Wręczenie wypowiedzenia umowy pracodawcy wydaje się proste, ale niejednokrotnie już na tym etapie pojawia się problem. Bo jak właściwie należy rozumieć to szerokie pojęcie „pracodawcy”? Komu wręczyć wypowiedzenie umowy o pracę, aby miało moc prawną? Tego dowiesz się z naszego artykułu.
Newsletter dla pracodawców
Zapisz się i otrzymuj treści stworzone z myślą o pracodawcach!
Komu wręczyć wypowiedzenie – Kodeks pracy
Kodeks pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy) wskazuje kilka form rozstania się z pracodawcą. Zgodnie z art. 30, umowa o pracę może zakończyć się w poniższy sposób:
„§ 1. Umowa o pracę rozwiązuje się:
1) na mocy porozumienia stron;
2) przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem);
3) przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia);
4) z upływem czasu, na który była zawarta”.
Pracownik może zdecydować się na rozwiązanie umowy o pracę z pracodawcą bez wypowiedzenia (umowa o pracę rozwiązuje się z chwilą wręczenia drugiej stronie oświadczenia-rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym), gdy zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ pracy na zdrowie pracownika oraz kiedy pracodawca dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków. Zatrudniony nie musi też wcześnie informować pracodawcy o zamiarze złożenia wypowiedzenia umowy o pracę oraz pytać go o pozwolenie w tej kwestii.
Zobacz też wzór wypowiedzenia umowy: Wypowiedzenie umowy z winy pracodawcy – omówienie i wzór dokumentu
Wypowiedzenie umowy o pracę a okres wypowiedzenia umowy
W przypadku umowy o pracę, okres wypowiedzenia umowy również jest regulowany Kodeksem pracy. Jeśli jest ona zawarta na czas określony lub nieokreślony, czas ten zależy od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy i wynosi:
- 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
- 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
- 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Warto pamiętać, że według przepisów rozwiązanie umowy o pracę na okresie próbnym wygląda nieco inaczej. Tutaj mamy do czynienia z krótszymi przedziałami wynikającymi z ograniczonego czasu zatrudnienia. W Kodeksie pracy wskazano:
„Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi:
1) 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
2) 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
3) 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące”.
Ustawa ta wskazuje szczegółowe wymogi wobec stron umowy w przypadku rozwiązania umowy. Nie określono jednak wyraźnie, kogo dokładnie należy uznawać za „pracodawcę” i w związku z tym, komu wręczyć wypowiedzenie umowy o pracę, chcąc zrezygnować z pełnionego w firmie stanowiska. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy pracodawca jest stroną stosunku pracy tuż obok pracownika. Jakie zatem dokładnie pełni funkcje?
Przeczytaj również: Czy pracodawca może wydłużyć okres wypowiedzenia?
Komu w firmie należy wręczyć oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron? – pytanie do Eksperta GoWork
Jeden z użytkowników naszego Forum w wątku z pytaniami do Eksperta GoWork opisał następujący problem:
Szanowny Ekspercie GoWork 🙂 Zwracam się z następującym pytaniem. Zaproponowałem mojemu bezpośredniemu przełożonemu (pracuję w korporacji) rozwiązanie umowy o prace za porozumieniem stron (w CC pani z HR). Wysłałem pismo emailem (podpisane własnoręcznie), na które otrzymałem odpowiedź, że mój manager nie ma zastrzeżeń co do terminu rozwiązania umowy o pracę. Pani z HR odpisała na owego maila, że wysłała rezygnację przez system zgodnie z mailem, przyjmując ostatni dzień zatrudnienia jako wskazany w dokumencie, który oryginalnie wysłałem do bezpośredniego przełożonego. W tej chwili pracodawca (pełnomocnik pracodawcy z działu HR) oświadczył, że nie zgadza się na rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron i przyjmuje, że obejmuje mnie okres wypowiedzenia. Czy jego twierdzenie jest prawidłowe? Czy oświadczenie woli, które zostało złożone przez mojego bezpośredniego przełożonego przestaje być wiążące? Przecież mój przełożony też reprezentuje pracodawcę… Co mogę zrobić w tym przypadku? Oczywiście pracodawca „odrzucił” porozumienie już po tym, jak się dogadałem z nowym pracodawcą o wcześniejszym rozpoczęciu pracy, mimo że poinformowałem nowego pracodawcę, że mam zgodę (uzyskaną od bezpośredniego przełożonego) dopiero po faktycznie uzyskanej zgodzie. Proszę o pomoc, jakimi ewentualnymi przepisami mogę się kierować w tej sprawie?
