Rachunek do umowy zlecenia – co to jest? Darmowy wzór PDF do pobrania

Rachunek do umowy zlecenia jest specjalnym dokumentem potwierdzającym zapłatę za wykonanie zlecenia. Stworzenie takiego pisma ułatwia rozstrzyganie spraw w przypadku jakichkolwiek nieścisłości. Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia i jak on powinien wyglądać?

Nad wykonywaniem zadań na podstawie umowy zlecenia czuwa Kodeks cywilny. Przepisy określają, że zawarcie umowy między zleceniodawcą a zleceniobiorcą, powinno wiązać się z udokumentowaniem sposobu rozliczania liczby godzin i stawek np. przez rachunek do umowy zlecenia. Dlaczego? Wszystko przez specjalne regulacje zawarte w ustawie o wynagrodzeniu minimalnym. Praca na umowie zlecenie została objęta minimalnym wynagrodzeniem godzinowym, dlatego jakiekolwiek potwierdzenie spełniania obowiązku prawnego jest wymagane. A zatem, czy rachunek do umowy zlecenia jest obowiązkowy? Jakie dane powinien zawierać dokument? Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia? Sprawdź!

Szukasz pracy? Oferty pracy w Gdańsku są na wyciągnięcie ręki

Rachunek do umowy zlecenia – co to jest?

Dokument, jakim jest rachunek do umowy zlecenia to najczęściej pismo wystawiane po spełnieniu wszystkich warunków umowy. Zawiera najważniejsze informacje o przedmiocie umowy, a także stanowi potwierdzenie wybranego sposobu rozliczenia zleceniobiorcy. Rachunek do umowy zlecenia mówi o wynagrodzeniu, odprowadzonych składkach ZUS, a także przedstawia informację o stronach zawierających umowę. Po co właściwie go sporządzać?

Rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę jest swoistym potwierdzeniem zapłaty i ukończenia zamówionych usług. Przydaje się szczególnie wtedy, gdy któraś ze stron posądza drugą o niewywiązanie się z obowiązków. Dokument stanowi też potwierdzenie, że zleceniobiorca otrzymał stawkę godzinową odpowiadającą płacy minimalnej. Kto powinien wystawić rachunek do umowy zlecenia?

Rachunek do umowy zlecenia – kto wystawia dokument?

Przyjmuje się, że rachunek do umowy zlecenia to odpowiedzialność zleceniobiorcy, który musi zadbać o swoje interesy. Powinien o sporządzić stosowny dokument, w którym wyliczył dokładnie wynagrodzenie i kwotę odprowadzanych składek ZUS. W praktyce jednak najczęściej to zleceniodawca zajmuje się sporządzeniem dokumentów. Gotowy rachunek za zlecenie przedstawia się wykonawcy zlecenia i sporządza w jego imieniu. Ten powinien jedynie sprawdzić poprawność danych i złożyć podpis w odpowiednim miejscu.

A zatem, kto wystawia rachunek do umowy zlecenia? Teoretycznie powinien zrobić to zleceniobiorca, jednak często nie ma on wystarczającej wiedzy. W praktyce sporządzeniem dokumentu najczęściej zajmuje się przedsiębiorca w imieniu drugiej strony umowy.

Jak wystawić rachunek do umowy zlecenia?

Wiele osób zastanawia się, jak zrobić rachunek do umowy zlecenia. Wystarczy zastosować wzór przedstawiony pod koniec artykułu i wyliczyć odpowiednie kwoty. Rachunek umowy zlecenia do wypełnienia należy przygotować w dwóch kopiach. Jedną z nich powinien zatrzymać zleceniodawca, drugą zaś należy przekazać zleceniobiorcy. Dzięki temu obie strony będą w posiadaniu dokumentu potwierdzającego poprawne wypełnienie warunków umowy.

Oczywiście istnieją sytuacje, takie jak dwie umowy zlecenia u jednego pracodawcy lub wypłata wynagrodzenia w tzw. transzach. Wtedy liczba dokumentów będzie odpowiednio większa. Częściowe rozliczanie się ze zleceniodawcą będzie oznaczać, że za każdą wypłatę części wynagrodzenia należy wystawić rachunek.

Czy rachunek do umowy zlecenia jest obowiązkowy?

