Jak zrobić wideokonferencję? Programy do wideokonferencji online

Co to jest wideokonferencja? Jak ją zrobić? Coraz więcej firm przeprowadza spotkania w formie online. Dzięki wideokonferencji możemy rozmawiać z kilkoma użytkownikami jednocześnie oraz udostępniać ekran w celu przeprowadzenia prezentacji. Sprawdź, jak zrobić wideokonferencję. Znamy najlepsze programy!

Wideokonferencja: co to?

Z roku na rok zauważamy coraz większy postęp technologiczny. Wraz z nim powstają także innowacyjne rozwiązania, które decydują o sukcesie zarówno małych, jak i większych przedsiębiorstw. Co to jest wideokonferencja? Fachowo nazywa się ją interaktywną komunikacją multimedialną, która realizowana jest za pomocą komputerów, laptopów czy tabletów z kamerką internetową. Co ciekawe, wiele spotkań biznesowych przeprowadza się nawet za pomocą wideokonferencji przez telefon.

Wideokonferencje to sposób prowadzenia spotkań, który warto znać od podszewki niezależnie od tego, co należy do naszych zadań. Spotkania obowiązują całe zespoły, a nawet działy. Jednak absolutnym ekspertem od wideokonferencji powinna być osoba aspirująca na stanowisko biurowego „ogarniacza” jak np. specjalista ds. administracji. Oprócz odpowiedniego wykształcenia, jakie oferuje Szkoła Policealna GoWork, specjalista ds. administracji powinien stale doszkalać się w zakresie nowych technologii i narzędzi do komunikacji w biznesie.

Wideokonferencja online polega na szybkim przesyłaniu obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym pomiędzy odległymi od siebie lokalizacjami. To znaczy, że na wideokonferencję może umówić się nawet pracownik z Polski z klientem z Chin. Jakość obrazu i dźwięku zależy jednak od prędkości internetu i programu do wideokonferencji.

Czy wideokonferencje opóźniają proces działania firmy?

Jak czytamy na stronie Harvard Business Review, wideokonferencje są jedną z najlepszych form komunikacji, które usprawniają i przyspieszają proces wymiany informacji oraz podejmowanie ważnych decyzji. Z badań wynika, iż firmy są o wiele bardziej zadowolone ze współpracy właśnie w taki sposób, niż mieliby kontaktować się telefonicznie lub e-mailowo. Ich tematy do rozmowy prawie nigdy się nie kończą!

Dzięki rozmowom wideo oszczędzamy czas i pieniądze na dojazdy z punktu A do punktu B. Nie musimy kupować biletu na samolot czy pociąg i dodatkowo rezerwować noclegu w hotelu. Takie „dodatki” generują ogromne koszty. Dlatego też wiele firm decyduje się przeprowadzać wideokonferencje, które są często bardziej produktywne niż spotkania „na żywo”.

Jakie są zalety wideokonferencji?

Z własnego doświadczenia wiemy, iż bezpośrednia interakcja z drugą osobą, szczególnie gdy załatwiamy ważne służbowe sprawy, jest znacznie efektywniejsza niż np. rozmowa telefoniczna. Ma na to wpływ nie tylko komunikacja werbalna, ale także niewerbalna, która poprzez gesty i mimikę twarzy zdradza prawdziwe zamiary naszego rozmówcy.

Wideokonferencja, choć nie jest bezpośrednią interakcją, umożliwia spotkanie twarzą w twarz. Dzięki niej możemy usłyszeć jak i zobaczyć naszego rozmówcę. Takie spotkania mogą przybierać nieco luźniejszą formę, przez co eliminujemy uczucie stresu, pozwalając sobie na większe rozluźnienie. Jednak nie zwalnia to z obowiązku bycia uważnym i skupionym na tym, co mówi druga osoba.

Wideokonferencje przyczyniają się do poprawy efektywności procesów biznesowych. Dzięki nim można szybciej podejmować decyzje, organizować regularne spotkania zespołowe oraz monitorować postępy projektów. Technologie wideokonferencyjne umożliwiają również prowadzenie szkoleń i webinarów, co pozwala na rozwijanie kompetencji pracowników bez konieczności organizowania kosztownych wyjazdów szkoleniowych. Warto również podkreślić, że wideokonferencje mogą wspierać ekologiczne podejście do prowadzenia biznesu, redukując emisję dwutlenku węgla związanej z podróżami lotniczymi i samochodowymi.

