Przyjęło się, że na każdym dokumencie powinien znajdować się podpis. W przypadku umowy czy też świadectwa pracy funkcjonuje pogląd, że obie strony zobowiązane są złożyć swą sygnaturę. Ale czy rzeczywiście jest to niezbędne? Sprawdźmy, co na ten temat mówią przepisy.

Podpis na dokumencie – kiedy jest niezbędny?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy sięgnąć do Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny), którego przepisy, na podstawie art. 300 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy), stosuje się również do stosunków pracowniczych.

Umowa o pracę bez podpisów stron jest nieważna?

W Kodeksie cywilnym w art. 73 wskazano, że jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej (którą jest np. zawarcie umowy o pracę) formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, to czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Oznacza to, że aby jakakolwiek umowa bez podpisu była nieważna, to przepisy regulujące zawarcie tej umowy powinny wskazywać, że w przypadku braku zachowania formy pisemnej umowa jest nieważna.

Jeżeli natomiast ustawa wskazuje, że dana czynność prawna powinna być dokonana w określonej formie, nie wskazując przy tym rygoru nieważności, to ma to ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności w przypadku sporu między stronami. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (art. 74 Kodeksu cywilnego).

Forma zawarcia umowy – pisemna, dokumentowa, elektroniczna

Kodeks cywilny wskazuje, jak należy rozumieć każdą z form czynności prawnych.

Forma dokumentowa zostaje zachowana wówczas, gdy oświadczenia woli stron zostały złożone w postaci dokumentu (nośnika informacji – np. na papierze) w taki sposób, że możliwe jest ustalenie, kto takie oświadczenie woli złożył (art. 77[2] i 77[3] Kodeksu cywilnego).

Forma pisemna natomiast wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy natomiast wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 Kodeksu cywilnego). Konieczne jest zatem, aby jedna ze stron podpisała przynajmniej jeden dokument, tj. ten, który wręcza drugiej stronie.

Elektroniczna forma polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78[1] Kodeksu cywilnego). Nie będzie więc ważna umowa, którą obie strony wydrukowały, podpisały i przesłały drugiej stronie skan.
Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Jak wygląda zatem sytuacja w przypadku zawarcia umowy o pracę, a jak w przypadku świadectwa pracy? Jaką formę przepisy zastrzegają dla tych czynności? Przyjrzyjmy się temu na podstawie pytania internauty.

Czy muszę złożyć swój podpis na świadectwie pracy? – pytanie do Eksperta GoWork

W jednym z najchętniej czytanych artykułów na naszym Blogu – „Co zrobić, gdy pracodawca nie chce zapłacić za urlop?” pojawił się następujący komentarz:

Ja mam taki problem.. Należy mi się 11 dni urlopu umowa została rozwiązana ale świadectwa nie podpisałem gdyż pracodawca napisał że wykorzystałem urlop a do tego chciał żebym podpisał wniosek za urlop na którym nie byłem.. jak działać?

W tym miejscu posłużą nam powyższe rozważania. Jaką formę zastrzega ustawa dla świadectwa pracy, a jaką dla zawarcia umowy o pracę?

Podpis pracownika na świadectwie pracy – czy jest konieczny?

W art. 97 Kodeksu pracy regulującym kwestię świadectwa pracy wskazano jedynie ciążący na pracodawcy obowiązek wydania świadectwa pracy, w którym powinny znaleźć się w szczególności takie informacje jak okres i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowisko, tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Zauważmy, że wydanie świadectwa nie jest czynnością prawną w ścisłym tego pojęcia znaczeniu, bowiem świadectwo pracy nie stanowi oświadczenia woli pracodawcy, a raczej stwierdzenie faktów, pełni funkcję informacyjną.

W świetle powyższego pracownik nie musi składać podpisu na świadectwie pracy, aby było ono ważne. Z punktu widzenia pracodawcy istotne może okazać się potwierdzenie odbioru świadectwa pracy przez pracownika poprzez złożenie przez niego podpisu, ale jedynie w celach dowodowych. Będzie to więc inny dokument niż świadectwo pracy – oświadczenie pracownika o odbiorze świadectwa pracy.

Sytuacja naszego internauty prowadzi do pytania, co zrobić w sytuacji, kiedy informacje w świadectwie pracy w świetle pracownika są niezgodne z prawdą? Wiemy już, że nie pomoże niezłożenie podpisu na świadectwie pracy.

Nie zgadzam się z informacjami zawartymi w świadectwie pracy – co robić?

Pracownik ma możliwość odwołania się od świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania. Należy to zrobić w formie wniosku do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy (art. 97 § 2[1] Kodeksu pracy). W przypadku odmowy pracownik może wystąpić do sądu pracy z wnioskiem o sprostowanie.

Zastanówmy się przy okazji, jak wygląda sytuacja z podpisem pracownika na umowie o pracę.

