Czy konieczny jest podpis pracownika na umowie o pracę?

Przyjęło się, że na każdym dokumencie powinien znajdować się podpis. W przypadku umowy czy też świadectwa pracy funkcjonuje pogląd, że obie strony zobowiązane są złożyć swą sygnaturę. Ale czy rzeczywiście jest to niezbędne? Sprawdźmy, co na ten temat mówią przepisy.

Podpis na dokumencie – kiedy jest niezbędny?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy sięgnąć do Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny), którego przepisy, na podstawie art. 300 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy), stosuje się również do stosunków pracowniczych.

Umowa o pracę bez podpisów stron jest nieważna?

W Kodeksie cywilnym w art. 73 wskazano, że jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej (którą jest np. zawarcie umowy o pracę) formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, to czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Oznacza to, że aby jakakolwiek umowa bez podpisu była nieważna, to przepisy regulujące zawarcie tej umowy powinny wskazywać, że w przypadku braku zachowania formy pisemnej umowa jest nieważna.

Jeżeli natomiast ustawa wskazuje, że dana czynność prawna powinna być dokonana w określonej formie, nie wskazując przy tym rygoru nieważności, to ma to ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności w przypadku sporu między stronami. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (art. 74 Kodeksu cywilnego).

Forma zawarcia umowy – pisemna, dokumentowa, elektroniczna

Kodeks cywilny wskazuje, jak należy rozumieć każdą z form czynności prawnych.

Forma dokumentowa zostaje zachowana wówczas, gdy oświadczenia woli stron zostały złożone w postaci dokumentu (nośnika informacji – np. na papierze) w taki sposób, że możliwe jest ustalenie, kto takie oświadczenie woli złożył (art. 77[2] i 77[3] Kodeksu cywilnego).

Forma pisemna natomiast wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy natomiast wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 Kodeksu cywilnego). Konieczne jest zatem, aby jedna ze stron podpisała przynajmniej jeden dokument, tj. ten, który wręcza drugiej stronie.

Elektroniczna forma polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78[1] Kodeksu cywilnego). Nie będzie więc ważna umowa, którą obie strony wydrukowały, podpisały i przesłały drugiej stronie skan.
Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Jak wygląda zatem sytuacja w przypadku zawarcia umowy o pracę, a jak w przypadku świadectwa pracy? Jaką formę przepisy zastrzegają dla tych czynności? Przyjrzyjmy się temu na podstawie pytania internauty.

Czy muszę złożyć swój podpis na świadectwie pracy? – pytanie do Eksperta GoWork

W jednym z najchętniej czytanych artykułów na naszym Blogu – „Co zrobić, gdy pracodawca nie chce zapłacić za urlop?” pojawił się następujący komentarz:

Ja mam taki problem.. Należy mi się 11 dni urlopu umowa została rozwiązana ale świadectwa nie podpisałem gdyż pracodawca napisał że wykorzystałem urlop a do tego chciał żebym podpisał wniosek za urlop na którym nie byłem.. jak działać?

W tym miejscu posłużą nam powyższe rozważania. Jaką formę zastrzega ustawa dla świadectwa pracy, a jaką dla zawarcia umowy o pracę?

Podpis pracownika na świadectwie pracy – czy jest konieczny?

W art. 97 Kodeksu pracy regulującym kwestię świadectwa pracy wskazano jedynie ciążący na pracodawcy obowiązek wydania świadectwa pracy, w którym powinny znaleźć się w szczególności takie informacje jak okres i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowisko, tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Zauważmy, że wydanie świadectwa nie jest czynnością prawną w ścisłym tego pojęcia znaczeniu, bowiem świadectwo pracy nie stanowi oświadczenia woli pracodawcy, a raczej stwierdzenie faktów, pełni funkcję informacyjną.

W świetle powyższego pracownik nie musi składać podpisu na świadectwie pracy, aby było ono ważne. Z punktu widzenia pracodawcy istotne może okazać się potwierdzenie odbioru świadectwa pracy przez pracownika poprzez złożenie przez niego podpisu, ale jedynie w celach dowodowych. Będzie to więc inny dokument niż świadectwo pracy – oświadczenie pracownika o odbiorze świadectwa pracy.

Sytuacja naszego internauty prowadzi do pytania, co zrobić w sytuacji, kiedy informacje w świadectwie pracy w świetle pracownika są niezgodne z prawdą? Wiemy już, że nie pomoże niezłożenie podpisu na świadectwie pracy.

Nie zgadzam się z informacjami zawartymi w świadectwie pracy – co robić?

Pracownik ma możliwość odwołania się od świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania. Należy to zrobić w formie wniosku do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy (art. 97 § 2[1] Kodeksu pracy). W przypadku odmowy pracownik może wystąpić do sądu pracy z wnioskiem o sprostowanie.

Zastanówmy się przy okazji, jak wygląda sytuacja z podpisem pracownika na umowie o pracę.

Podpis pracownika na umowie o pracę – czy jest konieczny?

Odwołując się znów do przepisów o formie czynności prawnej, to zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, aby doszło do zawarcia umowy o pracę, konieczne jest wskazanie stron umowy, jej rodzaju, daty zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Ważne przy tym, że umowę o pracę zawiera się na piśmie, przy czym nie wskazano rygoru nieważności. Jeżeli natomiast umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron i rodzaju umowy oraz jej warunków.

Z powyższego wynika po pierwsze, że umowę o pracę będzie ważna zarówno wówczas, gdy zawarto ją w formie pisemnej (tj. ze złożeniem podpisu przez strony), jak również w formie elektronicznej, ustnej, a nawet dorozumianej (poprzez przyjęcie oferty). Forma pisemna wymagana jest nie dla ważności umowy, ale dla celów dowodowych.

Po drugie, pracodawca, jak zostało wskazane w przepisie, ma obowiązek potwierdzić na piśmie ustalenia zawartej umowy o pracę. Nie jest to już zatem oświadczenie woli, ale jej potwierdzenie. Dlatego też nie jest konieczne, aby na umowie o pracę znalazł się podpis pracownika.