Tutaj sprawy związane z wystawieniem rachunku do umowy zlecenia się komplikują. Z zasady przyjmuje się, że sporządzenie takiego dokumentu jest najbezpieczniejszą i najprostszą formą zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy i wykonawcy zlecenia. Z tego powodu wiele osób uważa, że rachunek do umowy zlecenia zawsze będzie obowiązkiem zleceniobiorcy. W praktyce żadne przepisy nie wymuszają na wykonawcy usługi wystawienia rachunku. Potwierdzeniem stawki godzinowej odpowiadającej płacy minimalnej może być też np. lista płac. W 2025 roku minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie wynosi 30,50 zł brutto.

Rachunek do umowy zlecenia – czy jest konieczny? Kiedy?

Dlaczego zatem sprawa jest skomplikowana? Rachunek do umowy zlecenia teoretycznie nie jest obowiązkowy, jednak zgodnie z przepisami zawartymi w 12. rozdziale ordynacji podatkowej – przedsiębiorca ma prawo wymagać od zleceniobiorcy sporządzenia dla niego takiego rachunku:

Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Dlaczego zleceniobiorca ma wystawić taki rachunek, jeśli treść artykułu ordynacji podatkowej jasno wspomina o podatnikach prowadzących działalność gospodarczą? W ordynacji działalność jest traktowana nieco inaczej, dlatego wystawianie rachunku na żądanie może dotyczyć też zleceniobiorców. Czy istnieje jakiś wyjątek?

Taki obowiązek nie zaistnieje, jeśli w treści umowy zlecenia nie ujęto wystawienia rachunku dla przedsiębiorcy. Zgodnie z artykułem 87. w rozdziale 12. ordynacji podatkowej istnieje kolejny wyjątek:

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Na żądanie usługobiorcy rachunek wystawia się w terminie 7 dni. Jeżeli żądanie zgłoszono po wykonaniu usługi, również 7 dni od zgłoszenia. Po upływie 3 miesięcy od wykonania usługi podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku (art. 87 §3–4 Ordynacji podatkowej, wersja obowiązująca w 2025 r.).

Czy rachunek do umowy zlecenia musi być podpisany?

Gdy nadejdzie pora na wystawienie dokumentu, warto pomyśleć nad kwestiami czysto formalnymi. Czy rachunek do umowy zlecenia musi być podpisany? Nie. Czy powinien? Jak najbardziej! Przepisy jasno wskazują, że podpisy którejkolwiek ze stron na rachunkach dotyczących umowy zlecenie nie są obowiązkowe. Sam dokument może nawet nie przybierać formy papierowej, a jego przekazanie może nastąpić w formie elektronicznej.

Jednak rachunek do umowy zlecenia warto podpisać. Sygnatury zleceniodawcy i zleceniobiorcy potwierdzają, że obydwie strony zaakceptowały warunki umowy i zgodziły się co do poprawnego wypełnienia jej warunków. Taki podpis może czynić cuda podczas ewentualnych sporów rozstrzyganych w sądzie.

Jakie dane powinien zawierać rachunek do umowy zlecenia?

Rachunek wystawiony zleceniodawcy powinien składać się z niezbędnych danych, które pomogą w dokładnym określeniu przedmiotu umowy, zarobków, składek ZUS i stron umowy. Jak powinien wyglądać rachunek do umowy zlecenia? Co warto w nim zawrzeć?

1. Numer i datę zawarcia umowy, w stosunku do której wystawia się rachunek.
2. Dane stron umowy.
3. Kwotę brutto i netto wypłaty.
4. Rozpiska składek na ubezpieczenia społeczne.
5. Podpisy.

Rachunek do umowy zlecenia – jak wyliczyć?

Dokładnych obliczeń wynagrodzenia i składek ZUS należy dokonać na podstawie obowiązujących stawek. W 2025 r. składki społeczne po stronie zleceniobiorcy wynoszą: emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45% (dobrowolna), a składka zdrowotna 9% liczona od podstawy po odjęciu składek społecznych i nie podlega odliczeniu od podatku. Skala PIT to 12% do 120 000 zł rocznie i 32% powyżej; kwota wolna 30 000 zł (miesięczne pomniejszenie zaliczki 300 zł stosuje płatnik tylko, gdy złożono PIT‑2).​

Przykład – zleceniobiorca otrzymał 500 zł brutto (pełne ZUS po stronie zleceniobiorcy, brak PIT‑2):

1. Składki społeczne:

• Ubezpieczenie emerytalne: 500 × 9,76% = 48,80 zł.​

• Rentowe: 500 × 1,5% = 7,50 zł.​

• Chorobowe (dobrowolne): 500 × 2,45% = 12,25 zł.​
  Razem składki społeczne: 68,55 zł.​

