Siedziba firmy to ważny element prowadzenia działalności gospodarczej. Każdy początkujący przedsiębiorca powinien znać różnice między siedzibą firmy a miejscem prowadzenia działalności. Jaka jest definicja siedziby firmy? Czy obecnie trzeba wskazać jedno, stałe miejsce?
Siedziba firmy to miejsce, w którym spodziewamy się spotkać zarząd i wszystkich pracowników wykonujących główne zadania przedsiębiorstwa. W praktyce adres siedziby firmy i miejsce wykonywania działalności to dość często dwie różne rzeczy. Jak brzmi definicja siedziby firmy przedstawiona w rozporządzeniu UE? Czy firma musi mieć siedzibę i czy działalność gospodarcza w domu wiąże się z upublicznieniem adresu w internecie? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w poniższym artykule.
Siedziba firmy – definicja. Co to jest?
Najczęściej siedziba firmy to miejsce, w którym wykonywana jest podstawowa działalność gospodarcza przedsiębiorstwa. W związku ze zmianami prawnymi z 2018 roku (o których później), zakładanie firmy nie wymaga jednak podania stałego miejsca wykonywania działalności. Definicji siedziby firmy należy szukać zatem w art. 10 rozporządzenia Rady UE 282/2011 z 15 marca 2011 roku:
1. Na użytek stosowania art. 44 i 45 dyrektywy 2006/112/WE „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika” jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa.
Aby łatwiej ocenić, o jakim miejscu mowa, doprecyzowano powyższy artykuł w drugim podpunkcie:
2. W celu ustalenia miejsca, o którym mowa w ust. 1, uwzględnia się miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa, i miejsce posiedzeń zarządu przedsiębiorstwa.
Czy firma musi mieć siedzibę?
Coraz więcej jednoosobowych działalności gospodarczych i innych przedsiębiorstw prowadzi swój biznes w nieco inny sposób niż kiedyś. Już od jakiegoś czasu prowadzenie działalności gospodarczej nie wiąże się wyłącznie z fizyczną obecnością w lokalu przeznaczonym do celów prowadzenia działalności gospodarczej.
Coraz częściej taka obecność jest całkowicie zbędna, dlatego lokal wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności w wielu przypadkach – po prostu się nie opłaca. Na szczęście z pomocą przychodzi nowelizacja przepisów z 2018 roku, zwana też “Konstytucją Biznesu”. Co się zmieniło?
Siedziba firmy a miejsce prowadzenia działalności – jakie zmiany?
30 kwietnia 2018 roku wprowadzono tzw. “Konstytucję Biznesu”. Do tej pory każdy właściciel działalności gospodarczej musiał określać stałe miejsce prowadzenia działalności, będące tym samym główną siedzibą firmy.
Obecnie formularz CEIDG-1 (wykorzystywany przy zakładaniu działalności przez osoby fizyczne) nie wymaga podawania stałego miejsca prowadzenia działalności. Zamiast tego przedsiębiorca może wybrać opcję “brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.
Siedziba firmy osoby fizycznej – równoznaczna z adresem zameldowania?
W przypadku, gdy miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie zostanie wskazane, wszelkie urzędy będą się kontaktować na opisany adres zamieszkania właściciela.
Warto wiedzieć, że nawet jeśli przedsiębiorca prowadzi firmę jednoosobową bez siedziby, nie musi posiadać adresu zameldowania lub zamieszkania. W tym przypadku należy podać adres korespondencyjny, a brak meldunku lub własnego domu – nie stanowi żadnej przeszkody w założeniu firmy.
Siedziba firmy a miejsce wykonywania działalności – jakie różnice?
W świetle obowiązujących przepisów należy rozróżniać siedzibę firmy i miejsce wykonywania pracy. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem, siedzibą firmy jest miejsce, w którym podejmuje decyzje i przebywa zarząd przedsiębiorstwa (np. w miejscu zamieszkania). W tym przypadku może być także istotne wskazanie miejsca przechowywania dokumentów. Dlaczego?
Jeśli przedsiębiorca, który nie wskazał stałego miejsca wykonywania działalności, nie chce przechowywać dokumentów w swoim mieszkaniu, może skorzystać z usług np. biura rachunkowego. Jeśli do tego dojdzie, musi wskazać adres siedziby biura rachunkowego, w którym urzędnicy skarbowi będą mogli takie dokumenty znaleźć.
Obecnie jednak siedziba firmy nie jest tożsama ze stałym miejscem wykonywania działalności. Takim miejscem może być oczywiście główne biuro przedsiębiorstwa, ale też mieszkanie właściciela, zakład znajdujący się w innym mieście lub placówki klientów. Osoba fizyczna powinna posiadać siedzibę firmy, nie musi jednak oznaczać stałego miejsca wykonywania działalności.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź, jak przebiega zmiana adresu działalności gospodarczej w Polsce.
Wirtualna siedziba firmy – czy to wystarczy?
Wirtualna siedziba firmy to coraz bardziej popularne rozwiązanie. Decydują się na nią zwłaszcza te osoby, które chcą założyć własną działalność gospodarczą, jednak nie dysponują ani biurem, ani wynajętym (lub własnym) mieszkaniem, spełniającym cele prowadzonej działalności gospodarczej.
Osoba zakładająca jednoosobową działalność gospodarczą nie musi podawać adresu zameldowania, a adres korespondencyjny. Wirtualne biuro umożliwia mu podanie adresu do korespondencji, nawet jeśli nie ma praw do prowadzenia działalności w lokalu.