Wideokonferencje są także narzędziem sprzyjającym inkluzywności. Umożliwiają udział w spotkaniach osobom, które z różnych powodów, takich jak niepełnosprawność czy obowiązki rodzinne, nie mogą uczestniczyć w tradycyjnych spotkaniach. Dzięki temu można tworzyć bardziej zróżnicowane i zintegrowane zespoły. Ponadto, wideokonferencje ułatwiają nawiązywanie i utrzymywanie relacji międzynarodowych, co jest kluczowe dla globalnych firm i organizacji działających na wielu rynkach.

To wszechstronne narzędzie, które przynosi liczne korzyści w zakresie oszczędności czasu i kosztów, zwiększenia elastyczności pracy, poprawy komunikacji i współpracy, efektywności procesów biznesowych, ekologiczności, inkluzywności oraz budowania relacji międzynarodowych. Wszystkie te zalety sprawiają, że wideokonferencje są nieodzownym elementem nowoczesnych strategii zarządzania i funkcjonowania wielu organizacji.

Zobacz również -> Small talk: tematy. Jak ćwiczyć? O czym rozmawiać?

Jak zrobić wideokonferencję?

Grupowe rozmowy wideo istnieją w sieci od lat. Niektóre firmy już dużo wcześniej wdrożyły taką formę komunikacji, szczególnie podczas międzynarodowych spotkań lub pracy zdalnej. Wideokonferencje są dostępne na każdym komputerze czy smartfonie. Wystarczy uruchomić darmowy serwis taki jak Zoom, Skype lub Hangouts i zadzwonić do naszego rozmówcy. Pamiętaj jednak, że bez kamerki oraz dobrego łącza internetowego nie będzie to możliwe. W przypadku organizacji wideokonferencji warto postawić na najlepszy sprzęt.

Ciekawostka! Coraz bardziej popularne są wideokonferencje na Facebook Messenger (komunikator internetowy stworzony przez Facebooka) czy wideokonferencje Teams. Sprawdź -> Microsoft Teams, czyli program ułatwiający pracę zdalną 

Wideokonferencja – sprzęt

Zanim przejdziemy do omówienia najlepszych płatnych i darmowych programów do wideokonferencji, wyjaśnijmy, w co najlepiej się wyposażyć. Niezbędny sprzęt na spotkania wideo online to komputer lub urządzenie mobilne, mikrofon i głośniki, zestaw słuchawkowy lub głośnomówiący oraz odpowiednie oprogramowanie czy aplikacja mobilna np. wideokonferencja na WhatsApp. Nie zapomnijmy jednak o najważniejszym, czyli o przyzwoitym łączu internetowym, bez którego wideokonferencja jest niemożliwa.

Co dalej? Jeśli masz już odpowiedni sprzęt, a twój internet działa z prędkością światła, to teraz pozostaje ci wybrać najlepszy z najlepszych program do wideo rozmowy.

Wideokonferencje: wybór najlepszych programów

• Wideokonferencja Zoom – łatwa w obsłudze i obecnie bardzo popularna platforma do prowadzenia rozmów wideo i konferencji na odległość. W darmowej wersji oferuje połączenie do 100 użytkowników, którzy mogą rozmawiać ze sobą bez przerwy przez 40 minut. Istnieje wiele wersji programu o różnych możliwościach. Najbogatsza wersja licencyjna oferuje spotkania nawet do 1000 osób w jednej chwili lub nagrywanie spotkania.
• Wideokonferencja Skype – to bardzo prosta w obsłudze aplikacja, najczęściej wykorzystywana do celów prywatnych. Nawet podstawowa wersja może sprawdzić się w odbywaniu rozmów służbowych całego zespołu. Wideokonferencje Skype pozwalają na zaproszenie do rozmowy nawet 50 osób w tym samym czasie. Udostępnianie ekranu i rozmycie tła to tylko dwie z wielu ciekawych opcji oferowanych przez komunikator.
• Wideokonferencja Microsoft Teams – to bardziej rozbudowane narzędzie ułatwiające współpracę nawet największym przedsiębiorstwom. Niedługo będzie stanowiło podstawowe narzędzie pakietu Office, które zastąpi znany wszystkim Skype dla firm. W zależności od rodzaju wykupionej licencji Teams umożliwia utworzenie wydarzeń na żywo, w których może brać udział nawet 10 000 osób jednocześnie.
• Wideokonferencja Google Meet – to aplikacja, którą najprawdopodobniej już posiadasz na swoim telefonie. Jest jedną z części pakietu Google, instalowanych w większości urządzeń z Androidem. To właśnie prostota użytkowania i mobilność jest głównym atutem tej aplikacji, która w przypadku nagłej potrzeby umożliwia przeprowadzenie wideokonferencji online dla ośmiu osób jako jednoczesne połączenie (w wersji darmowej).
• Wideokonferencja Webex Meetings – to bardzo rozbudowana aplikacja do wideokonferencji, która powinna sprawdzić się nawet w największych przedsiębiorstwach. Jej interfejs jest intuicyjny a aplikacja pozwala na udostępnianie pulpitu, statystyk, wiadomości tekstowych oraz dokumentów służbowych podczas przeprowadzenia wideokonferencji.

