Planowanie urlopów przy większej liczbie pracowników może być wyzwaniem. Pomóc może sporządzenie planu urlopów. Do czego służy taki dokument i jak go przygotować? Co o planowaniu urlopu mówi Kodeks pracy? Wszystkie informacje prezentujemy poniżej.

Plan urlopów

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_49834992_the-day-organizer-page-and-pen-closeup.html

Zgodnie z przepisami, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego i nie może się go zrzec. Jak więc zorganizować pracę przedsiębiorstwa, w którym pracuje wiele osób? Prawo wskazuje na przygotowanie planu urlopów wypoczynkowych w celu zapewnienia normalnego toku pracy. Jakie przepisy na ten temat znajdują się w Kodeks pracy? Kto musi sporządzić plan urlopów? Jak powinien on wyglądać? Kiedy pracodawca nie ustala planu urlopów?

Kodeks pracy – planowanie urlopu

Im większa firma, tym trudniej ułożyć grafik obecności, który zapewni pracownikom możliwość wypoczynku, a także płynne dalsze działanie przedsiębiorstwa. Każdy z zatrudnionych ma określony wymiar urlopu wypoczynkowego, który musi wykorzystać. W tym wyzwaniu pomóc może sporządzenie planu urlopów.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 163 § 1 Kodeksu pracy urlopy w firmie powinny być udzielane według ustalonego planu urlopów:

„§  1. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy”.

Taki plan ułożyć powinien więc pracodawca, który musi przy tym uwzględnić zarówno złożone przez pracowników wnioski urlopowe (urlop bieżący), jak i konieczność zapewnienia niezakłóconego toku pracy. Oznacza to, że jeśli wybrany termin urlopu silnie koliduje z interesem pracodawcy, może to stanowić nawet podstawę do odmowy udzielenia urlopu wypoczynkowego.

Warto jednak wiedzieć i o tym, że planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikom zgodnie z art. 167 § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego pracodawca jest zobowiązany do udzielenia na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Informowanie o planie urlopów

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nie ma regulacji dotyczących sposobu jego upublicznienia. Może to być wydanie rozporządzenia, spotkanie pracownicze czy kontakt e-mailowy. W tej sytuacji nie jest już konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika. Przyjmuje się również, że poinformowanie pracownika o planie urlopów powinno być zrealizowane przynajmniej miesiąc przed rozpoczęciem urlopu.

Zobacz też:

Plan urlopowy –  zasady sporządzania

Jak zabrać się za przygotowanie rocznego planu urlopów? Musi on zawierać wszystkie planowane urlopy wypoczynkowe, przewidziane u pracodawcy w danym roku kalendarzowym.

Plan urlopów – co musi się w nim znaleźć?

Pracodawca musi ustalić plan urlopów, który powinien obejmować:

1) urlopy bieżące (do których pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego);

2) pierwszy urlop w karierze zawodowej (tzw. z tytułu pierwszej pracy – pracownik nabywa do niego prawo w trakcie roku w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu pełnego roku za każdy kolejny miesiąc pracy);

3) urlopy uzupełniające;

4) urlopy zaległe (niewykorzystane w latach poprzednich).

W planie pracodawca nie musi za to uwzględniać dni urlopowych „na żądanie” pracownika. W praktyce oznacza to tyle, że np. przy wymiarze urlopu wynoszącym 26 dni planowanych jest ich odpowiednio 22.

Kto nie musi przygotowywać planu urlopowego?

Choć zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek utworzenia planu urlopów niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, istnieją wyjątki od tej reguły. W wielu firmach nie funkcjonuje plan urlopów. Dlaczego?

Zgodnie z art. 163 § 1¹ obowiązek ustalania planu urlopów nie dotyczy pracodawców, u których:

1) nie działa zakładowa organizacja związkowa (w takim wypadku pracodawca może sam zrezygnować z tworzenia planu);

2) działająca zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak planu urlopów.