Komu złożyć wypowiedzenie umowy o pracę? Pojęcie pracodawcy
W niniejszej sprawie trudności dostarcza określenie, kto właściwie jest pracodawcą w świetle przepisów i z kim pracownik może rozwiązać umowę o pracę.
Sięgając do Kodeksu pracy, widzimy, że pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3). Pojęcie to jest bardzo ogólne, bowiem w ramach jednostki organizacyjnej pracuje wiele podmiotów. Pojęcie „jednostki organizacyjnej” nie posiada definicji legalnej, ale możemy posiłkować się poglądami doktryny. Można zatem przyjąć, że jednostka organizacyjna pozostaje w ścisłym związku ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa (tj. służy wypełnianiu funkcji organizacyjnych), którą cechuje zależność (występowanie relacji). Jak widać, w ramach jednej jednostki organizacyjnej działa wiele podmiotów – z kim zatem dokładnie należy podjąć próbę rozwiązania umowy za porozumieniem stron?
ZOBACZ TAKŻE:
- Ile zarabia się w McDonald’s? Czy warto tam pracować?
- Komunikacja wewnętrzna w firmie. Co robić, by była efektywna?
- Praca w biurze podróży – zarobki i wymagania
- Kucharz – jak nim zostać? Zarobki, staż pracy i umiejętności
Komu złożyć wypowiedzenie? Przepisy
Z pomocą przychodzi art. 3[1] w/w ustawy, który wskazuje, że za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Jej określenie następuje przez złożenie oświadczenia woli przez osobę lub organ kierujący jednostką organizacyjną (pracodawcę) i za zgodą wyznaczonej osoby (forma oświadczenia woli zależy od wewnętrznych regulacji firmy).
Przepis ten stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie. Takie rozwiązanie służy odciążeniu przedsiębiorcy, zwłaszcza zatrudniającego wielu pracowników, który w przeciwnym wypadku zmuszony byłby do załatwiania wszelkich formalności osobiście.
Podmioty rozwiązujące umowy o pracę w imieniu pracodawcy
Zazwyczaj czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w danym przedsiębiorstwie dokonuje dział kadr czy sekretariat, ale może to być również bezpośredni przełożony w zależności, o których przepisach prawa pracy mowa – w każdym razie musi być to podmiot wyraźnie w tym celu wyznaczony. To zatem to, komu wręczyć wypowiedzenie, będzie formalnie zależało od uprzedniej decyzji organu zarządzającego.
Może Cię zainteresować: Czy pracodawca może zmusić do nadgodzin? Nadgodziny a Kodeks pracy
Jak złożyć wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika?
Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno być przekazane na piśmie. Jeśli jest to rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, pracownik musi wymienić powody złożenia takiego pisma. Dokument o rozwiązaniu umowy ma również posiadać podpis pracownika. Wypowiedzenie umowy za pomocą e-maila lub faksu może nie być uznane.
W przypadku, gdy pracownik chce wysłać dokument przez Internet, powinien to zrobić w postaci pisemnej elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Kiedy wypowiedzenie umowy składane jest w formie papierowego listu, można go dostarczyć osobiście lub pocztą (najlepiej listem poleconym).
Jak przygotować się do rozmowy o wypowiedzeniu?
Decyzja o odejściu z pracy to istotny krok, dlatego warto się do niej odpowiednio przygotować. Przed spotkaniem z pracodawcą warto dokładnie przeanalizować swoją umowę i zapoznać się z obowiązującym okresem wypowiedzenia. Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy – w przypadku umowy na czas określony może być krótsza niż przy umowie na czas nieokreślony. Jeśli relacje w firmie są dobre, warto poinformować przełożonego o swojej decyzji w sposób profesjonalny i z zachowaniem szacunku.
Dobrą praktyką jest przygotowanie pisemnego wypowiedzenia, w którym należy podać podstawę prawną i konkretną datę zakończenia współpracy. Warto również zastanowić się, jak wytłumaczyć swoją decyzję. Może ona wynikać z chęci rozwoju zawodowego, zmiany branży lub konieczności dostosowania się do nowych warunków życiowych, takich jak osiągnięcie wieku emerytalnego. Jeśli planujesz rozmowę z szefem, warto unikać niepotrzebnych emocji i konfliktów – wypowiedzenie pracownikowi umowy powinno odbyć się w atmosferze wzajemnego szacunku.