Podpis pracownika na umowie o pracę – czy jest konieczny?

Odwołując się znów do przepisów o formie czynności prawnej, to zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, aby doszło do zawarcia umowy o pracę, konieczne jest wskazanie stron umowy, jej rodzaju, daty zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Ważne przy tym, że umowę o pracę zawiera się na piśmie, przy czym nie wskazano rygoru nieważności. Jeżeli natomiast umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron i rodzaju umowy oraz jej warunków.

Z powyższego wynika po pierwsze, że umowę o pracę będzie ważna zarówno wówczas, gdy zawarto ją w formie pisemnej (tj. ze złożeniem podpisu przez strony), jak również w formie elektronicznej, ustnej, a nawet dorozumianej (poprzez przyjęcie oferty). Forma pisemna wymagana jest nie dla ważności umowy, ale dla celów dowodowych.

Po drugie, pracodawca, jak zostało wskazane w przepisie, ma obowiązek potwierdzić na piśmie ustalenia zawartej umowy o pracę. Nie jest to już zatem oświadczenie woli, ale jej potwierdzenie. Dlatego też nie jest konieczne, aby na umowie o pracę znalazł się podpis pracownika.

Brak podpisu pracownika umożliwia świadczenie pracy

Okazuje się, że brak podpisu pracownika na umowie o pracę nie oznacza, że zatrudnienie jest nieważne. W przypadku podjęcia pracy bez formalnego podpisania dokumentu dochodzi do tak zwanego dorozumianego zawarcia umowy. Nawet jeśli przyjmiemy, że ważność umowy wymaga wskazania rodzaju pracy i ustalenia wynagrodzenia, to orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 20 września 1977 r. (sygn. akt I PR 67/77) wyraźnie stwierdza, że brak formy pisemnej nie unieważnia umowy o pracę.

Jeżeli pracownik wykonuje zadania określone w treści umowy, mimo braku podpisu na dokumencie, wówczas można uznać, że umowa została zawarta w sposób dorozumiany, a brak podpisu nie wpływa na jej ważność.

Podpisanie umowy o pracę – obowiązek pracodawcy i pracownika

Podpisanie umowy o pracę jest niezbędnym krokiem w procesie zatrudnienia pracownika. Zgodnie z przepisami, każda umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony – pracodawcę oraz pracownika. Choć tradycyjnie umowa była podpisywana osobiście, to w dobie cyfryzacji istnieje możliwość podpisania jej zdalnie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Warto dodać, że taki podpis jest uznawany przez prawo na równi z podpisem odręcznym, a jego złożenie oświadczenia woli pozwala na szybkie i bezpieczne nawiązanie stosunku pracy.

Podpisanie umowy o pracę jest ważne, ponieważ stanowi potwierdzenie warunków zatrudnienia oraz reguluje prawa i obowiązki obu stron. Umowa powinna zawierać m.in. informacje dotyczące terminu rozpoczęcia pracy, rodzaju pracy odpowiadającej kwalifikacjom pracownika, wskazaniem składników wynagrodzenia oraz szczegółów dotyczących czasu pracy i sposobu jej organizacji. W przypadku umowy zawieranej z pracownikiem na pełen etat, szczególną uwagę należy zwrócić na tygodniową normę czasu pracy, aby w pełni zgodna była z przepisami prawa pracy.

Z kolei pracodawca, podpisując umowę o pracę, ma obowiązek informowania pracownika o wszystkich istotnych kwestiach związanych z zatrudnieniem, w tym o przysługujących mu prawach, obowiązkach oraz warunkach pracy. Niezależnie od formy podpisania umowy, zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni potwierdzić umowę, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości. Ponadto, dobrze jest, aby obie strony wiedziały, w jakiej formie i terminie będzie dochodziło do wypłaty wynagrodzenia umowa powinna zawierać datę jej zawarcia, warunki pracy i płacy czyli wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy).

Formy podpisania umowy o pracę – papierowa czy elektroniczna?

Tradycyjnie, umowy o pracę były podpisywane w formie papierowej, jednak wraz z rozwojem technologii, kwalifikowany podpis elektroniczny staje się coraz bardziej popularny. Warto podkreślić, że zarówno przyjęty sposób potwierdzania zawarcia umowy, jak i forma jej podpisania, nie zmienia jej mocy prawnej. Zarówno w przypadku umowy papierowej, jak i elektronicznej, pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi pełną treść umowy oraz poinformować go o warunkach zatrudnienia, w tym o wskazaniu składników wynagrodzenia i obowiązkach związanych z wykonywaną pracą.

