Urlop na żądanie należy się każdemu pracownikowi na umowie o pracę. Niezależnie od tego, czy pracuje na pełny etat, czy tylko część ma prawo do czterech dni. Kiedy zgodnie z Kodeksem pracy możesz zgłosić urlop na żądanie?
Wszystkim dobrze znany i chętnie wykorzystywany urlop wypoczynkowy nie jest jedyną formą wolnego od pracy. Chętnie wnioskujemy o ten urlop, by pojechać na wczasy, na wakacje, Czy po prostu odpocząć w domu, często urlopu wypoczynkowego potrzebujemy na remont. Urlop zwykle musi zostać zaplanowany z wyprzedzeniem. Niektórym pracodawcom wystarczy dwutygodniowe. Natomiast w innych zakładach pracy urlop wypoczynkowy planuje się już na początku roku. Wiele zależy od konkretnego zakładu pracy i zasad w nim obowiązujących.
Spis treści
Urlop na żądanie: wolne w nagłej sytuacji
Niestety czasami urlop wypoczynkowy nam się nie przyda, ponieważ potrzebujemy dnia wolnego teraz, dzisiaj, od razu. Dni wolne od pracy nie zawsze są nam potrzebne wyłącznie ze względu na potrzebę wypoczynku. Czasem zdarzają się sytuacje nagłe, niezaplanowane. I właśnie w takich przypadkach sięgamy po tzw. urlop na żądanie (takie żądanie przysługuje pracownikowi na etacie). Czym różni się urlop wypoczynkowy od urlopu na żądanie? Kiedy i jak zgłosić urlop na żądanie pracownika? Czy pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu na żądanie? W jakich sytuacjach może odmówić udzielenia urlopu? Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na drugi rok?
Zgłoszenie urlopu na żądanie
Każda nieobecność pracownika, nawet ta nieplanowana przyczynia się do generowania choćby minimalnych strat w firmie, w postaci opóźnień, czy zaniedbań pewnych obowiązków. Cierpią na tym także inni pracownicy, którzy zazwyczaj w tym okresie muszą wziąć na siebie obowiązki urlopowanego kolegi. Jednak pracodawca, który jest przygotowany na nieobecność pracownika, może zminimalizować, a nawet wyeliminować sytuacje, w których nieobecność jednego pracownika odbija się na całej firmie. Zwykle część obowiązków przekazuje się innym pracownikom, jednak tak aby nie obciążać jednej osoby. W ten sposób w firmie, mimo nie najwyższej wydajności zostaje zachowana ciągłość wykonywania obowiązków w zakładzie pracy. Dlatego tak ważne jest wczesne planowanie urlopu wypoczynkowego.
Urlop na żądanie w Kodeksie pracy
Urlop na żądanie jest prawem pracownika zagwarantowanym przez Kodeks pracy do nieplanowanego wolnego od pracy. Warto jednak pamiętać, że według tego Kodeksu pracy urlop na żądanie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na etacie. Jednak zasady urlopu na żądanie określone w Kodeksie pracy jasno wskazują na konieczność poinformowania pracodawcy o chęci skorzystania z takiego urlopu. To oznacza, że nie można tak po prostu nie przyjść do pracy. Pracodawcę należy poinformować o nieobecności zgodnie z przyjętymi normami. Zazwyczaj urlop na żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak jeszcze przed godziną rozpoczęcia pracy. Urlop na żądanie to prawo pracownika, takie samo jak prawo do urlopu wypoczynkowego, choć nie zaznaczamy go w planie urlopów.
Nie oznacza to jednak, że możemy wykorzystać go w każdej sytuacji. Urlop na żądanie pracownika musi zostać odpowiednio zgłoszony, inaczej nie ma zastosowania. Oznacza to, że pracownik musi czekać, dopóki pracodawca nie wyrazi zgody na dzień nieobecności. Jak zgłosić nieobecność podczas urlopu na żądanie? Czy Kodeks pracy mówi o tym, kiedy przysługuje nam urlop na żądanie?
