Delegacja krajowa – co to jest i jak się ją rozlicza?

Delegacja to nic innego jak podróż służbowa odbywana z polecenia pracodawcy. Jakie istnieją różnice między delegacją a oddelegowaniem? I w jaki sposób rozliczana jest delegacja krajowa i zagraniczna?

Delegacja krajowa dotyczy pracowników będących reprezentantami firmy przed kontrahentami, w wydarzeniach, czy w kontaktach z klientami. Delegacje odbywające się na terenie kraju wykonuje się więc w ramach współpracy np. w oparciu o umowę o pracę. Z tego powodu pracownik nie powinien ponosić kosztu odbywania podróży. Wszystkie poniesione koszty, zarówno noclegu, przejazdów, jak i wyżywienia powinien udokumentować i rozliczyć. Jak to zrobić?

Delegacja – co to jest?

Delegacja służbowa to podróż odbywana na polecenie pracodawcy. Polega na wykonywaniu obowiązków poza stałym miejscem zatrudnienia i oznacza podróż do innej miejscowości, a w niektórych przypadkach – innego kraju. Kodeks pracy nie przedstawia definicji delegacji, jednak w akapicie dotyczącym zwrotu kosztów, możemy doszukać się pewnych kryteriów określających, czy wyjazd jest podróżą służbową.

Art 77⁵ Kodeksu pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z przedstawionego artykułu możemy wywnioskować, że delegacja powinna spełniać trzy podstawowe warunki. Po pierwsze pracownik wysłany w podróż służbową ma wykonywać konkretne zadanie. Po drugie, wcześniej wspomniane zadanie wypełnia na polecenie pracodawcy. Trzecim warunkiem jest wykonywanie zadania poza stałym miejscem pracy (miejscowością, w której znajduje się siedziba).

Delegacja krajowa i zagraniczna

Wysłanie pracownika na delegację nie zawsze wiąże się z wizytą w innym mieście na terenie naszego kraju. Przepisy dotyczące delegacji nie określają maksymalnej odległości podróży służbowej. To znaczy, że polecenie wyjazdu służbowego może oznaczać wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę nie tylko w innej miejscowości, ale też innym kraju.

Jak łatwo się domyślić, koszty związane z wyjazdem zagranicznym są wyższe od tych w Polsce. Dlatego przepisy określają odrębne kwoty w przypadku rozliczenia delegacji krajowej i zagranicznej.

Delegacja a oddelegowanie – różnice

Częstym błędem w definiowaniu pojęcia delegacji jest mylenie go z oddelegowaniem pracownika. Sama delegacja to wyjazd zadaniowy, który nie oznacza stałej zmiany miejsca zatrudnienia, natomiast oddelegowanie ma charakter przynajmniej częściowo stały. Główne różnice między delegacją a oddelegowaniem to konieczność dokonywania zmian w umowie pracownika. Mimo że kodeks pracy nie określa jednoznacznie maksymalnego czasu odbywania delegacji, to interpretując przepisy o zmianie warunków umowy, możemy się go doszukać.

Według artykułu 42. kodeksu pracy:

(…) jeśli przełożony ma potrzebę powierzenia podwładnemu innych obowiązków niż dotychczas, to może to zrobić bez wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy na okres nieprzekraczający 3 miesięcy.

Niestety jednoznaczna interpretacja tego przepisu jest trudna, ponieważ nie porusza terminów podróży służbowej ani oddelegowania. Jednak delegacja pracownika, która jest wyłącznie pewnym zadaniem wykonywanym na polecenie pracodawcy poza miejscowością zatrudnienia, nie powinna skutkować zmianą w zapisach umowy.

Wykonywanie obowiązków służbowych na polecenie pracodawcy dłużej niż 3 miesiące musi zostać zawarte w umowie. A więc teoretycznie w przypadku wyjazdu służbowego trwającego np. 5 miesięcy możemy mówić o oddelegowaniu.

Delegacja a czas pracy

Wielu pracowników zastanawia się, jak wygląda kwestia czasu pracy w delegacji. Warto wiedzieć, że do czasu pracy podczas wyjazdu służbowego zalicza się jedynie czas, w którym pracownik wypełniał swoje obowiązki zawodowe oraz dojazdy przypadające na rozkładowe godziny pracy. Czas wolny, a także czas przejazdów poza godzinami pracy, nie jest wliczany do ewidencji. Spójrzmy na przykład:

Pracownik pracuje od 8:00 do 16:00. W podróż służbową udał się o godzinie 6:00, zaś na miejscu był o 10:00. Swoje obowiązki skończył o 16:00, a podróż powrotna trwała do 21:00. Do jego czasu pracy zalicza się zatem 9 godzin – standardowe godziny rozkładowe plus jedna dodatkowa.

Co z kolei dzieje się w sytuacji, gdy pracownik następnego dnia musi pojawić się w pracy, a wraca w środku nocy z delegacji? Kodeks pracy w tym przypadku chroni pracownika i zgodnie z artykułem 132. gwarantuje mu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Pracodawca musi zatem mieć to na uwadze i przesunąć godziny pracy na później. Jeśli jest to niemożliwe, powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny.

Delegacja a nadgodziny

Jak z kolei wygląda kwestia nadgodzin? W czasie podróży zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik wypełnia zadania zawodowe poza czasem pracy, np. gdy ma umówione wieczorne spotkanie z klientem. W takim wypadku pracownikowi przysługuje dodatek za nadgodziny, jak zostało już przedstawione w poprzednim przykładzie. Inną możliwością jest rekompensata w postaci dodatkowej wolnej godziny. O dodatku z tytułu pracy nadgodzinach  mówi art. 151 Kodeksu pracy.

Jak rozliczyć delegację? Rodzaje kosztów i termin rozliczenia

Każda firma ponosi określone koszty związane z podróżą służbową pracownika. To może być zwrot kosztów przejazdu, wydatki na noclegi i wyżywienie. Rodzaje kosztów ponoszonych w związku z wyjazdem zagranicznym i krajowym są podobne, jednak kwoty różnią się w zależności od wysokości wydatków pracownika. Czas na rozliczenie delegacji krajowych to 14 dni. W tym terminie pracownik powinien przedstawić oświadczenie zawierające szczegóły wydatków i koszty delegacji krajowej. Rozliczenie delegacji krajowej powinno odbywać się w walucie kraju, do którego odbyła się podróż.

W przypadku delegacji pracowników sfery budżetowej zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Delegacja krajowa: dieta

Dieta delegacji krajowej to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia- wartość zwrotu związana z wydatkami pracownika na wyżywienie. Aby otrzymać prawo do jej otrzymania, należy przebywać w delegacji dłuższej niż 8 godzin. Wyjazd służbowy trwający od 8 do 12 godzin uprawnia do pokrycia 50% wydatków na dietę z firmowych środków, natomiast delegacja trwająca dłużej niż 12 godzin – przysługuje 100%. Za każdą dobę przysługuje dieta o wartości 100% diety krajowej w delegacji.  Dieta nie przysługuje gdy:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika;
• gdy pracownik będący w delegacji minimum 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;
• pracownikowi zatrudnionemu przyznano całodzienne wyżywienie w podróży.

Delegacja krajowa – druk

Wypełniony druk delegacji krajowej stanowi podstawę do rozliczenia podróży. Poniżej zamieszczono przykładowy wzór formularza delegacyjnego.

Pobierz: delegacja krajowa druk