowa o dzieło to bardzo elastyczne umowy. Zleceniodawca może udzielić Ci takiego urlopu z własnej woli, przepisy tego nie zabraniają. W tym przypadku jednak udzielenie dnia wolnego nie jest obowiązkowe.

Wniosek o urlop okolicznościowy – PDF (wzór)

Poniżej znajduje się przykładowy wzór wniosku o urlop okolicznościowy do pobrania w formacie PDF lub doc. Możesz także skopiować poniższą treść i wkleić do edytora tekstu, gdzie uzupełnisz go własnymi danymi. Pamiętaj jednak, by podpisać druk wniosku o urlop okolicznościowy własnoręcznie. Spersonalizuj wniosek, dodając okoliczność, która uprawnia Cię do odebrania dnia lub dni wolnych. To może być np.:

• wniosek o urlop okolicznościowy na ślub;
• wniosek o urlop okolicznościowy ze względu na śmierć babci, czy dziadka;
• wniosek o urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka;
• wniosek o urlop okolicznościowy na śmierć brata, czy ojca.

……………………………………..
(data, miejscowość)

……………………………………..
(imię i nazwisko pracownika)

……………………………………..
(imię i nazwisko pracodawcy)

WNIOSEK O URLOP OKOLICZNOŚCIOWY

Zwracam się z prośbą o udzielenie urlopu okolicznościowego w wymiarze 1 dnia / 2 dni z powodu następującej okoliczności:

……………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………..

w terminie od …………………….. do ……………………….

Z wyrazami szacunku:

………………………………………………..
(data i podpis pracownika)

………………………………………………..
(data i podpis pracodawcy)

Wzór wniosku o urlop okolicznościowy do pobrania w formacie PDF

Wniosek o urlop okolicznościowy doc

Plan urlopów a urlop okolicznościowy

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Urlop okolicznościowy nie jest jednak uwzględniany w tym planie, ponieważ jego termin jest związany z nieprzewidywalnymi wydarzeniami w życiu pracownika, takimi jak ślub czy pogrzeb bliskiej osoby.

W takich sytuacjach pracownik powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę i złożyć wniosek o urlop okolicznościowy, aby jego nieobecność została usprawiedliwiona. Pracodawca ma obowiązek udzielić takiego urlopu, jeśli zaistniały okoliczności przewidziane w przepisach prawa pracy.​

Zwolnienie od pracy w związku z wezwaniem organu administracji rządowej

Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy, jeśli ten otrzyma wezwanie organu administracji rządowej, sądu, prokuratury, policji, samorządu terytorialnego lub organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia. Nie obejmuje to urlopu okolicznościowego. W takich przypadkach pracownik powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę i przedstawić stosowne wezwanie.

Nieobecność w pracy z tego powodu jest usprawiedliwiona, jednak pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za ten czas. Może on jednak ubiegać się o zwrot utraconych zarobków od organu, który wystosował wezwanie.​

Urlop okolicznościowy a inne rodzaje urlopów

Urlop okolicznościowy różni się od innych rodzajów urlopów, takich jak urlop wypoczynkowy, macierzyński czy bezpłatny. Urlop wypoczynkowy jest planowany z wyprzedzeniem i ma na celu regenerację sił pracownika. Urlop macierzyński przysługuje pracownicy w związku z urodzeniem dziecka i jest obowiązkowy. Urlop bezpłatny udzielany jest na wniosek pracownika i polega na czasowym zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia.

Natomiast urlop okolicznościowy jest krótkotrwałym zwolnieniem od pracy z powodu ważnych wydarzeń w życiu pracownika, takich jak ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby, i przysługuje na podstawie złożonego wniosku oraz przedstawienia odpowiednich dokumentów potwierdzających zaistniałą okoliczność.

Urlop okolicznościowy a termin jego wykorzystania

Jednego dnia urlopu okolicznościowego możesz potrzebować w sytuacji, gdy ważne wydarzenie w życiu wymaga Twojej obecności poza pracą – na przykład przy pojawieniu się na świecie twojego dziecka. Warto pamiętać, że termin wykorzystania urlopu powinien być odpowiednio dopasowany do daty zdarzenia, które jest podstawą uzyskania wolnego. W większości przypadków pracodawca może poprosić o potwierdzenie okoliczności, np. wypis dziecka ze szpitala lub inny dokument potwierdzający narodziny. Dzięki temu Twój wniosek o urlop zostanie rozpatrzony szybciej, a wolne będzie udzielone zgodnie z przepisami.

Urlop okolicznościowy a wynagrodzenie i termin wykorzystania

Warto pamiętać, że gdy urlop okolicznościowy przysługuje wynagrodzenie jest wypłacane na zasadach jak przy urlopie wypoczynkowym, ale tylko wtedy, gdy nieobecność pozostaje w realnym związku ze zdarzeniem (np. ślub, narodziny dziecka, pogrzeb). W praktyce oznacza to, że pracodawca może oczekiwać, aby termin wolnego był „racjonalnie” powiązany z uroczystością lub formalnościami do załatwienia, a nie wykorzystany zupełnie dowolnie kilka tygodni później.

Jeśli nie wiesz, jak napisać wniosek, przyjmij prostą zasadę: wskaż konkretną podstawę (zdarzenie) i konkretny termin, a dodatkowo doprecyzuj, że prosisz o zwolnienie „w związku z organizacją/uczestnictwem w…” albo „w związku z koniecznością dopełnienia formalności”. Taka krótka informacja ułatwia pracodawcy ocenę, czy wolne jest zasadne i czy wynika z przyczyn rodzinnych, bez wchodzenia w nadmierne szczegóły wrażliwe (co jest ważne również z perspektywy RODO).