Urlop na żądanie – kiedy go zgłosić?
Kiedy w życiu pracownika pojawią się nagłe sytuacje, takie jak np. awaria komunikacji miejskiej, czy złe samopoczucie pracownik ma prawo wziąć urlop na żądanie. Ile dni mu przysługuje? Są to dokładnie cztery dni urlopu w roku, które można wziąć albo z rzędu, albo rozłożyć na cały rok. Można także w ogóle go nie wybierać. Urlop na żądanie jest naprawdę urlopem wypoczynkowym, zatem wymiar urlopu 4 dni nie jest dodatkowy i każdy wykorzystany dzień zmniejsza naszą pulę urlopu wypoczynkowego.
Urlop na żądanie jako część urlopu wypoczynkowego
W przypadku urlopu wypoczynkowego obowiązują dwie taryfy urlopowe – 20 i 26 dni. Według przepisów prawa pracy, 26 dni urlopu wypoczynkowego obowiązuje wszystkich pracowników, którzy mają łącznie przepracowane ponad 10 lat. Należy pamiętać, że z Kodeksu pracy jasno wynika, że dni urlopu na żądanie są częścią urlopu przeznaczonego na odpoczynek (mimo że nie wykorzystujesz go na wypoczynek), czyli jest urlopem wypoczynkowym. Wykorzystanie wszystkich 4 dni zmniejsza naszą ilość dni urlopu wypoczynkowego.
Co jeszcze warto wiedzieć na temat urlopu na żądanie?
- Wymiar urlopu na żądanie wynosi tyle samo (4 dni) dla każdego pracownika niezależnie od jego stażu pracy, czy formy etatu.
- Pracodawca w niektórych przypadkach może odmówić udzielenia takiego urlopu.
- Niewykorzystany urlop na żądanie w danym roku kalendarzowym przepada wraz z końcem roku.
- Urlop na żądanie płatny jest na zasadach urlopu wypoczynkowego.
Kiedy urlop na żądanie jest uzasadniony?
Z zawartych w Kodeksie pracy informacji wynika, że urlop na żądanie ma zastosowanie jedynie w sytuacjach nagłych. Zdarza się jednak, że o ich istnieniu wiemy już dzień wcześniej. Wówczas warto powiadomić pracodawcę możliwie jak najwcześniej. To zaoszczędzi nam stresu związanego z oczekiwaniem na odpowiedź przed pracą z samego rana dnia następnego. Zazwyczaj urlop na żądanie musisz zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu jednak do godziny przewidywanego rozpoczęcia pracy według rozkładu czasu pracy. Dlaczego?
Ponieważ każdy pracownik ma nie tylko prawa, ale też obowiązki, a właśnie jednym z nich jest konieczność informowania pracodawcy o nieobecności w pracy. Jako osoby zatrudnione na etacie, czyli w oparciu o umowę o pracę mamy obowiązek zgłoszenia potrzeby wolnego oraz musimy zaczekać na akceptację pracodawcy, aby móc wykorzystać urlop.
Do sytuacji uprawniających do wzięcia nagłego urlopu można zaliczyć:
- śmierć bliskiej osoby, na którą nie przysługuje nam urlop okolicznościowy (z urlopu okolicznościowego możesz skorzystać tylko w określonych wypadkach),
- sprawy formalne,
- pogorszenie stanu zdrowia,
- wydarzenia losowe.
Urlop na żądanie, czy urlop wypoczynkowy? Co wybrać?
Warto zaznaczyć, że jeśli o niektórych sytuacjach wiesz ze znacznym wyprzedzeniem np. o konieczności załatwienia spraw urzędowych, warto skorzystać z urlopu wypoczynkowego, który w swojej formie jest „lżejszy” niż nagłe wolne w postaci urlopu na żądanie. Warto też zostawić sobie te cztery dni na sytuacje kryzysowe, które naprawdę mogą zdarzyć się nieprzewidzianie. Jeśli wybierzesz urlop na żądanie na sprawy, w których mogłeś wykorzystać zwykły urlop, to w przypadku nagłej potrzeby nie będziesz miał prawnie zagwarantowanej możliwości wzięcia wolnego.
