Wywiad z Jarosław Janiszewski z NDG Medical Sales Force

NDG Medical zaczęła swoją działalność już niemal 20 lat temu, w 1999 roku. To był dobry czas dla polskich przedsiębiorców. Nikt jednak wtedy nawet nie słyszał o usługach outsourcingu sił sprzedaży, dlatego jako jedna z pierwszych firm w tej branży w Polsce przecieraliśmy szlak. Wypracowywaliśmy modele współpracy z klientami, pracowaliśmy nad standardami. Do wszystkiego doszliśmy sami z naszymi partnerami. Dzięki temu mamy bogate doświadczenia, które procentują dzisiaj bardzo efektywnie realizowanymi projektami.

Żeby zrozumieć, jak funkcjonuje NDG Medical, trzeba poznać specyfikę naszej branży. Firmy outsourcingowe mają dwie grupy pracowników – stacjonarnych, którzy obsługują projekty naszych klientów administracyjnie i zewnętrznych, zatrudnianych na etacie w NDG Medical i delegowanych do realizacji zadań na rzecz naszych klientów. Dzisiaj w naszej firmie pracuje łącznie 143 pracowników. I chcę podkreślić, że są to osoby zatrudniane na etacie, z pełnymi prawami, które temu towarzyszą.

Nowe miejsca pracy w NDG Medical są związane z nowymi projektami, jakie realizujemy z klientami. Można zatem powiedzieć, że nie planujemy bezpośrednio zatrudnienia, ale nieustannie pracujemy nad uruchomieniem nowych projektów, co każdorazowo wiąże się z rozpoczęciem procesu rekrutacji. Liczba naszych pracowników potrafi wzrosnąć od kilku do kilkudziesięciu osób na przestrzeni miesiąca.

Jeśli chodzi o plany rozwojowe, to opracowaliśmy i wdrażamy strategię marketingową NDG Medical. Pracujemy nad nowymi narzędziami do kontaktu z naszymi klientami i pracownikami. Co najważniejsze jednak – po latach zbierania doświadczeń w branżach farmaceutycznej i medycznej otwieramy się na nowe rynki i kierujemy naszą ofertę do szerokiego grona odbiorców. Doświadczenie pozwala nam przełożyć schemat współpracy na dowolną branżę. A w każdej branży outsourcing sił sprzedaży jest dobrym rozwiązaniem.

Wojciech Czochara - Prezes Zarządu

Przedstawiciel medyczny musi być przede wszystkim otwarty i komunikatywny. Otwarty na nowe wyzwania, ciągłe pogłębianie wiedzy (niezbędna jest rzetelna wiedza na temat produktów, które promuje) i rozwój umiejętności, głównie interpersonalnych. Łatwość w nawiązywaniu relacji jest równie ważna.

Z drugiej strony, wraz z naszymi klientami każdorazowo opracowujemy profil idealnego kandydata do ich zespołu. Dlatego pożądane od kandydata cechy w równym stopniu zależą od specyfiki branży, jak i produktu, który przedstawiciel ma promować, oraz oczekiwań naszego partnera.

Warto jednak wspomnieć, że rekrutujemy i zatrudniamy nie tylko przedstawicieli medycznych i farmaceutycznych.

[od lewej:Agnieszka Dzieniszewska Dział Rekrutacji; Agnieszka Kawałko Dział Kadr; Szymon Poboży Dział Floty i Administracji]

Dla nas każdy projekt, jaki realizujemy z naszymi klientami, jest inny i w każdym możliwości rozwoju przedstawicieli są różne. Rekrutujemy głównie przedstawicieli, ale w zależności od oczekiwanych kompetencji proponujemy kandydatom też inne stanowiska – koordynatorów, kierowników i inne. Współpracując z przedstawicielami od tylu lat, mamy wiele kontaktów i znamy osoby, które są najlepsze w tym, co robią.

NDG Medical daje możliwość pracy z największymi markami na rynku, a co za tym idzie – zbierania doświadczeń w pracy w ogromnych korporacjach, do których często niełatwo się dostać. Co więcej, część naszych przedstawicieli po zakończeniu projektu jest zatrudniana już bezpośrednio przez naszych klientów.

