Niestety w życiu zdarzają się sytuacje, w których trudno połączyć życie prywatne z życiem zawodowym i konieczna jest przerwa w pracy, kilka dni wolnego lub nagłe opuszczenie zakładu. Do tego dochodzą sytuacje losowe lub po prostu zwykła wizyta u lekarza. Co w takim wypadku należy zrobić? Jak usprawiedliwić swoją nieobecność przed pracodawcą?
Nieobecność w pracy to jeden z przywilejów pracowników. Choć brzmi to nieco dziwnie, to jednak w Kodeksie pracy znajdziemy szereg zapisów, które ujmują szereg sytuacji, w których pracownik może skorzystać z dni wolnych lub nagłego oddalenia się od miejsca pracy. Nie oznacza to jednak, że przepisy te są stworzone tylko pod potrzeby pracowników. Interesy pracodawców również są w tym wypadku chronione w określonych obszarach usprawiedliwiania nieobecności. Przede wszystkim w każdym wypadku pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o swojej nieobecności, a niektóre sytuacje wymagają zgody pracodawcy na nieobecność pracownika. Jak zatem temat nieobecności w pracy wygląda w praktyce? Czym dokładnie jest usprawiedliwiona nieobecność i jak przebiega proces jej usprawiedliwiania? Jakie konsekwencje grożą w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy?
Spis treści
Nieobecność w pracy – co to jest?
Nieobecność w pracy to czas, w którym pracownik nie może lub nie jest zdolny do świadczenia pracy dla pracodawcy. Oznacza to po prostu, że pracownika w tych dnia nie ma w biurze lub zakładzie pracy oraz że nie wykonuje on swoich codziennych obowiązków pracowniczych.
Choć nieobecność w pracy przypomina nieco nieobecność dziecka w szkole to jednak w tym pierwszym przypadku to właśnie sam pracownik, musi zadbać o to, aby przeprowadzić cały proces nieobecności i jej usprawiedliwienia w taki sposób, żeby nie stanowiło to negatywnych konsekwencji. Jednakże w pracy nie wystarczy napisać usprawiedliwienie nieobecności – czasami trzeba udowodnić powód absencji i przedstawić stosowne dokumenty, takie jak np. zwolnienie lekarskie lub dokument potwierdzający zaistnienie specjalnych okoliczności np. zgonu osoby bliskiej lub ślubu. Nie jest to zawsze konieczne i wiele zależy od relacji panujących w firmie, należy jednak pamiętać, że pracodawca ma taką możliwość.
Usprawiedliwiona nieobecność w pracy
Przepisy regulujące system usprawiedliwiania nieobecności to między innymi Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. To właśnie w tym drugim dokumencie znajdziemy zapisy dotyczące między innymi tego, że pracownik ma obowiązek poinformowania pracodawcy o przyczynie i terminie swojej nieobecności:
§ 2. Obowiązek zawiadomienia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy
- Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
- W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
- Niedotrzymanie terminu przewidzianego w ust. 1 może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności pracownika w pracy.
Warto zaznaczyć, że przepisy regulują kilka sposobów usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz oferują szereg rozwiązań dotyczących zarówno pracownika jak i pracodawcy. Możemy wyróżnić także kilka rodzajów nieobecności w pracy takie jak:
- nieobecności kodeksowe – urlopy rodzicielskie, macierzyńskie, opiekuńcze, bezpłatne
oprócz tego: z regulacji kodeksowych wynikają także nieobecności spowodowane organizacją pracy oraz rozwiązaniem umowy o pracę. Zalicza się do nich przykładowo nieobecność spowodowaną odpoczynkiem równoważnym, udzieleniem czasu wolnego za pracę nadliczbową z przekroczenia dobowego, albo za pracę w dniu wolnym, w niedzielę lub święto, a także dni wolne na poszukiwanie pracy – źródło: Gofin.pl
- nieobecności ujęte w rozporządzeniu ministra dotyczącym sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy – tutaj możemy wymienić między innymi sytuacje takie jak podane na portalu Gofin.pl:
- przeprowadzenie obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych (§ 9 rozporządzenia),
- oddanie krwi przez krwiodawcę (§ 12 rozporządzenia),
- ślub pracownika,
- zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, matki, ojca, macochy lub ojczyma pracownika.
- nieobecności zasiłkowe – wszelkie nieobecności związane z wypłacaniem zasiłku chorobowego, rentowego, macierzyńskiego oraz innych.
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy
Warto jednak pamiętać, że mogą zdarzyć się również nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, co wiąże się jednak z poważnymi konsekwencjami. W tym wypadku nie jest bowiem to tak proste jak usprawiedliwienie nieobecności w szkole i wiąże się ze znacznie poważniejszymi niedogodnościami zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Dlatego też warto dokładnie zapoznać się z przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika i podejść do sprawy odpowiedzialnie.
