Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Na ogół powinien on wykorzystać zaległy urlop do końca roku, jednak z różnych względów czasami staje się to niemożliwe. Sprawdzamy, jakie zasady Kodeks pracy stosuje w takich sytuacjach.
Mnogość sytuacji losowych sprawia, że nie zawsze pracownik ma okazję skorzystać z całej puli przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego, które są jednym z podstawowych praw pracowniczych. Względem urlopu zaległego Kodeks pracy ma odpowiednie regulacje. Do kiedy wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy? Jakie zasady stosuje się względem zaległego urlopu?
Urlop wypoczynkowy a Kodeks pracy
Urlop wypoczynkowy udzielany jest na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Jak mówi art. 152:
§ 1. Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”.
Co więcej, pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Pracodawca z kolei ma obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
Ile urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi? To zależy od okresów nauki i stażu pracy. Według art. 154 Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:
1) 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
2) 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Ważne jest też nabycie samego prawa do urlopu. Tutaj regulacje dotyczą art. 153 Kodeksu pracy, który wskazuje, że pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym rozpoczął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Ponadto prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.
Udzielanie urlopu wypoczynkowego
Kodeks pracy dokładnie reguluje również kwestię przyznawania urlopu wypoczynkowego. Biorąc pod uwagę art. 163, urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Te z kolei ustala pracodawca, uwzględniając wniosek pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Pracodawca nie ustala planu urlopów w przypadku, jeśli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę oraz w sytuacji, jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Sprawdź też: Wymiar urlopu wypoczynkowego – komu przysługuje, ile trwa, jak go obliczyć?
Do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy?
Jeśli pracownik nie zdąży wykorzystać dni urlopowych w roku, w którym powinny zostać wykorzystane, stają się one urlopem zaległym. Choć rozpocznie się kolejny rok, pula niewykorzystanych dni wolnych nie przepada ani nie wymaga od razu wypłacenia ekwiwalentu.
O terminie wskazanym jako ostateczny względem wykorzystania zaległego urlopu mówi art. 168 Kodeksu pracy, gdzie stwierdzono, że urlopu niewykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
Zaległy urlop a nowy pracodawca
Kwestią, która jest ważna w przypadku urlopu zaległego, jest jego przejście do nowego pracodawcy. Kiedy strony rozwiązują stosunek pracy lub kiedy on wygasa, pracodawca ma dwie możliwości. W pierwszym przypadku pracownik może wykorzystać zaległy urlop w okresie obowiązywania wypowiedzenia. W drugim pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. W rzeczywistości pojawia się jeszcze jedna możliwość związana z porozumieniem trójstronnym, gdzie pracownik uzgadnia z dotychczasowym i nowym pracodawcą, że zaległy urlop wypoczynkowy przechodzi do puli nowego miejsca pracy.
Urlop zaległy a ekwiwalent pieniężny
W pewnych sytuacjach za niewykorzystany urlop przysługuje ekwiwalent pieniężny. Precyzuje to art. 171 Kodeksu pracy, który wskazuje, że jest to możliwe w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy. Z drugiej strony ekwiwalent pieniężny nie jest wypłacany, gdy strony umowy uzgodnią, że pracownik wykorzysta urlop w okresie wypowiedzenia lub w czasie pozostawania w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu, lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Szukasz pracy w Toruniu? Koniecznie sprawdź nowe ogłoszenia w serwisie GoWork.pl!
Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop?
O ile Kodeks pracy w art. 168 dokładnie precyzuje, że wykorzystanie zaległego urlopu powinno nastąpić do 30 września następnego roku kalendarzowego, o tyle nie informuje, czy taka sytuacja wymaga złożenia wniosku, czy uzyskania zgody pracownika. Te kwestie wywołują wiele kontrowersji. Można posiłkować się tu orzecznictwem, w którym istnieje możliwość wysłania zatrudnionego na zaległy urlop wypoczynkowy bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, choć i tu potrafią zdarzać się wyjątki. Przyzwolenie na brak zgody jest jednak związane z ustawą covidową. Warto podkreślić, że z dniem 1 lipca 2023 roku zostanie odwołany stan zagrożenia epidemicznego, tym samym regulacje te ulegną modyfikacji.
Pierwszym krokiem w sytuacji, gdy pracownik dysponuje pulą dni urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w poprzednim roku, jest przypominanie pracownikowi o potrzebie uregulowania tego obowiązku. W ostateczności pracodawca może posiłkować się zastosowaniem kary porządkowej upomnienia lub nagany. Kodeks pracy wskazuje, że pracownik musi zgodzić się na urlop wypoczynkowy w terminie ustalonym przez pracodawcę jednie w okresie wypowiedzenia (art. 167¹).
Czy zaległy urlop przepada?
W wielu przypadkach okazuje się, że pracownik nie zdążył wykorzystać zaległego urlopu wypoczynkowego w roku kolejnym do 30 września. Czy dni wolne wtedy przepadają? W takim przypadku pracownik może domagać się udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego do 3 lat. Wynika to z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, który wskazuje, że roszczenia wynikające ze stosunku pracy przedawniają się dopiero po 3 latach liczonych od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. To oznacza, że pracownik, który nie wykorzystał zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września, od tej daty liczy kolejne 3 lata, podczas których mogą mu być one udzielone.
Czym grozi niewykorzystany urlop?
W sytuacji, gdy pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu do daty, którą wskazuje Kodeks pracy, a więc do 30 września, pracodawcy grożą poważne konsekwencje. Naruszenie przepisów w tej kwestii może wiązać się bowiem z grzywną nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy. Może ona wynieść od 1000 zł do 30 000 zł. Z drugiej strony niewykorzystanie urlopu zaległego w terminie wyznaczonym przez przepisy nie zawsze skutkuje nałożeniem kary. Są bowiem określone okoliczności niezależne od pracodawcy (choroba pracownika, przebywanie na urlopie macierzyńskim), które całą sytuację usprawiedliwiają.