Wykształcenie kierunkowe (medyczne lub paramedyczne) ułatwia przedstawicielom przyswojenie wiedzy merytorycznej, która jest niezbędna w tej pracy. Jednak nie jest to warunek bezwzględny. Nasze doświadczenie pokazuje, że osobowość, charakter i styl pracy zdecydowanie przeważają. Kandydat na przedstawiciela medycznego musi odznaczać się – poza wspomnianymi otwartością i komunikatywnością - samodzielnością, przedsiębiorczością i bardzo dobrą organizacją swojej pracy. W codziennej pracy przedstawiciel sam organizuje swój czas i ustala harmonogram wizyt u lekarzy i w placówkach służby zdrowia.

Oferujemy kilka usług, które połączone stanowią kompleksową odpowiedź na potrzebę przedsiębiorstwa w zakresie budowania i prowadzenia zespołu sprzedaży. Doradzamy i pomagamy określić potrzeby firmy, sprecyzować kształt i zadania przyszłego zespołu, określamy profile kandydatów i prowadzimy rekrutacje. Kolejnym krokiem są szkolenia pracowników i przekazanie im narzędzi, które także przygotowujemy (począwszy od wyposażenia przedstawiciela w samochód, komputer i telefon, po system do raportowania). W zależności od potrzeb klienta monitorujemy pracę przedstawicieli. Zapewniamy im też całodobową opiekę serwisową i bardzo sprawną obsługę administracyjną. W wielu przypadkach działamy jak zewnętrzny dział handlowy.

Nie oznacza to jednak, że działamy tylko w długoterminowych projektach. Forma zatrudnienia, która cieszy się dużym zainteresowaniem naszych klientów, to pracownik na zastępstwo. Taki rodzaj umowy doskonale się sprawdza, kiedy klient ma problem z uzupełnieniem kadry na dowolnym stanowisku, np. wskutek długotrwałej choroby lub urlopu macierzyńskiego. Rekrutujemy takich pracowników lub proponujemy osoby, które mamy w bazie i z którymi pracowaliśmy już w kilku projektach – to szybki i skuteczny sposób pozyskania dobrego pracownika dla naszego klienta. Między innymi dlatego tak cenimy sobie dobre relacje z przedstawicielami. Poza tym, w toku współpracy zawsze pojawiają się różne potrzeby ze strony naszych partnerów i im także wychodzimy naprzeciw. Myślę tu o zatrudnianiu pojedynczych osób na takie stanowiska, jak konsultanci lub specjaliści ds. marketingu. Między innymi takie działania stały się genezą zmian w ofercie NDG Medical i otwarcia na inne branże. Właśnie przygotowujemy się do zakomunikowania rynkowi naszej nowej oferty.

MSF Funnel to narzędzie, które pozwala nam precyzyjnie dobrać kandydatów do wymogów naszego klienta. Wykorzystujemy je tam, gdzie możliwa jest rekrutacja grupowa. Dzięki zestawom ćwiczeń, opracowanym na podstawie naszych doświadczeń, uwidaczniają się określone kompetencje, które umożliwiają assesorom analizę dowolnych umiejętności kandydata. To z kolei pozwala ocenić, kto ma oczekiwane predyspozycje.

Ze względu na specyfikę naszej pracy nie wdrażamy programów stażowych jako takich, bo rekrutujemy pracowników docelowo do projektów. Jednak praktyka pokazuje, że niektóre realizowane przez nas krótkoterminowe projekty tak właśnie funkcjonują: po 3-6 miesiącach zatrudnienia w NDG Medical pracownik przechodzi do przedsiębiorstwa klienta. To częste przypadki.

Jesteśmy też otwarci na przyjmowanie do projektów świeżo upieczonych absolwentów. Dotyczy to długofalowych projektów, w których pracownik będzie miał czas i możliwości wszystkiego się nauczyć. Taki projekt przedstawiciel kończy już z naprawdę sporym doświadczeniem.