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy to bowiem sytuacja, gdy pewnego dnia pracownik nie zjawia się w biurze lub zakładzie pracy i nikt tak naprawdę nie wie co się z nim dzieje i gdzie on jest. Pracodawca nie ma szans zaplanować pracy i przydzielić zastępstw, ponieważ nie jest powiadomiony o takiej nieobecności.
Warto jednak zauważyć, że przepisy dopuszczają także termin, w którym pracownik powinien niezwłocznie poinformować o swojej nieobecności. Jak czytamy na portalu Infor.pl:
Zasadą powinno być niezwłoczne przekazanie informacji, jednak ustawodawca dopuszcza termin maksymalny – nie później niż drugi dzień nieobecności. Niedotrzymanie tego terminu nie stanowi co do zasady ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, jednak może skutkować odpowiedzialnością porządkową i uprawnieniem pracodawcy do wymierzenia kary upomnienia bądź nagany.
Możliwości wykorzystania usprawiedliwionej nieobecności w pracy
Istnieje kilkadziesiąt sytuacji przewidzianych przez ustawy, oferujących usprawiedliwienie nieobecności pracownika. Może być to:
- konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8, z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola, szkoły, do których uczęszcza dziecko lub z powodu choroby niani,
- oświadczenie pracownika o odbyciu podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny,
- choroba swoja, dziecka lub członka rodziny, który pozostaje na utrzymaniu pracownika i wymaga opieki,
- urlop wypoczynkowy,
- urlop okolicznościowy,
- zwolnienie lekarskie z powodu dolegliwości ciążowych,
- urlop na żądanie.
Warto zaznaczyć, że usprawiedliwiona nieobecność dotyczy także pracowników, którzy bora udział we wszelkiego rodzaju akcjach ratowniczych związanych np. z przynależnością do Ochotniczej Straży Pożarnej. Stanowi o tym art. 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy:
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika:
1) będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nie przekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze,
2) będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu,
2a) będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu, na czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu,
2b) będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa,
3) na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach.
- Zwolnienie pracownika od pracy w razie konieczności udziału w akcji ratowniczej następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą odpowiednią do organizowania takich akcji, zaś w celu uczestniczenia w szkoleniu pożarniczym – na podstawie wniosku właściwej terytorialnie jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej. Czas koniecznego wypoczynku pracownika po zakończeniu akcji ratowniczej ustala osoba, która kierowała taką akcją.
W jaki sposób poinformować pracodawcę o nieobecności?
W tym wypadku wiele zależy od regulaminu pracy oraz od… atmosfery w pracy! w niektórych firmach, gdzie panuje nieco luźniejsza atmosfera, pracodawca nie ma problemu z tym, aby o nieobecności planowanej poinformować go kilka dni wcześniej, natomiast w innej firmie pracodawca może wymagać złożenia odpowiedniego wniosku już nawet miesiąc wcześniej. Znaczenie ma również stanowisko, które zajmuje pracownik. Jeśli jest to stanowisko szeregowe to z pewnością nie będzie żadnego problemu w przypadku nawet nagłej i nieplanowanej nieobecności. Jeśli jednak jest to stanowisko decyzyjne i opierające się na znacznej odpowiedzialności, to problemem może być nawet zaplanowanie urlopu wypoczynkowego.
Jak zatem poinformować pracodawcę? Można to zrobić osobiście, telefonicznie, mailowo, smsowo bądź w inny sposób przekazać pracodawcy, że w tym dniu nie będzie nas w pracy.
Na stronie Państwowej Inspekcji Pracy znajdziemy następujące informacje:
Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. W przypadku konieczności skorzystania ze zwolnienia lekarskiego, należy wskazać, że zgodnie z § 3 pkt 1 r.s.u.n. zaświadczenie lekarskie jest dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy. Nie zmienia to jednak faktu, że pracownik jest w dalszym ciągu zobowiązany do powiadomienia pracodawcy o tej okoliczności.
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy – konsekwencje
Wart pamiętać, że poinformowanie i usprawiedliwienie swojej nieobecności w pracy jest obowiązkiem pracownika. Jakie konsekwencje mu grożą jeśli nie wypełni on tego obowiązku? Okazuje się, że niepoinformowanie pracodawcy może prowadzić nawet do zwolnienia dyscyplinarnego, które jest uznawane za najwyższą formę kary pracowniczej. Państwowa Inspekcja Pracy zaznacza:
Niewykonanie bądź nienależyte wykonanie przez pracownika obowiązku zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania może się wiązać z uznaniem przez pracodawcę za okoliczność nieprzestrzegania ustalonej organizacji pracy i stanowić przesłankę pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej z art. 108 § 1 Kodeksu pracy. Co więcej, Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 czerwca 2004 r. (sygn. akt I PK 639/03) stanął na stanowisku, że pracownik powinien z własnej inicjatywy (osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej), w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki, powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy, a niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika może stanowić ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego i dawać podstawę do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym.
