Umowa na czas określony – co musisz wiedzieć?

Umowa na czas określony to jedna z możliwości przewidzianych przez prawo pracy. Dzięki nieco bardziej elastycznej formie jest często stosowana przed zawarciem umowy na czas nieokreślony. Czym dokładnie jest umowa na czas określony? Jakie ma zalety i wady? Jakie prawa ma pracodawca?

Umowa o pracę na czas określony stanowi istotny element systemu zatrudnienia, który umożliwia elastyczne zarządzanie zasobami ludzkimi w różnych sektorach gospodarki. Jest to forma zatrudnienia, która jest zawierana na ściśle określony okres i wygasa automatycznie po upływie ustalonego terminu, bez konieczności dodatkowych formalności. Umowy tego typu są często wykorzystywane w przypadku prac sezonowych, projektów o ograniczonym czasie trwania, czy też zastępstw za nieobecnych pracowników.

Umowa o pracę na czas określony – czym jest?

Umowa o pracę na czas określony to rodzaj umowy o pracę, w której pracodawca i pracownik ustalają, że stosunek pracy będzie trwał przez z góry określony czas. Jest to jedna z form zatrudnienia regulowanych przez Kodeks pracy. Umowa zawiera wyraźne wskazanie terminu jej zakończenia, co oznacza, że umowa automatycznie wygasa po upływie tego okresu. Może to być konkretna data, zakończenie określonego projektu, bądź inne zdarzenie, które precyzuje koniec umowy.

Umowa o pracę to podstawowa forma nawiązania stosunku pracy. W kodeksie pracy umowa o pracę występuje jako synonim stosunku pracy oraz jako nazwa czynności prawnej. Umowa może być zawarta w drodze rokowań lub składania ofert. W kodeksie pracy przewidziane są różne rodzaje umów o pracę, takie jak umowa na okres próbny, umowa na czas określony, umowa na czas wykonywania określonej pracy i umowa na czas nieokreślony. Umowa o pracę wymaga formy pisemnej. Umowa o pracę może być rozwiązana za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia lub po upływie czasu, na który była zawarta. Umowa o pracę może również wygasnąć wskutek określonych przyczyn, takich jak śmierć pracownika czy pracodawcy – Encyklopedia Zarządzania

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy na czas określony, który zostanie zwolniony przed upływem terminu umowy, z reguły nie ma prawa do odprawy, chyba że zwolnienie wynika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy i dotyczy większej grupy pracowników. Umowy na czas określony są często wykorzystywane w sytuacjach, gdzie praca ma charakter sezonowy, projektowy lub gdy pracodawca potrzebuje zastępstwa za nieobecnego pracownika. Są też stosowane, gdy pracodawca nie jest pewien, czy po upływie określonego czasu będzie mógł utrzymać dane stanowisko.

Umowa na czas określony – limit umów 2024

W Polsce przepisy prawa pracy ustanawiają dwa główne limity dotyczące umów o pracę na czas określony:

• limit czasowy – łączny czas trwania wszystkich umów o pracę na czas określony zawartych pomiędzy tym samym pracodawcą a pracownikiem nie może przekroczyć 33 miesięcy,
• limit ilościowy – pracodawca może zawrzeć z danym pracownikiem maksymalnie trzy kolejne umowy o pracę na czas określony. Jeśli po upływie trzeciej umowy strony zdecydują się na zawarcie kolejnej umowy, to automatycznie staje się ona umową na czas nieokreślony.

Limity dotyczące umów o pracę na czas określony zostały wprowadzone w celu ochrony praw pracowników oraz zapewnienia większej stabilności zatrudnienia. Dlaczego jeszcze limity te są tak istotne?

