Profil zaufany a podpis elektroniczny – czym się różnią i jak je założyć?

Profil zaufany i podpis elektroniczny to nowoczesne narzędzia pozwalające załatwić mnóstwo spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dzięki nim złożenie wniosku do ZUS, podpisanie umowy i rozliczanie się z podatków jest łatwe jak nigdy. Który z nich warto sobie założyć? Jakie są między nimi różnice?

Zarówno profil zaufany, jak i podpis elektroniczny służą do potwierdzenia Twojej tożsamości przez internet. Dzięki rozwojowi platform, takich jak PUE ZUS i ePUAP nie musisz ustawiać się w bezkresnych kolejkach przed urzędem. Kolejną zaletą e-podpisów jest możliwość załatwienia wielu spraw urzędowych bez względu na porę. Internet nie zamyka się po godzinie 17:00. Dzięki temu jesteś w stanie złożyć odpowiedni wniosek bez urywania się z pracy. Każdy ze sposobów potwierdzenia tożsamości nieco się od siebie różni. Którym z nich warto się zainteresować? Jak założyć profil zaufany? Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Co to jest profil zaufany?

Profil zaufany jest cyfrowym potwierdzeniem tożsamości przypisanym do Twojego numeru PESEL. To darmowe narzędzie, dzięki któremu możesz komunikować się z urzędami i składać różne wnioski bez wychodzenia z domu. Założenie profilu pozwoli Ci na korzystanie z platform:  PUE ZUS, ePUAP, praca.gov.pl i obywatel.gov.pl. Wiele osób dowiedziało się o jego istnieniu podczas rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych przez internet. Szybkie logowanie na koncie bankowym pozwala na akceptację i wprowadzenie zmian w rozliczeniu PIT. 

W takim razie, dlaczego niektórzy zakładają sobie płatny podpis elektroniczny z certyfikatem? Przede wszystkim dlatego, że darmowe potwierdzenie tożsamości nie jest podpisem komercyjnym. To znaczy, że pozwala na załatwienie wielu spraw urzędowych, ale ogranicza się tylko do nich.

Co to jest podpis elektroniczny?

Są różne rodzaje podpisu elektronicznego, np. zwykły, czy zaawansowany podpis elektroniczny. Jednym z rodzajów jest też kwalifikowany podpis elektroniczny, który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Jest to produkt komercyjny, który kupuje się od certyfikowanych dostawców. Jednak kontrolę nad nimi sprawuje Ministerstwo Cyfryzacji, a więc jest to narzędzie bezpieczne. Dostawcę najlepiej wybrać z listy Narodowego Centrum Certyfikacji. Aby uzyskać podpis elektroniczny, należy podpisać umowę subskrypcyjną z dostawcą opartą o kodeks postępowania certyfikacyjnego lub politykę certyfikacji.

Różnica między profilem zaufanym a podpisem elektronicznym

Oba rodzaje internetowego potwierdzenia tożsamości pozwalają na złożenie wniosków w urzędzie skarbowym, ZUS i rozliczenie podatku dochodowego. Jednak profil zaufany nie ma wielu funkcji, które posiada elektroniczny podpis kwalifikowany. Czym się od siebie różnią?

1. Funkcje – dzięki darmowemu potwierdzeniu tożsamości eGO możesz załatwić tylko sprawy urzędowe. Płatny i kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na weryfikację spraw urzędowych oraz podpisywanie e-faktur. Dzięki certyfikowanemu podpisowi możesz zawierać umowy handlowe, zakładać działalność gospodarczą w CEIDG i składać e-deklaracje podatkowe.
2. Cena – korzystanie z profilu zaufanego jest całkowicie bezpłatne. Kwalifikowany podpis elektroniczny wiąże się z opłatą (od 100 do 300 zł) za zdobycie certyfikatu i korzystania z usług takich jak mSzafir.
3. Termin ważności – darmowy podpis elektroniczny eGO jest ważny przez 3 lata. Po tym czasie można go przedłużyć za darmo. Licencja na kwalifikowany podpis trwa zazwyczaj od 1 roku do 2 lat. Przedłużenie ważności jest płatne, jednak dużo tańsze niż początkowy zakup certyfikatu.

Profil zaufany – jak założyć?

Uzyskanie darmowego podpisu eGO nie jest trudnym zadaniem. Można się do tego zabrać na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest tradycyjne potwierdzenie tożsamości w punktach do tego przeznaczonych. Aby założyć profil zaufany, należy utworzyć konto na platformie gov.pl. Następnym krokiem jest złożenie odpowiedniego wniosku o zaakceptowanie prośby. Ostatnim krokiem jest udanie się do Punktu Potwierdzającego z dokumentem tożsamości. To może być placówka ZUS lub urząd skarbowy.

