Szkolenia firmowe często wyglądają prosto tylko z perspektywy uczestnika. Po stronie HR-u oznaczają listy obecności, terminy, raporty, testy, przypomnienia i pytania od pracowników. Właśnie dlatego wybór platformy e-learningowej powinien zaczynać się od jednego kryterium: czy system rzeczywiście zmniejsza ilość ręcznej pracy? W tym tekście omawiamy 5 funkcji, które mogą zapewnić oszczędność czasu dla działu HR.
Kiedy platforma e-learningowa naprawdę odciąża HR?
Nie każda funkcja systemu LMS w takim samym stopniu wpływa na codzienną pracę działu personalnego. Właśnie dlatego w dalszej części skupiamy się na elementach, które wspierają nie pojedyncze szkolenie, lecz cały powtarzalny, długoterminowy proces rozwoju w firmie.
Baza gotowych kursów, których nie trzeba przygotowywać od zera
Baza gotowych kursów odciąża HR przy szkoleniach, które regularnie powtarzają się w firmie i obejmują większe grupy pracowników. Może to dotyczyć m.in.:
- RODO i ochrony danych osobowych,
- cyberbezpieczeństwa,
- okresowego BHP,
- przeciwdziałania mobbingowi,
- obsługi klienta,
- sprzedaży,
- planowania pracy,
- podstaw zarządzania zespołem.
Zamiast za każdym razem zamawiać zewnętrzne szkolenie, uzgadniać terminy, kompletować prezentacje i rozsyłać materiały, administrator wybiera odpowiedni kurs w systemie, przypisuje go do uczestników i ustala datę realizacji.
Gotowa baza sprawdza się szczególnie w organizacjach rozproszonych, wielooddziałowych albo działających w różnych trybach pracy. Ten sam materiał może trafić do osób zatrudnionych stacjonarnie, zdalnie, hybrydowo lub zmianowo, bez organizowania kilku osobnych spotkań.
Kreator szkoleń skracający przygotowanie kursów wewnętrznych
Gotowa baza kursów sprawdza się przy tematach uniwersalnych, ale część wiedzy musi bazować na wiedzy wewnętrznej. Może dotyczyć obsługi systemu CRM, procesu reklamacji, standardów kontaktu z klientem, procedur magazynowych, zasad ofertowania albo wiedzy produktowej. Kreator szkoleń pozwala zamienić takie materiały w kurs złożony z tekstu, plików, grafik, nagrań, pytań kontrolnych i krótkich zadań.
Dla HR-u dużym ułatwieniem jest możliwość aktualizowania wybranych fragmentów bez przebudowy całego materiału. Jeśli zmienia się procedura, zakres obowiązków albo sposób pracy, administrator poprawia konkretny moduł i udostępnia uczestnikom aktualną wersję. Ogranicza to ryzyko pracy na starych instrukcjach zapisanych w indywidualnych mailach, folderach lub lokalnych plikach.
Kreator pomaga też wykorzystać wiedzę ekspertów bez angażowania ich przy każdym kolejnym wdrożeniu. Specjalista może raz przekazać najważniejsze zasady, przykłady błędów i materiały pomocnicze, a HR układa z nich kurs przypisany do stanowiska, działu albo poziomu doświadczenia – i udostępnia go wtedy, gdy jest potrzebny.
Onboarding prowadzony według jednej ścieżki
Onboarding obciąża HR najbardziej wtedy, gdy każdy dział prowadzi go według własnych ustaleń. Jedna osoba dostaje regulamin mailem, druga instrukcję do systemu od menedżera, kolejna szuka materiałów o firmie w kilku folderach. Do tego dochodzą szkolenia BHP, dokumenty organizacyjne, ankiety, testy i zadania po stronie przełożonego, więc nawet drobne przeoczenie może opóźnić start na stanowisku.
Dlatego przy wdrażaniu nowych pracowników dobrze sprawdza się jedna ścieżka rozpisana na kolejne dni lub tygodnie. Można przypisać do niej kursy obowiązkowe, materiały o strukturze firmy, instrukcje stanowiskowe, zadania offline, potwierdzenia zapoznania się z dokumentami i krótkie testy wiedzy.
Taki model szczególnie pomaga przy stanowiskach, na które firma rekrutuje regularnie. Bazową ścieżkę można wykorzystać ponownie dla kolejnych osób, a elementy typowe dla danego działu dodać tylko tam, gdzie są potrzebne.