• Zapobieganie nadużyciom – limity te mają na celu przeciwdziałanie sytuacjom, w których pracodawcy mogliby nieuczciwie korzystać z umów na czas określony w nieskończoność, unikając w ten sposób obowiązków wynikających z umowy na czas nieokreślony, takich jak dłuższy okres wypowiedzenia czy obowiązek wypłacenia odprawy.
• Stabilność zatrudnienia – przepisy mają na celu zapewnienie pracownikom większej stabilności zatrudnienia. Zbyt długie pozostawanie na umowach czasowych może powodować niepewność co do przyszłości zawodowej i utrudniać planowanie kariery oraz życia osobistego.
• Zrównanie szans na rynku pracy – limity pomagają w zrównaniu szans pracowników na rynku pracy, szczególnie tych, którzy mogą być bardziej narażeni na niepewne formy zatrudnienia, takie jak osoby młode lub powracające na rynek pracy po dłuższej przerwie.
• Ochrona przed dyskryminacją – wprowadzenie limitów chroni pracowników przed potencjalną dyskryminacją ze strony pracodawców, którzy mogliby preferować umowy na czas określony z osobami, wobec których istnieje mniejsze prawdopodobieństwo długotrwałego zatrudnienia (np. osoby starsze, kobiety planujące macierzyństwo).

Co po przekroczeniu limitu?

Po przekroczeniu limitu zawierania umów o pracę na czas określony, następuje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. Zgodnie z polskim Kodeksem pracy, jeśli pracodawca i pracownik zawrą więcej niż trzy kolejne umowy na czas określony lub jeśli łączny czas trwania tych umów przekroczy 33 miesiące (łączny okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony)), to kolejna umowa z mocy prawa staje się umową na czas nieokreślony. Ma to miejsce z nastaniem dnia zawarcia czwartej umowy lub z dniem podpisania nowej umowy na czas nieokreślony.

Oznacza to, że pracownik zyskuje większą stabilność zatrudnienia, a pracodawca nie może jednostronnie zmieniać warunków zatrudnienia bez zachowania określonych procedur, takich jak wypowiedzenie umowy z odpowiednim okresem wypowiedzenia. Przekształcenie umowy na czas nieokreślony ma także konsekwencje prawne, takie jak konieczność wypłacenia odprawy w przypadku zwolnienia z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Przepis ten służy ochronie pracowników przed nadużyciami związanymi z nieograniczonym stosowaniem umów terminowych oraz promuje stabilne zatrudnienie, które daje pracownikom większe bezpieczeństwo i pewność w planowaniu swojej kariery zawodowej.

Kolejna umowa na czas określony po przekroczeniu limitu – wyjątki

Mimo obowiązujących limitów dotyczących umów na czas określony, istnieją pewne wyjątki, które umożliwiają zawarcie kolejnej umowy na czas określony, nawet po przekroczeniu standardowych limitów. W każdym przypadku zastosowania wyjątku od limitów pracodawca ma obowiązek pisemnego poinformowania pracownika o przyczynie zawarcia kolejnej umowy na czas określony, jak również powinien być gotów do uzasadnienia tego przed organami kontrolnymi, takimi jak Państwowa Inspekcja Pracy.

Jakie to sytuacje?

• Zastępstwo w celu zastępstwa pracownika

Jeśli pracownik zatrudniony na umowę na czas określony ma zastępować innego pracownika, który jest nieobecny z powodu usprawiedliwionej nieobecności (np. urlop macierzyński, urlop zdrowotny), można zawrzeć kolejną umowę na czas określony, niezależnie od limitów.

• W celu wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej

Przy pracach, które mają charakter sezonowy, tymczasowy lub dorywczy, umowy na czas określony mogą być zawierane bez stosowania limitów. Dotyczy to sytuacji, w których zatrudnienie jest bezpośrednio związane z cyklicznymi potrzebami wynikającymi z pory roku lub specyfiki działalności.

• Względy organizacyjne w przedsiębiorstwie

W sytuacjach, gdzie zawarcie kolejnej umowy na czas określony jest uzasadnione potrzebami organizacyjnymi, a także jeżeli pracodawca zawarł z pracownikiem porozumienie zbiorowe lub porozumienie z zakładową organizacją związkową, umowa taka może zostać zawarta bez stosowania limitów. Przykładem mogą być wyjątkowe okoliczności wymagające elastycznego podejścia do zatrudnienia, takie jak szczególne projekty lub reorganizacja firmy.