W wymienionych powyżej wypadkach opracowuje się plan na podstawie złożonych przez pracowników wniosków urlopowych. Nie oznacza to jednak, że wyrażenie zgody na każdy wniosek należy do obowiązków pracodawcy. W pozostałych przypadkach pracodawca jest zobligowany do przedłożenia planu urlopów do akceptacji działającej organizacji związkowej.

Może Cię zainteresować również:

Planowanie urlopów na podstawie wniosków pracowników – jak powinno się odbywać?

Zgodnie z przepisami pracodawca powinien układać plan urlopów na podstawie wniosków złożonych przez pracowników. Musi mieć przy tym na względzie również zapewnienie normalnego toku pracy firmy. Oznacza to, że wnioski nie są automatycznie akceptowane przez pracodawcę.

Ma on prawo odrzucić wniosek urlopowy. Wyjątki stanowią tu następujące sytuacje:

1) kiedy pracownik – rodzic (matka lub ojciec) wnioskuje o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego/tacierzyńskiego,

2) kiedy pracownik wnioskuje o urlop na żądanie (do 4 dni w roku),

3) kiedy młodociany pracownik, zatrudniony w firmie, ale wciąż uczęszczający do szkoły, ma z tego tytułu ferie szkolne (jeśli pracownik nie nabył prawa do urlopu, pracodawca może na jego wniosek zaliczkowo udzielić urlopu na okres ferii).

Może Cię zainteresować: Odmowa udzielenia urlopu wypoczynkowego. Co zrobić w takiej sytuacji?

14-dniowy urlop – czy musi znaleźć się w planie urlopów?

W planie urlopu obowiązkowo musi też znaleźć się wymagany przepisami, trwający co najmniej 14 dni urlop, a także ostateczne możliwe terminy jego wykorzystania.

Jak uwzględnić w planie urlopów zaległy urlop?

Urlop zaległy musi być z kolei udzielony pracownikowi do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Uwaga! Nie dotyczy to urlopu „na żądanie”. Ten rodzaj wypoczynku wraz z rozpoczęciem nowego roku traci swój charakter i może zostać ponownie potraktowany jako zwykły urlop wypoczynkowy.

Plan urlopu wypoczynkowego – zmiana terminu urlopu

Ułożyliście plan urlopów w firmie, jednak musicie wprowadzić w nim pewne zmiany? Wszelkie korekty są tu ściśle określone przepisami prawa pracy. W związku z tym niektóre ze zmian będą mieć charakter obowiązkowy.

Kodeks pracy w art. 164 dopuszcza możliwość zmiany terminu urlopu na wniosek pracownika. Musi mieć on jednak swoje ważne uzasadnienie.

Przesłanką do przesunięcia terminu urlopu będą również tzw. szczególne potrzeby pracodawcy, głównie zakłócenie toku działania firmy spowodowane nieobecnością pracownika.

Szukasz pracy w Bydgoszczy? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!

Przesunięcie terminu urlopu w planie urlopowym z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy

Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu w myśl art. 165 Kodeksu pracy nastąpi także w przypadkach, w których pracownik nie może rozpocząć wypoczynku w wyznaczonym wcześniej terminie z racji usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Do takich sytuacji należą te, w których pracownik nie może zacząć urlopu. Będzie to spowodowane przez:

1) czasową niezdolność do pracy wskutek choroby;

2) odosobnienie w związku z chorobą zakaźną;

3) urlop macierzyński.

Jeśli w którymś w wymienionych wyżej przypadków pracownikowi pozostanie niewykorzystana część urlopu, pracodawca jest zobowiązany udzielić mu go w terminie późniejszym, niż uwzględniono w planie urlopów.

Odstąpienie od planu urlopów: tylko w wyjątkowych przypadkach

Szczególny przypadek stanowić będzie również odwołanie pracownika z urlopu. Może ono nastąpić, zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy, wyłącznie w sytuacji, w której obecność pracownika w firmie jest niezbędna ze względu na okoliczności nieprzewidziane w terminie rozpoczęcia urlopu. Co więcej, pracodawca musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Plan urlopów – do kiedy go sporządzić?

Do kiedy sporządza się plan urlopów? Przepisy nie regulują konkretnego, wymaganego terminu na przygotowanie tego dokumentu. Teoretycznie najlepiej jednak sporządzić go na samym początku lub jeszcze przed rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego.

