Matryca Eisenhowera to narzędzie do planowania pracy. Pomaga podzielić zadania na te mniej i bardziej istotne. Dzięki temu, łatwiej nam ustalać priorytety i zarządzać swoim czasem. Sprawdź, jak wykorzystać Kwadrat Eisenhowera w życiu prywatnym i codziennej pracy.
Na naszym poradniku znajdziesz wiele artykułów dotyczących skutecznych narzędzi do poprawy efektywności twoich działań. Są to zwykle teorie wypróbowane w praktyce przez menedżerów, pracowników, a często także i osoby uczące się. Do tego typu zdobyczy nauki możemy zaliczyć Siedem nawyków skutecznego działania, metodę SMART, czy analizę SWOT. Dziś przyjrzymy się kolejnemu narzędziu, jakim jest matryca Eisenhowera.
Eisenhower służył podczas drugiej wojny światowej, był 34 prezydentem Stanów Zjednoczonych. Z pewnością zasługuje więc na wyróżnienie, nie tylko ze względu na swoje zasługi, ale i ideę która przyświecała mu w swoich działaniach. Podczas przemówienia w 1954 roku zacytował rektora uniwersytetu: Mam dwa rodzaje problemów, pilne i ważne. Pilne nie są ważne a ważne nigdy nie są pilne. Co to tak właściwie oznacza?
Spis treści
Matryca Eisenhowera – co to?
Matryca Eisenhowera to narzędzie, które służy do ustalenia priorytetów. Jest szczególnie przydatne w sytuacji, gdy staramy się usprawnić nasz system zarządzania czasem. Większość szkoleń, które dotyczą tego tematu, wspomina o Kwadracie Eisenhowera. Metoda ta wielokrotnie była poruszana w wielu publikacjach.
Sam Stephena Coveya opisywał matrycę w książce Siedem nawyków skutecznego działania. Jednak nie każdy poprawnie interpretuje Matrycę Eisenhowera, przez co błędnie odbierana i stosowana nie jest w stanie przynieść zakładanych korzyści. Aby Matryca zwiększyła naszą skuteczność działań, musimy wiedzieć, w jaki sposób ją zastosować.
Efektywne ustalanie priorytetów
Ważnym terminem w kontekście Matrycy Eisenhowera jest priorytet. Co to właściwie jest? Wbrew pozorom priorytet to nie jest rzecz, czy zadanie, które trzeba zrealizować jak najszybciej. Coś jest priorytetowe, jeśli jest właściwe – musi zostać wykonane przed kolejnymi krokami. To wcale nie znaczy, że trzeba to wykonać szybko, lecz we właściwym sobie czasie i jako jedno z pierwszych w kolejności zadań. Sami ustalamy, co jest priorytetem. Często może się zdarzyć tak, że będą to właśnie pilne zadania. Aby zrozumieć Matrycę Eisenhowera, w pierwszej kolejności należy odróżnić zadania ważne od zadań pilnych.
Zadania ważne w Matrycy Eisenhowera
Ważne, to takie, które są dla nas istotne ze względu na ich zgodność z wartościami i celami, jakie przed sobą postawiliśmy. Niekoniecznie muszą się koncentrować na życiu zawodowym. Wiele ważnych dla nas zadań ma związek z rodziną, czy własnymi sprawami. Realizacja ważnych zadań niesie pewne konsekwencje albo pozytywne, albo negatywne. Wpływają na nasze życie, Dlatego, choć nie zawsze wymagają pilnego działania, staramy się pamiętać o tym, aby je zrealizować z pozytywnym skutkiem.
Do tego typu zadań możemy zaliczyć np. zmianę nazwiska po ślubie, czy płacenie rachunków. Ważne zadania z czasem mogą przerodzić się w pilne. Tak się dzieje, jeśli zbyt długo zwlekamy z ich wykonaniem i zbliża się termin ostateczny. Stają się pilne, ponieważ grożą nam negatywne konsekwencje za ich niedopełnienie.
