Zatrudnianie pracowników z Ukrainy – praktyczny poradnik dla pracodawców

Jak zatrudnić Ukraińca w 2022 roku? Specjalne przepisy pozwalają na zatrudnienie obywateli ze wschodu z wykorzystaniem uproszczonej procedury. Zatrudnienie Ukraińca np. na umowę o pracę bez wizy jest zatem możliwe. Jak to zrobić? Jaki PIT dla zatrudnionego Ukraińca? Poradnik krok po kroku.

Jeżeli zastanawiasz się, jak zatrudnić Ukraińca, to nie jesteś jedyną osobą zainteresowaną tym tematem. Wielu przedsiębiorców w kraju zastanawia się, jak legalnie zatrudnić pracownika z Ukrainy i sprawnie przeprowadzić cały proces. Polski rynek pracy wyraża coraz większe zapotrzebowanie na zatrudnianie cudzoziemców. Z tego powodu postanowiliśmy opisać najważniejsze kwestie związane z legalnym zatrudnieniem cudzoziemców. Jak zatrudnić Ukraińca bez wizy? Jaki PIT dla zatrudnionego w ten sposób? Co z kartą pobytu i pozwoleniem na pracę? Sprawdź!

Jak zatrudnić Ukraińca 2022 – pozwolenie nie będzie potrzebne

Zatrudnienie obywatela Ukrainy, Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Rosji, zostało bardzo ułatwione. Ci pracownicy nie muszą ubiegać się o specjalne pozwolenia. Wystarczy, że pracodawca wypełni specjalne oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Takie oświadczenie należy złożyć w powiatowym urzędzie pracy. Potem wystarczy poczekać na informację zwrotną i przekazać zatrudnionemu jego obowiązki.

Zatrudnienie cudzoziemca jest jednym ze sposobów wypełnienia luki zawodowej w kraju. Polscy pracodawcy borykają się z trudnościami w znalezieniu pracowników, zwłaszcza jeżeli chodzi o prace podstawowe. Napływ Ukraińców w ostatnich latach nie tylko poprawia kondycję naszego rynku pracy. Zatrudnienie pracownika ze wschodu to także szansa dla naszych wschodnich sąsiadów, którzy mają szansę na zdobycie bezpiecznej posady i poprawę warunków bytowych. Aby zatrudnić Ukraińca w skrócony sposób, należy spełnić kilka wymagań stawianych przez ustawę. O jakich wymaganiach mowa?

Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – co zawierają?

W trakcie wypełniania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, musisz pamiętać, że istotne będą nie tylko informacje dotyczące danych osobowych zatrudnianego, czy dane ewidencyjne pracodawcy, ale również szereg formalnych oznaczeń urzędowych oraz informacji na temat pracy. Są to:

• Stanowisko lub rodzaj pracy, jaką będzie wykonywał cudzoziemiec

Wystarczy krótkie oznaczenie słowne wykonywanego zajęcia, np.: „magazynier z obsługą wózka widłowego”.

• Nazwa i kod zawodu, jaki będzie wykonywał cudzoziemiec

Pełna lista, zgodna obowiązującą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej klasyfikacją zawodów i specjalności, jest dostępna na oficjalnej stronie rządu, poświęconej temu zagadnieniu.

• Symbol PKD i opis działalności gospodarczej podmiotu zlecającego pracę

Z tym nie powinieneś mieć większych problemów – dokładnie ta informacja widnieje w rejestrze CEIDG, oznaczając rodzaj prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej.

• Miejsce wykonywania pracy przez pracownika z Ukrainy

To również dość oczywisty podpunkt, choć nie zawsze – co zrobić, gdy zamierzamy zatrudnić pracownika w trybie zdalnym? Wówczas, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, powinno zawierać docelowe miejsce pobytu pracownika – nie zakładu pracy. Adres siedziby przedsiębiorstwa jest już obecny w oświadczeniu.

