Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to świadczenie pieniężne, przysługujące każdemu pracownikowi, który nie miał możliwości wykorzystania urlopu w pełnym wymiarze – na przykład z uwagi na przerwany stosunek pracy.

Newsletter dla pracodawców

Dołącz do newslettera dla pracodawców i bądź na bieżąco!

Co do zasady pracodawca musi wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny bez względu na inne ustalenia, nawet dwustronne. Niemniej, jeżeli zachodzi możliwość na wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w naturze, to z takiej możliwości należy skorzystać w pierwszej kolejności.

Co grozi pracodawcy za niewypłacenie ekwiwalentu za urlop? Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu za urlop? Jak obliczyć ilość przysługujących nam dni urlopowych? Czy niewykorzystany urlop wypoczynkowy w danym roku w kolejnym już przepada? Czy pracodawcy często migają się od obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Szukasz najlepszej oferty pracy? Znajdziesz ją na GoWork.pl!

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Urlop to jedno z podstawowych praw pracowniczych, który w formie wypoczynkowej polega na zwolnieniu pracownika od obowiązku świadczenia pracy przez określony czas. Co zrobić, gdy jednak pracodawca nie chce zapłacić za urlop wypoczynkowy lub odmawia wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystane wolne dni?

Praca Sosnowiec – najlepsze ogłoszenia tylko na GoWork.pl!

Z taką sytuacją nikt nie chciałby się spotkać. Na forach nie brakuje jednak wpisów od zdesperowanych pracowników, próbujących dochodzić swoich praw, problem zatem istnieje. Warto pamiętać, że wszelkie pomyłki pracodawcy mogą mieć odzwierciedlenie w dokumentach pracy. Jeśli do tego dojdzie, najlepiej starać się o sprostowanie świadectwa pracy jak najwcześniej.

Aby walczyć o swoje prawa, trzeba je najpierw dobrze poznać – dlatego w kolejnym odcinku naszego cyklu „Pracodawca to (nie) Twój wróg” przyjrzymy się temu, co robić, gdy pracodawca nie chce zapłacić za urlop.


DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ:


Urlop wypoczynkowy – jak obliczyć ile dni nam przysługuje?

Zastanawiając się nad kwestią ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, powinniśmy w pierwszej kolejności zrozumieć, ile dni urlopowych w roku nam przysługuje – jest to zresztą parametr niezbędny dla późniejszego obliczenia wysokości samego ekwiwalentu.

To dlatego, że zgodnie z art. 155 Kodeksu Pracy, pracownikowi u „dotychczasowego pracodawcy przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze”.

Urlop wypoczynkowy a staż pracy

Wymiar urlopu wypoczynkowego w ciągu roku jest uzależniony od stażu pracy pracownika – nie u jednego pracodawcy, ale ogólnie. W przypadku osób, których staż pracy jest krótszy niż 10 lat, przysługiwać im będzie 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. W przypadku osób, których staż jest równy lub wyższy od 10 lat, wymiaru urlopu wypoczynkowego wyniesie 26 dni.

Najlepsze oferty pracy w Wieluniu – sprawdź je na GoWork.pl!

Należy jednak pamiętać, że do wyżej opisywanego stażu zaliczymy nie tylko czas przepracowany na podstawie umowy o pracę (umowy cywilnoprawne nie liczą się), ale również poziom wykształcenia. Zależnie od rodzaju ukończonej szkoły, do stażu pracy dopisuje nam się określoną ilość lat. Zgodnie z art. 155 Kodeksu Pracy, rzecz wyglądać będzie następująco:

1) zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa, dla której czas trwania nauki  jest przewidziany programem nauczania – 3 lata;

2) średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata;

3) średnia szkoła zawodowa, dla której czas trwania nauki jest przewidziany programem nauczania – 5 lat;

4) średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;

5) szkoła policealna – 6 lat;

6) szkoła wyższa – 8 lat.

Pracodawca nie chce zapłacić za niewykorzystany urlop – czy to częsty problem?

Okazuje się, że choć prawo do urlopu powinno przysługiwać pracownikom bez zastrzeżeń, niektórzy pracodawcy nie chcą zapłacić wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Na ten problem uwagę zwraca wiele pracujących mam, które z niewykorzystanego urlopu chciały skorzystać po zakończeniu urlopu macierzyńskiego.

Bywa też i tak, że urlopu nie wykorzystaliśmy w danym roku, a pracodawca nie chce zapłacić za niewykorzystany urlop. Aby do tego nie dopuścić, pracownicy powinni wykorzystać swój urlop w roku kalendarzowym, w którym nabyli do niego prawo.