2. Podstawa do kosztów i zdrowotnej:

• 500,00 − 68,55 = 431,45 zł.​

3. Koszty uzyskania przychodu (20%):

• 431,45 × 20% = 86,29 zł.​

4. Podstawa opodatkowania PIT:

• 431,45 − 86,29 = 345,16 zł → 345 zł (zaokrąglenie do pełnych zł).​

5. Zaliczka na PIT (12%):

• 345 × 12% = 41,40 zł → 41 zł (zaokrąglenie).​

6. Składka zdrowotna (9% – bez odliczenia od PIT):

• 431,45 × 9% = 38,83 zł.​

7. Kwota do wypłaty (netto):

• 500,00 − 68,55 − 38,83 − 41,00 = 351,62 zł.​

Wersja z PIT‑2 (gdy płatnik stosuje miesięczną część kwoty wolnej 300 zł): kroki 1–4 bez zmian. Zaliczka PIT 41 zł pomniejszana do 0 zł w ramach limitu 300 zł. Netto wynosi 500,00 − 68,55 − 38,83 = 392,62 zł.​

Uwaga – składka zdrowotna 7,75% nie obowiązuje od 2022 r. nie odlicza się żadnej części składki zdrowotnej od podatku. Jedyna należna składka zdrowotna to 9% podstawy po odjęciu składek społecznych.

Oskładkowanie umowy zlecenia – co powinieneś wiedzieć?

Umowy zlecenie, z pewnymi wyjątkami, podlegają obowiązkowi odprowadzania składek ZUS. Zleceniobiorca musi ustalić, czy ma inne tytuły do ubezpieczeń społecznych, co mogłoby wpłynąć na naliczenie składek. W przypadku zbiegu tytułów, zleceniobiorca może uniknąć podwójnego oskładkowania. Ważne jest, aby prawidłowo zgłosić tytuł do ubezpieczenia, aby składki były naliczane zgodnie z przepisami. Dokument rachunku do umowy powinien szczegółowo wyszczególniać składki płacone przez zleceniobiorcę oraz te, które opłaca zleceniodawca.

Podatek dochodowy od umowy zlecenia – jakie zasady obowiązują?

Zleceniodawca, jako płatnik podatku, jest zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia. Podstawa opodatkowania obliczana jest po odjęciu kosztów uzyskania przychodów (20% lub 50% w przypadku praw autorskich) oraz składek społecznych. Zleceniobiorca może także skorzystać z ulg, takich jak ulga dla młodych czy zwolnienie z PIT dla pracujących seniorów. Jeśli wynagrodzenie jest niższe niż 200 zł, może być objęte zryczałtowanym podatkiem dochodowym wynoszącym 12%.

Rachunek do umowy zlecenia bez składek ZUS – dla kogo?

Stworzenie rachunku do umowy zlecenia dla studenta do 26. roku życia będzie oznaczało, że nie trzeba odliczać składek ZUS. Dlaczego? Studenci do 26. roku życia są obligatoryjnie zwolnieni z odprowadzania składek emerytalnych i rentowych. Zwolnienie ze składek ZUS następuje bez względu na tryb studiów, czy rodzaj szkoły wyższej.

Rachunek do umowy zlecenia PDF – wzór do pobrania

Poniższy rachunek umowy zlecenia do wypełnienia pokazuje, jak mógłby wyglądać taki dokument. Pod wzorem rachunku udostępniamy ten sam dokument w formacie PDF, który możesz pobrać na swój komputer lub telefon.

………………………………………
(data i miejsce)

RACHUNEK DO UMOWY ZLECENIE

do umowy nr……………………….. z dnia …………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(dane zleceniobiorcy)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(dane zleceniodawcy)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(przedmiot wykonanego zlecenia)

Wyliczenie kwoty netto:

• kwota brutto:
• ubezpieczenia społeczne opłacane przez zleceniobiorcę:
• koszty uzyskania przychodów:
• składka na ubezpieczenie zdrowotne:
• podstawa opodatkowania:
• kwota zaliczki na podatek dochodowy:
• kwota netto do wypłaty:

Kwota zapłaty została wydana w gotówce / przelewie (o numerze):

……………………………………….
(podpis zleceniobiorcy)

……………………………………….
(podpis zleceniodawcy)

Pobierz darmowy wzór rachunku do umowy zlecenia w PDF