• Rodzaj umowy, na podstawie której cudzoziemiec może podjąć pracę

Teoretycznie, ten podpunkt również jest oczywisty. Jest jednak pewna, ważna kwestia, o której musisz pamiętać zawsze w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej i ustanawianiu stosunku pracy. Dotyczy ona nie tylko pracowników z Ukrainy, czy legalnego zatrudnienia cudzoziemca ale ma zastosowanie również do obywateli Polski.

Mianowicie, zatrudnienie cudzoziemców, Polaków, czy kogokolwiek innego na podstawie umowy zlecenia (lub umowy o dzieło) w sytuacji, w której pracownik powinien być zatrudniony na podstawie umowy o pracę, jest nielegalne. Przedsiębiorca, który dopuszcza się takiego czynu, narażony jest na dotkliwe sankcje finansowe, sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Co więcej, trzeba pamiętać o fakcie, że w przypadku umów cywilnoprawnych, automatycznie uznaje się, że zostały one zawarte na podstawie stosunku pracy zawsze, gdy w przypadku umowy zlecenia wynika taki zakres obowiązków i czas pracy zatrudnionego. Taka sytuacja ułatwia pracownikom dochodzenie swoich praw przed Sądem Pracy, a organom państwowym – egzekwowanie odpowiednich należności

Pamiętaj, że wyżej wymienione kwestie, to podstawowe obowiązki pracodawcy. Nie tylko interes Państwa wymaga ich przestrzegania, ale przede wszystkim interes pracownika. W innej sytuacji, zatrudniony będzie pozbawiony ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego – nie będzie miał też prawa do urlopu, czy okresu wypowiedzenia po zakończeniu pracy.

• Wymiar czasu pracy

W tym przypadku chodzi oczywiście o rodzaj etatu, wyrażony w liczbie tygodniowych, bądź miesięcznych godzin pracy, nie o okres zatrudnienia – ten drugi wpisuje się w innej z rubryczek.

• Wysokość wynagrodzenia brutto

Tutaj sytuacja również jest klarowna – pamiętaj jednak, że wysokość wynagrodzenia powinna zostać określona w wymiarze godzinowym, nie miesięcznym. Co więcej, jeżeli wynagrodzenie będzie przekazywane pracownikowi w walucie obcej (co często ma miejsce w przypadku pracodawcy zagranicznego) to miej na uwadze, by określić je w walucie lokalnej.

Miej też na uwadze, że panujące w Polsce przepisy, surowo zabraniają jakiejkolwiek dyskryminacji – w tym finansowej. Przy zatrudnianiu cudzoziemca, musisz mieć na uwadze, że jego zapłata nie może być niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących tę samą czynność na podobnym stanowisku.

Zanim więc znajdziesz się w powiatowym urzędzie pracy, z zamiarem dopełnienia formalności dotyczących zatrudnienia obywateli Ukrainy, upewnij się, że wiesz jak wypełnić druk oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – jeśli masz z tym jakiś problem, a skorzystanie z dostępnego wyżej szablonu nie okaże się wystarczające, poproś o pomoc odpowiedniego urzędnika.

W przypadku braków formalnych i działania na warunkach określonych w ustawie, powinieneś spodziewać się rychłego wpisu oświadczenia do odpowiedniej ewidencji.

Odmowa wpisu do ewidencji oświadczeń – w jakich sytuacjach?

Po złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, niemal natychmiast powinno się ono „uprawomocnić” w ewidencji oświadczeń. Czasami jednak tak się nie dzieje – zamiast tego urząd pracy informuje o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji. Dlaczego?

Powodów może być kilka. Urząd Pracy odrzuci Twoje oświadczenie, jeżeli dopatrzy się w nim rażących braków natury formalnej – to najczęstsza z okoliczności. Inne są jednak dużo poważniejsze. Należą do nich następujące sytuacje:

• Przekroczenie przewidzianego prawem limitu oświadczeń,
• Dopuszczenie się przez pracodawcę rażących naruszeń przepisów lub przestępstw w kontekście zasad dotyczących zatrudnienia cudzoziemca, lub innych przestępstw określonych w Kodeksie Karnym,
• Ujawnienie w trakcie postępowania wyjaśniającego okoliczności wskazujących na fakt, że złożeniu oświadczenia dotyczącego powierzenia pracy, towarzyszy inny wątek o charakterze korupcyjnym, bądź oszukańczym.