Jednak z różnych powodów – czasem z własnej winy – kumulują znaczną ilość takich dni, które w roku następnym stają się tzw. zaległy urlop. Urlop zaległy można jednak wykorzystać do 30 września nowego roku kalendarzowego.

Częstą praktyką pracodawców jest także wysłanie pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia umowy, aby uniknąć wypłaty ekwiwalentu. W tym wypadku zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 26 kwietnia 2011 r. (sygn. II PK 302/10), jeśli pracodawca postanowi o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, pracownik nie może się temu sprzeciwić.


SPRAWDŹ TEŻ: Łamanie praw pracowniczych – czego nie wolno pracodawcy?


Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę a brak ekwiwalentu

W przypadku, gdy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, ma prawo do skorzystania z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Może to obejmować zarówno urlop bieżący, jak i zaległy, który nie został wcześniej wykorzystany. Ważne jest, aby pracownik wykorzystał cały przysługujący mu urlop, jeśli pracodawca go udziela, co jest obowiązkiem pracownika.

Jeżeli jednak okres wypowiedzenia jest na tyle krótki, że nie pozwala na pełne wykorzystanie urlopu, pracodawca ma obowiązek wypłacenia ekwiwalentu urlopowego za niewykorzystany urlop. Taki ekwiwalent jest formą rekompensaty finansowej za urlop, którego pracownik nie mógł wziąć przed zakończeniem stosunku pracy.

Warto pamiętać, że brak wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty ekwiwalentu, jeśli pracownik nie mógł go skorzystać z powodu krótkiego okresu wypowiedzenia.

Czy pracodawca może nie zapłacić za urlop wypoczynkowy?

Zanim zdecydujecie się na podjęcie kroków prawnych, warto dokładnie sprawdzić, jaka jest przyczyna braku wypłaty za urlop. Być może to efekt błędu lub niedopatrzenia? Jednak jeśli pracodawca otwarcie odmawia i nie chce zapłacić za urlop wypoczynkowy, sprawę trzeba będzie zgłosić do odpowiednich organów.


Szukasz pracy w Częstochowie? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!


Co zrobić, gdy pracodawca nie chce zapłacić za urlop?

Co zrobić, gdy pracodawca nie chce zapłacić za urlop? Czy ma do tego prawo? Gdzie zgłaszać podobne przypadki?

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia za urlop?

W sytuacji, gdy pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia za urlop, warto znać swoje prawa i dostępne opcje. W Polsce każdemu pracownikowi przysługuje prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracodawca nie przestrzega tego obowiązku, można podjąć następujące kroki:

  • Sprawdź zapisy w umowie o pracę i regulaminie – Często umowa o pracę lub regulamin pracy określają szczegółowo zasady wypłaty wynagrodzenia za urlop. Upewnij się, że nie ma żadnych niezgodności.

  • Skontaktuj się z działem kadr – Przed podjęciem dalszych kroków warto spróbować rozwiązać problem bezpośrednio z pracodawcą. Czasami brak wypłaty może być wynikiem błędu administracyjnego.

  • Złóż skargę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) – Jeśli rozmowy z pracodawcą nie przyniosły rezultatów, możesz złożyć skargę do PIP. Inspekcja przeprowadzi kontrolę i, jeśli znajdzie naruszenie przepisów, nałoży sankcje na pracodawcę.

  • Skorzystaj z pomocy prawnej – W przypadku dalszych trudności warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, który pomoże w dochodzeniu roszczeń.

Przepisy dotyczące wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego w wysokości, która odpowiada wynagrodzeniu, jakie pracownik otrzymywałby, gdyby pracował. Wynagrodzenie urlopowe oblicza się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy.

Czy pracodawca może nie zapłacić za urlop wypoczynkowy?

Zgodnie z art. 152 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: Kodeks pracy), pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, odpłatnego urlopu wypoczynkowego. Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy).

Co więcej, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 Kodeksu pracy).

W tym miejscu warto jednak podkreślić, że prawo do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy lub ewentualnego ekwiwalentu za taki urlop przysługuje pracownikowi, który do takiego urlopu miał prawo.

W świetle art. 153 Kodeksu pracy, prawo do urlopu pracownik nabywa w każdym kolejnym roku kalendarzowym, tj. można przyjąć, że wraz z dniem 1 stycznia każdego roku. Jeżeli więc weźmiemy pod uwagę pracownika przebywającego np. na urlopie macierzyńskim przed dniem 1. stycznia i powracającego do pracy już po 1. stycznia, to prawo do urlopu nabędzie on nie od 1. stycznia, ale od momentu, w którym powrócił do pracy, a zatem wymiar jego urlopu (czy też dni, za które przysługiwałby ekwiwalent) ulegnie proporcjonalnemu obniżeniu.