Forma i doręczenie oświadczenia – jak sprawić, by wypowiedzenie było skuteczne
Skuteczność rozstania zaczyna się od poprawnej formy oraz właściwego doręczenia. Najbezpieczniej przygotować pismo w wersji papierowej z własnoręcznym podpisem i przekazać je osobie upoważnionej do reprezentowania pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy (zwykle kadry/HR, dyrektor jednostki lub inny pełnomocnik wskazany w regulacjach wewnętrznych). Dobrą praktyką jest poproszenie o pieczątkę wpływu lub złożenie dokumentu za pokwitowaniem – np. na kopii wypowiedzenia. Jeśli przekazanie osobiste nie jest możliwe, wyślij pismo listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.
Ta adnotacja pocztowa ma znaczenie dowodowe: ułatwia wykazanie, kiedy pracownik złoży wypowiedzenie i kiedy oświadczenie doszło do adresata w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią. W obrocie elektronicznym liczy się forma „pisemna elektroniczna”, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny; zwykły skan i e-mail co do zasady nie zachowują formy wymaganej przepisami i mogą być kwestionowane. W treści pisma wskaż podstawę prawną, rodzaj umowy oraz datę, od której liczysz okres wypowiedzenia. Nie musisz podać przyczynę wypowiedzenia, chyba że rozwiązujesz umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy – wtedy przyczyna powinna zostać opisana precyzyjnie, najlepiej z odniesieniem do faktów (np. niewypłacenie wynagrodzenia, rażące naruszenia BHP). Unikaj nieprecyzyjnych sformułowań („składam wypowiedzenie do pracodawcy umowy” – to zwrot błędny); adresuj pismo do konkretnego pracodawcy wskazanego w umowie i złóż je właściwemu reprezentantowi. Zadbaj także o potwierdzenia złożenia (np. korespondencja e-mailowa z kadrami w odpowiedzi na dostarczone pismo, potwierdzenie z systemu HR). Te elementy minimalizują ryzyko sporu o datę doręczenia i o to, czy oświadczenie zostało złożone prawidłowo.
Spory o skuteczność wypowiedzenia i cofnięcie zgody – co, gdy strony się nie zgadzają (rola sądu pracy)
Bywa, że po wysłaniu pisma jedna ze stron kwestionuje jego skuteczność: twierdzi, że oświadczenie doręczono niewłaściwej osobie, że brakowało pełnomocnictwa, albo że pracownik jednak powinien podać przyczynę wypowiedzenia (np. przy trybie natychmiastowym).
W takich sytuacjach kluczowe są dowody: kopia pisma, adnotacja wpływu, korespondencja wewnętrzna, potwierdzenia systemowe oraz nadawcze dokumenty pocztowe z potwierdzeniem odbioru. Jeżeli pracodawca odmawia uznania wypowiedzenia albo dochodzi do rozbieżności (np. co do daty, od której liczony jest termin), spór rozstrzyga sądu pracy. Składając pozew, precyzyjnie wskaż żądanie (ustalenie skuteczności rozwiązania, sprostowanie świadectwa pracy, ewentualne roszczenia uboczne) i dołącz komplet dowodów z przebiegu kontaktu. Pamiętaj, że cofnięcie wypowiedzenia wymaga zgody drugiej strony; jeżeli „w międzyczasie” pracodawca zatrudnił następcę, zgody może po prostu nie być. W praktyce warto działać etapowo: 1) wezwać pracodawcę na piśmie do potwierdzenia skuteczności wypowiedzenia, 2) wskazać datę, od której liczysz termin, 3) uprzedzić o zamiarze skierowania sprawy do sądu pracy, jeśli spór nie zostanie polubownie zakończony. Jeżeli rozwiązujesz umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, opisz konkrety i zabezpiecz materiał dowodowy (np. dowody niewypłacenia pensji, naruszeń BHP, korespondencję kadrową). Rzetelna dokumentacja często kończy spór jeszcze na etapie przedsądowym, a gdy już dojdzie do procesu, przyspiesza wydanie rozstrzygnięcia zgodnego ze stanem faktycznym.
Między złożeniem a odejściem – obowiązki stron, dokumentacja i porządkowanie akt
Od momentu, w którym pracownik złoży wypowiedzenie, do chwili, gdy nastąpi upływem okresu wypowiedzenia, obie strony mają konkretne obowiązki. Pracownik powinien wykonywać zadania z należytą starannością, przekazać projekty oraz wiedzę następcom, rozliczyć się ze sprzętu i dostępów, a w razie potrzeby ustalić plan przekazania obowiązków w formie check-listy.
