Czy można zatrudnić syna lub córkę w swojej firmie? Na jakich zasadach?

Zatrudnienie swojego dziecka w firmie jest prawnie postrzegane inaczej niż nawiązanie współpracy z niespokrewnionymi pracownikami. Wszystko zależy od tego, czy syn lub córka prowadzi z rodzicem gospodarstwo domowe oraz, czy potomek osiągnął już pełnoletność. Czy za zatrudnienie syna w firmie należy opłacać standardowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?

Zatrudnienie syna albo córki w firmie ojca lub matki może mieć charakter takiej samej umowy o pracę, jaką wręcza się pozostałym pracownikom. Jednak istnieje także opcja, w której dziecko traktowane jest jako osoba współpracująca. Taki status zwalnia pracodawcę z części kosztów. Zatrudnienie własnego dziecka w firmie nie zawsze jest możliwe na tych zasadach.

Zatrudnienie syna w firmie – regulacje

Syna czy córkę można zatrudnić we własnej firmie w ramach stosunku pracy, na podstawie umowy cywilnoprawnej, o dzieło, a nawet ustnej. Jeśli mamy do czynienia z osobą małoletnią, to dziecko jest uznawane za osobę współpracującą. Tak samo wygląda zatrudnienie pełnoletniego syna na umowę o pracę, jeśli prowadzi wspólne gospodarstwo domowe z rodzicami. Dorosłe dziecko, które samo na siebie zarabia i mieszka oddzielnie od rodziców traktowane jest jak każdy inny pracownik firmy.

Termin osoby współpracującej wyjaśnia ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy, za osobę współpracującą uznaje się nie tylko dzieci własne, ale i małżonka, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma, a także osoby przysposabiające. Jednak pod warunkiem, że pozostają oni we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności gospodarczej lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia. Status osoby współpracującej nie przysługuje osobie, z którą zawarto umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Z pomocą w określeniu pojęcia współpracy przychodzi nam także orzecznictwo. Zgodnie z wyrokiem SN z dnia 20 maja 2008 r., sygn. akt II UK 286/07 za współpracę przy prowadzeniu działalności gospodarczej, która powoduje obowiązek ubezpieczeń w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, można uznać pomoc udzieloną przedsiębiorcy przez członka rodziny – pomoc o charakterze stałym, bez której dochody z działalności nie byłyby tak wysokie, jak osiągnięte przy pomocy członka rodziny. Zatem za osobę współpracującą nie powinien zostać uznany członek rodziny, syn czy córka, który taką pomoc świadczy okazjonalnie, na przykład przez kilka godzin w okresie świąt, gdy w sklepie jest więcej klientów.

Zatrudnienie członka rodziny a wspólne gospodarstwo domowe

Jednak co tak naprawdę oznacza wprowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego? W ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych nie znajdziemy dokładnej definicji. Jednak z pomocą przychodzi nam wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 lutego 1996 r. sygn. akt II URN 56/95. Zgodnie z uzasadnieniem wyroku ocena, czy dana osoba pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym, jest uzależniona od okoliczności konkretnego przypadku. Samo wspólne zamieszkania nie ma decydującego znaczenia. Cechy charakterystyczne dla wspólnego prowadzenia gospodarstwa domowego to: 

(…)udział i wzajemności zła współpraca w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu, wspólne zaspokajanie potrzeb życiowych. 

Jak widać, sam fakt mieszkania w jednym domu, czy mieszkaniu nie jest decydujący. 

Zatrudnienie syna a koszty uzyskania przychodu

Na mocy zmian w ustawie wprowadzonych 1 stycznia 2019 roku, pensja dzieci podatnika jest traktowana jako koszt uzyskania przychodów. Zatrudnienie dorosłego syna w firmie i jego wynagrodzenie będzie naliczane tak samo, jak wynagrodzenia innych pracowników. Mimo że do kosztów uzyskania przychodów nie jest zaliczana wartość własnej pracy podatnika ani jego żony i małoletnich dzieci. Zamiast wartości, koszt stanowi ich wynagrodzenie. Należy pamiętać, że nie tworzą go pensje niedokonane.

Zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 pkt 10 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki; kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki, należne z tytułów określonych w art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, 8 i 9 lub z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, z zastrzeżeniem pkt 55 i art. 22 ust. 6ba;

Dowiedz się także: jak wygląda zatrudnienie małżonka

Zatrudnienie syna lub córki w firmie ojca lub matki a ZUS

Nie uregulowano prawnie tego, w ramach jakiego stosunku prawnego można nawiązywać współpracę z dzieckiem jako pracownikiem we własnej firmie. Dlatego do wyboru jest kilka opcji. Umowa o pracę, o dzieło, czy umowa zlecenie. Jednak przed wyborem konkretnej umowy należy się dobrze zastanowić, ponieważ od umowy uzależniony jest sposób regulowania podatku dochodowego i składek ZUS.

Dziecko stanowiące osobę współpracującą podlega obowiązkowym ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast dobrowolne i można do niego przystąpić na wniosek.

Rodzic zatrudniający w firmie dziecko musi odprowadzać za nie składki. Jeśli dziecko kwalifikuje się jako osoba współpracująca, mimo że zatrudnienie buduje umowa o pracę, to dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i tak nie liczy się, jak zwykły pracownik. Przykładowo zatrudnienie syna na umowę o pracę w świetle zasad ZUS nie pozbawia go statusu osoby współpracującej.