Czy pracownik może zrzec się wynagrodzenia za urlop?

A co w sytuacji, gdy pracownik nie chce wynagrodzenia? Zgodnie z art. 152 ustawy Kodeks pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może się zrzec tego prawa.

Natomiast w przypadku niewykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego w naturze w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Odstępstwo od tej reguły jest jedynie w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Mówi o tym art. 171 § 3:

„Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą”.

Wtedy faktycznie pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, ponieważ obowiązujące przepisy nie przewidują wypłaty ekwiwalentu w trakcie trwania stosunku pracy.

Kiedy nie przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego lub ekwiwalent za taki urlop nie przysługują jedynie wówczas, jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu (art. 172[1] § 1 Kodeksu pracy).

Chodzi tutaj w szczególności o dodatek finansowy, który należy się pracownikowi w momencie, gdy zdecyduje się na urlop nie krótszy niż 14 dni kalendarzowych. Kwestię tę reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 3 tej ustawy, pracodawca, który zatrudnia mniej niż 50 pracowników, może zdecydować o wprowadzeniu świadczeń urlopowych dla pracowników. Warto jednak podkreślić, że nie ma takiego obowiązku.


TO TEŻ MOŻE CIĘ ZAINTERESOWAĆ: Jak odzyskać pieniądze od pracodawcy?


Gdzie zgłosić, że pracodawca nie chce zapłacić za urlop wypoczynkowy?

Nadzór i kontrolę nad przestrzeganiem przez pracodawcę przepisów prawa pracy, w szczególności tych związanych z urlopami oraz wynagrodzeniem za pracę i innymi świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy, sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy, dalej: PIP (art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, dalej: ustawa o PIP). Jeżeli zatem pracodawca nie chce zapłacić za urlop wypoczynkowy, fakt ten należy zgłosić do PIP, która przeprowadzi postępowanie kontrolne i wyda odpowiednią decyzję.

Gdy pracodawca nie chce zapłacić za urlop, jakie czekają go konsekwencje?

Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi (w tym przypadku wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy), czy też bezpodstawnie obniża wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Brak wypłaty za urlop może więc słono kosztować!

Jeżeli w wyniku postępowania kontrolnego PIP stwierdzi, że doszło do naruszenia przepisów prawa pracy związanych z wynagrodzeniem, to zgodnie z art. 11 pkt 7 ustawy o PIP organ ten ma prawo nakazać pracodawcy wypłatę należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi. Warto podkreślić, że nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

Obowiązek udzielenia urlopu zaległego – co musi zrobić pracodawca, a co może wymagać pracownik?

W polskim prawie pracy nie ma dowolności, jeśli chodzi o obowiązek udzielenia urlopu zaległego – to nie jest „dobra wola” pracodawcy, ale jego konkretne zobowiązanie. Urlop ma być wykorzystany w naturze, a dopiero w razie rozwiązania stosunku pracy zamienia się w prawo do ekwiwalentu. Dlatego co do zasady celem firmy powinno być udzielenie pracownikowi urlopu w takim terminie, aby do 30 września kolejnego roku kalendarzowego nie było już do rozliczenia zaległego urlopu wypoczynkowego.

W praktyce wygląda to tak, że pracodawca powinien monitorować stan urlopów i pilnować, aby pracownik wyszedł na wolne nawet wtedy, gdy sam o nie nie zabiega. Oczywiście najlepiej, gdy wszystkie terminy są ustalane polubownie – tu pomocny jest wniosek pracownika, w którym wskazuje preferowany okres wypoczynku. Jeżeli jednak zatrudniony od lat odkłada wyjazdy „na później”, a dni urlopowe się kumulują, pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania wolnego, by zrealizować ustawowy obowiązek.

Warto pamiętać, że zaległy urlop wypoczynkowy nie jest „nagrodą” ani przywilejem, z którego można zrezygnować w zamian za większą liczbę nadgodzin czy dodatkowe zadania. To element ochrony zdrowia pracownika – ma służyć regeneracji i zapobiegać wypaleniu zawodowemu. Dlatego nawet jeśli komuś „szkoda czasu” na urlop, a woli zostać w pracy, szef nie powinien przyjmować takiej deklaracji jako rozwiązania problemu. Brak planowania urlopów i odkładanie ich w nieskończoność bywa potem źródłem sporów – zarówno o sam wypoczynek, jak i o ekwiwalent, gdy dojdzie do rozwiązania umowy.