Ten ostatni podpunkt dotyczy sytuacji, w której zachodzi podejrzenie, że złożenie oświadczenia nie miało miejsca w celu wykonywania pracy przez zatrudnionego, a raczej konieczności uzyskania innych korzyści. Niemniej, postępowania wyjaśniającego w takiej kwestii nie wszczyna się bezpodstawnie.

Urząd Pracy, wespół z innymi organami może je zlecić np. w sytuacji, w której podobne obaw zachodziły co do przedsiębiorcy wcześniej, lub gdy aktualny stan finansowy jego przedsiębiorstwa wskazuje na niemożność zatrudnienia kogokolwiek na podstawie umowy (nawet cywilnoprawnej). Jeżeli jesteś zatem uczciwym przedsiębiorcą, o określonym stażu rynkowym, to nie masz powodu do obaw.

Co zatem powinieneś zrobić, jeżeli Twoje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostanie odrzucone? W skrajnych sytuacjach możesz mieć związane ręce, jednak w większości przypadków, warto sięgnąć po inne rozwiązanie.

Zatrudnić cudzoziemca można nie tylko na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – w wielu przypadkach warto zawalczyć o wydanie zezwolenia na pracę. Jednak o tym, czym różni się zezwolenie na pracę od oświadczenia o powierzeniu pracy, porozmawiamy w dalszej części artykułu.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy na podstawie orzeczenia – jakie warunki?

Nie wszyscy pracodawcy mogą złożyć orzeczenie (czy też oświadczenie) o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Jeżeli pracodawca chce uniknąć starania się o zezwolenie na pracę cudzoziemca, może złożyć oświadczenie, jeżeli:

• cudzoziemiec jest obywatelem: Ukrainy, Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji;
• zlecane prace nie dotyczą prac sezonowych (uznaną w rozporządzeniu w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności, np.: w zakresie upraw rolnych);
• okres wykonywania pracy nie będzie dłuższy niż 24 miesiące;
• praca rozpocznie się nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia;
• wysokość wynagrodzenia dla cudzoziemca nie będzie nosiła znamion dyskryminacji w pracy (to znaczy, że wynagrodzenie nie będzie bezpodstawnie niższe od pensji innych pracowników wykonujących podobną pracę na podobnym stanowisku).

Jak widać, zatrudnienie pracownika z Ukrainy na podstawie oświadczenia, jest możliwe przez maksymalnie 24 miesiące – choć okres zatrudnienia można później wydłużyć. O tym jak to zrobić, opowiemy w dalszej części artykułu.

Co dalej z oświadczeniem?

Aby zatrudnić pracownika z Ukrainy, trzeba złożyć oświadczenie do odpowiedniego urzędu pracy. Odpowiedniego, czyli takiego, który funkcjonuje w tej samej miejscowości, w której znajduje się siedziba firmy. Opłata za złożenie pisma to 30 złotych. Samo oświadczenie można składać elektronicznie na państwowym portalu praca.gov.pl.

Warto dodać, że istnieje możliwość złożenia oświadczenia do ewidencji oświadczeń w sposób tradycyjny. Nie wszystkie urzędy pracy przyjmują papierowe dokumenty, dlatego jeszcze przed złożeniem pisma, warto zadzwonić na infolinię danego urzędu.

Samym oświadczeniem zajmuje się urząd pracy, który wpisuje je do ewidencji oświadczeń nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania pisma. Decyzja może się opóźnić, jeżeli złożone oświadczenie nie jest kompletne lub zawiera błędy i urząd musi przeprowadzić dodatkowe postępowanie wyjaśniające. W takim przypadku urząd ma 30 dni na podjęcie ostatecznej decyzji.

Co jeszcze musi zrobić pracodawca przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy?