Kwadrat Eisenhowera – zadania pilne
Natomiast pilne zadania to te, które musimy wykonać na jak najszybciej, ponieważ zbliża się ich ostateczny termin wykonania. Oczywiście pilność zadań także zależy od punktu widzenia. Zależy to głównie od tego, ile czasu na realizację takiego zadania trzeba poświęcić. Może się zdarzyć tak, że na jedno zadanie mamy tylko dwa dni, a na inne pięć, lecz drugie zadanie wymaga najwięcej czasu poświęconego na wykonanie, dlatego musimy się na nim skoncentrować. Jeśli mówimy o pilnym zadaniu, to znaczy, że jest to kwestia, którą trzeba się zająć natychmiast. Zwykle pilne zadania to takie, których albo wcześniej nie dopełniliśmy, zmarnowaliśmy wiele czasu i musimy się pośpieszyć na ostatnią chwilę. Albo takie, które nagle wyniknęły w pracy i są po prostu efektem polecenia, którym musisz się zająć.
Na czym polega Matryca Eisenhowera?
Matryca Eisenhowera umieszcza zadania pilne i ważne na dwóch osiach. W ten sposób uzyskujemy kwadrat określający stopień ważności i pilności zadań. Kwadraty dzielą się na:
- zadania pilne i ważne;
- ważne niepilne;
- nieważne pilne;
- nieważne i niepilne.
Zadania pilne i ważne
To pierwsza ćwiartka Matrycy Eisenhowera. Są to najistotniejsze zadania, które musimy wykonać w pierwszej kolejności. Nie tylko zbliża się termin ich wykonania, lecz sama sytuacja wymaga ich realizacji. To mogą być zadania bardzo stresujące, które stanowią ciężar psychiczny i sprawiają, że nie jesteśmy w stanie normalnie funkcjonować, póki nie zostaną zrealizowane. Po wykonaniu zadań z pierwszej ćwiartki Matrycy doznajemy uczucia ulgi.
Niewykonanie zadań ważnych i pilnych niesie negatywne konsekwencje, np. kary, reprymendę, jak i złe samopoczucie psychiczne. To mogą być także nagłe sytuacje, konieczność realizacji zadania ze względu na nagłą chorobę współpracownika, czy sytuacje kryzysowe i nagłe wypadki, które wymagają natychmiastowego działania. Są to sprawy niecierpiące zwłoki. Jednak zadania w tej części kwadratu mogą być również efektem naszych zaniedbań i prokrastynacji.
Zadania mało pilne i ważne
To druga ćwiartka Matrycy Eisenhowera. Określa zadania, które nie muszą być wykonane natychmiast, ponieważ ich termin wykonania jest nieco dalszy lub w ogóle takiego terminu nie wyznaczono. Mimo to są to zadania ważne, a więc nie można ich zignorować. Przykład takich zadań stanowi dbanie o siebie, aktywność fizyczna.
Jeśli nie zrobimy porannego treningu, oczywiście nie doprowadzimy do żadnych bardzo negatywnych konsekwencji, lecz jest to ważne dla naszego zdrowia i samopoczucia. To także plany dotyczące realizacji własnych marzeń i celów, zadania kreatywne, ale i odpoczynek. Dbając o realizację zadań niepilnych i ważnych, zapobiegamy ich przeistoczeniu się zadania pilne i ważne.
Pilne i nieważne zadania
Ta ćwiartka Matrycy Eisenhowera ma szczególny charakter. Ponieważ są to zadania, które w teorii są nieważne, lecz wymagają szybkiego działania. Są to sprawy pilne, często przekazane od innych ludzi. Z braku asertywności często przejmujemy się je na siebie, choć nie są dla nas w ogóle ważne.
Zadania mało ważne i mało pilne
Są to takie zadania, których nie musimy wykonywać od razu. Prawdopodobnie nic by się nie stało, gdybyśmy w ogóle nie brali pod uwagę ich wykonania. Jednak znajdują się w Matrycy Eisenhowera, ponieważ wykonywanie takich zadań także niesie dla nas konsekwencje.
Zwykle zadania z czwartej ćwiartki nie mają wpływu na naszą pracę i rozwój. Nie czerpiemy także z nich jakichś szczególnych korzyści. Jednak są to często zadania pomocne, dzięki którym możemy nieco odetchnąć od dnia codziennego. To może być np. granie, czy czytanie książki. Dlatego zadania z tej kategorii często mają związek z relaksem i odpoczynkiem. Pomagają nam jakoś “zbić czas”. Ale to mogą być także pomysły na nowe przedsięwzięcia, na pewną ucieczkę od trudów codziennego dnia.