Złożenie oświadczenia woli jest wymagane w przypadku każdej umowy, a nawiązanie stosunku pracy może odbyć się zarówno przy fizycznym, jak i zdalnym podpisie. Dla pracodawcy ważne jest, aby przestrzegać zasad dotyczących formy podpisu, ponieważ nieprzestrzeganie tych przepisów może prowadzić do nieważności umowy. Coraz częściej wykorzystuje się podpis elektroniczny w umowach zdalnych, zwłaszcza w firmach, które współpracują z pracownikami w trybie home office, co pozwala zaoszczędzić czas i usprawnić proces rekrutacji.

Mimo że podpisanie umowy elektronicznej jest wygodne i szybkie, pracodawca musi pamiętać, że nie w każdej sytuacji jest to możliwe. W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w ramach układów zbiorowych pracy, często wymagane jest złożenie podpisu na wersji papierowej, co może być związane z dodatkowymi wymogami organizacyjnymi. Warto zatem zapoznać się z przepisami dotyczącymi formy podpisywania umów obowiązującymi w danej firmie.

Obowiązki pracodawcy przy podpisywaniu umowy o pracę

Podpisanie umowy o pracę wiąże się z szeregiem obowiązków pracodawcy, które muszą zostać spełnione, aby zatrudnienie pracownika odbyło się zgodnie z prawem. Zanim przedstawiciel pracodawcy zaproponuje podpisanie umowy, musi on dokładnie informować pracownika o warunkach zatrudnienia, w tym o terminie rozpoczęcia pracy oraz szczegółach dotyczących wynagrodzenia i jego wysokości. Dodatkowo, zgodnie z przepisami, pracodawca powinien przedstawić pracownikowi informacje o przyjętym modelu prowadzenia pracy, wskazując na godzinowy podział pracy, tygodniową normę czasu pracy oraz obowiązujące w firmie zasady i regulacje.

Po podpisaniu umowy o pracę, pracodawca informuje pracownika o prawach i obowiązkach związanych z jego rolą. W ramach tego procesu, powinien on wyjaśnić również wszelkie kwestie dotyczące wypłaty wynagrodzenia, w tym czas wypłaty wynagrodzenia oraz ewentualne potrącenia, takie jak składki na ubezpieczenie społeczne czy zdrowotne. Ponadto, pracodawca zobowiązany jest również do wskazania składników wynagrodzenia, które obejmują m.in. premię, dodatki oraz inne benefity.

W przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, pracodawca ma również obowiązek zapewnienia szkoleń i wsparcia w przypadku wprowadzenia nowych procedur, narzędzi czy oprogramowania. Pracodawca jest także odpowiedzialny za stworzenie warunków do realizacji pracy w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami BHP, a także za przestrzeganie przyjętych zasad zatrudnienia, takich jak wynagrodzenie minimalne, urlopy czy inne prawa pracownicze.

Czy podpis pracownika na umowie o pracę jest obowiązkowy?

Podpisanie umowy o pracę jest jednym z kluczowych elementów zatrudnienia, który zapewnia pracownikowi i pracodawcy jasne zasady współpracy. Zgodnie z przepisami prawa pracy, umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, jednak podpis pracownika nie jest absolutnie konieczny, aby umowa była ważna. Zgodnie z polskim Kodeksem pracy, jeśli pracownik nie podpisze umowy, a podejmie pracę i będzie świadczył usługi na rzecz pracodawcy, to umowa i tak zostaje zawarta na mocy samego faktu wykonywania pracy. W takim przypadku obowiązują te same zasady, jak w przypadku umowy pisemnej, w tym prawa do wynagrodzenia, urlopu czy innych świadczeń wynikających z zatrudnienia. Jednak dla obu stron – zarówno pracodawcy, jak i pracownika – podpisanie umowy jest zalecane, ponieważ pozwala to uniknąć późniejszych nieporozumień i zapewnia jasność co do warunków zatrudnienia.

Jakie są konsekwencje braku podpisu na umowie o pracę?

Chociaż brak podpisu na umowie o pracę nie unieważnia samego faktu zatrudnienia, to może rodzić pewne problemy. Przede wszystkim, brak umowy pisemnej może utrudnić udowodnienie warunków zatrudnienia w przypadku sporu między pracownikiem a pracodawcą, zwłaszcza jeśli chodzi o kwestie takie jak wynagrodzenie, godziny pracy, obowiązki służbowe czy urlopy. Warto dodać, że brak podpisu na umowie może być również sygnałem, że pracodawca nie przestrzega pełni obowiązków wynikających z prawa pracy, co może rodzić wątpliwości co do jego rzetelności. Dla pracownika brak podpisu na umowie może oznaczać brak ochrony prawnej w przypadku np. mobbingu czy zwolnienia z pracy bez wypowiedzenia. Zatem, mimo że umowa ustna lub dorozumiana jest w pełni wiążąca, zawsze warto zadbać o pisemną formę, która daje większą pewność prawną i zabezpiecza interesy obu stron.

Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/pl/photos/cz%C5%82owiek-zarejestruj-papieru-5710164/