Kiedy ekwiwalent, a kiedy obowiązkowy urlop? Najczęstsze nieporozumienia w rozliczaniu wolnego

Jedno z najczęstszych błędnych przekonań na rynku pracy brzmi: „Jak nie pójdę na urlop, to dostanę za to więcej pieniędzy”. Tymczasem pracodawca nie może dowolnie decydować, że zamiast udzielić urlopu po prostu wypłaci dodatkowe środki. W trakcie trwania zatrudnienia priorytetem jest udzielenie pracownikowi urlopu, a dopiero przy rozwiązaniu umowy pojawia się prawo do ekwiwalentu za niewykorzystane dni.

Niektórzy szefowie próbują „dogadywać się” ustnie, że zamiast wolnego pracownik otrzyma wyższą pensję. Takie ustalenia są sprzeczne z celem przepisów urlopowych. Co ważne, nawet jeśli obie strony się na to zgadzają, pracodawca nie może traktować zasady „wypłacać pracownikowi ekwiwalentu” jako stałego sposobu rozliczania urlopów w działającym stosunku pracy. Ekwiwalent ma charakter wyjątkowy – pojawia się, gdy fizyczne udzielenie wolnego nie jest już możliwe, bo kończy się zatrudnienie.

W praktyce spory najczęściej wybuchają przy odejściu pracownika: okazuje się, że przez lata gromadziły się dni zaległego urlopu wypoczynkowego, nikt ich realnie nie planował, a były przepracowywane „dla dobra firmy”. Wtedy pracownik domaga się ekwiwalentu za całość, a pracodawca – widząc kwotę – próbuje kwestionować część roszczenia. Dlatego tak ważne jest, by na bieżąco pilnować grafiku, składać pisemny wniosek pracownika o urlop i żądać formalnego zatwierdzenia terminu.

Dla obu stron bezpieczniejsze jest traktowanie urlopu tak, jak został zaplanowany w Kodeksie pracy: jako realnego czasu wolnego, a nie „ukrytego dodatku do wynagrodzenia”. Dzięki temu łatwiej uniknąć konfliktów, a ewentualny ekwiwalent na koniec zatrudnienia dotyczy tylko resztki dni, których obiektywnie nie dało się już wykorzystać.

Do kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za urlop?

Zgodnie z przepisami, ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. W tym czasie prawo do urlopu zamienia się na prawo do ekwiwalentu. Wcześniej pracownik ma jeszcze możliwość wykorzystać urlop „w naturze”.

Odsetki za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Jeśli ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie został wypłacony w terminie, pracownik ma prawo wystąpić z żądaniem o wypłatę odsetek za zwłokę. Takie roszczenie o zapłatę ekwiwalentu przedawnia się dopiero z upływem 3 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Pracodawca nie płaci za urlop? Sprawdź, co zrobić

Jeśli Twój pracodawca odmawia zapłaty za urlop wypoczynkowy (ekwiwalent pieniężny za urlop), masz prawo do obrony swoich interesów. Pierwszym krokiem powinno być skontaktowanie się z działem kadr lub bezpośrednim przełożonym i wyjaśnienie sytuacji. W razie braku porozumienia, możesz zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy lub skorzystać z pomocy prawnika. Ważne jest, aby znać swoje prawa i nie pozwolić na ich łamanie.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Wysokość ekwiwalentu oblicza się według specjalnego wzoru, który uwzględnia średnie wynagrodzenie pracownika z ostatnich 12 miesięcy. Stosuje się tu tzw. współczynnik ekwiwalentu, który w 2024 roku wynosi 20,92 dla pełnego etatu.

Obliczenia wyglądają następująco:

  1. Należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez współczynnik ekwiwalentu.

  2. Otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu.

  3. Jeśli pracownik przepracował mniej niż 12 miesięcy, bierze się pod uwagę średnią pensję z okresu zatrudnienia.

Przykład: Jeśli pracownik zarabia 5000 zł brutto miesięcznie i ma 5 dni niewykorzystanego urlopu, ekwiwalent wyniesie:
5000 zł / 20,92 × 5 = 1195,22 zł brutto.


Nowe przepisy dotyczące urlopów w 2024 roku – co się zmieniło?

Od 2023 roku weszły w życie zmiany w Kodeksie pracy dotyczące nowych rodzajów urlopów, które mogą wpłynąć na liczbę dni urlopu wypoczynkowego. Przykładowo:

  • Urlop opiekuńczy (5 dni rocznie) – nie jest płatny, ale wlicza się do dni urlopowych.

  • Urlop z powodu siły wyższej (2 dni lub 16 godzin rocznie) – płatny 50% wynagrodzenia.

Ponadto, przedawnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje bez zmian – pracownik może go wykorzystać do 30 września kolejnego roku. Warto jednak pamiętać, że pracodawca może ponieść konsekwencje prawne za nieudzielenie urlopu w terminie.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_65961359_litery-tworz%C4%85ce-s%C5%82owo-pieni%C4%85dze.html