Reklama

Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych – umowa i zasady

Samochód służbowy do celów prywatnych to duże ułatwienie dla pracowników i szansa na zapewnienie dodatkowego benefitu. Użyczanie samochodu firmowego do celów prywatnych jest szczególnie popularne w firmach zatrudniających handlowców. Jakie zasady obowiązują podczas używania samochodu służbowego do celów prywatnych? Czy trzeba podpisać umowę?

samochód służbowy do celów prywatnych stojący w garażu

Używanie samochodu do celów prywatnych to popularna praktyka, która ułatwia życie pracownikom pokonującym wiele kilometrów w celach służbowych. Takie osoby bardzo często mogą liczyć na otrzymanie auta służbowego, którego według  przepisów można też używać do celów prywatnych. Oczywiście nie wszystkie firmy godzą się na użytek własny służbowego auta, jednak grono szczęściarzy może oszczędzić swój własny samochód i zmniejszyć wydatki eksploatacyjne. Oprócz zgody szefa będzie potrzebna odpowiednio sporządzona umowa i garść informacji o zasadach rozliczania się z benzyny oraz dodatkowego dochodu. Czy aby używać samochodów służbowych do celów prywatnych potrzebna Ci kilometrówka? Co z rozliczaniem benzyny oraz dodatkowym wynagrodzeniem z tytułu oszczędzania własnego samochodu? Sprawdź!

Samochód służbowy do celów prywatnych – warunki:

W niektórych zawodach samochód służbowy jest najbardziej podstawowym narzędziem pracy. Ciężko sobie wyobrazić przedstawiciela handlowego, który przemieszcza się komunikacją miejską lub wykorzystuje własny samochód do celów służbowych. Często, gdy auto służbowe jest niezbędne do wykonywania pracy, pracownicy mogą wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych. Ze względu na to, że pracownik nie ponosi kosztów związanych z eksploatacją własnego auta, używanie służbowego samochodu do celów prywatnych jest uznawane jako dodatek do jego pensji. 

 a. Samochód służbowy do celów prywatnych – podatek

W tej sytuacji nie ma znaczenia ani czas pracy kierowców, ani liczba pokonanych kilometrów. Jeszcze do niedawna wartość przychodu z tytułu wykorzystywania służbowego samochodu do celów prywatnych była ustalana na podstawie pojemności silnika. Zgodnie z artykułem 12. ustawy o podatku od osób fizycznych:

[…] wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego dla celów prywatnych wynosi odpowiednio: 250 zł dla samochodów o pojemności silnika do 1 600 cm3 i 400 zł dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1 600 cm3.

To oznaczało, że jeśli posiadane auto służbowe, które wykorzystywane było do celów prywatnych miało pojemność silnika powyżej 1 600 cm3, traktowane było jako dodatek do pensji w wysokości 400 złotych. Od takiego dodatku należało odprowadzić podatek dochodowy w zależności od progu podatkowego. To mogło być 17% i 32%, a także 19%, jeśli pracownik odprowadzał podatek liniowy.

Obecnie na mocy regulacji Polskiego Ładu treść przepisu uległa zmianie i obecnie znaczenie ma nie pojemność, a moc silnika.

Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania  samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów:
a) o mocy silnika do 60 kW,
b) stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 110 i 1093) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;
2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.

Niższy ryczałt dotyczy zatem pojazdów do 60 kW oraz samochodów elektrycznych.

b. Samochód firmowy do celów prywatnych: ryczałt

Co, jeśli auto firmowe wykorzystuje się raczej sporadycznie? Ryczałt za samochód służbowy do celów prywatnych ustala się w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego tylko kilka razy w miesiącu. Wtedy do przychodu dolicza się tylko wartość proporcjonalną w wysokości 1/30 ryczałtu za dzień. W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego o mocy powyżej 60 kW tylko 5 dni w miesiącu wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia to 5/30 z 400 złotych.  Jak obliczyć dokładną kwotę?

400 : 30 x 5 = 66,7 zł

Używanie samochodów służbowych do celów prywatnych – paliwo

W myśl ustawy, którą przedstawiliśmy wcześniej, auto firmowe w celach prywatnych to zarobek pracownika, który należy opodatkować. Jednak to nie jedyny przychód, który daje używanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Paliwo służbowe, zużyte do celów prywatnych stanowi kolejny przychód, którego nie obejmuje wyżej wymienione 400 zł i 250 zł. To może oznaczać konieczność kolejnego opodatkowania na podstawie wartości zużytego paliwa lub zwrotu zryczałtowanej kwoty obejmującej jego koszt pracodawcy.

Samochód służbowy do celów prywatnych a składki ZUS

Nieodpłatne użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych traktuje się jako przychód pracownika ze stosunku pracy. To znaczy, że pracodawca (czyli płatnik składek) powinien dodać do przychodu całkowitego, wynikającego z miesięcznej pensji, określone w ustawie 250 zł lub 400 złotych. Dopiero od sumy wszystkich składników przychodu powinno się obliczać i przekazywać składki ZUS.  

Samochód służbowy do celów prywatnych – umowa

Przekazanie pracownikowi służbowego samochodu do celów prywatnych powinno odbyć się oficjalnie i po podpisaniu stosownej umowy. Dokument powinien szczegółowo określać wszelkie zasady użytkowania, odpowiedzialności za mienie, sposób rozliczania się z używania auta i instrukcję postępowania w przypadku kolizji. 

Podpisanie umowy wydaje się konieczne ze względu na przymus traktowania użytkowania samochodu firmowego do celów prywatnych jako dodatkowego dochodu. Pracownik nie może używać auta służbowego prywatnie i nie ponosić za to jakichkolwiek kosztów.

Oceń artykuł
3.1/5 (7)