Jeśli jednak wolicie przygotować go w późniejszym terminie, nie musi to wpływać na udzielanie urlopu pracownikom na początku nowego roku. Przepisy nie wymagają także układania całego rocznego planu urlopów.

Możliwe jest przygotowanie planu urlopu na krótszy okres, np. półrocza lub kwartału. Pracodawca, jeśli wymagają tego potrzeby firmy, może także przygotować osobne plany dla poszczególnych działów i oddziałów przedsiębiorstwa.

Jak powinien wyglądać plan urlopowy?

Najwygodniejszym rozwiązaniem dla planu urlopów będzie tabelka z terminami poszczególnych, zaakceptowanych wniosków urlopowych, przygotowana np. w popularnym Excelu. Może to jednak być także zwykła rozpiska na kartce, przygotowana na podstawie wniosków składanych np. poprzez elektroniczny system. Przydatne jest również wykorzystanie specjalnych narzędzi i opcji takich jak udostępniane informacji dla użytkowników Google.

Przygotowanie planu urlopowego

Wcześniej rozpoczęty proces planowania urlopów jest rozwiązaniem bardzo rozsądnym. Choć obowiązek tworzenia planu urlopów według prawa nie musi być zrealizowany w określonym terminie, wypełnienie go powinno się kojarzyć pracodawcy z okresem końcówki roku lub jego początku. Dzięki takiej organizacji łatwiej uniknąć sporów, które mogą się pojawić przy ustalanym przez wszystkich pracowników terminie urlopu wypoczynkowego.

Mimo braku stosownych regulacji względem terminu, jeśli pracownik w ustalonym przez firmę terminie nie złoży wniosku urlopowego, pracodawca może zasugerować przykładowy termin urlopu wypoczynkowego. Nie jest to jednak decyzja wiążąca, ponieważ pracownik ma możliwość zmiany takich decyzji. Warto pamiętać, że przy tworzeniu planu urlopów warto uwzględnić osoby, które wracają do pracy np. po urlopie macierzyńskim.

Jak stworzyć plan urlopów?

Plan urlopów wymaga uzyskania odpowiednich informacji. Zbierając je w całość, można stworzyć ogólny zarys takiego harmonogramu dni wolnych dla pracowników. Należy:

1. Przeliczyć dni przysługujące pracownikom w przyszłym roku – ważne będzie ustalenie, ile godzin urlopu ma każdy z pracowników (takie informacje może podać dział kadr lub trzeba je wyliczyć samodzielnie).

2. Sprawdzić, ile zaległych dni urlopu przysługuje pracownikom (trzeba wykorzystać urlop zaległy w pierwszej kolejności).

3. Określić datę, do której pracodawca będzie przyjmować wnioski pracowników. Powinna być ona na tyle daleka, aby dać im możliwość zastanowienia się i ustalenia kwestii urlopowych wraz z rodziną.

4. Ustalić sposób przydzielania urlopów w dni świąteczne i długie weekendy. Pozwoli to uniknąć złożenia wielu wniosków na jeden termin i ułatwi podział wolnych okresów między pracownikami.

5. Wskazać, w których okresach branie urlopu nie będzie możliwe. Wynika to ze specyfiki danej branży i sezonu, w którym przedsiębiorstwo będzie mieć największy ruch, dlatego nie może pozwolić sobie na okrojoną kadrę.

6. Wymienić liczbę osób, które z konkretnego działu mogą wziąć urlop jednocześnie. Będzie to przeciwdziałać spadku produktywności i zbyt dużemu obciążeniu obowiązkami u pozostałych w pracy pracowników.

7. Wybrać narzędzie, które będzie najwygodniejsze przy tworzeniu planu urlopów. Do wyboru jest wiele rozwiązań – uniwersalny excel, udostępnianie danych w Google czy spersonalizowane, dedykowane narzędzia dostosowane do indywidualnych potrzeb szczególnie tych wymagających przedsiębiorców.

Plan urlopów – co zrobić, by uniknąć konfliktowych sytuacji?