To jeszcze nie koniec obowiązków pracodawcy, który zdecydował się zatrudnić cudzoziemca. Taki przedsiębiorca będzie musiał powiadomić właściwy urząd pracy o podjęciu bądź niepodjęciu pracy osoby, w stosunku do której wydano stosowne oświadczenie. Pracodawca ma na to 7 dni od zaplanowanej daty rozpoczęcia pracy. Jeżeli tego nie zrobi, grozi mu kara grzywny. Co jeszcze należy do obowiązków pracodawcy?

Nie można zapomnieć o podpisaniu umowy z Ukraińcem i przedstawieniu mu jej zapisów. Osoba zatrudniona musi zostać zgłoszona do wymaganych prawnie ubezpieczeń społecznych i zostać objęta wszelkimi przepisami Kodeksu pracy, które chronią przed nadużyciami ze strony pracodawców i współpracowników.

Cała treść umowy powinna zostać przedstawiona w zrozumiałym dla pracownika języku. Bardzo ważna jest pewność, że zatrudniony ma możliwość zrozumienia, co podpisuje.

Jak zatrudnić Ukraińca legalnie? Dokumenty wymagane do oświadczenia

Legalne zatrudnienie pracowników z Ukrainy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy wiąże się z uzupełnieniem go o niezbędne załączniki. Pracodawca powinien dodać do orzeczenia:

• skan oświadczenia o niekaralności;
• aktualny odpis z KRS (Krajowego Rejestru Sądowego);
• skan dowodu osobistego lub innego ważnego dokumentu należącego do cudzoziemca;
• dowód wpłaty 30 zł wpisowego.

Zatrudnienie Ukraińca na podstawie oświadczenia – jak przedłużyć?

Jak już wspomnieliśmy, oświadczenie o zatrudnieniu Ukraińca w 2022 roku pozwala na 24 miesiące wykonywania pracy. Po upływie ważności umowy między pracodawcą a urzędem pracy cudzoziemiec musi uzyskać zezwolenie na pracę (inaczej wykonywanie pracy nie będzie legalne).

Jeżeli chodzi o wydanie zezwolenia na pracę, to najłatwiej je zdobyć stosując metodę uproszczoną. Taki zabieg zwolni z konieczności okazywania informacji starosty o regionalnym rynku pracy. Jakie warunki musi spełnić pracodawca (zgodnie z art. 88za ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy) ?

1. Metoda uproszczona wymaga, aby pracodawca zatrudniał pracownika na tym samym stanowisku, które widnieje w poprzednio złożonym oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
2. Przed samym złożeniem wniosku o zezwolenie na pracę, pracodawca powinien zatrudniać cudzoziemca przez co najmniej 3 miesiące na umowie o pracę.

Co w przypadku zatrudnienia cudzoziemca na umowę zlecenie?

Do powyższej metody nie ma prawa pracodawca, który zatrudnia obcokrajowca na umowę zlecenie. Zleceniodawca będzie musiał przechodzić dłuższą drogę pozyskiwania zezwolenia na pracę. Wyjątkiem byłoby zatrudnianie cudzoziemca na umowę zlecenie, które następnie przekształcono w umowę o pracę. Taka umowa o pracę nie mogłaby trwać krócej niż 3 miesiące.

Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę

Zezwolenie na pracę, jest dokumentem, dzięki któremu pracodawca będzie mógł legalnie zatrudnić pracownika spoza terenu Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii w sytuacji, w której złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest niewystarczające.

Zobowiązania międzynarodowe których Polska jest sygnatariuszem, w dużej mierze określają tryb, podług którego można uzyskać zezwolenie na pracę. Dużo zależy jednak od konkretnej sytuacji przedsiębiorcy i pracownika. Czy sytuacja kwalifikuje się do uproszczonego trybu? Czy chodzi o pracę sezonową, czy na cały etat?

Warto mieć na względzie, że w przypadku poszukujących pracy Ukraińców, korzystających z ochrony czasowej w związku z działaniami wojennymi, lub posiadających inny rodzaj zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenie na pracę zostanie wydane niemal automatycznie.