Dwight Eisenhower to były prezydent Stanów Zjednoczonych z lat 1953-1961. Zasłynął w szczególności ze swojej produktywności. Analiza jego życiorysu po jego śmierci pomogła poznać tajemnice prezydenta, dzięki której znany był jako osoba niezwykle produktywna. Potrafił dobrze priorytetyzować działania. Dzielił zadania na ważne i pilne. Najważniejsze były dla niego zadania nie pilne, ale najistotniejsze.
Jak wykorzystać Kwadrat Eisenhowera?
Cała Matryca pomaga nam rozdzielić zadania, jednak to, w jaki sposób do niej podejdziemy, zależy już od nas samych. Zdarza się tak, że niektórzy poświęcają zbyt wiele czasu na koncentrowaniu się na realizacji zadań wyłącznie z jednej ćwiartki. To niesie negatywne konsekwencje. Wbrew pozorom, jeśli będziemy koncentrować się na zadaniach ważnych i pilnych, a całkowicie pominiemy te mało ważne i mało pilne, to wcale nie osiągniemy pełnej satysfakcji. To prowadzi do nadmiernego stresu i przemęczenia.
W ten sposób także osłabiamy skuteczność naszych działań, przez co zadania nie są zrealizowane tak dobrze, jak mogłyby być. W życiu trzeba także znaleźć czas na odpoczynek i chwilę wytchnienia. Analizując matrycę, możemy dojść do wniosku, że niekorzystne jest poświęcanie się nadmiernie także zadaniom, które otrzymujemy od innych osób. Są to dla nas zadania nieistotne, które musimy zwykle wykonać za kogoś.
Tym sposobem przerywamy swoją pracę i ofiarujemy komuś swój czas, zaniedbując własne zadania. Ważnym elementem Matrycy Eisenhowera jest druga ćwiartka Matrycy. Definiuje nasze możliwości, ponieważ skupiamy się w niej na zadaniach dotyczących naszego rozwoju. Dlatego warto nie ignorować żadnego z elementów w Matrycy, gdyż wspólnie tworzą jedną całość, niezbędną do realizacji wszystkich naszych celów.
Zalety wykorzystania Matrycy Eisenhowera
Doba ma zbyt mało czasu, aby wykonywać wszystkie zadania bez wcześniejszego przemyślenia. Dobra organizacja czasu pracy opiera się na dokładnym planowaniu i ustalaniu priorytetów. Macierz Eisenhawera pomaga zorganizować zadania, służy do oceny własnych działań i ich efektywności.
Czytaj także: 3/4 etatu ile to godzin w miesiącu? Zasady, prawa i kalkulacje
Wykorzystujemy go do ustalania priorytetów zadań, ich pilności i ważności. Dzięki temu jesteśmy w stanie określić priorytety. W pierwszej kolejności zatem realizujemy to, co jest dla nas najistotniejsze, by w dalszej kolejności móc skupić się na zadaniach mniej pilnych i mniej ważnych, lecz wciąż potrzebnych. W oparciu o Macierz Eisenhowera nie rezygnujemy z wykonywania zadań, a jedynie grupujemy je w sposób, który pozwoli nam usystematyzować naszą pracę.
Jak planować zadania z Matrycą Eisenhowera?
Ustalenie priorytetów zadań nie zawsze jest proste. Gdyby tak było, nie potrzebowalibyśmy wsparcia narzędzi podobnych do Macierzy Eisenhowera. Problem z wykorzystaniem narzędzia może jednak przynosić fakt, że nie jesteśmy w stanie nawet przypisać zadania do jednej z czterech ćwiartek kwadratu.
Dobrze jest przypisać kolory do swoich zadań. Jeśli masz takie kolory, które przyciągają twoją uwagę i przywodzą na myśl pewne wspomnienia, wywołują emocje uskuteczniające twoją pracę, to zastosuj je. Nadaj odmienne kolory zadaniom o najwyższym priorytecie, drugim priorytecie, trzecim i zadaniom niepriorytetowym. Następnie możesz je po kolei przenieść na odpowiednio pierwszej, drugiej, trzeciej ćwiartki i czwartej Matrycy. Staraj się ograniczać ilość zadań do 10 na każdą ćwiartkę. Matryca może nie okazać się pomocna, jeśli będzie zbyt obciążona zadaniami.