Testy i ankiety bez ręcznego zliczania odpowiedzi
Po szkoleniu HR potrzebuje jasnej informacji, czy pracownik rzeczywiście opanował materiał, a nie tylko przeszedł przez kolejne ekrany kursu. Z tego powodu po jego zakończeniu warto przeprowadzić test z nowej wiedzy.
Jeśli taki proces odbywa się poza platformą, HR musi później porównywać odpowiedzi z listą uczestników, oznaczać zaliczenia i osobno pilnować osób, które nie osiągnęły wymaganego wyniku. Kreator testów skraca ten proces, bo pozwala od razu powiązać sprawdzian z konkretnym szkoleniem.
Administrator może ustawić próg zaliczenia, termin wykonania, liczbę podejść oraz rodzaj pytań, np. jednokrotny wybór, wielokrotny wybór albo prawda/fałsz. Wyniki są przypisane do uczestników, więc dział HR nie traci czasu na ręczne sprawdzanie odpowiedzi ani przenoszenie danych do osobnego arkusza.
Przypomnienia systemowe zamiast maili wysyłanych przez HR
Po przypisaniu szkolenia zadanie HR-u nie kończy się na wysłaniu informacji do uczestników. Trzeba jeszcze dopilnować, czy pracownicy rozpoczęli kurs, przeszli przez wymagane materiały, wykonali test i zmieścili się w wyznaczonym terminie. Przy kilku osobach można sprawdzić to ręcznie, ale przy większej grupie szybko pojawia się seria maili, ponagleń i aktualizowania tej samej listy po każdej zmianie statusu.
Przypomnienia systemowe przejmują tę powtarzalną część komunikacji. Administrator ustawia termin realizacji, a platforma wysyła powiadomienia do osób, które nie wykonały jeszcze wymaganego działania.
Z takiej automatyzacji korzysta nie tylko HR, lecz także menedżerowie odpowiedzialni za swoje zespoły. Zamiast pytać dział personalny o aktualny status szkolenia, mogą otrzymać jasną informację, kto ukończył kurs, kto powinien wrócić do materiału, a czyja zaległość wymaga bezpośredniej reakcji przełożonego. Ponadto przygotowanie danych dla zarządu lub audytu zajmuje też wtedy znacznie mniej czasu niż przy próbie ręcznego podsumowania tego procesu.
Dolineo – jedno miejsce do prowadzenia szkoleń i monitorowania postępów
W wielu firmach szkolenia zaczynają się komplikować nie dlatego, że brakuje materiałów, ale dlatego, że informacje o ich realizacji są rozproszone. HR widzi część danych w arkuszu, menedżer dopytuje o postępy swojego zespołu, pracownik szuka linku w mailu, a potwierdzenia ukończenia kursów trzeba później ręcznie przekształcić w prezentację na potrzeby zarządu lub audytu. Przy większej skali nawet dobrze zaplanowany program rozwojowy może zamienić się przez to w serię wielu drobnych zadań administracyjnych, które odciągają uwagę od rzeczywistych potrzeb pracowników.
Dolineo pozwala prowadzić ten proces w jednym środowisku – od udostępnienia szkolenia, przez monitorowanie realizacji, aż po raportowanie wyników. Dział HR nie musi odtwarzać przebiegu kursu z korespondencji, osobnych formularzy i aktualizowanych ręcznie zestawień. Zyskuje bieżący wgląd w to, które działania zostały wykonane, gdzie pojawiło się opóźnienie i jakie informacje można przekazać dalej menedżerom.
Takie uporządkowanie pracy ułatwia też podział odpowiedzialności. HR przygotowuje proces i nadzoruje jego przebieg, przełożeni mogą śledzić postępy swoich zespołów, a pracownicy otrzymują jasne zadania, terminy i komunikaty w jednym miejscu. Dzięki temu mniej spraw wymaga dodatkowego wyjaśniania.
W dłuższej perspektywie platforma daje działowi HR lepsze zaplecze do planowania rozwoju. Zamiast tracić czas na kompletowanie danych po każdej edycji szkolenia, można szybciej wychwycić zaległości, porównać wyniki między zespołami i zaplanować kolejne działania na podstawie aktualnych informacji. To szczególnie ważne w organizacjach, które traktują szkolenia nie jako jednorazowe wydarzenia, lecz stały element rozwoju kadry.
Artykuł sponsorowany