Warto wiedzieć, że istnieje dużo prostszy i zdecydowanie szybszy sposób. Można założyć profil zaufany przez bank. Wiele banków oferuje możliwość zdobycia podpisu eGO z wykorzystaniem ich aplikacji mobilnych. Podczas logowania do platformy do załatwiania spraw urzędowych wystarczy kliknąć przekierowanie do strony internetowej Twojego banku. Po podaniu loginu i hasła możesz kontynuować składanie wniosków.

Co daje profil zaufany?

Dzięki darmowemu podpisowi eGO możesz załatwić wiele spraw administracyjnych bez opuszczania domu:

• potwierdzisz tożsamość podczas składania wniosków w CEIDG i KRS;
• złożysz wnioski w PUE ZUS, umówisz się na spotkanie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i zgłosisz bliskich do ubezpieczenia;
• podpiszesz deklaracje PIT, zarejestrujesz kasę fiskalną, zmienisz sposób rozliczania podatków;
• zarejestrujesz działalność gospodarczą;
• złożysz wniosek o dotację z UE;
• złożysz wniosek od świadczenie socjalne;
• zarejestrujesz samochód;
• opłacisz mandat;
• uiścisz opłaty skarbowe.

Co daje podpis elektroniczny? 

Kwalifikowanym podpisem elektronicznym możesz:

• przeprowadzać transakcje biznesowe;
• zawierać umowy handlowe;
• podpisać dokumenty elektroniczne w standardowych formatach.

Profil zaufany – logowanie

Do profilu zaufanego można się zalogować na stronie pz.gov.pl. Użytkownik może się zalogować, podając nazwę użytkownika lub adres e-mail. Do tego należy podać hasło. Jeśli użytkownik zapomni swojego hasła, wówczas może poprosić o przypomnienie, wybierając odpowiedni przycisk. Wówczas serwis wyśle na wskazany adres e-mail dalszą instrukcję.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Aby podpisać dokument profilem zaufanym, wystarczy na stronie, w której załatwiamy sprawę, odnaleźć przycisk “podpisz profilem zaufanym”. Wówczas serwis powinien przekierować użytkownika do strony, na której może się zalogować do swojego profilu zaufanego. Cała procedura działa intuicyjnie i użytkownik jest automatycznie przekierowywany do kolejnych etapów realizacji sprawy. Finalnie użytkownik oczekuje na autoryzację złożenia podpisu profilem zaufanym, w postaci kodu otrzymanego na przykład na SMS.

Jak potwierdzić profil zaufany online?

Profil zaufany działa dopiero po potwierdzeniu. Można go potwierdzić w punkcie lub przez internet. Możliwe jest potwierdzenie przez bank, zarówno przez internet, jak i w punkcie banku. Placówki, które zajmują się potwierdzaniem profilu zaufanego to między innymi Mbank, Santander, Bank Millennium. Profil zaufany można także potwierdzić, wypełniając wniosek na stronie www.pz.gov.pl. Wówczas są dwie możliwości. Można wybrać opcję “Załóż profil zaufany i potwierdź w punkcie potwierdzającym”. Można też skorzystać z bankowości elektronicznej. Profil zaufany da się także potwierdzić w urzędzie skarbowym, NFZ, czy ZUS. W placówce urzędnicy udzielą dalszych instrukcji w tej sprawie. Należy jednak zabrać ze sobą dowód osobisty.

Jak usunąć profil zaufany?

Profil zaufany to bezpieczne narzędzie, jednak osoby, które nie czują się pewnie, mogą unieważnić profil zaufany. Użytkownik profilu zaufanego może się zgłosić do punktu potwierdzającego, gdzie złoży wniosek o unieważnienie profilu zaufanego. Możliwe jest także unieważnienie profilu bezpośrednio na ePUAP.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Dążąc do uzyskania podpisu, należy udać się do Centrum Certyfikacji w celu potwierdzenia swojej tożsamości. Ostatnim krokiem jest instalacja oprogramowania do kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Klient otrzymuje odpowiednie oprogramowanie do składania podpisu elektronicznego, kartę kryptograficzną i czytnik kart.

Jak wygląda podpis elektroniczny?

Wiele osób wyobraża sobie podpis elektroniczny, jako zwyczajny podpis, tyle że naniesiony elektronicznie na dokument. W rzeczywistości jednak nie musi być on wizualizowany. Na dokumencie może się natomiast znaleźć informacja o zaistnieniu takiego podpisu wraz z danymi, które umożliwiają jego weryfikację.

Jak zrobić podpis elektroniczny?

Podpis można złożyć po zainstalowaniu oprogramowania od dostawcy na komputerze. Otrzymaną kartę kryptograficzną umieszcza się w czytniku kart. Użytkownik po uruchomieniu wybiera przycisk Podpisz i wskazuje dokument, jakiego dotyczy polecenie. Operację potwierdza się pinem.