• Konkretne zadania lub projekty

Umowy na czas określony mogą być przedłużane w przypadku zatrudnienia pracownika do wykonania konkretnego zadania lub projektu, którego realizacja ma jasno określony czas, lecz przekracza standardowe limity. W takich przypadkach czas trwania umowy może być dostosowany do czasu trwania projektu.

• Stosowanie przepisów szczególnych

Niektóre przepisy szczególne mogą przewidywać inne zasady dotyczące zawierania umów na czas określony. Dotyczy to np. określonych sektorów gospodarki lub grup pracowniczych, gdzie przepisy prawa pracy dopuszczają odstępstwa od ogólnych reguł.

Co trzeba zrobić, aby przedłużyć limity zgodnie z prawem?

Aby zgodnie z prawem przedłużyć limity umowy o pracę na czas określony, które wynoszą trzy umowy lub łączny okres zatrudnienia trwający nie dłużej niż 33 miesiące, pracodawca musi spełnić określone obowiązki. Przede wszystkim, jeśli zamierza zawrzeć czwartą umowę o pracę na czas określony lub przedłużyć umowę, tak że łączny czas zatrudnienia przekroczy 33 miesiące, musi wskazać konkretne przyczyny leżące po stronie pracodawcy, takie jak realizacja projektu. W takim przypadku, pracodawca jest zobowiązany do powiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy. Informację tę należy przekazać w formie pisemnej lub elektronicznej w ciągu 5 dni roboczych od momentu zawarcia umowy. Obowiązek ten dotyczy umów, które przekraczają wspomniane limity.

Jednakże nie jest wymagane informowanie okręgowego inspektora pracy, jeśli zawarcie umowy na czas określony następuje w specyficznych sytuacjach, takich jak zatrudnienie pracownika w celu zastępstwa innego pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności, wykonywanie pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, lub gdy zatrudnienie obejmuje pracę przez okres kadencji. Usługę tę można zrealizować w okręgowych inspektoratach pracy.

Jak wysłużyć okres zatrudnienia na umowę na czas nieokreślony krok po kroku?

W pierwszej kolejności, zawiadom właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy, która przekracza limity dotyczące liczby umów lub okresu zatrudnienia na czas określony (czyli przekracza 3 umowy lub 33 miesiące). W zawiadomieniu musisz wskazać przyczynę, która, według ciebie, uzasadnia zawarcie kolejnej umowy na czas określony. Przykładami takich przyczyn mogą być specyficzne potrzeby pracodawcy, takie jak realizacja projektu. Ważne jest, aby nie podawać w zawiadomieniu danych osobowych pracowników, z którymi umowy zostały zawarte. Ich dane osobowe mogą być zawarte tylko wtedy, gdy masz ich pisemną zgodę, którą musisz dołączyć do zgłoszenia. Po przyjęciu zawiadomienia przez urząd sprawa zostaje zamknięta.

Usługa jest bezpłatna, jednak jeśli sprawę załatwia za ciebie pełnomocnik, musisz ponieść dodatkową opłatę skarbową w wysokości 17 zł za pełnomocnictwo. Opłatę tę należy wpłacić na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby urzędu, do którego składane jest pełnomocnictwo. Numer konta znajdziesz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy, na przykład w przypadku Urzędu Miasta Poznania wpłaty należy dokonać na konto tego właśnie urzędu.

Pamiętaj, że jeśli nie prześlesz zawiadomienia do urzędu w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy, grozi ci kara grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony

Umowę o pracę na czas określony można wypowiedzieć, przy czym istnieją pewne zasady, które należy uwzględnić. Przede wszystkim okres wypowiedzenia takiej umowy zależy od długości zatrudnienia u danego pracodawcy i jest taki sam jak w przypadku umowy na czas nieokreślony: wynosi 2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, 1 miesiąc, jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy, ale mniej niż 3 lata, oraz 3 miesiące, gdy zatrudnienie trwało co najmniej 3 lata.

Od 2023 roku pracodawca ma także obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy na czas określony.

Umowę o pracę na czas określony można również rozwiązać bez wypowiedzenia w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków przez jedną ze stron lub długotrwałej niezdolności pracownika do pracy z powodów zdrowotnych, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Podsumowując, umowa o pracę na czas określony może być wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem odpowiedniego czasu przewidzianego jako okres wypowiedzenia umowy.