Jeśli liczba twoich zadań jest zbyt duża, możesz stworzyć osobną Matrycę dla obszaru zawodowego, osobno dla życia prywatnego. Cały proces tworzenia Matrycy Eisenhowera można podzielić na:
- stworzenie listy zadań – stwórz listę wszystkich zadań, jakie masz do wykonania, zarówno zawodowych, jak i osobistych;
- kategoryzacja – przydziel każde z wyszczególnionych zadań do odpowiedniej kategorii. Kiedy już wiesz, jakie zadania przypisujemy do każdego z czterech kwadratów Matrycy, nie powinieneś mieć problemu z ich dopasowaniem;
- priorytetowanie spraw pilnych – jeśli w kwadracie pilnych zadań, umieścisz wiele pozycji, także wśród nich musisz ustalić priorytety. Ustal, które z tych zadań wymagają natychmiastowej uwagi. Wiadomo, że wszystkie z tej części kwadratu mają taki charakter, lecz nie zajmiesz się przecież wszystkimi w tym samym czasie. Podczas analizy pilności poszczególnych zadań, weź pod uwagę w szczególności dwa aspekty – termin wykonania i konsekwencje, jakie przyniesie brak działania. Pilniejsze są te zadania, które niosą za sobą poważne skutki.
Matryca Eisenhowera – przykład
Przykładowo mamy taką listę zadań:
- Przygotowanie raportu dla klienta
- Uporządkowanie biura
- Oddzwonienie na nieznajomy numer telefonu
- Obejrzenie nowego odcinka serialu
Pierwsze z zadań możemy określić, jako pilne i ważne. Jest to zadanie priorytetowe, bo firma może stracić duże fundusze, a klient może poszukać innego dostawcy usług, jeśli nie wywiążemy się ze swojego obowiązku.
Drugie zadanie możemy określić jako niepilne, ale ważne, bo wpływa na nasz komfort pracy i pomaga uniknąć pomyłek lub zagubień ważnych dokumentów.
Trzecie zadanie jest pilne, ale nieważne. Musimy oddzwonić na ten numer telefonu w miarę szybko, aby osoba, która do nas dzwoniła, wciąż miała do nas aktualną sprawę. Jednocześnie nie wiemy, o co jej chodzi, a nie spodziewaliśmy się żadnego telefonu, dlatego możemy założyć, że nie jest to w tym momencie dla nas ważne.
Ostatnie z zadanie nie jest pilne ani nie jest ważne. Moglibyśmy z niego nawet zrezygnować, jednak stanowi dla nas pewną przyjemność.
Jeśli chcesz skorzystać z pozytywnych efektów wykorzystania Matrycy Eisenhowera, spróbuj określić swoje zadania i przenieść je na ćwiartki kwadratu. Dzięki temu będziesz wiedział, na czym powinieneś skoncentrować swoją uwagę w pierwszej kolejności.
Jak unikać częstych błędów przy stosowaniu Matrycy Eisenhowera?
Pierwszym częstym błędem jest niejasne rozróżnianie zadań pilnych i ważnych, co prowadzi do nieskutecznego zarządzania czasem. Warto regularnie aktualizować listę zadań i weryfikować ich priorytety, aby nie dopuścić do gromadzenia się pilnych spraw. Kolejnym błędem jest nadmierne koncentrowanie się tylko na zadaniach pilnych, co może powodować wypalenie i pomijanie działań strategicznych. Ważne jest także, by nauczyć się delegować zadania należące do ćwiartki pilne i nieważne, dzięki czemu zyskuje się czas na kluczowe obowiązki. Pamiętaj, że skuteczność Matrycy wynika z systematycznego stosowania i elastycznego podejścia do zmieniających się priorytetów.
Matryca Eisenhowera w pracy zespołowej – jak ją efektywnie wykorzystać?
W pracy zespołowej Matryca Eisenhowera może służyć jako narzędzie do wspólnego ustalania priorytetów, co poprawia komunikację i koordynację działań. Warto regularnie organizować krótkie spotkania, podczas których zespół klasyfikuje zadania do odpowiednich ćwiartek i ustala, kto za co odpowiada. Delegowanie zadań z kategorii pilne i nieważne pozwala odciążyć osoby kluczowe i poprawia efektywność całego zespołu. Należy też motywować członków do poświęcania czasu na działania ważne, ale niepilne, które rozwijają kompetencje i zapobiegają kryzysom. W ten sposób organizacja może nie tylko skutecznie realizować codzienne obowiązki, ale także inwestować w długofalowy rozwój.