Zatrudnienie dziecka we własnej firmie a zgłoszenie ZUS

Składki ZUS należy odprowadzać niezależnie od statusu zatrudnionego członka rodziny. Do zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych przedsiębiorca wykorzystuje druk ZUS ZUA wraz z kodem tytuł ubezpieczenia 05 11 xx. Natomiast jeśli osoba współpracująca objęta jest wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym, wówczas pracodawca zgłasza ją na druku ZUS ZZA.

Może się tak zdarzyć, gdy w tym samym czasie osoba współpracująca jest także zatrudniona na umowę o pracę. Na dokonanie zgłoszenia zatrudnionego syna lub córki przedsiębiorca ma 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia.

Gdy współpraca z dzieckiem dobiegnie końca, należy je wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA.

Zatrudnienie członka rodziny. Jakie jeszcze dokumenty trzeba przygotować?

Do 15 dnia każdego miesiąca pracodawca przygotowuje za miesiąc poprzedni także: deklarację rozliczeniową ZUS DRA; imienny raport miesięczny o należnych składkach oraz wypłaconych świadczeniach – ZUS RCA (w razie objęcia ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym); imienny raport miesięczny o należnych składkach zdrowotnych, gdy zatrudniony podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu – ZUS RZA.

Zatrudnienie córki lub syna w firmie: jaka jest wysokość składek ZUS?

Opłacanie składek ZUS za syna lub córkę w firmie, jest uzależnione od rodzaju zawartej umowy, oraz od tego, czy jednocześnie nie podlega innej w umowie, która stanowi tytuł do ubezpieczeń. 

W zależności od rodzaju umowy, na jakiej współpraca została zawarta, kwestia składek wygląda następująco:

• jeśli członek rodziny jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub pracują bez umowy, to pracodawca opłaca składki ZUS w wysokości takiej samej jak za przedsiębiorców;
• w przypadku dziecka zatrudnionego na podstawie umowy zlecenia, z której otrzymuje zapłatę, składki ZUS opłaca się w takiej samej wysokości jak w przypadku każdej innej umowy zlecenia;
• jeśli osoby współpracujące są jednocześnie zatrudnione u innego pracodawcy, wówczas przedsiębiorca opłaca tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne – jednak pod warunkiem, że u innego pracodawcy syn lub córka osiąga wynagrodzenie przynajmniej w wysokości najniższej krajowej.

Zatrudnienie córki w firmie ojca a podatek dochodowy

W razie odpłatnej pracy dziecka w firmie rodzica pracodawca musi odprowadzać za nie zaliczki na podatek dochodowy na formularzu PIT-4. Jeśli zatrudnienie syna w firmie ma charakter nieodpłatny, wówczas rodzic nie musi odprowadzać za niego składek. Podatek dochodowy od członków najbliższej rodziny pracujących na umowie o pracę wyznaczany jest na zasadach ogólnych.

Zatrudnienie dziecka w firmie bez umowy

Możliwe jest zatrudnienie osoby współpracującej także nieodpłatnie. Wówczas przedsiębiorca nie przygotowuje takich druków jak PIT-11,3 PIT-4R. Ponadto taka praca stanowi przychód z nieodpłatnych świadczeń. Zatrudnienie syna lub córki, którzy przynależą do pierwszej grupy podatkowej stanowi jednak podstawę do skorzystania ze zwolnienia. 

Składka społeczna dla syna lub córki zatrudnionych nieodpłatnie wynosi 7,75% podstawy wymiaru. Składkę odlicza się od podatku dochodowego.

Czy można zatrudnić syna na staż?

Zatrudnienie dziecka we własnej firmie na staż nie jest prawnie zabronione. W praktyce jednak to od starosty urzędu pracy jest uzależnione zakwalifikowanie stażysty. Może się zdarzyć, że wniosek ze względu na stopień pokrewieństwa zostanie odrzucony. Szczególnie jeśli taki zapis widnieje w regulaminie przyznawania stażów. Dziecko zatrudnione w firmie na umowie o pracę w celu przygotowania zawodowego nie stanowi osoby współpracującej. Niepełnoletnie dziecko zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego traktowane jest jak pracownik młodociany.

Zawsze chciałeś żyć nad morzem? Praca w Gdańsku Ci to umożliwi. Poznaj lokalne oferty na GoWork.pl

Zatrudnianie członków rodziny (syna i córki w firmie rodziców) nie jest prawnie zakazane. Ponadto po wprowadzonych w 2019 roku zmianach prawnych, jest to korzystniejsze niż wcześniej. Uprzednio płatnik zobowiązany był do płatności zaliczek na podatek dochodowy, mimo braku możliwości traktowania wynagrodzenia jako kosztów uzyskania przychodu firmy.

Wady i zalety zatrudnienia dziecka we własnej firmie

Zatrudnienie swojego dziecka, syna lub córki we własnej firmie to świetny sposób na wprowadzenie go w dorosłość. Ma szansę nauczyć się prowadzenia biznesu, lepiej zrozumieć funkcjonowanie rynku. To także lekcja zaangażowania i odpowiedzialności dla dziecka. Jeśli rodzic planuje w przyszłości przekazać dziecku swoją firmę, zatrudnienie go jako osoby współpracującej to ważny element przygotowania do jej przejęcia.

Czasem mogą się jednak w związku z tym pojawić konflikty oraz pewne trudności w zarządzaniu. Warto więc zadbać o jasną komunikację i zapewnienie równych szans wszystkim pracownikom, niezależnie od tego, czy są członkami rodziny, czy nie.