Dodatkowo termin wykorzystania dni urlopu na żądanie, w odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego, nie są objęte planem urlopów ani procedurą porozumienia w sprawie dogodnego terminu na urlop. Wynika to z faktu, że geneza wykorzystania dniu urlopu na żądanie związana jest z nieprzewidzianymi sytuacjami.
Urlop na żądanie a zgłoszenie odrzucone — odmowa pracodawcy
Zgodnie z Kodeksem pracy urlop na żądanie nie wymaga podawania przyczyny (uzasadnienia stanowiska). Zwykle jednak pracownik stara się usprawiedliwić swoją nieobecność. Urlop na żądanie jest prawem pracownika i obowiązkiem pracodawcy, zatem pracodawca musi udzielić urlopu. Choć istnieją pewne odstępstwa od tej reguły, w którychpracodawca może odmówić udzielenia urlopu. Mowa o sytuacji, w której nieobecność pracownika mogła być przewidziana wcześniej i mógł on skorzystać z prawa do urlopu wypoczynkowego.
Odmowa urlopu na żądanie a orzecznictwo
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego (Wyrok SN II PK 123/09, OSNP 2011/11–12/148) pracodawca może odmówić urlopu na żądanie także wtedy, gdy nieobecność pracownika zagrażałaby interesom firmy i zaburzyłaby jej funkcjonowanie. Jeśli pracownik nie dotrzyma terminu zgłoszenia urlopu na żądanie, to pracodawca także może odmówić jego udzielenia. Dlatego tak istotna jest wiedza o tym, kiedy zgłosić urlop na żądanie:
(…) mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika, (…). Obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest więc bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.
Dodatkowe wyjaśnienie znajdziemy w wyroku SN z 15 listopada 2006 r.:
Pracodawca ma w zasadzie obowiązek udzielenia tego urlopu, ale wyjątkowo może jednak odmówić jego udzielenia, jeżeli zachodziłaby sytuacja, której nie można byłoby pogodzić z zasadą dbałości o dobro i mienie pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.), na przykład wówczas, gdyby wszyscy pracownicy określonego zakładu pracy lub jego wyodrębnionej części, albo znacząca ich część, wystąpili o udzielenie im urlopu na żądanie tego samego dnia.
Urlop na żądanie – jak należy zgłosić pracodawcy urlop?
W przypadku, gdy pracownik jest już pewien tego, że chce wziąć urlop na żądanie, to musi o tym poinformować pracodawcę najpóźniej w dzień urlopu. Co więcej, zawsze musi czekać na jego odpowiedź i wstrzymać się z rozpoczęciem urlopu, dopóki pracodawca nie wyrazi zgody. Zgłoszenie urlopu na żądanie musi być skuteczne. Zgodę na rozpoczęcie urlopu na żądanie udziela pracodawca, co oznacza, że pracownik ma prawo rozpocząć urlopowanie, dopiero gdy otrzyma akceptację urlopu na żądanie u pracodawcy.
Urlop na żądanie należy zgłosić niezwłocznie
Wraz z nagłą nieobecnością pracownika, pracodawca musi mierzyć się z koniecznością zapewnienia zastępstwa. Dlatego według przepisów prawa pracy, urlop na żądanie należy zgłosić na tyle wcześnie, by pracodawca mógł zorganizować za nieobecnego pracownika zastępstwo. Kodeks pracy nie narzuca formy, jaką ma przyjąć zawiadomienie o urlopie. Z oczywistych względów, to nie musi być złożenie wniosku w formie dokumentu. Ciężko byłoby go dostarczyć przed pracą. Najczęściej zgłaszamy to telefonicznie, dzwoniąc lub pisząc wiadomość SMS. Można również wystosować e-mail. Jednak istotne jest tutaj zastosowanie art. 61 § 1 K.c:
§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.