Przede wszystkim szczegółowo określamy z naszym partnerem jego oczekiwania względem pracowników i ‘rysujemy’ profil kandydata.

Kolejny krok to ogłoszenie rekrutacji i zbieranie dokumentów od kandydatów. Weryfikujemy aplikacje pod kątem wymagań określonych przez klienta. Wybrane osoby zapraszamy do drugiego etapu rekrutacji, czyli na spotkanie grupowe – to na tym etapie wykorzystujemy właśnie MSF Funnel. Osoby, które pomyślnie przejdą przez sito selekcji, są zapraszane na rozmowę kwalifikacyjną, która pozwala nam zweryfikować informacje o kandydacie, które podał w dokumentach aplikacyjnych. Ostatnie zdanie należy do naszego klienta, który spotyka się z rekomendowanymi przez nas kandydatami i sam decyduje, z kim nawiąże współpracę.

Potem następuje podpisanie umowy.

Rekrutacje prowadzimy co dwa, trzy tygodnie – w zależności od potrzeb naszych partnerów - co daje ok. 144 spotkań rekrutacyjnych w roku. I pomimo tego, że nasi rekruterzy stacjonują na terenie całej Polski (prowadzimy rekrutacje na terenie całego kraju), niektórzy z naszych pracowników stacjonarnych są nieustannie w trasie. Jako centrala firmy staramy się wszystko osobiście kontrolować.

Przede wszystkim kandydaci powinni szczegółowo zapoznać się z ogłoszeniem. Są w nim zawarte wymagania, których spełnienie warunkuje rozpatrzenie aplikacji. Drugim elementem są dokumenty aplikacyjne – CV i list motywacyjny. Źle przygotowane dokumenty mogą spowodować odrzucenie kandydata już na etapie weryfikacji formalnej.

Jednak co najważniejsze, przygotowując się do rekrutacji, trzeba się zastanowić, jak pokazać się z najlepszej strony. Oczywiście udawanie kogoś innego to najgorszy pomysł! Natomiast sama sytuacja rozmowy kwalifikacyjnej jest specyficzna i można na nią przygotować swoją strategię.

Polecam zachowywać się swobodnie. Jako, że zależy nam przede wszystkim na umiejętnościach interpersonalnych, nie ma możliwości zafałszowania swoich cech – taką weryfikację umożliwiają nam nasze narzędzia rekrutacyjne.

Nasi pracownicy stacjonarni wyszukują dla siebie i biorą udział w kursach, szkoleniach i konferencjach, adekwatnych do ich potrzeb i codziennych obowiązków zawodowych. Z kolei o rozwój pracowników projektowych dbają nasi klienci – to oni szkolą przedstawicieli z merytorycznych zagadnień, dbają o aktualność wiedzy i podnoszenie kwalifikacji. Jeśli proszą nas o wsparcie w tym zakresie, zawsze mogą liczyć na naszą aktywność.

Benefity dla pracowników projektowych określa nasz klient, ponieważ zarówno dla nas, jak i dla niego ważne jest, by nasi pracownicy, oddelegowani do działań w projekcie, czuli się dowartościowani i doceniani na równi z pracownikami zatrudnionymi bezpośrednio w firmie naszego klienta.

Spotkania integracyjne organizujemy w gronie pracowników stacjonarnych. Pracownicy projektowi integrują się w gronie pracowników naszego klienta, ponieważ tam tworzą zespół. My zapewniamy im wsparcie administracyjne. Chociaż bywa, że wieloletnia współpraca zacieśnia więzy także pomiędzy naszym stacjonarnym zespołem a przedstawicielami, którzy pracują w różnych projektach.

A wracając do zespołu stacjonarnego - wszystkie nasze działy: księgowość, kadry, HR, floty i IT bardzo ściśle ze sobą współpracują i są zaangażowane w każdy projekt. Jesteśmy całkiem dobrze zintegrowanym zespołem, inaczej nie byłaby możliwa tak udana współpraca. A to potwierdzają nasi klienci.

Dziękujemy za rozmowę.