Dostarczenie zwolnienia do ZUS nie jest już tak skomplikowanym procesem, jak w czasach przed rozwinięciem cyfryzacji. Wciąż jednak należ przestrzegać konkretnych terminów i sposobów dostarczenia dokumentacji.
Spis treści
Kto musi przekazać zwolnienie do ZUS?
Zwolnienie lekarskie jeszcze w ubiegłej dekadzie wciąż miało formę papierową. Jednak od 2019 roku funkcjonuje już tylko w formie elektronicznej e-ZLA. Wcześniej lekarz wypisywał zwolnienie na papierze i wręczał je pacjentowi. Ten z kolei miał 7 dni na dostarczenie go pracodawcy. Dopiero w ostatnim kroku pracodawca zanosił zwolnienie do ZUS. Łatwo zauważyć, jak uciążliwy był ten proces. Zwolnienie nietrudno było zgubić. Istniały także większe obawy, że zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane. Ponadto chory musiał mimo złego samopoczucia udać się do firmy. Obecnie elektroniczne L4 przekazywane jest do ZUS automatycznie przez lekarza.
Lekarz robi to za jednym kliknięciem. Po stronie pracodawcy jest natomiast przekazanie do ZUS danych pracownika niezbędnych do obliczenia i wypłaty chorobowego. Dzięki temu ZUS wie, że pracownik jest chory i niezdolny do pracy oraz należy mu się wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, to przedsiębiorca musi dopilnować formalności – bez pośrednika.
Po co ZUS potrzebuje zwolnienia?
Zwolnienie lekarskie potwierdza niezdolność do pracy i jest podstawą do przyznania świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. ZUS wypłaca zasiłek chorobowy tylko wtedy, gdy ma zaświadczenie lekarskie dokumentujące chorobę. Bez niego nie wie, czy pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.
ZUS wypłaca chorobowe także po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, na przykład po rozwiązaniu umowy o pracę. W takich sytuacjach potrzebne jest zaświadczenie lekarskie oraz inne dokumenty z systemu ubezpieczeń społecznych. Dzięki temu ZUS może sprawdzić okres niezdolności do pracy i wypłacić należne świadczenia pomimo rozwiązania umowy.
Kiedy dostarczyć zwolnienie do ZUS? Terminy
Zwolnienie lekarskie jeszcze niedawno wymagało ścisłego pilnowania terminów dostarczenia. Obecnie przy e-ZLA nie ma takiego obowiązku, bo trafia ono automatycznie. Jednak w szczególnych sytuacjach nadal obowiązują konkretne terminy.
Przy ubezpieczeniu chorobowym pracownik musi dostarczyć zaświadczenie płatnika składek do pracodawcy w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Jeśli tego nie zrobi, zasiłek chorobowy może zostać obniżony o 25 procent. Dotyczy to głównie przypadków, gdy pracodawca nie ma profilu w systemie ZUS i nie widzi e-ZLA.
Zaświadczenie płatnika składek wystawia pracodawca i przekazuje je do ZUS niezwłocznie, maksymalnie w ciągu 7 dni. Dzięki temu ZUS może szybko obliczyć i wypłacić świadczenie. Osoby na samozatrudnieniu same dbają o te formalności bez pośrednika.
Jak wysłać zwolnienie lekarskie do ZUS? Kiedy trzeba zanieść?
Elektroniczne zwolnienie lekarskie trafia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych automatycznie w okresie ubezpieczenia chorobowego. Lekarz wystawia je za jednym kliknięciem w systemie, więc zwykle nie trzeba nic wysyłać ręcznie. ZUS od razu widzi podstawę wymiaru zasiłku z tytułu niezdolności.
Fizyczne zwolnienie trzeba zanieść tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy elektroniczne zwolnienie lekarskie nie dotarło. Dzieje się tak na przykład, gdy pracodawca nie ma profilu w systemie ZUS. Wtedy pracownik dostarcza wydruk w ciągu 7 dni, żeby ZUS mógł potwierdzić chorobę. Wtedy ZUS wypłaca zasiłek chorobowy.
Profil PUE ZUS pracodawcy a dostarczenie zwolnienia do ZUS
Wcześniej każdy pracodawca zatrudniający więcej niż 5 osób musiał założyć profil na PUE ZUS do końca 2015 roku. Obecnie dla mniejszych firm jest to dobrowolne, ale brak profilu oznacza, że pracownik musi dostarczyć wydruk e-ZLA. Lekarz nie drukuje zwolnienia automatycznie, tylko na prośbę chorego, a ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi w ciągu jednego dnia roboczego. Dzięki temu pracodawca z PUE widzi chorobę pracownika bez dodatkowych kroków.
Obowiązek informowania o chorobie
Wielu sądzi, że samo pojawienie się e-ZLA na profilu PUE zwalnia z powiadomienia firmy o nieobecności. Nic bardziej mylnego, bo pracownik nadal ma obowiązek zgłosić chorobę telefonicznie, osobiście lub pocztą, nawet jeśli ZUS już ma dane. Przepisy wymagają uprzedzenia o przyczynie i przewidywanym czasie absencji, a samo zwolnienie elektroniczne nie zastępuje tego zawiadomienia. Wyjątki dotyczą tylko sytuacji uniemożliwiających kontakt, jak ciężka choroba bez pomocy domowników. Jednak w zwykłym trybie należy poinformować pracodawcę o nieobecności z powodu choroby.
Szczególne sytuacje związane z zasiłkami
Gdy niezdolność do pracy powstała w czasie tymczasowego aresztowania lub po ustaniu ubezpieczenia, ZUS nadal potrzebuje dodatkowych dokumentów poza e-ZLA. W okresie nieprzerwanej niezdolności świadczenie rehabilitacyjne wymaga zaświadczenia Z-3 lub Z-3a od pracodawcy w ciągu 7 dni, wypełnionego tylko w kluczowych sekcjach o pracowniku. Nie ma obowiązku przekazywania samego zwolnienia do ZUS, bo trafia tam automatycznie, ale przyczyna niezdolności musi być jasno udokumentowana dla wypłaty świadczeń.