Spotkanie online – w jakich branżach?

• Edukacja:
  • szkoły i uniwersytety – spotkania online umożliwiają zdalne nauczanie, wykłady online, seminaria, oraz spotkania między uczniami i nauczycielami,
  • kursy online i szkolenia – platformy e-learningowe wykorzystują wideokonferencje do prowadzenia interaktywnych zajęć, warsztatów, kursów certyfikacyjnych i szkoleń online.
• Służba zdrowia:
  • telemedycyna – wideokonferencje online pozwalają na konsultacje lekarskie na odległość, diagnozowanie pacjentów, monitorowanie stanu zdrowia oraz współpracę między specjalistami,
  • szkolenia medyczne – umożliwiają organizowanie webinarów, szkoleń oraz konferencji medycznych dla personelu medycznego.
• Biznes i korporacje:
  • spotkania biznesowe – firmy wykorzystują wideokonferencje do prowadzenia spotkań zarządu, prezentacji, negocjacji oraz współpracy między zespołami z różnych lokalizacji,
  • rekrutacja – przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami na odległość.
• Technologia i IT:
  • zarządzanie projektami – zespoły programistyczne i inżynieryjne korzystają z wideokonferencji do codziennych stand-upów, przeglądów kodu oraz koordynacji prac projektowych,
  • wsparcie techniczne – firmy IT wykorzystują wideokonferencje do zdalnego wsparcia klientów oraz współpracy przy rozwiązywaniu problemów technicznych.
• Finanse i bankowość:
  • konsultacje z klientami – wideokonferencje umożliwiają doradztwo finansowe, konsultacje inwestycyjne oraz spotkania z klientami banków i instytucji finansowych,
  • szkolenia wewnętrzne – organizowanie szkoleń i webinarów dla pracowników na temat nowych produktów finansowych, przepisów oraz procedur.
• Rząd i administracja publiczna:
  • spotkania rządowe – wideokonferencje umożliwiają organizowanie spotkań między różnymi agencjami rządowymi, urzędami oraz międzynarodowymi partnerami,
  • usługi dla obywateli – umożliwiają zdalne konsultacje, udzielanie porad oraz organizowanie publicznych spotkań informacyjnych.
• Prawo i konsulting:
  • porady prawne – kancelarie prawne mogą świadczyć usługi doradcze dla klientów z różnych lokalizacji,
  • szkolenia i warsztaty – firmy konsultingowe wykorzystują wideokonferencje do prowadzenia szkoleń, warsztatów oraz sesji doradczych dla swoich klientów.
• Medycyna weterynaryjna:
  • konsultacje zdalne – weterynarze mogą prowadzić zdalne konsultacje dla właścicieli zwierząt, oceniając stan zdrowia zwierząt i udzielając porad.
• Kultura i rozrywka:
  • wydarzenia online – wideokonferencje umożliwiają organizację koncertów, festiwali, wystaw oraz spotkań autorskich,
  • warsztaty artystyczne – umożliwiają prowadzenie warsztatów, kursów i zajęć artystycznych zdalnie.
• Marketing i sprzedaż:
  • prezentacje produktowe – firmy mogą organizować prezentacje nowych produktów, webinarów promocyjnych oraz spotkań z klientami podczas rozmów wideo online,
  • szkolenia sprzedażowe – umożliwiają szkolenia dla zespołów sprzedażowych oraz konsultacje z klientami.

Szukasz pracy? Koniecznie sprawdź nasze oferty na stronie Gowork.pl/ofertypracy. Znajdź swoje wymarzone zatrudnienie!