Tak czy inaczej, przed podjęciem pracy przez obcokrajowca, warto zadbać o dopełnienie obowiązków związanych z jej legalizacją. Jeżeli cudzoziemiec był wcześniej zatrudniony u przedsiębiorcy na opisanych wyżej podstawach, to pod warunkiem przedstawienia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, będzie mógł skorzystać ze znacznie uproszczonej procedury.

Jakie dokumenty dla wydanie zezwolenia na pracę?

Zgodnie z poradnikiem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, jeżeli dysponujesz wyżej wskazanym oświadczeniem i zależy Ci wyłącznie na przedłużeniu stosunku pracy, wówczas – oprócz niego – będzie Ci potrzeba wyłącznie aktualna umowa o pracę, zawarta z pracobiorcą, oraz skany dokumentów potwierdzających opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne.

Inne sytuacje mogą być bardziej skomplikowane. Przed udaniem się do urzędu wojewódzkiego, warto kompleksowo zapoznać się z aktualnymi przepisami i przeanalizować je pod kątem własnej sytuacji, a w przypadku wątpliwości – rozwiać je w trakcie rozmowy z urzędnikiem.

Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy, który ma kartę pobytu?

Pracodawca ma obowiązek sprawdzić legalność karty pobytu oraz innych uprawnień przed zatrudnieniem Ukraińca. Jeśli tego nie zrobi, czeka go kara grzywny, kara ograniczenia wolności, a nawet kara pozbawienia wolności do lat 3 za nieprzestrzeganie przepisów o zatrudnieniu cudzoziemców.

Karta Polaka a praca

Posiadanie Karty Polaka zwalnia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę. To znaczy, że zatrudnienie Ukraińca w Polsce, który ma taką kartę, umożliwia jeszcze szybsze i sprawniejsze dopełnienie wszystkich formalności. Ukrainiec może więc podejmować pracę oraz zakładać działalność gospodarczą na tych samych zasadach co polscy obywatele.

Jaki PIT dla zatrudnionego Ukraińca?

Cudzoziemiec, który pracuje w Polsce i osiąga dochody z tego tytułu, podlega przepisom polskiego prawa podatkowego. To znaczy, że tak samo jak polscy obywatele musi corocznie składać zeznanie o osiągniętych dochodach. Zatrudniony Ukrainiec ma obowiązek rozliczać się z PIT 37 lub PIT 36.

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy? Krok po kroku

Proces zatrudnienia obywatela Ukrainy w Polsce wymaga spełnienia określonych wymogów formalnych, które regulują przepisy prawa pracy i imigracyjnego. Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że pracownik posiada legalny status pobytu, co najczęściej oznacza wizę pracowniczą lub zaświadczenie o ochronie czasowej. Pracodawca musi również zarejestrować wniosek o powierzenie pracy w odpowiednim urzędzie.

Niezbędne jest także przygotowanie umowy, która spełnia wymogi polskiego prawa pracy. Warto pamiętać, że zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak zgłoszenie do ZUS czy zapewnienie odpowiednich warunków pracy zgodnych z przepisami.

Zasady zatrudniania cudzoziemców – co mówi prawo?

Prawo w Polsce precyzyjnie reguluje kwestie związane z zatrudnianiem cudzoziemców, aby zapewnić legalność i ochronę praw zarówno pracowników, jak i pracodawców. Podstawowym wymogiem jest posiadanie przez cudzoziemca dokumentu potwierdzającego legalny pobyt oraz pozwolenia na pracę, jeśli jest ono wymagane. Istnieją jednak uproszczone procedury, takie jak oświadczenie o powierzeniu pracy, które znacząco przyspieszają cały proces.

Pracodawcy powinni również zwrócić uwagę na obowiązki związane z ubezpieczeniem społecznym i podatkami. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie potencjalnych kar oraz zapewnienie pracownikowi odpowiednich świadczeń. Znajomość tych zasad jest kluczowa dla przedsiębiorstw chcących skutecznie zatrudniać obcokrajowców w Polsce.