Zalety i wady umowy na czas określony

Umowa o pracę na czas określony to elastyczne narzędzie, które może być korzystne w wielu sytuacjach zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Niemniej jednak, jej zastosowanie wiąże się także z pewnymi ograniczeniami i ryzykiem, szczególnie dla pracowników poszukujących stabilności zatrudnienia oraz dla pracodawców chcących budować długoterminowe relacje z pracownikami.

Zalety umowy o pracę na czas określony

Dla pracownika:

• możliwość zdobycia doświadczenia – umowa na czas określony często daje szansę na zdobycie cennego doświadczenia zawodowego, zwłaszcza dla osób młodych, wchodzących na rynek pracy lub powracających na niego po przerwie,
• określony czas zatrudnienia – pracownik wie dokładnie, jak długo będzie pracować w danym miejscu, co może ułatwić planowanie przyszłości zawodowej,
• szansa na stałe zatrudnienie – często umowa na czas określony może prowadzić do zatrudnienia na czas nieokreślony, jeśli pracodawca i pracownik będą zadowoleni z współpracy.

Dla pracodawcy:

• elastyczność zatrudnienia – pracodawca może dostosowywać zatrudnienie do aktualnych potrzeb biznesowych, np. w przypadku realizacji projektów o ograniczonym czasie trwania lub sezonowych wzrostów zapotrzebowania na pracę,
• łatwość zakończenia współpracy – po upływie terminu umowy pracodawca nie jest zobowiązany do przedłużania umowy, co daje mu większą swobodę w zarządzaniu personelem,
• redukcja kosztów – umowy na czas określony mogą być korzystniejsze kosztowo, zwłaszcza w kontekście braku konieczności wypłaty odpraw w przypadku zakończenia umowy.

Wady umowy o pracę na czas określony

Dla pracownika:

• brak stabilności zatrudnienia – pracownik nie ma pewności co do przedłużenia umowy, co może prowadzić do poczucia niepewności i stresu związanego z przyszłością zawodową,
• mniejsze prawa pracownicze – pracownik zatrudniony na czas określony może mieć ograniczone uprawnienia, np. mniejszy okres wypowiedzenia, brak prawa do odprawy, czy trudniejszy dostęp do kredytów bankowych ze względu na brak stałego zatrudnienia,
• ograniczone możliwości rozwoju – często pracownicy na umowach czasowych mogą mieć mniejsze szanse na awans lub uczestnictwo w długoterminowych programach szkoleniowych.

Dla pracodawcy:

• mniejsza lojalność pracownika – pracownicy zatrudnieni na czas określony mogą być mniej zaangażowani i lojalni wobec firmy, wiedząc, że ich zatrudnienie jest tymczasowe,
• ograniczenia prawne – pracodawca musi przestrzegać limitów dotyczących liczby umów na czas określony i łącznego czasu ich trwania, co może być administracyjnie uciążliwe,
• ryzyko utraty pracownika –  utalentowani pracownicy mogą poszukiwać bardziej stabilnych ofert pracy, co może skutkować trudnościami w zatrzymaniu najlepszych specjalistów.

Podstawa prawna – umowa na czas określony

• Art. 25 Kodeksu pracy

§  1. Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.

§  2. Uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić jej rozwiązanie, nowej umowy o pracę na czas określony w rozumieniu § 1.

§  3. Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż okres, o którym mowa w § 1, lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż liczba umów określona w tym przepisie, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie okresu, o którym mowa w § 1, lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

§  4.  Przepisu § 1 nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony:

1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

§  4.  Przepisów § 1 i 3 nie stosuje się w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu zgodnie z art. 177 § 3.

§  5.  Pracodawca zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w § 4 pkt 4, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

• Art. 30 Kodeksu pracy

§  4.  W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.

• Art. 36 Kodeksu pracy

§  1. Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

1) 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;

2) 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;

3) 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

§  11. Do okresu zatrudnienia, o którym mowa w § 1, wlicza się pracownikowi okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231, a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.