§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Zgodnie z przepisem oświadczenie woli musi być skuteczne. Choć pracodawcy dotyczy obowiązek udzielenia urlopu na żądanie, to ten i tak musi się na wolne zgodzić. Jeśli pracodawca nie odpowie na zakomunikowanie chęci urlopu na żądanie, to pracownik nie może założyć, że pracodawca nie będzie miał nic przeciwko. Jeśli zatrudniony nie stawi się do pracy w takim przypadku, pracodawca ma prawo uznać to za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. To może się skończyć nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.
Urlop na żądanie – kiedy powiadomić?
Urlop udzielany na mocy art. 1672 Kodeksu pracy należy się każdemu zatrudnionemu w ramach stosunku pracy. To oznacza, że nie ma do niego prawa osoba na umowie cywilnoprawnej. To kiedy należy zgłosić niedyspozycję, dokładnie wyznacza niżej wymieniony zapis, który brzmi:
Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
A zatem pracownik, który chce wziąć urlop na żądanie, musi powiadomić pracodawcę o fakcie urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Regulamin pracy może wyznaczać wskazówki godzinowe zgłoszenia (np. do godziny po rozpoczęciu dnia pracy), jednak zgodnie z orzeczeniem wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 listopada 2006 roku (sygn. akt I PK 128/06) pracownik powinien zgłosić chęć wzięcia urlopu na żądanie jeszcze przed godziną chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy. Warto zaznaczyć, że przepisy wewnątrzzakładowe mogą zadziałać jedynie na korzyść pracownika, nie mogą natomiast ograniczać jego praw.
Czy urlop na żądanie jest dobrym rozwiązaniem?
Choć urlop na żądanie bywa traktowany jako konieczność w trudnych sytuacjach, jego odpowiednie wykorzystanie może przynieść korzyści obu stronom. Pracownik zyskuje możliwość szybkiego rozwiązania nagłego problemu, co może zwiększyć jego zaangażowanie w pracy po powrocie. Pracodawca z kolei, stosując elastyczne podejście i okazując zrozumienie, buduje wizerunek wspierającego lidera, co wpływa na lojalność pracowników i dobrą atmosferę w zespole.
Urlop na żądanie – kiedy zgłosić? Podsumowanie
Urlop na żądanie zwykle niechętnie jest brany przez pracowników. Rzeczywiście informacja o nagłej nieobecności pracownika nie jest wiadomością, jaką pracodawca chce usłyszeć. Szczególnie że dni urlopu muszą zostać przez niego zaakceptowane. Co jest z pewnością sytuacją niekomfortową, jak wiadomo „szef też człowiek” i z pewnością żądanie udzielenia nagłego urlopu wzbudza w nim skrajne emocje. Jednak różne sytuacje w naszym życiu się zdarzają i pracodawca powinien to zrozumieć. W przypadkach przedsiębiorców, którzy nieprzychylnie patrzą na takie kwestie, warto kulturalnie im przypomnieć, że udzielenie urlopu na żądanie pracownika to ich obowiązek.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o urlop na żądanie
1. Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?
Pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie rocznie, które są częścią urlopu wypoczynkowego. Jeśli nie zostaną wykorzystane, przepadają z końcem roku.
2. Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?
Tak, jeśli nagła nieobecność zagraża funkcjonowaniu firmy. Pracodawca musi jednak uzasadnić swoją odmowę, np. brakiem możliwości zapewnienia zastępstwa.
3. Jak zgłosić urlop na żądanie?
Można to zrobić telefonicznie, e-mailem, SMS-em lub przez system HR. Należy poinformować pracodawcę najpóźniej w dniu urlopu, przed rozpoczęciem pracy.
4. Czy trzeba podać powód urlopu na żądanie?
Nie. Pracownik nie musi uzasadniać swojej decyzji, ale jasna komunikacja z pracodawcą może ułatwić uzyskanie zgody.
