Zdecydowana większość organizacji oferuje możliwość skorzystania z pakietu benefitów. Według raportu „Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników w 2019 roku” przygotowanego przez Sedlak & Sedlak, oferuje je 71% małych firm (zatrudniających poniżej 50 pracowników) oraz 96% bardzo dużych firm (zatrudniających powyżej 500 pracowników). Świadczy to o tym, że obecnie świadczenia pozapłacowe są standardem. Ich obecność to jedno, jednak czy są atrakcyjne z perspektywy pracowników?

W ostatnim czasie sytuacja zmieniła się diametralnie w większości obszarów życia. W związku z tym warto zaktualizować wiedzę na temat użyteczności oferowanych benefitów. Pokażemy Ci, jak to zrobić.

 

Jakie zmiany zaszły?

Z jednej strony potrzeby pracowników mogły ulec zmianie, z drugiej strony firma może być zmuszona do ograniczenia ponoszonych kosztów. Zamiast likwidować system benefitów i narażać organizację na kryzys wizerunkowy, lepiej dokonać optymalizacji.

Według raportu firmy Grant Thornton „Rynek pracy w czasie COVID-19”, wycofywanie oferowanych benefitów dotyczy obecnie najbardziej popularnych świadczeń, takich jak: wysokie wynagrodzenie, szkolenia, pakiety medyczne i sportowe, lekcje językowe, a także darmowe owoce.

W najbliższym czasie większą rolę najprawdopodobniej będą odgrywały dodatki takie jak karty przedpłacone z możliwością wykorzystania ich w dowolnym celu, elastyczny czas pracy, catering dietetyczny z dostawą do domu oraz telemedycyna. Kluczowa jest jednak weryfikacja potrzeb osób zainteresowanych – czyli Twoich pracowników.

 

Ręka zakreślająca odpowiedzi w ankiecie dotyczącej benefitów, badanie potrzeb pracowników.

 

Badanie potrzeb pracowników

Aby stworzyć system benefitów, który będzie atrakcyjny dla pracowników, musisz oprzeć go na realnych potrzebach. Konieczne jest zatem przeprowadzenie badania. Najlepiej, aby wzięły w nim udział wszystkie zatrudnione osoby, niezależnie od pełnionej funkcji. Pamiętaj jednak, że potrzeby pracowników na różnych szczeblach mogą się różnić – dlatego warto analizować je w oddzielnych grupach.

Wykorzystaj w tym celu anonimowe ankiety. Wybierz:

  • Elektroniczne, jeśli wszyscy pracownicy z Twojej firmy (lub oddziału, w którym wdrażane są zmiany) mają dostęp do maila lub komputera firmowego
  • Papierowe, jeśli specyfika Twojej firmy (lub oddziału) wiąże się z pracą niewymagającą używania komputera przynajmniej przez część pracowników

Wśród pytań powinny znaleźć się takie, które umożliwią pogrupowanie osób badanych. Mogą to być podstawowe dane demograficzne lub przynajmniej dział, w którym pracują. W przypadku pytań dotyczących benefitów masz do dyspozycji pytania otwarte i zamknięte wielokrotnego lub jednokrotnego wyboru. Oto kluczowe kwestie, które warto wziąć pod uwagę projektując ankietę:

  • Wskazanie przez pracowników benefitów, z których korzystaliby, gdyby mieli taką możliwość (możesz dopytać, dlaczego akurat te są dla nich ważne)
  • Wskazanie benefitów, z których nie zamierzają skorzystać (i dlaczego)
  • Wskazanie benefitów, z których aktualnie korzystają, jak często plus ocena, na ile są dla nich ważne i dlaczego
  • Wskazanie benefitów, z których aktualnie nie korzystają i dlaczego

Uprzedź pracowników, że ich odpowiedzi będą miały znaczący wpływ na zawartość pakietu benefitów. Powiedz, że na podstawie niniejszego badania podjęte zostaną decyzje, jaka przyszłość czeka aktualnie dostępny system świadczeń pozapłacowych. Wytłumacz im, że rezygnując z tych, które nie cieszą się zainteresowaniem, firma będzie mogła przeznaczyć zaoszczędzone pieniądze na inne benefity, które pracownicy wskażą jako najbardziej przydatne.

Pamiętaj, aby przedstawić wyniki ankiet po dokonaniu analiz. Możesz wykorzystać ten sam kanał komunikacji, który wybrałeś w celu rozesłania formularzy. Udziel także informacji o tym, jakie decyzje zostały podjęte w wyniku przeprowadzonego badania. Postaraj się dotrzeć z wieściami do każdej zainteresowanej osoby.

 

Robienie notatek z wykresów na papierze: analiza danych z badania potrzeb pracowników.

 

Projektowanie systemu benefitów

Oprzyj się na danych uzyskanych z badania potrzeb pracowników. Stwórz hierarchię świadczeń, które są najbardziej wartościowe dla pracowników poszczególnych szczebli.  Dodatkowym rozwiązaniem, o którym warto wspomnieć, jest system kafeteryjny. Polega on na tym, że pracownicy otrzymują dostęp do systemu, w którym znajduje się pula oferowanych benefitów. Każdy może stworzyć swój atrakcyjny pakiet, korzystając z tych, które uważa za najbardziej przydatne.

Gdy zarys systemu będzie gotowy, przygotuj przykładowe oferty. Dzięki temu możliwe będzie oszacowanie kosztów, jakie firma będzie ponosić przystępując do realizacji projektu. Ostateczna decyzja należy do kadry zarządzającej. Muszą oni zweryfikować, czy inicjatywa mieści się w budżecie.

 

Pamiętaj, że potrzeby mogą się zmieniać na przestrzeni czasu – nie tylko pod wpływem istotnych wydarzeń. Badania przeprowadzaj co kilka miesięcy, a także wtedy kiedy planowane są zmiany, a przykład przed wprowadzeniem nowych benefitów lub przed wycofaniem najrzadziej wykorzystywanych.