Efektywne zarządzanie planem urlopów może być wyzwaniem, a jego kluczem jest jasna i otwarta komunikacja. Ważne jest, aby zacząć od wysłuchania obu stron sporu – to pozwala zrozumieć indywidualne potrzeby i oczekiwania pracowników. Takie podejście często ujawnia, że źródłem konfliktów bywają niejasne zasady lub błędy komunikacyjne.

Dobrze jest przy tym odnosić się do polityki urlopowej firmy, która powinna być przejrzysta i spójna. Przypominanie o zasadach oraz powoływanie się na Kodeks pracy lub wcześniejsze ustalenia w korespondencji służbowej pomaga zbudować poczucie sprawiedliwości. W przypadkach, gdy wnioski urlopowe się nakładają, warto zachęcać pracowników do poszukiwania kompromisu poprzez dialog i wzajemne zrozumienie, co może pomóc w uniknięciu napięć.

W sytuacjach trudniejszych warto być transparentnym w swoich decyzjach, aby zbudować zaufanie w zespole. Zachowanie profesjonalizmu, nawet w najbardziej stresujących sytuacjach, jest kluczowe dla utrzymania pozytywnej atmosfery pracy. Gdy problem się powtarza, dobrym rozwiązaniem może być elastyczne podejście – dopracowanie zasad urlopowych, rozszerzenie zespołu na czas urlopów czy wprowadzenie dodatkowych spotkań prewencyjnych, by ograniczyć ryzyko konfliktów w przyszłości.

Plan urlopów – korzyści

Choć planowanie wypoczynku z wyprzedzeniem nie należy do najłatwiejszych zadań, z punktu widzenia organizacji pracy jest to metoda przynosząca wiele korzyści.

Plan urlopów przede wszystkim ułatwia pracodawcy organizację pracy przedsiębiorstwa. Dzięki niemu wie, kiedy ma spodziewać się mniejszej liczby pracowników i zaplanować funkcjonowanie firmy w tym okresie. Nie można zapominać, że plany te mogą pokrzyżować nieprzewidziane sytuacje typu urlop na żądanie czy zmiana terminu na wniosek pracownika.

Niemniej jednak przy dobrze skonstruowanym planie nie powinno być kłótni o ustalanie urlopu w konkretnych datach. Podział uwzględniony w takiej rozpisce zapewnia względny spokój i porządek związany z udzielaniem prawnie zagwarantowanych pracownikom urlopów.

Plan urlopów w 2025 roku

Chociaż przepisy prawa pracy nie określają do kiedy należy sporządzić plan urlopów, powszechnie przyjmuje się, że harmonogram powinien być gotowy przed rozpoczęciem roku kalendarzowego. Oznacza to, że plan urlopów na 2025 rok powinien zostać opracowany do 31 grudnia 2024 roku. Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że ewentualne opóźnienie w jego przygotowaniu nie daje im prawa do odmowy udzielenia urlopu pracownikom zgodnie z przysługującymi im dniami wolnymi.

Wiele firm decyduje się na elastyczne podejście do planowania urlopów, dostosowując je do bieżących potrzeb organizacji oraz preferencji pracowników. W takich przypadkach stosuje się np. plany półroczne lub kwartalne, które pozwalają na większą swobodę w ustalaniu terminów urlopów. Tego typu rozwiązanie może być korzystne szczególnie w branżach o zmiennym zapotrzebowaniu na pracowników, gdzie konieczne jest zachowanie odpowiedniego poziomu obsady.

Aby uniknąć problemów związanych z nadmiernym nagromadzeniem urlopów w jednym okresie, pracodawcy mogą również rozważyć opracowanie planów urlopowych dla poszczególnych działów lub zespołów. Dzięki temu możliwe jest bardziej efektywne zarządzanie czasem pracy, zapewnienie ciągłości funkcjonowania firmy i minimalizacja zakłóceń wynikających z jednoczesnych nieobecności kluczowych pracowników.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_37321505_pla%C5%BCa-drewniane-krzes%C5%82o-na-wakacje-na-tropikalnej-pla%C5%BCy.html

Oceń artykuł
5/5 (1)