Pracodawca może zwolnić z obowiązku świadczenia pracy (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia), udzielić zaległego urlopu lub wypłacić ekwiwalent, a także uregulować kwestie benefitów oraz rozliczeń. Warto ustalić wspólny harmonogram „offboardingu”: terminy zdania mienia, eksport skrzynek mailowych za zgodą, przekazanie klientom informacji o zmianie opiekuna. Na koniec współpracy pracodawca wydaje świadectwo pracy, a dokumenty kadrowe zostają uzupełnione w aktach osobowych pracownika (część B i C: oświadczenie o wypowiedzeniu, korespondencja, rozliczenia). W tym okresie zadbaj o „papierowy ślad”: potwierdzaj ustalenia mailowo, proś o krótkie notatki ze spotkań, a wszelkie odbiory sprzętu potwierdzaj podpisem stron – te dokumenty zmniejszają ryzyko przyszłych nieporozumień, np. przy rozliczeniu szkód czy odpowiedzialności materialnej. Jeżeli rozwiązujesz umowę w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia), pamiętaj o innym standardzie uzasadnienia: w piśmie należy jasno podać przyczynę wypowiedzenia (tu: rozwiązania bez wypowiedzenia) i opisać fakty. Po zakończeniu zatrudnienia sprawdź, czy w świadectwie pracy nie ma błędów; w razie rozbieżności wystąp o sprostowanie, a jeśli pracodawca odmówi – pozostaje ścieżka do sądu pracy. Dzięki temu domkniesz rozstanie profesjonalnie i bez „niespodzianek” na nowym etapie kariery.
Czy pracownik może cofnąć wypowiedzenie?
Zdarza się, że pracownik po złożeniu wypowiedzenia zmienia zdanie – czy w takim przypadku można je cofnąć? Tak, ale pod jednym warunkiem – wymagana jest zgoda pracodawcy. Jeśli szef wyrazi zgodę, strony mogą podpisać porozumienie o cofnięciu wypowiedzenia, co oznacza powrót do obowiązującej wcześniej umowy. Warto jednak działać szybko, ponieważ jeśli firma zdąży zatrudnić kogoś na nasze miejsce, może nie być możliwości anulowania decyzji.
Długość okresu wypowiedzenia odgrywa tutaj kluczową rolę. W przypadku długiego okresu wypowiedzenia, pracodawca może być bardziej skłonny do negocjacji, zwłaszcza jeśli nie rozpoczęto jeszcze rekrutacji na dane stanowisko. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku ogłoszenia upadłości firmy – w takim przypadku pracownik nie ma możliwości cofnięcia wypowiedzenia, ponieważ rozwiązanie umowy następuje niezależnie od jego woli. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dokładnie przemyśleć swoją sytuację zawodową i omówić ewentualne konsekwencje z działem HR lub prawnikiem.
Jakie są kroki formalne związane z wypowiedzeniem umowy?
Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika powinno odbywać się zgodnie z określonymi procedurami. Przede wszystkim należy sporządzić pisemne oświadczenie, zawierające datę, dane pracownika oraz pracodawcy, a także wyraźne wskazanie zamiaru rozwiązania umowy. Dokument powinien być dostarczony bezpośrednio do przełożonego lub działu kadr. Warto także zapoznać się z okresem wypowiedzenia obowiązującym w umowie, aby uniknąć nieporozumień związanych z terminem zakończenia współpracy.
Jak przygotować się na okres wypowiedzenia i znalezienie nowej pracy?
Okres wypowiedzenia to dobry moment na przygotowanie się do kolejnego etapu kariery. Warto już w tym czasie rozpocząć poszukiwania nowej pracy, aktualizować CV oraz sieć kontaktów zawodowych. Jeśli sytuacja pozwala, można także skorzystać z urlopu na poszukiwanie nowego zatrudnienia. Niektórzy pracownicy decydują się również na rozmowę z obecnym pracodawcą w celu negocjacji warunków odejścia, co może skutkować lepszymi referencjami czy nawet propozycją pozostania na innych warunkach. Warto pamiętać, że pracownik na okresie wypowiedzenia nadal jest w obowiązku świadczenia pracy.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_56154320_zamknij-r%C4%99ce-biznesmen-zerwania-umowy-o-prac%C4%99-boss-odpuszczaj%C4%85cy-pracownika-post%C4%99powanie.html
